| FORMATO No 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| INFORMACIÓN SOBRE EL PLAN DE MEJORAMIENTO | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Informe presentado a la Contraloría General de la República | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Entidad: | Universidad del Cauca | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Representante Legal: | DANILO REINALDO VIVAS RAMOS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| NIT | 891500319-2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Período Informado | A 30 de diciembre de 2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Fecha de subscripción [1] | 07 de diciembre de 2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Fecha de Evaluación[2] | 30 de diciembre de 2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Numero consecutivo del hallazgo [3] | Código hallazgo[4] | Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) | Acción Correctiva | Objetivo[5] | Descripción de las Metas[6] | Unidad de medida de las Metas[7] | Dimensión de la meta[8] | Fecha iniciación Metas[9] | Fecha terminación Metas[10] | Plazo en semanas de las Metas[11] | Avance físico de ejecución de las metas [12] | Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas [13] | Observaciones | Area Responsable | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | No obstante la Entidad haber realizado inversión por $178.8 millones, en la adecuación y dotación del archivo central desde la vigencia 2005, el funcionamiento del archivo a la fecha de la auditoría es parcial; por tanto, la Entidad no dio acatamiento a las acciones propuestas dentro del tiempo estimado y previsto en la observación No. 66 del plan de mejoramiento y el cumplimiento es del 58%, debido a inadecuada gestión y seguimiento de las acciones previstas | Hacer acompañamiento a la implementación de la Resolución 063 de febrero del 2007 o Manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad. | Poner en funcionamiento el Archivo Institucional, en sus componentes académico y administrativo. | Organización del Archivo al interior de cada dependencia, con el fin de realizar las Transferencias primarias y secundarias al Archivo Central Académico y Administrativo. | Archivos Académico y Administrativo organizados | 2 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 1,5 | 75% | Se cumplió con el cronograma establecido para la transferencia primarias y secundarias a los archivos centrales. | Rectoría, Secretaría General, Unidad de Salud,Vicerrectorías Administrativa, Académica, de Cultura y Bienestar, de Investigaciones, sus Áreas y Divisiones, Oficinas, Facultades, Centros, División de Admisiones | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | 1901001 | A pesar que la Universidad ha elaborado el proyecto de manual de ética y convivencia, éste no se encuentra adoptado, por no estar contemplado por la Administración dentro del plan de trabajo 2006, generando deficiencias debilidades en el ambiente de control | Elaborar y aprobar el documento definitivo del Manual de Ética y Convivencia. | Revisión y reformulación del el proyecto de Manual de Ética y Convivencia, para su adopción formal. | Presentación
del proyecto a instancias universitarias Acto Administrativo de adopción. |
Documento aprobado | 1 | 07-dic-07 | 30-jun-08 | 30 | 0,85 | 85% | El documento se presentó a la dirección Universitaria para los trámites de adopción y socialización. | Rectoría, Equipo MECI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3 | La Oficina de Control Interno presenta limitantes en cuanto a cobertura, en razón a que el personal de esta área no es suficiente para dar atención oportuna a los diferentes procesos y brindar el acompañamiento apropiado para lograr los objetivos de la entidad | Expedir acto administrativo de ubicación de personal en la Oficina de Control Interno. | Fortalecer el desarrollo misional de la Oficina de Control Interno, complementando su estructura con la incorporación de nuevo talento humano idóneo. | Vinculación de personal multidisciplinario. | Nombramientos o traslados de personal a la Oficina de Control Interno. | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-07 | 3 | 1 | 100% | Se anexa certificación suscrita por el Representante Legal, el Vicerrector Administrativo y Jefe de Recursos Humanos | Rectoría,Vicerrectoría Administrativo, División de Recursos Humanos. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | La Entidad no ha construido el mapa de riesgos; por tanto, no se puede establecer el impacto de los riesgos inherentes y de control, lo que genera inexistencia de mecanismos que permitan identificar y administrar riesgos asociados al cumplimiento de los objetivos misionales | Hacer acompañamiento a las dependencias universitarias académicas y administrativas en levantamiento y la consolidación del mapa de riesgos institucional. | Identificar, evaluar, calificar y valorar los riesos en procesos que comprende la Gestión Institucional. | Elaboración de un Mapa de Riesgos. | Un mapa de Riesgos | 1 | 07-dic-07 | 28-feb-08 | 12 | 0,4 | 40% | La Universidad, con asesoría y acompañamiento de la La Oficina de Control Interno elaboró una cartilla guía de riesgos y adelanta un proceso de automatización para el levantamiento del Mapa de riesgos, considerando el plan prospectivo 2012, con acciones a las cuales se asignaron cronogramas y responsables. El proceso de automatización está en proceso de ajustes según los resultados de la prueba piloto. | Rectoría, Secretaría General, Unidad de Salud,Vicerrectorías Administrativa, Académica, de Cultura y Bienestar, de Investigaciones, sus Áreas y Divisiones, Oficinas, Facultades, Centros, División de Admisiones, Unidad de Salud, Equipo MECI. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | La Universidad promulga la cultura del autocontrol en la protección de los recursos de la Entidad; sin embargo, no se han adelantado actividades para el control de los bienes de la institución, en atención a que no se realizaron inventarios físicos por áreas, ni funcionarios. | Confrontar inventarios físicos con registros de los elementos devolutivos | Mantener actualizado el Inventario Físico de Bienes Institucionales. | Revisión y actualización, por áreas y funcionarios de los inventarios físicos, a través de las herramientas tecnológicas disponibles. | Inventario físico actualizado. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoría Administrativa, Área Comercial. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6 | 1402100 | En el área de contratación se registraron las siguientes debilidades: La facultad para contratar actualmente se encuentra dividida en dos dependencias que son: Jurídica y Vicerrectoría Administrativa. Lo anterior implica debilidad en el control general, descentralización de la información que dificulta el reporte y la consolidación oportuna de la misma | Continuar reportando a la Oficina de Planeación, la información estadística sobre la actividad contractual. | Centralizar
en la Oficina de Planeación, el manejo de la información estadística de las
ops y demás contratos que celebre la
Universidad . |
Información estadística contractual consolidada. | Reporte anual por modalidad contractual. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoria Administrativa, Oficina Jurídica, Oficina de Planeación. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7 | No se evidencia acompañamiento de la Oficina de Control Interno en la evaluación de los procesos del área de Presupuesto, derivado de debilidades reveladas en ésta Área. | Hacer seguimiento a los procesos presupuestales de la Universidad. | Realizar acompañamiento al Área de presupuesto. | Seguimiento, a través de visitas períodicas y selectivas, a diversos procesos del Área de Presupuesto. | Visitas de auditoría | 2 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Oficina de Control Interno. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8 | 1902003 | La calificación obtenida indica riesgo bajo; sin embargo, se registran situaciones asociadas al componente de valoración del riesgo, por no contar la Institución con mapa de riesgos, carecer de planes para la administración del mismo, generando debilidades en la evaluación y seguimiento de los procesos | Hacer acompañamiento a las dependencias universitarias académicas y administrativas en levantamiento y la consolidación del mapa de riesgos institucional. | Identificar, evaluar, calificar y valorar los riesgos en procesos que comprende la Gestión Institucional. | Actualización del Mapa de Riesgos. | Mapa de Riesgos Institucional | 1 | 07-dic-07 | 29-feb-08 | 12 | 0,4 | 40% | Oficina de Control Interno | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9 | 1901004 | La Entidad cuenta con mecanismos adecuados para comunicación interna a través del portal web, intranet, boletín institucional, revistas universitarias, no obstante falta generar en los usuarios la importancia del uso de los medios que se encuentran a su disposición, dando de esta manera adecuado aprovechamiento de los recursos de información y comunicación | Realizar actividades de motivación orientadas al conocimiento y uso de las tecnologías de información. | Promover la cultura , en el uso de los medios de comunicación institucional: el portal web. como principal medio de información institucional ; intranet como medio de comunicación interno y el boletín Universidad Hoy como medio de difusión del quehacer universitario. | Adopción
de mecanismos de apropiación
tecnológica, de la página web.
