FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN DEL AVANCE
DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido
difundido en todas y cada una de las áreas involucradas al interior de |
Se
ha establecido como mecanismos de difusión del Plan de Mejoramiento los
siguientes: Comité de Saneamiento contable,
Comité de Coordinación del sistema de control Interno, Comunicaciones a
Vicerrectores y Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a sus colaboradores,
publicación en página principal del portal Web, actualización link “PLAN DE
MEJORAMIENTO”, donde están establecidos los responsables de cada una de las
acciones. |
Difundir
en toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar
la socialización del Plan de Mejoramiento por |
Circulares,
publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal
universitario responsable de los procesos. |
Comunicación
a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular
para todos los servidores universitarios: 1 publicación
en portal WEB. 1 Jornadas
de socialización: 4 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
Mediante
comunicación C.I. 181 del 22 de septiembre se envió a Vicerrectores, Jefes de
Oficina, publicación en portal web, actualización link “Plan de
Mejoramiento”. Socialización
en Comité de Saneamiento Contable. |
80% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
2 |
1902002 |
La falta de mecanismos de control y de seguimiento
a los planes de acción creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no
exista un responsable de la evaluación periódica de las acciones señaladas en
dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones
correctivas para que el plan cumpla con el propósito para el cual fue
diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución el acompañamiento
en el manejo de riesgo por parte de |
Con
relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas auditorías por parte de
la empresa “Equilibrio Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se
han realizado estudios e implementado acciones tendientes a la minimización
de riesgos con los desechos orgánicos.
|
Actualización de los Mapas de Riesgos en las diferentes
dependencias de |
Evaluación de los mapas de riesgos y su implementación en las
diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para
su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos externos e internos
contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7
jornadas |
7 de
septiembre de 2005. |
31 de
octubre de 2006 |
60 |
Se
entregaron casetas de residuos orgánicos, evaluación a los laboratorios de la
universidad, acciones correctivas en los mismos. |
40% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
3 |
1801001 |
Los procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera no colmaron las expectativas. |
Con
base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y los informes de |
Realizar
de manera permanente el cobro de la deudas a favor de |
Efectuar
el recaudo de deudas a favor de |
Clasificación
de las cuentas de acuerdo a la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y
cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro
prejurídico. Cobro
Jurídico. |
Luego
de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de cobro a través de llamadas
telefónicas, comunicaciones escritas:
de cobro administrativo, cobro prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de septiembre
de 2005. |
Permanente
porque |
0 |
Mediante
Resolución R- 574 del 11 de octubre se
estableció que la contadora Deyci Vidal estará responsable de este grupo de
apoyo y le determina sus funciones. El
Acuerdo 082 del Consejo Superior aprueba condonación de intereses para
deudores vencidos, vigente hasta el 20 de diciembre próximo. |
70% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
4 |
1404004 |
La actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos. |
En
el clausulado del contrato y/o convenio, se está señalando quien va a
realizar la interventoría, de acuerdo a la información suministrada por la
dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores,
informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato. |
Elaboración,
aprobación y ejecución del Manual de Interventoría. |
Elaborar el Manual de Interventoría, el cual se publicará en el portal Web. |
Elaboración
del Manual de Interventoría. Socialización
del manual de interventoría |
Elaboración del Manual: 1. Publicación en Portal WEB: 1 Socialización del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7
de septiembre de 2005. |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
En
la fecha se esta elaborando el proyecto del Manual de Interventoria. |
70% |
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
5 |
1502001 |
La entidad en la mayor parte de los casos como
consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades externas
otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de
investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave
riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que
las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros,
