FORMATO No. 1
INFORMACIÓN SOBRE LOS
PLANES DE MEJORAMIENTO
ANEXO No.1-FORMATO 1
PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la
Contraloría General de la República
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido
difundido en todas y cada una de las áreas involucradas al interior de la
Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento de gran parte de los
funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su cumplimiento y el
grado de importancia que este compromiso merece como herramienta gerencial. |
Difundir
en toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar
la socialización del Plan de Mejoramiento por la Rectoría y la Oficina de
Control Interno |
Circulares,
publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal universitario
responsable de los procesos. |
Comunicación
a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular
para todos los servidores universitarios: 1 publicación
en portal WEB. 1 Jornadas
de socialización: 4 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
2 |
1902002 |
La falta de mecanismos de control y de seguimiento a
los planes de acción creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no
exista un responsable de la evaluación periódica de las acciones señaladas en
dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones
correctivas para que el plan cumpla con el propósito para el cual fue
diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución el acompañamiento
en el manejo de riesgo por parte de la Oficina de Control Interno. |
Actualización de los Mapas de Riesgos en las diferentes
dependencias de la Universidad del Cauca. |
Evaluación de los mapas de riesgos y su implementación en las
diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para
su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos externos e internos
contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7
jornadas |
7 de
septiembre de 2005. |
31 de
octubre de 2006 |
60 |
Comité técnico de Control Interno,
Rectoría, Oficina de Control Interno |
|
|
|
1801001 |
Los procesos de depuración de rentas y
cuentas por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por
cuanto la actividades de recuperación de cartera no colmaron las
expectativas. |
Realizar
de manera permanente el cobro de la deudas a favor de la Universidad del
Cauca. |
Efectuar
el recaudo de deudas a favor de la Universidad del Cauca |
Clasificación
de las cuentas de acuerdo a la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y
cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro
prejurídico. Cobro
Jurídico. |
Luego
de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de cobro a través de llamadas
telefónicas, comunicaciones escritas: de
cobro administrativo, cobro prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de septiembre
de 2005. |
0 |
División Financiera, tesorería y
contabilidad |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
4 |
1404004 |
La actividad de interventoría no esta
claramente definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con
un manual, constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento
técnico, oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos. |
Elaboración,
aprobación y ejecución del Manual de Interventoría. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
- Elaboración del Manual: 1. - Publicación en Portal WEB: 1 - Socialización del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
Rectoría, Oficina Jurídica |
||
|
5 |
1502001 |
La entidad en la mayor parte de los
casos como consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades
externas otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de
investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave
riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que
las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros,
no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de
investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la
vinculación a la Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. |
Continuar
con los controles realizados frente al reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento de
filtro y control establecido desde la Vicerrectoría Académica, las facultades
y los departamentos para la asignación
de labor académica y estímulos a investigación en proyectos |
El Departamento presenta
al Grupo de investigación la propuesta
con los requerimientos de labor académica de los investigadores
involucrados. Cumplimiento
de las actividades pactadas en los contratos previo visto bueno del director
del proyecto y del Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad
competente. Control
económico para cada convenio entre los
cuales se establece el pago de estímulos al investigador. |
Por
cada Convenio y Contrato: uno (1) |
|||||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
6 |
1202001 |
La Universidad muestra avances en cuanto a la
elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente
y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados.
La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin
embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo
Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor
gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se
presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los
mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca,
lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales. |
Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que
un estudio detallado de los
estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar
los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las
causas de repitencia y de retiros. Este
estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de los programas
académicos. Causas de deserción académica, con el fin de buscar soluciones a
los retiros.. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo completo, medio
tiempo: 1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada semestre. |
7 de septiembre
de 2005 |
Terminación de
períodos académicos: junio de 2006. Treinta días
después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Vic. Académica |
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|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los
gastos a través de la Oficina de Control Interno en lo referente al
cumplimiento de la Resolución 5544/03, no contó con un Plan de Austeridad en
el Gasto establecido para la vigencia 2004, ni se tiene uno elaborado para
2.005. |
Continuar
con el plan de austeridad en el gasto.
