FORMATO No. 1
INFORMACIÓN SOBRE LOS
PLANES DE MEJORAMIENTO
ANEXO No.1-FORMATO 1
PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la
Contraloría General de la República
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
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1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido
difundido en todas y cada una de las áreas involucradas al interior de la
Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento de gran parte de los
funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su cumplimiento y el
grado de importancia que este compromiso merece como herramienta gerencial. |
Difundir
en toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar
la socialización del Plan de Mejoramiento por la Rectoría y la Oficina de
Control Interno |
Circulares,
publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal universitario
responsable de los procesos. |
Comunicación
a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular
para todos los servidores universitarios: 1 publicación
en portal WEB. 1 Jornadas
de socialización: 4 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
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|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
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2 |
1902002 |
La falta de mecanismos de control y de seguimiento a
los planes de acción creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no
exista un responsable de la evaluación periódica de las acciones señaladas en
dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones
correctivas para que el plan cumpla con el propósito para el cual fue
diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución el acompañamiento
en el manejo de riesgo por parte de la Oficina de Control Interno. |
Actualización de los Mapas de Riesgos en las diferentes
dependencias de la Universidad del Cauca. |
Evaluación de los mapas de riesgos y su implementación en las
diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para
su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos externos e internos
contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7
jornadas |
7 de
septiembre de 2005. |
31 de
octubre de 2006 |
60 |
Comité técnico de Control Interno,
Rectoría, Oficina de Control Interno |
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1801001 |
Los procesos de depuración de rentas y
cuentas por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por
cuanto la actividades de recuperación de cartera no colmaron las
expectativas. |
Realizar
de manera permanente el cobro de la deudas a favor de la Universidad del
Cauca. |
Efectuar
el recaudo de deudas a favor de la Universidad del Cauca |
Clasificación
de las cuentas de acuerdo a la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y
cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro
prejurídico. Cobro
Jurídico. |
Luego
de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de cobro a través de llamadas
telefónicas, comunicaciones escritas: de
cobro administrativo, cobro prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de septiembre
de 2005. |
0 |
División Financiera, tesorería y
contabilidad |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
|
|
4 |
1404004 |
La actividad de interventoría no esta
claramente definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con
un manual, constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento
técnico, oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos. |
Elaboración,
aprobación y ejecución del Manual de Interventoría. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
- Elaboración del Manual: 1. - Publicación en Portal WEB: 1 - Socialización del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
Rectoría, Oficina Jurídica |
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5 |
1502001 |
La entidad en la mayor parte de los
casos como consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades
externas otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de
investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave
riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que
las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros,
no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de
investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la
vinculación a la Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. |
Continuar
con los controles realizados frente al reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento de
filtro y control establecido desde la Vicerrectoría Académica, las facultades
y los departamentos para la asignación
de labor académica y estímulos a investigación en proyectos |
El Departamento presenta
al Grupo de investigación la propuesta
con los requerimientos de labor académica de los investigadores
involucrados. Cumplimiento
de las actividades pactadas en los contratos previo visto bueno del director
del proyecto y del Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad
competente. Control
económico para cada convenio entre los
cuales se establece el pago de estímulos al investigador. |
Por
cada Convenio y Contrato: uno (1) |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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6 |
1202001 |
La Universidad muestra avances en cuanto a la
elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente
y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados.