no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de
investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la
vinculación a |
Los
estímulos económicos están establecidos mediante norma y ellos no constituyen
salario, ni bonificación, se pagan a través de cuenta de cobro. |
Continuar
con los controles realizados frente al reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento de
filtro y control establecido desde |
El Departamento presenta
al Grupo de investigación la propuesta
con los requerimientos de labor académica de los investigadores
involucrados. Cumplimiento
de las actividades pactadas en los contratos previo visto bueno del director
del proyecto y del Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad
competente. Control
económico para cada convenio entre los
cuales se establece el pago de estímulos al investigador. |
Por
cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7 de septiembre
de 2005. |
30 de Junio de
2006 |
39 |
Solamente con el
soporte del merecimiento de los estímulos económicos se pueden reconocer,
pasando dos instancias importantes para dicho control, cuales son |
100% |
|
No. |
Código
Hallazgo |
Descripción
Hallazgo |
Acción Correctiva |
Objetivo |
Descripción
de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución
de las metas |
Porcentaje de Avance
físico de ejecución de las metas |
|
6 |
1202001 |
|
Cada
uno de los semestres académicos, se está realizando dicho estudio, claro está
que se realiza según el programa académico finalizado. Igualmente
se ha hecho el concurso público para docentes, difundido en el portal Web
universitario. |
Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que
un estudio detallado de los
estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar
los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las
causas de repitencia y de retiros. Este
estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de los programas
académicos. Causas de deserción académica, con el fin de buscar soluciones a
los retiros.. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo completo, medio tiempo:
1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada semestre. |
7 de septiembre
de 2005 |
Terminación de
períodos académicos: junio de 2006. Treinta días
después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Estudios
de algunos programas finalizados. |
50%
|
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los
gastos a través de |
Mensualmente
se hace un monitoreo de los gastos de la institución, verificándose por |
Continuar
con el plan de austeridad en el gasto.
|
Efectuar un
estudio de los requerimientos mínimos para atender |
Verificación
el cumplimiento de la austeridad a través del control de la inversión. |
Control mensual:
uno (1). |
7 de
septiembre de 205 |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Se
continúa haciendo la verificación del Informe de Austeridad en el Gasto
Público. Se está elaborando
presupuesto por |
60% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un presupuesto de $72
millones para adelantar las etapas de lo que han denominado Sistema de
Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido dentro del presupuesto
de la entidad como un rubro específico, lo que pone en riesgo los recursos
necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades ambientales de la
entidad. |
Se
han realizado diversas actividades encaminadas al fortalecimiento de |
Continuar con el control y manejo de las partidas
asignadas para el desarrollo del SIGA, a través de |
Ejecución de las
actividades del SIGA y sus partidas. |
Número
de proyectos o actividades a desarrollar. |
Número
de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o actividad. |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Auditorías
a la estructura física de los laboratorios, implementación de guías para
laboratorios, logrando reducción sustancial de los reactivos utilizados, se
presentó el proyecto Plan de manejo y gestión Integral de Residuos Químicos
generados en los laboratorios de Departamento de Química, desactivación de
residuos, entrega de casetas de recolección de residuos hospitalarios,
suministro de elementos y capacitación a los funcionarios encargados de
ejecutar labores. |
70% |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes casos, autorizó gastos
sin que anteriormente se expidieran los respectivos Certificados de
Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, contraviniendo lo
establecido en el artículo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Cada
uno de los gastos de |
Continuar con el cumplimiento de la normatividad |
Recordar el
cumplimiento del procedimiento en cuanto a tiempos. |
-
Recopilar la normatividad interna
vigente referente a los procedimientos tendientes a la autorización
del gasto. -
Publicación de la normatividad antes mencionada en el portal Web. |
Circular
compilando la normatividad vigente relacionada con la nómina de pago: una
(1). Publicación
de la circular en el portal Web: una (1). |
7 de seseptiembre de 2
2005. |
28 de
febrero de 2006 |
25 |
C.D.P.