|
Efectuar un
estudio de los requerimientos mínimos para atender la Misión de la
Universidad. |
Verificación
el cumplimiento de la austeridad a través del control de la inversión. |
Control
mensual: uno (1). |
7 de
septiembre de 205 |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Div. Financiera, Área
Comercial , Área de Edificios y Oficina de Control Interno |
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8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un presupuesto de $72
millones para adelantar las etapas de lo que han denominado Sistema de
Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido dentro del presupuesto
de la entidad como un rubro específico, lo que pone en riesgo los recursos
necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades ambientales de la
entidad. |
Continuar con el control
y manejo de las partidas asignadas para el desarrollo del SIGA, a través de
la Oficina de Planeación, dentro del rubro del Plan Nacional del presupuesto
vigente de la Nación. |
Ejecución de las
actividades del SIGA y sus partidas. |
Número
de proyectos o actividades a desarrollar. |
Número
de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o actividad. |
7
de septiembre de 2005. |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Comité de Gestión. Medio
Ambiental y Oficina de Planeación |
|
|
9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes casos, autorizó gastos
sin que anteriormente se expidieran los respectivos Certificados de
Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, contraviniendo lo
establecido en el articulo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Continuar con el
cumplimiento de la normatividad |
Recordar el
cumplimiento del procedimiento en cuanto a tiempos. |
-
Recopilar la normatividad interna
vigente referente a los procedimientos tendientes a la autorización
del gasto. -
Publicación de la normatividad antes mencionada en el portal Web. |
Circular
compilando la normatividad vigente relacionada con la nómina de pago: una
(1). Publicación
de la circular en el portal Web: una (1). |
7 de septiembre dde
2005. |
28 de
febrero de 2006 |
25 |
Vic. Administrativa, División
Financiera, Área de Presupuesto |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
1401004 |
A partir de agosto de 2004, la Universidad del Cauca
suscribió nueve contratos cuya cuantía fue superior a los 50 SMMLV, de los
cuales cuatro -contratos números 054 – 056- 063, se registraron en el SICE,
uno o dos meses después de su fecha de legalización. Lo anterior contraviene
lo estipulado en el literal b- del artículo 14 del Decreto 3512 del 5 de
diciembre de 2003. |
Los
contratos que suscriba la Universidad del Cauca superiores a 50 SMMLV, se
inscribirán en los cinco primeros días de cada mes, por la persona que
designó el Representante Legal |
Continuar con el
registro de los contratos superiores a 50 SMMLV en los primeros cinco días
hábiles después de la fecha de la legalización de cada contrato. |
Registro
de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV, en los primeros cinco días
hábiles siguientes. |
Según el número de contratos superiores a 50 SMLV, debe existir
igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre
de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Administrador SICE Profesional Universitario
encargado de registrar contratos en el SICE |
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11 |
1801001 |
La entidad, presuntamente, no aplicó
en debida forma la Circular Externa 056 del 2004 de la Contaduría General de
la Nación, la cual hace referencia entre otros, al tratamiento contable de
los ajustes por inflación, ya que no reclasificó el valor registrado en las
subcuentas de ajustes por inflación de los activos, a las cuentas
correspondientes que revelan el costo histórico. Además, no se reclasificó el saldo de la
cuenta 3250 Ajustes por Inflación a la cuenta 3208 Capital Fiscal. |
Corregir
los ajustes efectuados por la Universidad en virtud de la Circular 056 de
2004. |
Ajustar en el
balance del Área Comercial y en los Estados Financieros Consolidados. |
Registrar
en el movimiento del Área Comercial los ajustes respectivos. |
Balance
