FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
1 |
1905002 |
Se
estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido difundido en todas y cada
una de las áreas involucradas al interior de |
Se ha establecido como
mecanismos de difusión del Plan de Mejoramiento los siguientes: Comité de
Saneamiento contable, Comité de Coordinación del sistema de control Interno,
Comunicaciones a Vicerrectores y Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a
sus colaboradores, publicación en página principal del portal Web,
actualización link “PLAN DE MEJORAMIENTO”, donde están establecidos los
responsables de cada una de las acciones. |
Difundir en toda la comunidad
universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar la socialización del
Plan de Mejoramiento por |
Circulares, publicación en el
portal WEB, jornadas de socialización con el personal universitario
responsable de los procesos. |
Comunicación a Vicerrectores
y Jefes de Oficina: 1 Circular para todos los servidores
universitarios: 1 Publicación en portal WEB. 1 Jornadas de socialización: 4 |
7 de
septiembre de 2005. |
31 de
diciembre de 2005 |
17 |
Todas las áreas dieron
respuesta y demostraron los avances al Plan de Mejoramiento suscrito con Los avances, una vez
entregados a Igualmente, se está
trabajando con |
100% |
2 |
1902002 |
La falta de mecanismos
de control y de seguimiento a los planes de acción creados para el manejo del
riesgo conlleva a: que no exista un responsable de la evaluación periódica de
las acciones señaladas en dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios
necesarios o acciones correctivas para que el plan cumpla con el propósito
para el cual fue diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución
el acompañamiento en el manejo de riesgo por parte de |
Con relación al manejo de
riesgos, se han elaborado unas auditorias por parte de la empresa “Equilibrio
Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se han realizado estudios
e implementadas acciones tendientes a
la minimización de riesgos con los desechos orgánicos. |
Actualización de
los Mapas de Riesgos en las diferentes dependencias de |
Evaluación de los
mapas de riesgos y su implementación en las diferentes áreas y laboratorios
de la Universidad. |
Jornadas de
reevaluación de los mapas de riesgo existentes para su actualización. |
Evaluación y
actualización de los riesgos externos e internos contemplados en el Plan
2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7 jornadas |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
De acuerdo al cronograma
trazado, se han realizado las siguientes actividades: 17 diagnósticos de
condiciones de trabajo por cargos. Igualmente se analizaron los riesgos
naturales y antrópicos (externos), análisis de vulnerabilidad carga
ocupacional por edificación procedimiento de evacuación, entre otras, planos
de evacuación de algunas sedes universitarias. Se determinó incluir otras
áreas de |
70% |
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
3 |
1801001 |
Los
procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores
son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera
no colmaron las expectativas. |
Con base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y
los informes de |
Realizar de manera permanente el cobro de las deudas a
favor de |
Efectuar el recaudo de deudas a favor de |
Clasificación de las cuentas de acuerdo a la posibilidad
de cobro, cuáles son incobrables y cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro prejurídico. Cobro Jurídico. |
Luego de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de
cobro a través de llamadas telefónicas,
comunicaciones escritas: de cobro administrativo, Cobro
prejurídico y presentación de demandas. |
7 de
septiembre de 2005. |
Permanente porque |
0 |
Se han adoptado políticas como estrategia para los
recaudos de los servicios educativos financiados. El Consejo Superior universitario expido los
acuerdos número 008 y 011 del 7 febrero de 2006 donde se concede mayor
facilidad de pago a las deudas vencidas, condonación de intereses corrientes
y de mora, cancelación del capital a precios actualizados dando todas las
posibilidades a los alumnos que lo requieran de ponerse a paz y salvo,
especialmente a los alumnos de clases
menos favorecidas económicamente. El valor recaudado en el segundo trimestre de 2006 asciende
a la suma de $ 1.047.027.000 Cartera a 31 de diciembre de 2005 es de $ 1.276.836.000. Cartera a 30 junio de 2006 $ 1.312.816.000. |
70% |
4 |
1404004 |
La
actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las
cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un
riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a
la ejecución de los contratos. |
En el clausulado del contrato y/o convenio, se está
señalando quien va a realizar la interventoría, de acuerdo a la información
suministrada por la dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores,
informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato. |
Elaboración, aprobación y ejecución del Manual de
Interventoría. |
Elaborar
el Manual de Interventoría, el cual se
publicará en el portal Web. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
Elaboración
del Manual: 1. Publicación
en Portal WEB: 1 Socialización
del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Continúa haciéndose el procedimiento anterior, cual es
notificar a los interventores y expresarle sus obligaciones. |
100% |
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
5 |
1502001 |
La
entidad en la mayor parte de los casos como consecuencia de convenios
desarrollados con diferentes entidades externas otorgó estímulos económicos
en virtud del desarrollo de proyectos de investigación por $270.3 millones.