de cada uno de los gastos generados en la institución. |
100% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
1401004 |
A partir de agosto de 2004, |
Los contratos números 054 – 056- 063 del año
2004, se registraron en el SICE del
mismo año. Los
contratos superiores a 50 SMMLV, entre
Enero y Septiembre de 2005 se registraron al SICE dentro de los cinco (5)
primeros días de cada mes. |
Los
contratos que suscriba |
Continuar con el
registro de los contratos superiores a 50 SMMLV en los primeros cinco días
hábiles después de la fecha de la legalización de cada contrato. |
Registro
de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV, en los primeros cinco días
hábiles siguientes. |
Según el número de contratos superiores a 50 SMLV, debe existir
igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre
de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Existen
28 contratos mayores de 50 SMMLV, celebrados el presente año, y reportados al SICE entre el mes de Enero a
Septiembre de 2005. |
100% |
||
|
11 |
1801001 |
La entidad, presuntamente, no aplicó
en debida forma |
|
Corregir
los ajustes efectuados por |
Ajustar en el
balance del Área Comercial y en los Estados Financieros Consolidados. |
Registrar
en el movimiento del Área Comercial los ajustes respectivos. |
Balance
del Área Comercial: uno (1). |
7 de septiembre
de 2005. |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
En
el balance del área comercial ya están incorporados los ajustes por
inflación. |
100% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
1801001 |
Se registra una sobrestimación en los activos no
corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de
Inversiones, debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en |
Debido
a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en |
-
Efectuar una provisión para inversión. - Llevar a Comité de Saneamiento Contable
para una reclasificación de cuentas. |
Recopilar la
información contractual con el fin de verificar la posibilidad de la reclasificación. |
-
Registro de -
Análisis del cumplimiento de Saneamiento Contable para la reclasificación de
las cuentas. |
- Comunicación: una (1) - Registro de provisión realizada a junio de 2005: una (1) |
7
de septiembre de 2005 |
31
de Diciembre de 2005 |
17 |
Se
encuentra como un contingente en los balances de |
100% |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
13 |
1801001 |
El valor de las potenciales
obligaciones que posee |
|
Mejorar
la comunicación entre las dependencias Universitarias. |
Realizar la
provisión correspondiente. |
Comunicaciones
al recibo de Notas
contables. |
comunicación
mensual: Una (1) Se anexan documentos de avance: uno (1). |
7
de septiembre de 2005. |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Cuando
se notifican las demandas, se informa por escrito a |
100% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
|
|
LINEA CONVENIOS FAUCA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14 |
1704001 |
|
|
Liquidar
todos los convenios que ya se encuentren terminados. Mejorar
en FAUCA el sistema de control de
ingresos y ejecución de los convenios vigentes, y conciliar cuentas a través del Comité de
Conciliación. |
Verificar
actuaciones y soportes. Liquidar
Convenios en aquellos casos que los requieran. Revisión de trámites procesos
y procedimientos en FAUCA. Realizar las
conciliaciones a través del Comité de Conciliación y ante |
Verificar los soportes de comprobantes de egreso de FAUCA 16524, 16478, 17147, 11137,
11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954 Liquidación de Convenios OJ-023, 024, 106, 107, 108,109 de 2001. Control y seguimiento de los recursos encargados a FAUCA en virtud de los Convenios. |
Verificación de soportes: 6 OJ. Verificación de soportes de comprobantes: 10 Liquidación de convenios: 6 OJ. Control y seguimiento continuo : 3 |
7
de septiembre de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
31 |
Se
detectaron siete (7) Convenios suscritos por FAUCA en el año 2001 y un
Convenio en el año 2002, hasta la fecha
no ha sido posible su liquidación. |
40% |
|
|
|
1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107,
OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el
artículo 60 de |
|
|
|
|
|
|
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|
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|
1404003 |
Los convenios se celebran sin constituir pólizas de
seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la protección de
los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se genera en el
desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el numeral 19
artículo 25 de |
|
|
|
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|
1404002 |
Aunado a lo anterior, |
|
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|
1702009 |
Durante
las vigencias |
|
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1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por $47 mil, el 11537 por
$36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones, el 19614 por $16
mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953 por $1.3
millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de solicitud
que avale el pago por parte de Unicauca. |
|
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1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
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|
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|