Institucional y la intranet. |
Actividades
de sensibilización y socialización de los medios de comunicación e
información universitarios. |
1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0,5 | 50% | La Universidad en el momento ejecuta el proyecto PROTEO (Apropiación Tecnológica) consistente en un plan de capacitación permanente para los trabajadores universitarios. En primera instancia se capacitaron 76 servidores universitarios como consta en información sumiistrada a través del portal institucional. (http://www.unicauca.edu.co/noticias.php?idn=2138) | División de Sistemas y División de Recursos Humanos. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 10 | 1903003 | No se pudo establecer el valor real cancelado por servicios públicos, en la vigencia 2006, toda vez que la información no coincide en valores, números de comprobantes de egreso de la División Financiera, frente al informe de austeridad del gasto publico realizado por la Oficina de Control Interno, situación que denota debilidades en el sistema de información por este concepto | Detallar en los informes, los gastos que por servicios públicos son imputables a recursos propios por operación comercial | Consolidar la información sobre las fuentes de financiación de servicios públicos. | Elaboración mensual de informes de austeridad del gasto, con notas aclaratorias sobre la imputación de valores por servicios públicos en desarrollo de actividades de operación comercial, convenios y contratos. | Informe mensual con notas aclaratorias. | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-07 | 3 | 1 | 100% | La información suministrada mensulamente, contiene notas sobre los diferentes rubros de gastos que se afectan. | División Financiera, Área de Edificios, Contrucción y Mantenimiento y Oficina de Control Interno. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 11 | Existen debilidades de comunicación entre la Vicerrectoría Administrativa y las diferentes dependencias en las que existen cajas menores, debido a que las resoluciones administrativas mediante las cuales se constituyeron las cajas menores de fecha 21 de febrero de 2007, no habían sido comunicadas a sus responsables de las mismas, después de transcurridos 30 días, lo que no permite ejercer control a los recursos de caja menor, lo que genera falta de confiabilidad además en el Área Financiera, después de transcurridos 15 días de elaborados los cheques de caja, los mismos no son reclamados por los respectivos responsables, lo que ocasiona no contar de manera oportuna con los recursos disponibles para atender los gastos de menor cuantía. | Establecer mecanismos ágiles de información, acerca de la constitución de cajas menores y los términos del giro de fondos. | Comunicar oportunamente las resoluciones de constitución de Cajas Menores y conminar a los responsables de su manejo a la reclamación de sus fondos. | Comunicación,
por medio idóneo, de manera individual y oportuna, del contenido de las
resoluciones de constitución de Caja Menor. Señalamiento de la fecha límite de entrega de fondos |
Resolucion comunicada oportunamente. Información sobre fecha de entrega de fondos de Caja Menor. |
1 | 07-dic-07 | 30-abr-08 | 21 | 0% | Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, Secretaría General. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 12 | 1902002 | Resolución
152 de Mayo de 2003. En arqueo practicado a la caja menor de la oficina del
programa de descentralización CEAD, se evidenció inicialmente faltante por
$188,4 miles no justificado por el responsable, además no se diligenciaron
recibos de caja y no existen medidas de seguridad para custodia de los
recursos. Mediante arqueo posterior a la misma dependencia, se logro determinar que el valor faltante anterior había sido reintegrado por el responsable. Situación que generó beneficio del proceso auditor representado en $188, 4 miles |
Verificar manejo de fondos de caja menor. | Realizar visitas periódicas a las cajas menores y verificar el uso de los mecanismos de seguridad en la custodia de los fondos | Continuar con las visitas a las dependencias académico administrativas manejadoras de la Caja Menor y consolidar la cultura del autocontrol en los responsables de las mismas. | Visitas de arqueo por cada fondo de caja menor | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | División Financiera y Oficina de Control Interno. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 13 | 1903003 | Se presentan inconsistencias en el manejo de la información y comunicación entre la Vicerrectoría Administrativa y las diferentes dependencias responsables de la celebración de contratos y órdenes de servicio, como se evidenció en la verificación de las glosas de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, generando información inconsistente | Continuar reportando a la Oficina de Planeación, la información estadística sobre la actividad contractual. | Centralizar
en la Oficina de Planeación, el manejo de la información estadística de las
ops y demás contratos que celebre la
Universidad . |