La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin
embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo
Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor
gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se
presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los
mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca,
lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales. |
Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que
un estudio detallado de los
estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar
los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las
causas de repitencia y de retiros. Este
estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de los programas
académicos. Causas de deserción académica, con el fin de buscar soluciones a
los retiros.. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo completo, medio
tiempo: 1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada semestre. |
7 de septiembre
de 2005 |
Terminación de
períodos académicos: junio de 2006. Treinta días
después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Vic. Académica |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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|
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los
gastos a través de la Oficina de Control Interno en lo referente al
cumplimiento de la Resolución 5544/03, no contó con un Plan de Austeridad en
el Gasto establecido para la vigencia 2004, ni se tiene uno elaborado para
2.005. |
Continuar
con el plan de austeridad en el gasto.
|
Efectuar un
estudio de los requerimientos mínimos para atender la Misión de la
Universidad. |
Verificación
el cumplimiento de la austeridad a través del control de la inversión. |
Control
mensual: uno (1). |
7 de
septiembre de 205 |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Div. Financiera, Área
Comercial , Área de Edificios y Oficina de Control Interno |
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8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un presupuesto de $72
millones para adelantar las etapas de lo que han denominado Sistema de
Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido dentro del presupuesto
de la entidad como un rubro específico, lo que pone en riesgo los recursos
necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades ambientales de la
entidad. |
Continuar con el control
y manejo de las partidas asignadas para el desarrollo del SIGA, a través de
la Oficina de Planeación, dentro del rubro del Plan Nacional del presupuesto
vigente de la Nación. |
Ejecución de las
actividades del SIGA y sus partidas. |
Número
de proyectos o actividades a desarrollar. |
Número
de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o actividad. |
7
de septiembre de 2005. |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Comité de Gestión. Medio
Ambiental y Oficina de Planeación |
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9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes casos, autorizó gastos
sin que anteriormente se expidieran los respectivos Certificados de
Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, contraviniendo lo
establecido en el articulo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Continuar con el
cumplimiento de la normatividad |
Recordar el
cumplimiento del procedimiento en cuanto a tiempos. |
-
Recopilar la normatividad interna
vigente referente a los procedimientos tendientes a la autorización
del gasto. -
Publicación de la normatividad antes mencionada en el portal Web. |
Circular
compilando la normatividad vigente relacionada con la nómina de pago: una
(1). Publicación
de la circular en el portal Web: una (1). |
7 de septiembre dde
2005. |
28 de
febrero de 2006 |
25 |
Vic. Administrativa, División
Financiera, Área de Presupuesto |
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No. |
Código Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de
las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de la
meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Responsables |
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1401004 |
A partir de agosto de 2004, la Universidad del Cauca
suscribió nueve contratos cuya cuantía fue superior a los 50 SMMLV, de los
cuales cuatro -contratos números 054 – 056- 063, se registraron en el SICE,
uno o dos meses después de su fecha de legalización. Lo anterior contraviene
lo estipulado en el literal b- del artículo 14 del Decreto 3512 del 5 de
diciembre de 2003. |
Los
contratos que suscriba la Universidad del Cauca superiores a 50 SMMLV, se
inscribirán en los cinco primeros días de cada mes, por la persona que
designó el Representante Legal |
Continuar con el
registro de los contratos superiores a 50 SMMLV en los primeros cinco días
hábiles después de la fecha de la legalización de cada contrato. |
Registro
de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV, en los primeros cinco días
hábiles siguientes. |
Según el número de contratos superiores a 50 SMLV, debe existir
igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre
de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Administrador SICE Profesional Universitario
encargado de registrar contratos en el SICE |
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11 |
1801001 |
La entidad, presuntamente, no aplicó
en debida forma la Circular Externa 056 del 2004 de la Contaduría General de
la Nación, la cual hace referencia entre otros, al tratamiento contable de
los ajustes por inflación, ya que no reclasificó el valor registrado en las
subcuentas de ajustes por inflación de los activos, a las cuentas
correspondientes que revelan el costo histórico. Además, no se reclasificó el saldo de la
cuenta 3250 Ajustes por Inflación a la cuenta 3208 Capital Fiscal. |
Corregir
los ajustes efectuados por la Universidad en virtud de la Circular 056 de
2004. |
Ajustar en el
balance del Área Comercial y en los Estados Financieros Consolidados. |
Registrar
en el movimiento del Área Comercial los ajustes respectivos. |
Balance del Área Comercial: uno (1 | |||||