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||
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|
1704001 |
1320.20.11
Vicerrectoría administrativa – Gastos Varios |
|
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|
|
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|
||
|
1704003 |
1320.20.13 Vicerrectoría de Investigaciones. |
|
|
|
|
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|||
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|
1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales personal Unicauca |
|
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|
1704003 |
1320.20.42 Especialización en Epidemiología |
|
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1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741 convenio 028 Colciencias |
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|
1704001 |
En la revisión de las cuentas por cobrar se evidenció
el desorden administrativo para la ejecución de los recursos, teniendo en
cuenta que |
|
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1802001 |
|
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|
1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA, con ocasión de los
convenios celebrados con |
|
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|
1404100 |
Durante la auditoria se evidenció que |
|
Organizar
y sistematizar la información física y documental que reposa en la oficina
Jurídica. |
Elaboración
y/o adquisición de un Software y su implementación de puesta en marcha del
mismo |
-
Elaboración: una (1) -
implementación: una (1) - puesta en marcha del mismo: Continua |
7
de septiembre de 2005 |
31
de octubre de 2006 |
60 semanas |
Se
enviaron las comunicaciones OJ 557,
OJ-479 de 2005. |
20% |
||
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
15 |
1903 004 |
Falta diseñar un sistema de evaluación que le permita
generar |
Se
entregó a Rectoría y Oficina de Planeación las circulares enviadas por el
DAFP con el fin de comenzar con la
primera etapa de implementación del MECI, cual es un diagnóstico de la
entidad, que permita visualizar un sistema de autoevaluación en cada una de
las dependencias universitarias. |
Continuar
con Diseño del Sistema de evaluación del Sistema de Control Interno y cultura
del autocontrol, atemperado en el MECI.
|
Elaborar
programas de capacitación en temas de Autocontrol y Modelo MECI a |
Retroalimentación
sobre el ejercicio del autocontrol y
motivación a los servidores de Aplicación
y socialización del MECI. |
-
Implementación MECI, una vez sean aprobados los manuales de implementación
por el DAFP. -
Socialización: tres (3) talleres |
7
de septiembre de 2005. |
31
de Octubre de 2006 |
60 |
Oficios
C.I. 193 y C.I. 194 de 5 de octubre de 2005. |
40% |
|
|
16 |
1902
002 |
No se han realizado talleres con los funcionarios para
la socialización de las actividades desarrolladas que permitan retroalimentar
a |
Con
base en el diagnóstico de la institución, que ordena el MECI, se organizarán
las mesas de trabajo y talleres de acuerdo con las diferentes áreas de En
los laboratorios ya se han implementado medidas que minimizan el riesgo
biológico. |
Realizar
talleres de evaluación de los mapas de Riesgos actuales de la Universidad. |
Hacer
grupos de trabajo para reevaluar la administración de riesgos. |
Capacitación Talleres Mensajes |
Capacitaciones
por niveles de Administración: cuatro (4). Talleres
de evaluación: dos (2) Publicación:
una (1) |
7
de septiembre de 2005. |
30
de junio de 2006 |
43 |
Auditoría
a los laboratorios universitarios. Implantación
de medidas para minimizar el riesgo biológico. Oficios
C.I. 193 y C.I. 194 de 5 de octubre de 2005. |
30% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
1904
005 |
A pesar de tener un sistema de comunicación entre las
diferentes áreas organizacionales este es deficiente, no existe coordinación
entre dependencias, que permita la conciliación de la información para que
sea clara, concisa y fidedigna. |
En
reunión con |
Mejorar
procesos de comunicación entre dependencias universitarias. |
Incentivar
la utilización de los diferentes canales de Comunicación. |
Capacitación
sobre la implicación de la importancia de los canales de comunicación. Verificación
del cumplimento de su aplicación. |
- Capacitación: dos (2). -
Verificaciones: dos (2) |
7
de septiembre de 2005. |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Comunicaciones
D.C. 388, y 389. En
el portal Web se publicó el Plan de Mejoramiento en el home principal e
igualmente está publicado de manera permanente en el link “PLAN DE
MEJORAMIENTO” |
50% |
||
|
18 |
19
04 005 |
Existe un archivo
central que en el momento no cuenta con un espacio adecuado que garantice la
organización, preservación de los archivos históricos y de gestión
encontrándose ubicado en cada una de las dependencias, igualmente no se ha
realizado un inventario de la documentación situación que puede generar
pérdida o extravío de la misma y afectar la conservación de la memoria
institucional. |
Existe
el proyecto para la reubicación del archivo central de Se
presentó un proyecto para la compra e implementación de un software. |
Aplicación del proyecto de reubicación de espacios físicos para la organización del archivo central y la ventanilla única. |
Consecución
de recursos para efectuar la reubicación de áreas de trabajo. |
- Capacitación sobre Archivística. Ubicación definitiva
del Archivo Central. Actualización y aplicación
de las Tablas de Retención documental.