Información estadística contractual consolidada. | Reporte anual por modalidad contractual. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoria Administrativa, Oficina Jurídica, Oficina de Planeación. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 14 | 1801002 | Artículos 19 y 20 del Decreto 568 de 1996 de Minhacienda. En el presupuesto de la vigencia 2006, rubro personal, pago de docentes ocasionales y catedráticos no se evidenció existencia de los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, por $9.261.1 millones, pese haber sido requeridos por la comisión de auditoria, causado por deficiencias en el manejo del presupuesto de la entidad, generando incertidumbre en el registro y existencia del recurso a afectar. El anterior hallazgo presenta presunta connotación disciplinaria | Continuar dando aplicación de las normas que rigen el Presupuesto de la Universidad del Cauca, sobre registro, control y evaluación presupuestal; hoy recogidas en el Acuerdo 051 del 2007, por el cual se expide el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y se dictan normas de Austeridad en el Gasto. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 051 del 2007, sobre manejo presupuestal. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
2 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 15 | 1802002 | Se registra diferencia no explicada, durante la vigencia 2006, entre la información de la División Recursos Humanos y la División Financiera frente a la apropiación final del presupuesto, en relación con los valores contratados por la institución para pago de docentes ocasionales y catedráticos por $162.2 millones, generando incertidumbre e inconsistencia en la información financiera | Revisar los aplicativos SRH y Finanzas, en lo relacionado con la información de los reportes de nómina. | Identificar la causa de la diferencia en la información de los reportes que brindan el SRH y Finanzas. | Conciliar la información de los sistemas SRH y Finanzas, de reportes de nómina y sus contribuciones | Información conciliada. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Divisiones Financiera y Recursos Humanos | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 16 | 1802002 | Realizado selectivo a los certificados de registro y disponibilidad presupuestal, se determinó que algunos no corresponden en la descripción del detalle a los rubros afectados, lo que indica que, presuntamente, los actos administrativos que afectan las apropiaciones presupuestales, no se encuentran soportando los respectivos certificados de disponibilidad que garantizan la existencia de apropiación suficiente para atender dichos gastos, como se evidencia en el siguiente selectivo: Capitulo VI decreto 4731 del 28 de diciembre de 2005. Presunta connotación disciplinaria. | Continuar dando aplicación de las normas que rigen el Presupuesto de la Universidad del Cauca, sobre registro, control y evaluación presupuestal; hoy recogidas en el Acuerdo 051 del 2007, por el cual se expide el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y se dictan normas de Austeridad en el Gasto. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 051 del 2007, sobre manejo presupuestal. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 20 | 1101002 | Las siguientes actividades incluidas en el plan de acción registran grado de cumplimiento bajo durante el 2006, además, no se evidencian evaluaciones para realizar los ajustes respectivos: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| a. Diseño y mejorar salón acústico de los salones de clase de música del Departamento de música | Determinar la necesidad, conveniencia en la ejecución de las obras y preverlas, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, en los proyectos de inversión. | Evaluar la conveniencia institucional de su ejecución y ajustar el Plan de Acción Vigente. | Ajuste del Plan. | Plan de acción ajustado | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Oficina de Planeación, Vicerrectoría Administrativa, Dependencia involucrada. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| b. Mantenimiento de la piscina cadáveres. | Determinar la necesidad, conveniencia en la ejecución de las obras y preverlas, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, en los proyectos de inversión. | Evaluar la conveniencia institucional de su ejecución y ajustar el Plan de Acción Vigente. | Ajuste del Plan. | Plan de acción ajustado | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Oficina de Planeación, Vicerrectoría Administrativa, Dependencia involucrada. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| c. Mantenimiento del taller editorial. | Determinar la necesidad, conveniencia en la ejecución de las obras y preverlas, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, en los proyectos de inversión. | Evaluar la conveniencia institucional de su ejecución y ajustar el Plan de Acción Vigente. | Ajuste del Plan. | Plan de acción ajustado | 1 | 07-dic-07 | 30-oct-08 | 52 | 0% | Oficina de Planeación, Vicerrectoría Administrativa, Dependencia involucrada. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| d. Mantenimiento de equipos del taller editorial. | Continuar dando mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos del Taller, conforme a la necesidad. | Mantener
en condiciones adecuadas de funcionamiento y
producción, los equipos del