Este tipo de incentivo presenta un grave riesgo con respecto a que no se
llevan controles efectivos que garanticen que las actividades que los
desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros, no se realicen en el
marco de las horas asignadas como parte de la labor de investigación que está
reconocida como parte del salario recibido por la vinculación a |
Los estímulos económicos están establecidos mediante
norma y ellos no constituyen salario, ni bonificación, se pagan a través de
cuenta de cobro. Previa certificación del
cumplimento de la actividad pactada. |
Continuar con los controles realizados frente al
reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento
de filtro y control establecido desde Como se indicó, cuando se solicita el pago de los
estímulos, |
El Departamento presenta al Grupo de investigación la
propuesta con los requerimientos de
labor académica de los investigadores involucrados. Cumplimiento de las actividades pactadas en los
contratos previo visto bueno del director del proyecto y del Vicerrector de
Investigaciones o de la autoridad competente. Control económico para cada convenio entre los cuales se establece el pago de
estímulos al investigador. |
Por cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7 de
septiembre de 2005. |
30 de
Junio de 2006 |
39 |
Solamente con el soporte del merecimiento de los
estímulos económicos se pueden reconocer, pasando dos instancias importantes
para dicho control, cuales son Los estímulos económicos son reconocimientos que por no
asimilarse a salario, son cancelados en trámite independiente de la
liquidación de nómina mensual de salarios. Estos reconocimientos son considerados como honorarios
profesionales y es así, que para efectos de aplicación de retención en la
fuente, descuenta por concepto de honorarios, por lo tanto no constituyen
salario. La asignación de horas de investigación es competencia
de En el proceso de presentación de un proyecto de
Investigación, se tiene el paso del aval o autorización por parte de El proceso de aprobación e inicio del proyecto no se
considera una nueva certificación de las horas solicitadas. Teniéndose como
un hecho las aprobadas en la solicitud, sin considerar los tiempos entre la
presentación y la aprobación. Es importante nuevamente determinar que |
100% |
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
6 |
1202001 |
|
Cada uno de los semestres académicos, se está realizando
dicho estudio, claro está que se realiza según el programa académico
finalizado. Igualmente se ha hecho el concurso público para
docentes, difundido en el portal Web universitario. La asignación desigual de la labor docente no debe
tomarse como un aspecto negativo y que determine ineficiencia en la
asignación de los recursos. El estudio demuestra que los programas, por su
naturaleza académica y aspectos pedagógicos, tienen profundos impactos en la
forma como se asigna la labor y las diferencias en la cantidad de horas que
deben atender los docentes en cada programa académico. Adicionalmente, existen notables diferencias en las
cantidades de horas asignadas por actividades diferentes a la docencia, como
las de investigación, proyección social y administración, dependiendo de las
particularidades de cada unidad académica, los avances y Desarrollos logrados en cada caso y el tipo de actividad
atendida. Por lo tanto no es posible homogenizar la labor docente en cuanto a
las horas que debe atender cada profesor. Esto es inherente a |
Continuar con la evaluación docente cada
semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia,
repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar los estudios en cada uno de los programas con el
propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros. Este estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de
los programas académicos. Causas de deserción académica, con el fin de
buscar soluciones a los retiros. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo
completo, medio tiempo: 1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada
semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada
semestre. |
7 de
septiembre de 2005 |
Terminación
de períodos académicos: junio de 2006. Treinta
días después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Para el año 2005, Considerando las cifras de docentes reales se indica que
|
75% |
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los
gastos a través de |
Mensualmente se hace un monitoreo de los gastos de la
institución, verificándose por |
Continuar con el
plan de austeridad en el gasto. |
Efectuar un estudio de los requerimientos mínimos para
atender |
Verificación el cumplimiento de la austeridad a través
del control de la inversión. |
Control mensual: uno (1). |
7 de septiembre de 205 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se continúa haciendo la verificación del Informe de
Austeridad en el Gasto Público. Se elaboró presupuesto por Se verificó el cumplimiento del presupuesto en los
gastos de La información se entrega mensualmente en |
100% |