del Área Comercial: uno (1). |
7 de septiembre
de 2005. |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
Vic. Administrativa, Área Comercial,
División Financiera, contabilidad |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
1801001 |
Se registra una sobrestimación en los activos no
corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de
Inversiones, debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en la
Corporación Inter-red, constituye un riesgo, ya que la Entidad en mención
presuntamente se encuentra en liquidación, de acuerdo a lo expresado por la
Universidad del Cauca en sus Notas Contables, por lo tanto, esta inversión
debió ser objeto de Provisión ya que presenta un riesgo de
incobrabilidad como consecuencia de
presuntas dificultades financieras de la Corporación. |
-
Efectuar una provisión para inversión. - Llevar a Comité de Saneamiento Contable
para una reclasificación de cuentas. |
Recopilar la
información contractual con el fin de verificar la posibilidad de la reclasificación. |
-
Registro de la Provisión. -
Análisis del cumplimiento de Saneamiento Contable para la reclasificación de
las cuentas. |
- Comunicación: una (1) - Registro de provisión
realizada a junio de 2005: una (1) |
7
de septiembre de 2005 |
31
de Diciembre de 2005 |
17 |
Vic. Administrativa, Div. Financiera y Oficina Jurídica. |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
13 |
1801001 |
El valor de las potenciales
obligaciones que posee la Universidad del Cauca no están debidamente registradas en sus
estados financieros, debido a que la
Institución no ha dado cumplimiento al Procedimiento 2.7 del Plan General de
Contabilidad Pública, donde se define
las “Instrucciones relativas al
reconocimiento de las compensaciones y pago de sentencias y conciliaciones
judiciales”, por lo tanto, no ha constituido las responsabilidades
contingentes por el valor de las pretensiones originadas en actos procesales
de terceros contra la Universidad del Cauca, en el momento de conocimiento
del acto de notificación de la demanda, presuntamente por debilidades en el
flujo de información entre las dependencias de Jurídica y el área Financiera. |
Mejorar
la comunicación entre las dependencias Universitarias. |
Realizar la
provisión correspondiente. |
-
Comunicaciones al recibo de la Notificación de la Demanda - Notas contables. |
comunicación
mensual: Una (1) Se anexan documentos de
avance: uno (1). |
7
de septiembre de 2005. |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Vic. Administatitva, Div. Financiera y Oficina Jurídica |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
|
|
LINEA CONVENIOS FAUCA |
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14 |
1704001 |
La FAUCA, en la vigencia 2004 utilizó, de la cuenta
corriente 53-5 Banco Popular-convenios FAUCA, recursos para realizar los
siguientes pagos que no pertenecen a los convenios suscritos con la
Universidad: TOTAL $ 101.1. La anterior situación afecta la financiación de
los convenios para los cuales se giraron los recursos, denota deficiencia en
la labor de seguimiento y monitoreo, e iría en contra del numeral 20 del
articulo 48 de la Ley 734 de 2002. |
Liquidar
todos los convenios que ya se encuentren terminados. Mejorar
en FAUCA el sistema de control de
ingresos y ejecución de los convenios vigentes, y conciliar cuentas a través del Comité de
Conciliación. |
Verificar
actuaciones y soportes. Liquidar
Convenios en aquellos casos que los requieran. Revisión de trámites procesos y procedimientos en FAUCA. Realizar las
conciliaciones a través del Comité de Conciliación y ante la Procuraduría
General de la Nación. |
Verificar los soportes de comprobantes de egreso de FAUCA 16524, 16478, 17147, 11137,
11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954 Liquidación de Convenios OJ-023, 024, 106, 107, 108,109 de 2001. Control y seguimiento de
los recursos encargados a FAUCA en virtud de los Convenios. |
Verificación de soportes: 6 OJ. Verificación de soportes de comprobantes: 10 Liquidación de
convenios: 6 OJ. Control y seguimiento
continuo : 3 |
7
de septiembre de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
31 |
Rectoría, Vic. Administrativa, Oficina.