Taller Editorial. Se realizó mantenimiento correctivo y preventivo de la máquina GTO 46 en el mes de agosto de 2007. Mantenimiento correctivo y preventivo de la fotocopiadora Aficio 1550 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| e. Compra de equipo taller editorial. | La Universidad gestionó en el 2006 equipos para el Taller Editorial, adquiridos en el 2007. En tal sentido se dio respuesta en Anexo 12 oficio T-39 del 22 de junio del 2007, al informe preliminar de la CGR , remitido en escrito R 2-1782 del 25 de junio del 2007 del Rector de la Universidad del Cauca página 22. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| f. Plan de compra de equipos Emisora (proyecto de modernización, aumento de potencia y traslado de trasmisores). | Se reportó cumplimiento ante la CGR. en respuesta al informe preliminar, cuando se informó sobre las adquisiciones de los equipos importados por $33. millones y la inversión de $41. millones, para la primera Etapa del proyecto de la Rejoya, traslado del trasmisor y aumento de la potencia a 5 kw. (oficio R-21782 del 25 de junio del 2007 del Rector de la Universidad del Cauca, página 25). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| g. Proyecto de regulación para la clasificación y publicación de documentos de dominio público | Revisar las políticas y procedimientos existentes, sobre publicación de documentos universitarios en el portal web. | Adopción de un documento ajustado a las necesidades actuales, sobre políticas y procedimientos para las publicaciones a través del portal web. | Documenrto de Políticas y procesos actualizado | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0,1 | 10% | La Universidad ha publicado políticas y procedimientos en el portal web, link http://www.unicauca.edu.co/portafolio/red_de_datos/red_serviciosinternet.php#3 | Secretaría General, Oficina de Relaciones Interinstitucionales, División de Comunicaciones, División de Sistemas, Comité Editorial Central. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| h. Determinación de las Políticas Institucionales de Seguridad computacional y de red. | Oficializar las políticas Institucionales existentes sobre Seguridad computacional y de red. | Adopción de las políticas de seguridad computacional y de red | Documento de políticas de seguridad computacional y de red. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0% | Vicerrectoría Administrativa, División de Sistemas. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| i. Legalización de la Integración de la Red de Datos, División de Sistemas y Área de Equipos | Determinar la necesidad y conveniencia y, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, considerar la integración, a la División de Sistemas, de la Red de Datos y el Área de Equipos, en los proyectos de reforma de la Estructura Orgánica | Sujeto al proceso MECI, revisar la estructura organizacional y determinar la conveniencia en la integración de la Red de Datos y del área de Equipos a la División de Sistemas. | Estudio sobre estructura de la División de Sistemas. | Propuesta de reforma, si se considera necesaria, en el marco de la disponibilidad presupuestal. | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa, División de Recursos Humanos, Oficina de Planeación | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| j. Control y evaluación de bodegas de mercancía en tránsito, bienes re-utilizables. | Mantener la dinámica de registros que permita establecer la realidad de los inventarios de los bienes institucionales. | Continuar aplicando las normas internas sobre manejo y control permanente de los bienes de propiedad de la Universidad del Cauca, contenidas en el Acuerdo 043 de 2002. | Cumplimiento a procedimientos internos sobre clasificación, administración y custodia de bienes. | Formato preestablecido para cada operación de control y registro de bienes | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa, Área Comercial | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| k. Inicio proceso de Adopción de Estatuto de Carrera Administrativa Universitario. | Adelantar la confrontación del Estatuto existente, con los lineamientos generales que en la materia se emita el Organismo competente para los entes universitarios autónomos. | Revisar el Estatuto de Carrera Administrativa y adaptarlo al régimen que aplicará al Sector de la Educación Superior | Adopción del Estatuto de Carrera Administrativa ajustado a disposiciones y lineamientos generales del MEN, del SUE o de los demás Organismos o Entidades para los entes universitarios autónomos. | Estatuto de Carrera Administrativa ajustado. | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | El avance de esta meta dependerá de las decisiones que se adopten por el Gobierno Nacional, para las Universidades Públicas. | Rectoría, Vicerrectoría Administrativa, División de Recursos Humanos, Oficina Jurídica. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| l. Revisión del manual de funciones y elaboración del nuevo proyecto involucrando perfiles ocupacionales. | Existe proyecto, el cual se anexó, en medio mangnético, a respuestas de Informe Preliminar CGR. Anexo 14, oficio R-21782 del 25 de junio del 2007 del Rector de la Universidad del Cauca, página 24. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| m. Adopción de acto administrativo conformando el grupo interno antitrámites y atención al usuario. | La Resolución No. 271 del 22 de junio del 2007, conforma el Grupo Interno Antitrámites y de Atención Efectiva al Usuario GIAA, documento presentado a la CGR, en las respuestas al informe preliminar de la Auditoría Anexo 15, oficio R-21782 del 25 de junio del 2007 del Rector de la Universidad del Cauca, página 26. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| n. Capacitaciones a funcionarios taller editorial. | Reforzar las prácticas en mantenimiento y de operación de los equipos del Taller, a través de la capacitación. | Fortalecer las competencias profesionales de los empleados del Taller Editorial | Participación en jornadas de capacitación programadas internamente o por terceros. | Actividad de Capacitación a empleados del Taller. | 1 | 07-dic-07 | 30-ene-08 | 8 | 1 | 100% | Se logró a través del SENA – Cauca, la capacitación de 15 funcionarios administrativos incluyendo cuatro (4) personas del Taller Editorial en el curso de In-Disign, Ilustrador y Photoshop. Con una intensidad horaria de 60 horas. | Vicerrectoría Administrativa, Vicerrectoría de Cultura y Bienestar (Taller Editorial) Oficina de Planeación. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 21 | 1802002 | Por falta de control a la legalización de gastos, los viáticos pagados con los comprobantes de egreso Nos. 200608691, 200605879, 200604685, 20060581, 200607322, 200605878 y 200607129 se legalizaron después de los cinco (5) días hábiles siguientes de finalizada la comisión, contrario a lo establecido en las resoluciones por medio de las cuales se confiere el gasto, generando autorización de otras comisiones a quienes no han legalizado las anteriormente concedidas. Presunto hallazgo disciplinario por incumplir esquema presupuestal, Decreto 111 de 1996 | Continuar dando aplicación de las normas que rigen el Presupuesto de la Universidad del Cauca, sobre registro, control y evaluación presupuestal; hoy recogidas en el Acuerdo 051 del 2007, por el cual se expide el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y se dictan normas de Austeridad en el Gasto. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 051 del 2007, sobre manejo presupuestal. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
2 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 22 | 1802002 | En los soportes de legalización de los viáticos pagados con el Comprobante de Egreso 200604712, la factura 792363994 por 60 £ que paga servicio de hotel corresponde a una fecha posterior a la de la comisión asignada, sin embargo se admite como comprobante para legalización, pero no se evidencia el soporte de la ampliación del tiempo de la comisión, lo cual se constituye un presunto pago de gastos no justificados. El anterior hallazgo presenta presunta connotación disciplinaria | Continuar dando aplicación de las normas que rigen el Presupuesto de la Universidad del Cauca, sobre registro, control y evaluación presupuestal; hoy recogidas en el Acuerdo 051 del 2007, por el cual se expide el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y se dictan normas de Austeridad en el Gasto. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 051 del 2007, sobre manejo presupuestal. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
2 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 23 | 1802002 | Hallazgo 28 Presunta legalización de hechos cumplidos. Por debilidades de control en la planeación de los gastos, la factura 55583337 por 149,06 euros y los recibos de caja 43851 por $200 miles y 43871 por $1,3 millones que soportan gastos de viaje a la Haya –Holanda- y Santo Domingo, se emitieron con fecha anterior a la certificación de disponibilidad presupuestal para cubrir dichos gastos, lo que podría constituir la legalización de hechos cumplidos, situación expresamente prohibida por las normas presupuestales. El anterior hallazgo presenta presunta connotación disciplinaria. | Continuar dando aplicación de las normas que rigen el Presupuesto de la Universidad del Cauca, sobre registro, control y evaluación presupuestal; hoy recogidas en el Acuerdo 051 del 2007, por el cual se expide el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y se dictan normas de Austeridad en el Gasto. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 051 del 2007, sobre manejo presupuestal. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
2 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 24 | La entidad en el informe final de rendición de la Cuenta 2006, no incluyó el formato 8.5 de gestión ambiental, determinado en la Resolución 5544 de 2003, por presuntas deficiencias en el sistema de información de la entidad | Se diligenció el formulario completando la información | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 25 | La Universidad del Cauca, en el 2005, elaboró el estudio para el ‘Sistema de almacenamiento de productos químicos’ del Departamento de Química, a la fecha no se ha implementado, causado por la deficiencia en la planeación, generando riesgos en la seguridad en el manejo a este tipo de sustancias químicas | Presentar el proyecto de inversión que permita adecuar la estructura física necesaria para la desactivación de residuos químicos de los laboratorios de la Universidad. | Adecuar la infraestructura para desactivación de residuos químicos. | Proyecto
