FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN DEL AVANCE
DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido
difundido en todas y cada una de las áreas involucradas al interior de |
Se
ha establecido como mecanismos de difusión del Plan de Mejoramiento los
siguientes: Comité de Saneamiento contable,
Comité de Coordinación del sistema de control Interno, Comunicaciones a
Vicerrectores y Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a sus colaboradores,
publicación en página principal del portal Web, actualización link “PLAN DE
MEJORAMIENTO”, donde están establecidos los responsables de cada una de las
acciones. |
Difundir
en toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar
la socialización del Plan de Mejoramiento por |
Circulares,
publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal
universitario responsable de los procesos. |
Comunicación
a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular
para todos los servidores universitarios: 1 publicación
en portal WEB. 1 Jornadas
de socialización: 4 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
Mediante
comunicación C.I. 181 del 22 de septiembre se envió a Vicerrectores, Jefes de
Oficina, publicación en portal web, actualización link “Plan de
Mejoramiento”. Socialización
en Comité de Saneamiento Contable. |
80% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
2 |
1902002 |
La falta de mecanismos de control y de seguimiento
a los planes de acción creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no
exista un responsable de la evaluación periódica de las acciones señaladas en
dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones
correctivas para que el plan cumpla con el propósito para el cual fue
diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución el acompañamiento
en el manejo de riesgo por parte de |
Con
relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas auditorías por parte de
la empresa “Equilibrio Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se
han realizado estudios e implementado acciones tendientes a la minimización
de riesgos con los desechos orgánicos.
|
Actualización de los Mapas de Riesgos en las diferentes
dependencias de |
Evaluación de los mapas de riesgos y su implementación en las
diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para
su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos externos e internos
contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7
jornadas |
7 de
septiembre de 2005. |
31 de
octubre de 2006 |
60 |
Se
entregaron casetas de residuos orgánicos, evaluación a los laboratorios de la
universidad, acciones correctivas en los mismos. |
40% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
3 |
1801001 |
Los procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera no colmaron las expectativas. |
Con
base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y los informes de |
Realizar
de manera permanente el cobro de la deudas a favor de |
Efectuar
el recaudo de deudas a favor de |
Clasificación
de las cuentas de acuerdo a la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y
cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro
prejurídico. Cobro
Jurídico. |
Luego
de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de cobro a través de llamadas
telefónicas, comunicaciones escritas:
de cobro administrativo, cobro prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de septiembre
de 2005. |
Permanente
porque |
0 |
Mediante
Resolución R- 574 del 11 de octubre se
estableció que la contadora Deyci Vidal estará responsable de este grupo de
apoyo y le determina sus funciones. El
Acuerdo 082 del Consejo Superior aprueba condonación de intereses para
deudores vencidos, vigente hasta el 20 de diciembre próximo. |
70% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
4 |
1404004 |
La actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos. |
En
el clausulado del contrato y/o convenio, se está señalando quien va a
realizar la interventoría, de acuerdo a la información suministrada por la
dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores,
informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato. |
Elaboración,
aprobación y ejecución del Manual de Interventoría. |
Elaborar el Manual de Interventoría, el cual se publicará en el portal Web. |
Elaboración
del Manual de Interventoría. Socialización
del manual de interventoría |
Elaboración del Manual: 1. Publicación en Portal WEB: 1 Socialización del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7
de septiembre de 2005. |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
En
la fecha se esta elaborando el proyecto del Manual de Interventoria. |
70% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
5 |
1502001 |
La entidad en la mayor parte de los casos como
consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades externas
otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de
investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave
riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que
las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros,
no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de
investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la
vinculación a |
Los
estímulos económicos están establecidos mediante norma y ellos no constituyen
salario, ni bonificación, se pagan a través de cuenta de cobro. |
Continuar
con los controles realizados frente al reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento de
filtro y control establecido desde |
El Departamento presenta
al Grupo de investigación la propuesta
con los requerimientos de labor académica de los investigadores
involucrados. Cumplimiento
de las actividades pactadas en los contratos previo visto bueno del director
del proyecto y del Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad
competente. Control
económico para cada convenio entre los
cuales se establece el pago de estímulos al investigador. |
Por
cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7 de septiembre
de 2005. |
30 de Junio de
2006 |
39 |
Solamente con el
soporte del merecimiento de los estímulos económicos se pueden reconocer,
pasando dos instancias importantes para dicho control, cuales son |
100% |
|
No. |
Código
Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo |
Descripción
de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución
de las metas |
Porcentaje de Avance
físico de ejecución de las metas |
|
6 |
1202001 |
|
Cada
uno de los semestres académicos, se está realizando dicho estudio, claro está
que se realiza según el programa académico finalizado. Igualmente
se ha hecho el concurso público para docentes, difundido en el portal Web
universitario. |
Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que
un estudio detallado de los
estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar
los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las
causas de repitencia y de retiros. Este
estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de los programas
académicos. Causas de deserción académica, con el fin de buscar soluciones a
los retiros.. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo completo, medio tiempo:
1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada semestre. |
7 de septiembre
de 2005 |
Terminación de
períodos académicos: junio de 2006. Treinta días
después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Estudios
de algunos programas finalizados. |
50% |