Asignación de recursos
Reubicación de espacios físicos. Adecuación
del espacio para el archivo y demás dependencias. |
Actividades
: nueve (9) |
7 de septiembre de 2005 |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Se
han solicitado cotizaciones del software, se ha organizado el archivo por
dependencias, en espera de una reubicación temporal del archivo, mientras se
cuenta con los recursos necesarios para hacerlo de manera definitiva. Actualización
e implementación de ventana única. |
60% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
19 |
17
01 004 |
El
Sistema de Contabilidad que utiliza |
Se
está realizando un estudio sobre el estado actual de la implantación del
sistema de información administrativo y financiero (base de datos Recursos
Humanos, Recursos Físicos y Finanzas Plus), que permita fijar fechas y
compromisos para la terminación de la implantación y mejoramiento de la
información institucional, logrando así la migración requerida. |
Actualizar
el sistema de recursos físicos SFR. |
-
Actualizar la información de los bienes universitarios en forma individual en
la base de datos del S.R.F
La
identificación individual de los Bienes Muebles e Inmuebles en los registros de los libros auxiliares. |
Digitar
en la base de datos de S.R.F. la información individual de los bienes muebles
e inmuebles
Verificar
la consistencia de la información digitada. |
Número
de registros según número de bienes. |
7 de septiembre de 2005. |
31
de octubre de 2006 |
60 |
Evaluación
a cada uno de los sistemas de información universitarios, con el fin de
solicitar el desarrollo de la migración de datos. |
20% |
|
|
20 |
18
04 001 |
El
saldo de construcciones en curso en los Estados Financieros del año 2003 no
es confiable, debido a que no se registran las obras en ejecución, situación
que afecta la razonabilidad de la cuenta pues se encuentra subvalorada, la
diferencia con el área encargada de las construcciones es de $ 874.2 millones. |
Junto
con el Área de Edificios se esta buscando que tanto el SRF como el Sistema de
Información Finanzas Plus se unifique a 31 de Octubre de 2005. |
Ajustar
el valor de construcciones en curso. |
Reuniones entre Área de edificios y Área Comercial para verificar los valores incluidos y los que hacen falta y lograr la razonabilidad de la cuenta Construcciones en curso en el Balance. |
- Actualización
de la partida construcciones en curso según actas de recibo de obra. -
Reclasificación de edificaciones si es del caso. |
-
Contabilización de las Actas de Entrega. -
Registro de actas que se produzcan. |
7 de septiembre de 2005 |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
Según
el Comité de Saneamiento Contable dicha actividad debe estar realizada a 31
de Octubre de 2005 |
30% |
|
|
21 |
1804
001 |
Se
encontraron dos motores y una lancha en buenas condiciones, que no se
encuentran registrados en el inventario del área comercial por no existir la
documentación que demuestre su propiedad. |
Según
acta No. 477 del 2 de septiembre de 2005, se envió al representante legal la
sugerencia para incorporar en los estados financieros dichos elementos. |
-
Lograr incorporar a la cuenta correspondiente los bienes. Se
adjunta Resolución R -477 del 2 de septiembre de 2005. |
Incorporar
los bienes al patrimonio Institucional. |
Actualización
de la información de propiedad planta y equipo. |
Actualización:
una (1). |
7
de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Resolución
R-477 del 2 de septiembre de 2005, suscrita por el rector de Se
incorporaron a los estados financieros. |
100% |
|
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
22 |
1804
002 |
|
A
la fecha se han encontrado 39 inmuebles tanto urbanos como rurales. Referente
a los predios de: - -Tulcán:
Existe (2) certificados de tradición -Terreno
el Caracol: Existen (2) Certificados de Tradición. Museo
de Historia Natural: Existen (2) certificados de tradición. |
Realizar
actualización de los título de los bienes Inmuebles de su propiedad. |
-
Estudio de títulos de propiedad. -
Actualización y elaboración de escrituras. |
Revisión
de escrituras y certificados de libertad. -