Jurídica, Consejo Directivo FAUCA, Director de FAUCA |
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1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107,
OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el
artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Situación que no permite determinar el
estado económico de los mismos. |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1404003 |
Los convenios se celebran sin constituir pólizas de
seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la protección de
los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se genera en el desarrollo
de los mismos y contraviniendo lo establecido en el numeral 19 artículo 25 de
la Ley 80 de 1993. |
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1404002 |
Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó cuenta de cobro
a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005 por $180.1 millones,
valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos recursos no
ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron depositados en la
cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin de financiar el
contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva cuenta de cobro a la
Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7 millones. Lo anterior
evidencia que la Universidad del Cauca celebró contratos de prestación de
servicios con el Consejo Superior de la Judicatura números 019/03, 027/04 y
055/04, los que ejecuta a través de convenios con la FAUCA sin girar los
recursos y financiándolos posteriormente con recursos de otros convenios.
Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para la forma de pago,
poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y constituyéndose en
una presunta disciplinaria. |
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1702009 |
Durante
las vigencias 2002 a 2004 se realizaron erogaciones por $42 millones y en el
periodo de enero a marzo de 2005 por $5.3 millones, para un total de $ 47.3
millones; lo que representa un derecho real para la FAUCA y una obligación
real y pendiente de pago para la Universidad del Cauca. Dichas erogaciones no fueron apropiadas
presupuestalmente, ni registrado contablemente por la Universidad del Cauca,
contraviniendo los artículos 71, 113 del Decreto 111 de 1996, los Principios
de la Contabilidad Pública de Reconocimiento, Causación, Registro y
Revelación. Lo anterior se constituye, presuntamente, en una violación al
numeral 1 del articulo 34 e la Ley 734 de 2002. |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por $47 mil, el 11537
por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones, el 19614 por
$16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953 por $1.3
millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de solicitud
que avale el pago por parte de Unicauca. |
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1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
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1704001 |
1320.20.11
Vicerrectoría administrativa – Gastos Varios |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1704003 |
1320.20.13 Vicerrectoría de Investigaciones. |
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1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales personal Unicauca |
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1704003 |
1320.20.42 Especialización en Epidemiología |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741 convenio 028 Colciencias |
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1704001 |
En la revisión de las cuentas por cobrar se evidenció
el desorden administrativo para la ejecución de los recursos, teniendo en
cuenta que la Universidad del Cauca solicitaba efectuar gastos a la FAUCA por
oficios, vía telefónica y a través de sus distintos funcionarios, sin
especificar el convenio que se afectaría.
Aunado a esto se realizaron gastos de actividades en las cuales no se
había celebrado formalmente el convenio. Lo anterior se genera por la
ausencia de procedimientos establecidos por Unicauca para el desarrollo de
este tipo de convenios. |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1802001 |
La Universidad del Cauca carece de procedimientos que
le permitan llevar un control y seguimiento a la planeación, programación y
ejecución del presupuesto ya que se observó que se ejecutaron recursos
superiores a los apropiados y algunos
casos sin contar con la respectiva apropiación presupuestal. La anterior
situación se evidenció en los siguientes casos: Convenio OJ-144/02;
OJ-146/02; Proyecto mural de medicina; Proyecto Jardín Botánico. |
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1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA, con ocasión de los
convenios celebrados con la FAUCA y otros gastos relacionados con Gastos
Generales de la Universidad a través de la FAUCA, no registra las
obligaciones por pagar debido a la falta de procedimientos, deficiencias en
los sistemas de información y comunicación entre dependencias. Generando
incertidumbre en la información contable revelada durante estos periodos. |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1404100 |
Durante la auditoria se evidenció que
la Oficina Jurídica de la Universidad del Cauca no cuenta con documentos, ni
con una base de datos que le permitan consolidar toda la información
relacionada con la ejecución de contratos y convenios celebrados con la
FAUCA. Debido a las deficiencias de control interno en esta área se afectan:
La memoria institucional, el suministro de información oportuna, el
seguimiento y control a los diferentes procesos que adelanta la Universidad y
los organismos de control. Como consecuencia de lo anterior se contraviene lo
estipulado en la ley 594 de 2000. |
Sistematizar los procesos
contractuales, judiciales e
información de la Oficina Jurídica |
Organizar
y sistematizar la información física y documental que reposa en la oficina
Jurídica. |
Elaboración
y/o adquisición de un Software y su implementación de puesta en marcha del
mismo |
-
Elaboración: una (1) -
implementación: una (1) - puesta en marcha del mismo: Continua |
7
de septiembre de 2005 |
31
de octubre de 2006 |
60 semanas |
|
|
|
15 |
19 03 004 |
Falta diseñar un sistema de evaluación que le permita
generar la Cultura de Autocontrol y mejoramiento continuo de la gestión
institucional |
Continuar
con Diseño del Sistema de evaluación del Sistema de Control Interno y cultura
del autocontrol, atemperado en el MECI.