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un
presupuesto de $72 millones para adelantar las etapas de lo que han
denominado Sistema de Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido
dentro del presupuesto de la entidad como un rubro específico, lo que pone en
riesgo los recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades
ambientales de la entidad. |
Se han realizado diversas actividades encaminadas al
fortalecimiento de |
Continuar
con el control y manejo de las partidas asignadas para el desarrollo del
SIGA, a través de |
Ejecución de las actividades del SIGA y sus partidas. |
Número de proyectos o actividades
a desarrollar. |
Número de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o
actividad. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
El proyecto
denominado Sistema Integral de Gestión Ambiental para Se continúa con el proyecto de manejo de residuos químicos,
que corresponden a la fase de desactivación de residuos generados en los
laboratorios de química. Igualmente se trabaja en la implementación de guías
técnicas para los demás laboratorios de |
100% |
|||||||||
9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes
casos, autorizó gastos sin que anteriormente se expidieran los respectivos
Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales,
contraviniendo lo establecido en el artículo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Cada uno de los gastos de |
Continuar
con el cumplimiento de la normatividad
|
Recordar el cumplimiento del procedimiento en cuanto a
tiempos. |
Recopilar la normatividad interna vigente referente a los procedimientos
tendientes a la autorización del gasto.
- Publicación de la normatividad antes mencionada en el
portal Web. |
Circular compilando la normatividad vigente relacionada
con la nómina de pago: una (1). Publicación de la circular en el portal Web: una (1). |
7 de septiembre de 2 2005. |
28 de febrero de 2006 |
25 |
C.D.P. de cada uno de los gastos generados en la institución. Entre los procedimientos establecidos por |
100% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
10 |
1401004 |
A partir de agosto de 2004, |
Los contratos números 054 – 056- 063 del año 2004, se registraron en el SICE del
mismo año. Los contratos superiores a 50 SMMLV, entre Enero y Septiembre de 2005 se
registraron al SICE dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. |
Los
contratos que suscriba |
Continuar con el registro de los contratos superiores a
50 SMMLV en los primeros cinco días hábiles después de la fecha de la
legalización de cada contrato. |
Registro de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV,
en los primeros cinco días hábiles siguientes. |
Según el número de contratos superiores a 50
SMLV, debe existir igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Existen 28 contratos mayores de 50 SMMLV, celebrados el
presente año, y reportados al SICE
entre el mes de Enero a Septiembre de 2005. Igualmente solicita las autorizaciones para la excepción
de registro del contrato cuando el contratista es sociedad extranjera sin Nit
en Colombia, a través del correo electrónico con copia a Control Interno. Se continúa realizando el procedimiento mensualmente. |
100% |
|||||||||
11 |
1801001 |
La entidad,
presuntamente, no aplicó en debida forma |
|
Corregir
los ajustes efectuados por |
Ajustar en el balance del Área Comercial y en los
Estados Financieros Consolidados. |
Registrar en el movimiento del Área Comercial los
ajustes respectivos. |
Balance del Área Comercial: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
En el balance del
área comercial ya están incorporados los ajustes por inflación. Los ajustes por inflación no aplican su registro según
la circular No. 056 expedida por |
100% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
12 |
1801001 |
Se registra una sobrestimación en
los activos no corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de
Inversiones, debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en |
Debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones
en |
Efectuar una provisión para inversión. - Llevar a
Comité de Saneamiento Contable para una reclasificación de cuentas. |
Recopilar la información contractual con el fin de verificar
la posibilidad de la reclasificación. |
Registro de - Análisis del cumplimiento de Saneamiento Contable para
la reclasificación de las cuentas. |
Comunicación:
una (1) - Registro de provisión realizada a junio de 2005: una
(1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de Diciembre de 2005 |
17 |
Se encuentra como un contingente en los balances de Mediante nota contable número 736 del 10 de julio de
2005 hace el registro de la provisión para protección de inversiones y
reclasifica cuentas mediante nota contable 742 del 30 de julio de 2005, la
cual se anexó en el informe con corte a septiembre 30 de 2005. |
100% |
|||||||||
13 |
1801001 |
El valor de las potenciales
obligaciones que posee |
|
Mejorar la comunicación entre las dependencias
Universitarias. |
Realizar la provisión correspondiente. |
Comunicaciones al recibo de Notas contables. |