Elaboración de escrituras. |
De
acuerdo al estudio. |
7 de septiembre de 2005 |
30
de junio de 2006 |
43 |
Por
cada predio se creó una carpeta que contiene: copia de la escritura,
certificado de tradición y libertad, certificación expedida por el IGAC,
certificado catastral del municipio y escritura pública. Solicitud
al IGAC de certificaciones que contengan la inscripción de Bienes Inmuebles
que figuran con registros 1 y 2 para efectuar la comparación y los
comprobantes de Impuesto Predial en lo referente a tipo del predio, dirección
del inmueble, número de matricula inmobiliaria, área y linderos, nombre del
propietario y número de predial asignado. |
40% |
|
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
23 |
1804
002 |
Se
ha procedido a realizar la valoración de los bienes inmuebles, figurando
propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el verdadero valor de la
propiedad de los bienes para |
La
entrega del trabajo esta estimado para
el 30 de Noviembre de 2005; información que servirá de base para la
realización de los avalúos por parte de la Universidad. |
Realizar
el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por parte de un perito de |
- Solicitud de elaboración
de avalúos de -
Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de conformidad con el reavalúo
realizado. |
Efectuar
los avalúos para proceder al ajuste respectivo. |
Número
de reavalúos realizados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
|
30% |
|
|
24 |
18
04 002 |
Los bienes inmuebles
identificados con matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803,
120-42806, 120-42807 tiene afectación de Inenajenabilidad por Valorización,
en esta situación |
Referente
a los (4) cuatro bienes inmuebles con afectación de inenajenabilidad por
valorización (Obras Red Eléctrica Subterráneas), se requiere la delimitación
física o levantamiento topográfico con el objeto de que el IGAC realice el
desenglobe atendiendo a que aparecen cuatro números de matrícula diferentes.
Una vez en el IGAC esté desenglobado se ha acudido ante |
Levantar la afectación de inenajenabilidad por valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807. |
Estudio
de títulos a fin de verificar el gravamen para proceder efectuar la
desafectación. |
Estudio de títulos. Cuantificación del valor adeudado. Consecución de recursos. Cancelación del valor cuando sea el caso. Desafectación. |
Inmuebles:
Cuatro (4). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Solicitud
sobre el Levantamiento Topográfico al Área de Edificios con el fin de delimitar los linderos de
cada uno de los predios. |
30% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
25 |
18
04 002 |
El
predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120
– 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de
marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe tener en cuenta las
implicaciones legales que pueda generar. |
En
la carta catastral urbana se determina la ubicación del inmueble en Referente
a la cancelación de su hipoteca, se está realizando las gestiones necesarias
para ubicar a las personas que intervienen en la constitución de dicho gravamen. Sobre
el inmueble distinguido con el No. de matricula 120-11556 pesa un gravamen hipotecario de
primer grado, este inmueble corresponde a la facultad de artes ubicado en |
Verificar
la vigencia de la hipoteca y la posible cancelación de la deuda |
Tramitar
el levantamiento de hipoteca del predio afectado. Estudio
del Certificado de tradición y escritura. |
Análisis de la garantía hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la escritura de cancelación. |
Análisis de la garantía hipotecaria: 1 Procedencia del pago: 1 Elaboración
de la escritura de cancelación: 1 |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
Solicitud
al IGAC a fin de que ordene el cambio de dirección del bien inmueble. Expedición
por parte del IGAC de |
50% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
26 |
18
01 004 |
En
promedio las cuentas del activo se han depurado en un 0.185% y el avance de
los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son representativas
frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la razonabilidad de
la información financiera que presenta |
A
través del Comité de Saneamiento Contable se entregaron los proyectos de
Resolución en los cuales se solicitó la incorporación, merma, depuración y
saneamiento de algunas partidas en los estados financieros de |
Efectuar
el Saneamiento Contable. |
Estudio
en el Comité de Saneamiento Contable de las partidas patrimoniales susceptibles
de saneamiento. |
- Concertación con los
miembros del Comité de Saneamiento contable. -
Proyecto de actos administrativos. -
Sustentación ante el representante legal. |
Sustentación
ante el representante legal: dos (2) Elaboración
y ejecución de actos administrativos: dos (2) |
7
de septiembre de 2005 |
31de diciembre de 2005 |
17 |
Los
proyectos de resolución mencionados anteriormente, se encuentran debidamente
aprobados y firmados por el representante legal de -
(Resolución No. 476 del 02-09-05). -
Resolución No. 477 del 02-09-05). -
Resolución No. 544 del 28-09-05). -
Resolución No. 545 del 28-09-05). -
Resolución No. 546 del 28-09-05). -
Resolución No. 547 del 28-09-05). |
100% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
27 |
18
04 002 |
En
los bienes entregados en comodato se incluyeron elementos de consumo, los
cuales no debieron ser parte del comodato, a la fecha no existen y por
consiguiente afectan los valores consignados en los contratos, se debieron
entregar mediante otra modalidad para no afectar los Estados Financieros. |
Se
realizó un nuevo inventario de los bienes entregados al Hospital. Se
entregó informe donde se detallan bienes faltantes, fuera de servicio, sin
uso y con uso. Se
está haciendo la valoraciones de los elemento en condiciones óptimas para
elaborar un nuevo contrato de Comodato, con las respectivas garantías. |
Efectuar
los ajustes pertinentes a los contratos de comodatos. |
Estudio
de los contratos de comodato y efectuar las correcciones pertinentes. |
-Análisis de la documentación
Verificación
física de los bienes
Ajustes
administrativos. |
-Análisis de la documentación: una (1) -Verificación física de los bienes: se
adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de Septiembre 1
de 2005: dos (2). -
Ajustes administrativos: uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se
realizó evaluación y se presentó informe del resultado del trabajo en el mes
de septiembre de 2005. |
50% |
|
|
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo
|
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|
|
28 |
18 04 002 |
|
Se
hizo la valorización y se presentó a CSC, el cual se pasó al representante
legal para firma de la resolución respectiva. |
Valorizar
los Bienes Entregados a Terceros -
Bienes Entregados en Custodia. |
Efectuar
la valorización |
Acto
administrativo que autoriza el ajuste respectivo y actualización de la
partida elementos del museo. |
Acto Administrativo: 1 (se anexa Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005. |
7
de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
18 |
Mediante
Resolución 476 del 2 de septiembre de 2005 se ordena la valorización e
incorporación en los estados financieros. Se
incorporaron en los estados financieros las valorizaciones. |
100% |
|
|
29 |
12
02 001 |
Unicauca
no cuenta con estudios relacionados con la factibilidad de aumentar los cupos
de determinados cursos sin que se afecte la calidad de los mismos, ya que
este factor es necesario para mejorar
los indicadores de cobertura, la carencia del mismo no permite mejorar la
productividad de la Universidad. |
Se
han realizado estudios que determinan que en la actualidad Se
ha descentralizado |
Informar
el resultado de los estudios de viabilidad. |
Recopilar
la información y darla a conocer a la Dirección Universitaria. |
Informe
escrito. |
Informe escrito: uno (1) |
7
de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Los
indicadores que realiza la institución son los establecidos en el SUE. Además,
a la terminación de cada período académico se hace un estudio de deserción,
repitencia, cupos nuevos,etc. |
80% |
|
LILIANA LÓPEZ DELGADO
Jefe Oficina de Control
Interno