|
Elaborar
programas de capacitación en temas de Autocontrol y Modelo MECI a la
Comunidad Universitaria. |
-
Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol y motivación a los servidores de la
Institución. -
Aplicación y socialización del MECI. |
-
Implementación MECI, una vez sean aprobados los manuales de implementación
por el DAFP. -
Socialización: tres (3) talleres |
7
de septiembre de 2005. |
31
de Octubre de 2006 |
60 |
Rectoría, Comité del Sistema de Control
Interno, Oficina de Control Interno. |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
16 |
19
02 002 |
No se han realizado talleres con los funcionarios para
la socialización de las actividades desarrolladas que permitan retroalimentar
a la Dirección con el fin de
identificar las deficiencias en los controles aplicados, además que a
la fecha no se han evaluado el plan adoptado para la administración de los
riesgos. |
Realizar
talleres de evaluación de los mapas de Riesgos actuales de la Universidad. |
Hacer
grupos de trabajo para reevaluar la administración de riesgos. |
Capacitación Talleres Mensajes |
Capacitaciones
por niveles de Administración: cuatro (4). Talleres
de evaluación: dos (2) Publicación:
una (1) |
7
de septiembre de 2005. |
30
de junio de 2006 |
43 |
Rectoría, Comité del Sistema de Control
Interno, Oficina de Control Interno |
|
|
19
04 005 |
A pesar de tener un sistema de comunicación entre las
diferentes áreas organizacionales este es deficiente, no existe coordinación
entre dependencias, que permita la conciliación de la información para que
sea clara, concisa y fidedigna. |
Mejorar
procesos de comunicación entre dependencias universitarias. |
Incentivar
la utilización de los diferentes canales de Comunicación. |
Capacitación
sobre la implicación de la importancia de los canales de comunicación. Verificación
del cumplimento de su aplicación. |
- Capacitación: dos (2). -
Verificaciones: dos (2) |
7
de septiembre de 2005. |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Rectoría Sec. General Oficina. Planeación Div. Comunicaciones |
||
|
18 |
19
04 005 |
Existe un archivo
central que en el momento no cuenta con un espacio adecuado que garantice la
organización , preservación de los archivos históricos y de gestión
encontrándose ubicado en cada una de las dependencias , igualmente no se ha
realizado un inventario de la documentación situación que puede generar
pérdida o extravío de la misma y afectar la conservación de la memoria
institucional. |
Aplicación del proyecto
de reubicación de espacios físicos para la organización del archivo central y
la ventanilla única. |
Consecución
de recursos para efectuar la reubicación de áreas de trabajo. |
- Capacitación sobre Archivística. Ubicación definitiva
del Archivo Central. Actualización y
aplicación de las Tablas de Retención documental. -
Asignación de recursos -
Reubicación de espacios físicos. Adecuación
del espacio para el archivo y demás dependencias. |
Actividades : nueve (9) |
7 de septiembre de 2005 |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Vic. Administrativa Oficina. Planeación Secretaria. General |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
19 |
17
01 004 |
El
Sistema de Contabilidad que utiliza la Universidad del Cauca no permite
identificar en los registros auxiliares cada uno de los bienes muebles e
inmuebles que se poseen, por lo tanto se debe estructurar el SRF de una
plataforma que permita identificarlos y poder realizar los correspondientes
cruces de información. |
Actualizar
el sistema de recursos físicos SFR. |
-
Actualizar la información de los bienes universitarios en forma individual en
la base de datos del S.R.F -
La
identificación individual de los Bienes Muebles e Inmuebles en los registros de los libros auxiliares. |
-
Digitar en
la base de datos de S.R.F. la información individual de los bienes muebles e
inmuebles -
Verificar la
consistencia de la información digitada. |
Número
de registros según número de bienes. |