comunicación mensual: Una (1) Se
anexan documentos de avance: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Cuando se notifican las demandas, se informa por escrito
a En virtud de la información suministrada por |
100% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
14 |
1704001 |
|
|
Liquidar todos los convenios que ya se encuentren
terminados. Mejorar en FAUCA
el sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios
vigentes, y conciliar cuentas a través
del Comité de Conciliación. |
Verificar actuaciones y soportes. Liquidar Convenios en aquellos casos que los requieran. Revisión de trámites procesos y
procedimientos en FAUCA. Realizar las conciliaciones a través del Comité de
Conciliación y ante |
Verificar los soportes de comprobantes de
egreso de FAUCA 16524, 16478, 17147,
11137, 11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954 Liquidación de Convenios OJ-023, 024, 106,
107, 108,109 de 2001. Control y seguimiento de los recursos encargados a FAUCA
en virtud de los Convenios. |
Verificación de soportes: 6 OJ. Verificación de soportes de comprobantes: 10 Liquidación
de convenios: 6 OJ. Control
y seguimiento continuo : 3 |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
31 |
Se ha levantado información contable y se han elaborado proyecto de actas liquidación de 15
Convenios (OJ -143 al OJ- 148 de diciembre de 2002); (OJ-078 al OJ 081 de
diciembre 30 de 2003); (OJ- Además, mediante Acta de Entrega de la labor realizada
por los Liquidadores Delegados por Igualmente, |
60% |
|||||||||
|
1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107,
OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el
artículo 60 de |
|
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|
1404003 |
Los convenios se celebran sin
constituir pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios
para la protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que
se genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el
numeral 19 artículo 25 de |
|
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|
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|
|
Todo convenio que se ha celebrado a partir del año 2005
con FAUCA incluye la constitución de Garantías a favor de |
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1404002 |
Aunado a lo anterior, |
|
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1702009 |
Durante las vigencias |
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1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por
$47 mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5
millones, el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3
millones, el 19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no
cuentan con documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca. |
|
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1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
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||||||||||
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1704001 |
1320.20.11 Vicerrectoría administrativa
– Gastos Varios |
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||||||||||
1704003 |
1320.20.13 Vicerrectoría de
Investigaciones. |
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1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales personal
Unicauca |
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||||||||||
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1704003 |
1320.20.42 Especialización en
Epidemiología |
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1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741
convenio 028 Colciencias Acumulado por cobrar a Unicauca de
$2.9 millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el
recibo de caja 13542 de julio 23 de
2004. |
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1704001 |
En la revisión de las cuentas por
cobrar se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los
recursos, teniendo en cuenta que |
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1802001 |
|
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1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA,
con ocasión de los convenios celebrados con |
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1404100 |
Durante la auditoria
se evidenció que |
|
Organizar y sistematizar la información física y
documental que reposa en la oficina Jurídica. |
Elaboración y/o adquisición de un Software y su
implementación de puesta en marcha del mismo |
- Elaboración:
una (1) - implementación: una (1) - puesta en
marcha del mismo: Continua |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 semanas |
|
70% |
||||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
15 |
1903 004 |
Falta diseñar un sistema de
evaluación que le permita generar |
Se entregó a Rectoría y Oficina de Planeación las
circulares enviadas por el DAFP con el fin de
comenzar con la primera etapa de implementación del MECI, cual es un
diagnóstico de la entidad, que permita visualizar un sistema de autoevaluación