de inversión que permita dar continuidad al desarrollo de la fase de implementación del Sistema Imco, con el
traslado de reactivos vencidos o no utilizados, al sitio de
disposición final. |
Proyecto de Inversión | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Oficina de Planeación Facultad Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación -Departamento de Química, Vicerrectoría de Cultura y Bienestar Área de Salud Ocupacional. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 26 | 2102002 | La universidad no cuenta con los registros de ficha de seguridad de los reactivos químicos que se manejan en los diferentes laboratorios, incumpliendo con lo establecido en la Resolución 1016 de 1989, debido a debilidades de control al sistema de seguridad Industrial, que ocasiona falta de adopción de medidas para minimizar los riesgos. La Universidad informa que se esta recopilando la información necesaria para la elaboración de las fichas de seguridad de los reactivos | Procurar la documentación de los reactivos químicos que maneja la Universidad del Cauca en los laboratorios de química. | Avanzar en la documentación técnica y científica de manejo adecuado de reactivos. | Búsqueda de fichas de seguridad de reactivos que no la tienen , para complementar la documentación existente. | Trámite de búsqueda de fichas de seguridad por reactivo faltante | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Oficina de Planeación Facultad Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación, Área de Salud Ocupacional. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 27 | La
Universidad del Cauca durante la vigencia 2006, ha dado cumplimiento parcial
al Decreto 3512 de 2003, artículo 14, en cuanto al Sistema de Información de
Contratación Estatal SICE. Durante el período comprendido entre el 1 de enero
de 2006 y el 31 de diciembre del mismo año, se presentaron 17 alarmas de las
cuales el 93% corresponden al tipo proveedor no registrado y el 7% restante
al tipo ordenador de contrato principal no registrado. La primera causal no aplica para la entidad por tener esta un sistema especial de contratación, la restante alarma genera observación teniendo en cuenta que no obstante haberse presentado un relevo en el cargo de ordenador del gasto, quien asumió el mismo no cumplió con la obligación de registrarse ante el SICE como ordenador del gasto |
Tramitar ante el Organismo de Control (CGR), el código SICE que identificará a la Unidad de Salud en los reportes sobre la actividad contractual de la misma. | Adelantar gestiones para obtener el código SICE para la Unidad de Salud de la Universidad del Cauca. | Tramitación del código SICE ante el Organismo competente. | Solicitud de asignación de Codigo SICE . | 1 | 07-dic-07 | 30-ene-08 | 8 | 0,5 | 50% | Solicitud ante la gerencia del SICE, sobre aclaración de inquietudes de asignación de código SICE, específicamente para la Unidad de Salud. (Oficio 2-3667 del 19 de diciembre de 2007). | Rectoría, Oficina Jurídica, Unidad de Salud. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 28 | Se presentan órdenes de prestación de servicios en las cuales no se exige certificado de antecedentes Fiscales, disciplinarios, judiciales, o estos provienen directamente del contratista, lo anterior contraviene presuntamente lo consagrado en el artículo 11 del Acuerdo 015 de 2000 y demuestra ausencia de control en los requisitos exigidos para la vinculación de personal por OPS y puede generar incorporación de personal inhabilitado o incompatible para el cumplimiento de actividades de la administración | Soportar las O.P.S.s, de conformidad con el Acuerdo 015 del 2000 o Estatuto de Contratación de la Universidad, o las normas que lo modifiquen. | Garantizar la aplicación de los procedimientos previstos en el Acuerdo 015 del 2000, sobre manejo contractual. | Difusión de las disposiciones internas, en aras de su observancia. | Capacitación
en el Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad, para las unidades académicas y
administrativas generadoras de gasto. |
2 | 07-dic-07 | 30-dic-08 | 56 | 0% | Vicerrectoría Administrativa y Oficina Jurídica | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 35 | La
Universidad no esta dando cumplimiento al Procedimiento 2.7 del Plan General
de Contabilidad Pública – Instrucciones relativas al reconocimiento de las
compensaciones y pago de sentencias y conciliaciones judiciales - porque no se han constituido las
respectivas responsabilidades contingentes por el valor de las pretensiones
originadas en actos procesales de terceros en contra de la entidad, por debilidades en el flujo de la
información de la Oficina Jurídica a
la División Financiera, generándose una subestimación de $1.895.7 millones de acuerdo con lo
siguiente: En miles de pesos: Contencioso Restablecimiento del derecho: $1.000 Contencioso: 46.248 Contractual: 1.834.451 Contencioso (Caja de Previsión en Liquidación) : 14.074 Para un total de : $1.895.733 De igual manera, por inadecuado registro de la oficina de contabilidad en demanda por reparación directa en contra de la Entidad, se registró subestimación por $343.5 millones. |