7 de septiembre de 2005. |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Vic. Administrativa Área Financiera Área Comercia Contabilidad |
|
|
20 |
18
04 001 |
El
saldo de construcciones en curso en los Estados Financieros del año 2003 no
es confiable, debido a que no se registran las obras en ejecución, situación
que afecta la razonabilidad de la cuenta pues se encuentra subvalorada, la
diferencia con el área encargada de las construcciones es de $ 874.2 millones. |
Ajustar
el valor de construcciones en curso. |
Reuniones entre Área de
edificios y Área Comercial para verificar los valores incluidos y los que
hacen falta y lograr la razonabilidad de la cuenta Construcciones en curso en
el Balance. |
- Actualización
de la partida construcciones en curso según actas de recibo de obra. -
Reclasificación de edificaciones si es del caso. |
-
Contabilización de las Actas de Entrega. -
Registro de actas que se produzcan. |
7 de septiembre de 2005 |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
Vic. Administrativa Div. Financiera Contabilidad Área de Edificios Área Comercial |
|
|
21 |
18
04 001 |
Se
encontraron dos motores y una lancha en buenas condiciones, que no se
encuentran registrados en el inventario del área comercial por no existir la
documentación que demuestre su propiedad. |
-
Lograr incorporar a la cuenta correspondiente los bienes. - Se adjunta Resolución 477 del 2 de septiembre de 2005. |
Incorporar
los bienes al patrimonio Institucional. |
Actualización
de la información de propiedad planta y equipo. |
Actualización:
una (1). |
7
de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Rectoría Comité de Saneamiento Contable O. Jurídica Vic. Administrativa División
Financiera Área Comercial Contabilidad |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
22 |
18
04 002 |
La
Universidad posee 47 Bienes Inmuebles que se encuentran titularizados en 9
escrituras propiedad, esto debido a que no ha realizado la correspondiente
actualización de títulos. |
Realizar
actualización de los títulos de los bienes Inmuebles de su propiedad. |
-
Estudio de títulos de propiedad. -
Actualización y elaboración de escrituras. |
Revisión
de escrituras y certificados de libertad. -
Elaboración de escrituras. |
De
acuerdo al estudio. |
7 de septiembre de 2005 |
30
de junio de 2006 |
43 |
O. Jurídica |
|
|
23 |
18
04 002 |
Se
ha procedido a realizar la valoración de los bienes inmuebles, figurando
propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el verdadero valor de la
propiedad de los bienes para la Universidad y subvalorando la información
contenida en los Estados Financieros. |
Realizar
el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por parte de un perito de la
Lonja de Propiedad Raíz. |
-
Solicitud de elaboración de avalúos de la Lonja de Propiedad Raíz. -
Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de conformidad con el reavalúo
realizado. |
Efectuar
los avalúos para proceder al ajuste respectivo. |
Número
de reavalúos realizados. |
7 de septiembre de 2005 |
17 |
Vic. Administrativa Área de Edificios Oficina Jurídica |
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|
24 |
18
04 002 |
Los bienes inmuebles
identificados con matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803,
120-42806, 120-42807 tiene afectación de Inenajenabilidad por Valorización,
en esta situación la Universidad deberá realizar el procedimiento pertinente
para efectos de levantamiento de tal medida, esto afecta la legitimidad de la
propiedad de los bienes y por consiguiente el valor que figura en los Estados
financieros, máxime cuando en los mencionados Estados no figura deuda a cargo
de la Universidad. |
Levantar la afectación de Inenajenabilidad por valorización de los Inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807. |
Estudio
de títulos a fin de verificar el gravamen para proceder efectuar la
desafectación. |
-
Estudio de
títulos. -
Cuantificación
del valor adeudado. -
Consecución de
recursos. -