en cada una de las dependencias universitarias. |
Continuar con Diseño del Sistema de evaluación del
Sistema de Control Interno y cultura del autocontrol, atemperado en el
MECI. |
Elaborar programas de capacitación en temas de
Autocontrol y Modelo MECI a |
Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol
y motivación a los servidores de Aplicación y socialización del MECI. |
- Implementación MECI, una vez sean aprobados los
manuales de implementación por el DAFP. - Socialización: tres (3) talleres |
7 de septiembre de 2005. |
31 de Octubre de 2006 |
60 |
Mediante Con la publicación el 8 de abril del Manual de
Implementación del MECI se estableció a |
80% |
|||||||||
16 |
1902 002 |
No se han realizado talleres con
los funcionarios para la socialización de las actividades desarrolladas que
permitan retroalimentar a |
Con base en el diagnóstico de la institución, que ordena
el MECI, se organizarán las mesas de trabajo y talleres de acuerdo con las
diferentes áreas de En los laboratorios ya se han implementado medidas que
minimizan el riesgo biológico. |
Realizar talleres de evaluación de los mapas de Riesgos
actuales de la Universidad. |
Hacer grupos de trabajo para reevaluar la administración
de riesgos. |
Capacitación Talleres Mensajes |
Capacitaciones por niveles de Administración: cuatro
(4). Talleres de evaluación: dos (2) Publicación: una (1) |
7 de septiembre de 2005. |
30 de junio de 2006 |
43 |
Auditoria a los laboratorios universitarios. Implantación de medidas para minimizar el riesgo
biológico. Se han hecho evaluaciones y seguimiento en laboratorios
y áreas de mayor riesgo por parte del Área de Salud Ocupacional, tal como se
expresó anteriormente. |
70% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
1904 005 |
A pesar de tener un sistema de
comunicación entre las diferentes áreas organizacionales éste es deficiente,
no existe coordinación entre dependencias, que permita la conciliación de la
información para que sea clara, concisa y fidedigna. |
En reunión con |
Mejorar procesos de comunicación entre dependencias
universitarias. |
Incentivar la utilización de los diferentes canales de
Comunicación. |
Capacitación sobre la implicación de la importancia de
los canales de comunicación. Verificación del cumplimento de su aplicación. |
-
Capacitación: dos (2). - Verificaciones: dos (2) |
7 de septiembre de 2005. |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Se continúa desarrollando actividades encaminadas a
mejorar los procesos de comunicación entre los que podemos mencionar: - Capacitación en el portal web, -- Construcción de
Indicadores de Gestión. - Programación del presupuesto público. - Gestión medioambiental - Siete pasos a la excelencia temas abordados en los
“viernes de la calidad” y liderados por 1. Lanzamiento
del Servicio Contacto 55: Posibilita el flujo ordenado y oportuno de la
información oficial generada en las diferentes dependencias. 2. Servicio de
matrículas y notas: Lugar donde se consultan los diferentes aspectos
relacionados con las notas, planes de estudios, como realizar el pago de
matrícula, descuentos y próximamente horarios de clase de cada programa. 3. Ampliación y
cobertura de programas institucionales en los canales locales de TV Acuerdo realizado con los canales locales cable cauca y
cable unión denominado PERSPECTIVAS y el magazín UNIVERCIUDAD donde se tratan
temas interés institucional y ciudadano. 4.
Fortalecimiento de medios impresos Bimensualmente se pública UNIVERSIDAD HOY donde se
informan los principales hechos y actividades universitarias. 5. Portal de
Investigaciones Donde se resalta los principales avances tecnológicos |
100% |
||||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
18 |
19 04 005 |
Existe un archivo central que en el momento no cuenta
con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación de los
archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de las
dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la documentación
situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y afectar la
conservación de la memoria institucional. |
Existe el proyecto para la reubicación del archivo
central de Se presentó un proyecto para la compra e implementación
de un software. |
Aplicación
del proyecto de reubicación de espacios físicos para la organización del
archivo central y la ventanilla única. |
Consecución de recursos para efectuar la reubicación de
áreas de trabajo. |
- Capacitación
sobre Archivística. Ubicación definitiva del Archivo Central. Actualización y aplicación de las Tablas de Retención
documental. Asignación de recursos Reubicación de espacios físicos. Adecuación del espacio para el
archivo y demás dependencias. |
Actividades
: nueve (9) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Se está trabajando en el desarrollo de un software que
incluya ventanilla única y el manejo de todos los archivos de gestión. El archivo se ha dividido en “académico” y
“administrativo”. El académico ya se encuentra ubicado en el sitio
asignado y en cada facultad, después de una debida preparación del personal, Éste