La Oficina Jurídica reportó en comunicaciones Nos. 2.3-345 del 20 de marzo del 2007 y 2.3-659 del 22 de junio del 2007, las novedades sobre procesos judiciales contra la Universidad del Cauca, por lo que la División Fiananciera elaboró las notas contables Nos. 500-200700032, 500-200700033, 500-200700033 y 500-200700045. ( de las que se anexan 5 hojas con registros de movimientos de las cuentas contables 990505 y 812001 con corte a 31 de julio del 2007). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 36 | Presuntamente existe una sobreestimación de $75.6 millones, en el cálculo de la provisión de deudores para la vigencia 2006, debido a que las deudas a favor de la Universidad con vencimiento superior a un año ascienden a $1.138.663 miles y de acuerdo con la provisión individual es de $375.8 millones, contraviniendo lo estipulado en el Plan General de Contabilidad Pública | Realizar las notas de ajuste contable, de manera que refleje el valor actual de la provisión. | Calcular las provisiones de acuerdo a la normatividad vigente. | Ajustes de los registros de las provisiones | Nota contable | 1 | 07-dic-07 | 30-dic-07 | 3 | 1 | 100% | Se anexa nota contable Nº 0020700092 | Vicerrectoría Administrativa, Division Financiera, | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 37 | El sistema de información Financiero de la Universidad se maneja a través de Finanzas Plus, que no cuenta con el módulo de cartera, impidiendo la generación de reportes de manera oportuna, el debido control sobre los deudores de la entidad, así como la clasificación de cartera por vencimientos, dificultando la gestión de cobranzas | Realizar los trámites administrativos para obtener un aplicativo a utilizar en el manejo de la cartera de la Universidad. | Gestionar la adquisición o desarrollo de un módulo o programa para el manejo de cartera. | Establecimiento de las especificaciones y requerimientos de la herramienta tecnológica para el manejo de cartera. | Módulo o programa de cartera | 1 | 07-dic-07 | 30-ago-08 | 39 | 0% | Vicerrectoría
Administrativa Division Financiera |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 38 | A pesar que la entidad ha implementado mecanismos de sensibilización para mejorar el autocontrol, los controles realizados en muchos de los procesos presentan deficiencias, que incide en el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización. | Documentar los procedimientos administrativos de las dependencias Universitarias y establecer sus indicadores. | Identificar, en forma documentada, los procesos y procedimientos de las diferentes dependencias universitarias. | Caracterización de los procedimientos por dependencias, considerando sus puntos de control. | Procedimientos caracterizados. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 1 | 90% | La Institución en desarollo del componente MECI caracterizó los procedimientos en cada una de sus dependencias determinando los respectivos untos de control. | Rectoría, Vicerrectorías de Investigaciones, Administrativa, Académica, de Cultura y Bienestar, dependencias adscritas, Unidad de Salud. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Determinación de indicadores de gestión a los procesos por dependencias. | Indicadores por procesos. | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0,1 | 10% | La Universidad designó responsables para la determinación de los indicadores de gestión a los procesos institucionales. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 39 | La Entidad no ha diseñado un plan de contingencia que involucre hallazgos de control de carácter preventivo. Al respecto, la Universidad se compromete a realizar las siguientes actividades para llevar a cabo el prediseño y el diseño del Plan de Contingencia: identificación de posibles contingencias, determinación de acciones para atenderlas, capacidad de reacción ante la posibilidad de ocurrencia. | Prever acciones de manejo de los riesgos mas críticos identificados en el Mapa de Riesgos Institucional. | Diseñar el plan de contingencia correspondiente a la Universidad del Cauca. | Identificar, a partir del Mapa de Riesgos, los de mayor criticidad y proponer un plan de atención. | Propuesta de Plan de Contingencia | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0,05 | 5% | Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Unidad de Salud. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 40 | Respecto al proceso de acreditación institucional de la Universidad no se observan avances significativos ni se incluyen acciones concretas en los planes, a pesar que se establece como uno de los objetivos en la Prospectiva 2012. | Impulsar acciones administrativas y académicas orientadas a obtener reconocimiento de su calidad. | Avanzar en el proceso de acreditación institucional. | Desarrollar procesos de autoevaluación con fines de acreditación | Informes de avance | 1 | 07-dic-07 | 30-nov-08 | 52 | 0,6 | 60% | Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Coordinador Programa Acreditación Institucional. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| DANILO REINALDO VIVAS RAMOS | DEYSI POTOSI ARBOLEDA | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rector | Jefa Encargada Control Interno | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Una Universidad de excelencia con profundo impacto social | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||