Cancelación del
valor cuando sea el caso. -
Desafectación. |
Inmuebles:
Cuatro (4). |
7 de septiembre de 2005 |
30 |
Oficina Jurídica |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de medida
de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
25 |
18
04 002 |
El
predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120
– 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de
marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe tener en cuenta las
implicaciones legales que pueda generar. |
Verificar
la vigencia de la hipoteca y la posible cancelación de la deuda |
-
Tramitar el
levantamiento de hipoteca del predio afectado. Estudio
del Certificado de tradición y escritura. |
Análisis de la garantía hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la escritura de
cancelación. |
Análisis de la garantía hipotecaria: 1 Procedencia del pago: 1 Elaboración
de la escritura de cancelación: 1 |
7 de septiembre de 2005 |
43 |
Oficina Jurídica |
||
|
26 |
18
01 004 |
En
promedio las cuentas del activo se han depurado en un 0.185% y el avance de
los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son representativas
frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la razonabilidad de
la información financiera que presenta la Universidad a 31 de diciembre de
2003. |
Efectuar
el Saneamiento Contable. |
Estudio
en el Comité de Saneamiento Contable de las partidas patrimoniales
susceptibles de saneamiento. |
- Concertación con los miembros del Comité de Saneamiento contable. -
Proyecto de actos administrativos. -
Sustentación ante el representante legal. |
Sustentación
ante el representante legal: dos (2) Elaboración
y ejecución de actos administrativos: dos (2) |
7
de septiembre de 2005 |
17 |
Vic. Administrativa Div. financiera Contabilidad |
||
|
27 |
18
04 002 |
En
los bienes entregados en comodato se incluyeron elementos de consumo, los
cuales no debieron ser parte del comodato, a la fecha no existen y por
consiguiente afectan los valores consignados en los contratos, se debieron
entregar mediante otra modalidad para no afectar los Estados Financieros. |
Efectuar
los ajustes pertinentes a los contratos de comodatos. |
Estudio
de los contratos de comodato y efectuar las correcciones pertinentes. |
- Análisis de la documentación -
Verificación
física de los bienes -
Ajustes
administrativos. |
-Análisis de la documentación: una (1) -Verificación física de los bienes: se
adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de Septiembre 1
de 2005: dos (2). -
Ajustes administrativos: uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
17 |
Rectoría División financiera Área Comercial Comité de Saneamiento contable |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
28 |
18 04 002 |
La
Cuenta Bienes Entregados a Terceros -
Bienes Entregados en Custodia no refleja su valor real por lo tanto debe
proceder a realizar la respectiva valoración e incorporarse en los Estados
Financieros. |
Valorizar
los Bienes Entregados a Terceros - Bienes
Entregados en Custodia. |
Efectuar
la valorización |
Acto
administrativo que autoriza el ajuste respectivo y actualización de la
partida elementos del museo. |
Acto Administrativo: 1
(se anexa Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005. |
7
de septiembre de 2005 |
18 |
Rectoría División
Financiera Área Comercial Comité de Saneamiento Contable |
||
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29 |
12
02 001 |
Unicauca
no cuenta con estudios relacionados con la factibilidad de aumentar los cupos
de determinados cursos sin que se afecte la calidad de los mismos, ya que
este factor es necesario para mejorar
los indicadores de cobertura, la carencia del mismo no permite mejorar la
productividad de la Universidad. |
Informar
el resultado de los estudios de viabilidad. |
Recopilar
la información y darla a conocer a la Dirección Universitaria. |
Informe
escrito. |
Informe escrito: uno (1) |
7
de septiembre de 2005 |
30 |
Víc
Académica O. Planeación |
||