se encuentra listo para ser trasladado al sitio designado para cada facultad. Está pendiente el acto administrativo que traslada las
funciones operativas a En el archivo administrativo se encuentra pendiente el traslado físico
hasta que |
90% |
|||||||||
19 |
17 01 004 |
El Sistema de Contabilidad que utiliza |
Se está realizando un estudio sobre el estado actual de
la implantación del sistema de información administrativo y financiero (base
de datos Recursos Humanos, Recursos Físicos y Finanzas Plus), que permita
fijar fechas y compromisos para la terminación de la implantación y
mejoramiento de la información institucional, logrando así la migración
requerida. |
Actualizar el sistema de recursos físicos SFR. |
- Actualizar la información de los bienes universitarios
en forma individual en la base de datos del S.R.F La identificación individual de
los Bienes Muebles e Inmuebles en los
registros de los libros auxiliares. |
Digitar en la base de datos de
S.R.F. la información individual de los bienes muebles e inmuebles Verificar la consistencia de la
información digitada. |
Número de registros según número de bienes. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Evaluación a cada uno de los sistemas de información
universitarios, con el fin de solicitar el desarrollo de la migración de
datos. Continuando con el proceso de implantación de la base de
datos SRF, el 1 de marzo de 2006 se suscribió el acta de compromiso mediante
la cuál se acuerda el cronograma de trabajo de migración de datos La administración universitaria en compañía de la firma
INOSOFT se encuentra desarrollando las actualizaciones del sistema que
garanticen la optimización del mismo y que permita un lenguaje de
información administrativo y
financiero, que garanticen la actualización de los cruces necesarios de
información. |
50% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
20 |
18 04 001 |
El saldo de construcciones en curso en los Estados
Financieros del año 2003 no es confiable, debido a que no se registran las
obras en ejecución, situación que afecta la razonabilidad de la cuenta pues
se encuentra subvalorada, la diferencia con el área encargada de las
construcciones es de $ 874.2
millones. |
Junto con el Área de Edificios se esta buscando que
tanto el SRF como el Sistema de Información Finanzas Plus se unifique a 31 de
Octubre de 2005. |
Ajustar el valor de construcciones en curso. |
Reuniones
entre Área de edificios y Área Comercial para verificar los valores incluidos
y los que hacen falta y lograr la razonabilidad de la cuenta Construcciones
en curso en el Balance. |
- Actualización de la partida construcciones en curso según
actas de recibo de obra. - Reclasificación de edificaciones si es del caso. |
- Contabilización de las Actas de Entrega. - Registro de actas que se produzcan. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
En el mes de noviembre de 2005 fueron actualizados el
100% de los valores de este rubro. Se presentó a Se realizó el respectivo ajuste y conciliación entre el
área de contabilidad, comercial y edificios donde se generaron actas
parciales se incluyen en el balance del área comercial. |
100% |
|||||||||
21 |
1804 001 |
Se encontraron dos motores y una lancha en buenas
condiciones, que no se encuentran registrados en el inventario del área
comercial por no existir la documentación que demuestre su propiedad. |
Según acta No. 477 del 2 de septiembre de 2005, se envió
al representante legal la sugerencia para incorporar en los estados
financieros dichos elementos. |
- Lograr incorporar a la cuenta correspondiente los
bienes. Se adjunta Resolución R -477 del 2 de
septiembre de 2005. |
Incorporar los bienes al patrimonio Institucional. |
Actualización de la información de propiedad planta y
equipo. |
Actualización: una (1). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Según resolución rectoría número R- 477 del 2 de
septiembre de 2005, se incorporaron los bienes precipitados al patrimonio
institucional, valor que es reportado en el Balance del Área Comercial y en
la información económica y social de |
100% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
22 |
1804 002 |
|
A la fecha se han encontrado 39 inmuebles tanto urbanos
como rurales. Referente a los
predios de: - -Tulcán: Existe (2) certificados de tradición -Terreno el Caracol: Existen (2) Certificados de
Tradición. Museo de Historia Natural: Existen (2) certificados de
tradición. |
Realizar actualización de los títulos de los bienes
Inmuebles de su propiedad. |
- Estudio de títulos de propiedad. - Actualización y elaboración de escrituras. |
Revisión de escrituras y certificados de libertad. - Elaboración de escrituras. |
De acuerdo al estudio. |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
A través de la profesional universitaria contratada para
Se estableció que en uno de ellos, los acreedores
hipotecarios no ha sido posible ubicarlos por lo tanto, se inicio proceso
judicial con el fin de cancelar dicho gravamen. Igualmente, la alcaldía de Popayán expidió El predio identificado con la matrícula inmobiliaria No.
120- 11556 de Los trámites siguientes no dependen de No puede entenderse que no existe actualización de
títulos por cuanto el estudio jurídico de cada uno de ellos ya que ha
efectuado en los pasados informes, trabajo que ha permitido igualmente
solicitar la prescripción del cobro del impuesto predial en los casos
procedentes, lo que hasta la fecha ha dado como resultado la declaratoria de
prescripción en los Municipios de Popayán y López de Micay. Se observa que varios predios se encuentran comprendidos
en una sola escritura no constituyendo este hecho perjuicio alguno para Igualmente se está adelantado el trabajo en coordinación
con |
90% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
23 |
1804 002 |
Se ha procedido a realizar la valoración de los bienes
inmuebles, figurando propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el
verdadero valor de la propiedad de los bienes para |
La entrega del trabajo
esta estimado para el 30 de Noviembre de 2005; información que servirá
de base para la realización de los avalúos por parte de la Universidad. |
Realizar el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por
parte de un perito de |
- Solicitud de elaboración de avalúos de - Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de
conformidad con el reavalúo realizado. |
Efectuar los avalúos para proceder al ajuste respectivo. |
Número de reavalúos realizados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se adelantaron
tareas de coordinación, elaboración, verificación de los levantamientos
topográficos y establecimiento de áreas, entregó el informe de avaluó de
inmuebles de propiedad de Esta actividad se registra en el Balance del Área Comercial del mes de junio de 2006,
según Resolución 475 del 27 de junio de 2006, la cual se anexa y consolida en
la información Económica y Social del Alma Mater. |
80% |
|||||||||
24 |
18 04 002 |
Los bienes inmuebles identificados con matricula
inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación
de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación |
Referente a los (4) cuatro bienes inmuebles con
afectación de inenajenabilidad por valorización (Obras Red Eléctrica
Subterráneas), se requiere la delimitación física o levantamiento topográfico
con el objeto de que el IGAC realice el desenglobe atendiendo a que aparecen
cuatro números de matrícula diferentes. Una vez en el IGAC esté desenglobado
se ha acudido ante |
Levantar la afectación de inenajenabilidad por valorización
de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025,
120-42803, 120-42806 y 120-42807. |
Estudio de títulos a fin de verificar el gravamen para
proceder efectuar la desafectación. |
Estudio de títulos. Cuantificación del valor adeudado. Consecución de recursos. Cancelación del valor cuando sea el caso. Desafectación. |
Inmuebles: Cuatro (4). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
A través de la profesional universitaria contratada para
Se estableció que en uno de ellos, los acreedores
hipotecarios no ha sido posible ubicarlos por lo tanto, se inicio proceso
judicial con el fin de cancelar dicho gravamen. Se encuentra pendiente la cancelación de la afectación
de inenajenabilidad por valorización a favor de la junta de valorización
Municipal; el 16 de septiembre de 2005 se canceló la suma de $48.000.00 valor
adeudado por valorización; no obstante para que Hacienda pueda expedir la
resolución de cancelación requieren que el IGAC efectué desenglobe interno de
los inmuebles. Se enviaron comunicaciones al área de edificios solicitando
esta labor y en el momento que se reciba la comunicación será remitida al
IGAC para que expidan la correspondiente resolución de actualización y esta a su vez se enviará a la junta de
valorización quien expedirá la resolución de cancelación de la afectación y
ésta se registrará en los folios de matrículas respectivos. Ya se trata de un procedimiento administrativo
externo de |
80% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
25 |
18 04 002 |
El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No.
Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo
registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe
tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar. |
En la carta catastral urbana se determina la ubicación
del inmueble en Referente a la cancelación de su hipoteca, se está
realizando las gestiones necesarias para ubicar a las personas que
intervienen en la constitución de
dicho gravamen. Sobre el inmueble distinguido con el No. de
matricula 120-11556 pesa un gravamen
hipotecario de primer grado, este inmueble corresponde a la facultad de artes
ubicado en |
Verificar la vigencia de la hipoteca y la posible cancelación
de la deuda |
Tramitar el levantamiento de
hipoteca del predio afectado. Estudio del Certificado de tradición y escritura. |
Análisis de la garantía
hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la escritura de
cancelación. |
Análisis de la garantía
hipotecaria: 1 Procedencia del pago: 1 Elaboración de la escritura de cancelación: 1 |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
Por imposibilidad de localización de los acreedores se
inició el Proceso de Cancelación Judicial de Titulo Hipotecario. La demanda de prescripción extintiva de la acción
ejecutiva está teniendo el curso normal en el juzgado de conocimiento. |
60% |
|||||||||
26 |
18 01 004 |
En promedio las cuentas del activo se han depurado en un
0.185% y el avance de los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son
representativas frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la
razonabilidad de la información financiera que presenta |
A través del Comité de Saneamiento Contable se
entregaron los proyectos de Resolución en los cuales se solicitó la
incorporación, merma, depuración y saneamiento de algunas partidas en los
estados financieros de |
Efectuar el Saneamiento Contable. |
Estudio en el Comité de Saneamiento Contable de las
partidas patrimoniales susceptibles de saneamiento. |
- Concertación con los miembros del Comité de Saneamiento contable. - Proyecto de actos administrativos. - Sustentación ante el representante legal. |
Sustentación ante el representante legal: dos (2) Elaboración y ejecución de actos administrativos: dos
(2) |
7 de septiembre de 2005 |
31de diciembre de
2005 |
17 |
En el año 2006 como parte del proceso normal de
actualizaciones y depuraciones se avaluó los Bienes inmuebles:(terrenos
$56.378.752.000y Edificios $79.526.239.000), Bienes de Arte y Cultura - Joyas
y museos de |
85% |
|||||||||
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
27 |
18 04 002 |
En los bienes entregados en comodato se incluyeron
elementos de consumo, los cuales no debieron ser parte del comodato, a la
fecha no existen y por consiguiente afectan los valores consignados en los
contratos, se debieron entregar mediante otra modalidad para no afectar los
Estados Financieros. |
Se realizó un nuevo inventario de los bienes entregados
al Hospital. Se entregó informe donde se detallan bienes faltantes,
fuera de servicio, sin uso y con uso. Se está haciendo la valoraciones de los elemento en
condiciones óptimas para elaborar un nuevo contrato de Comodato, con las
respectivas garantías. |
Efectuar los ajustes pertinentes a los contratos de
comodatos. |
Estudio de los contratos de comodato y efectuar las
correcciones pertinentes. |
-Análisis de la documentación Verificación física de los bienes Ajustes administrativos. |
-Análisis de la documentación: una
(1) -Verificación física de los
bienes: se adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de
Septiembre 1 de 2005: dos (2). - Ajustes administrativos: uno (1) |
7 de septiembre
de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Luego de la depuración realizada, se encuentra en
proceso de revisión y aceptación de avalúos propuestos por parte del Hospital
Universitario San José de Popayán. También está para su consideración el proyecto del nuevo
contrato de Comodato. |
90% |
|||||||||
28 |
18 04 002 |
|
Se hizo la valorización y se presentó a CSC, el cual se
pasó al representante legal para firma de la resolución respectiva. |
Valorizar los Bienes Entregados a Terceros - Bienes Entregados en Custodia. |
Efectuar la valorización |
Acto administrativo que autoriza el ajuste respectivo y
actualización de la partida elementos del museo. |
Acto
Administrativo: 1 (se anexa Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
18 |
Mediante Resolución 476 del 2 de septiembre de 2005 se
ordena la valorización e incorporación en los estados financieros. Se incorporaron en los estados financieros las
valorizaciones Valores actualizados en el Balance del Área Comercial e
información económica y social consolidada de |
100% |
|||||||||
29 |
12 02 001 |
Unicauca no cuenta con estudios relacionados con la
factibilidad de aumentar los cupos de determinados cursos sin que se afecte
la calidad de los mismos, ya que este
factor es necesario para mejorar los indicadores de cobertura, la
carencia del mismo no permite mejorar la productividad de la Universidad. |
Se han realizado
estudios que determinan que en la actualidad Por lo tanto, se ha descentralizado |
Adelantar
estudios que permitan la oferta de programas en otras regiones del
Departamento del Cauca e informar a las autoridades universitarias para que
se autorice la apertura de estos programas. |
Recopilar la información y darla a conocer a Lograr la aprobación de al menos dos (2) CERES. |
Informe escrito. |
Informe escrito:
uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Los indicadores
que realiza la institución son los establecidos en el SUE. Además, a la terminación de cada período académico se
hace un estudio de deserción, repitencia, cupos nuevos, etc. |
100% |
|||||||||
LILIANA LÓPEZ DELGADO
Jefe Oficina de Control Interno