FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a la Contraloría General de la
República
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las
Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Avance físico de ejecución
de las metas |
Porcentaje de Avance
físico de ejecución de las metas |
|
1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de
Mejoramiento no ha sido difundido en todas y cada una de las áreas
involucradas al interior de la Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento
de gran parte de los funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su
cumplimiento y el grado de importancia que este compromiso merece como
herramienta gerencial. |
Se ha establecido como mecanismos de difusión del Plan
de Mejoramiento los siguientes: Comité de Saneamiento contable, Comité de
Coordinación del sistema de control Interno, Comunicaciones a Vicerrectores y
Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a sus colaboradores, publicación en
página principal del portal Web, actualización link “PLAN DE MEJORAMIENTO”,
donde están establecidos los responsables de cada una de las acciones. |
Difundir en toda la comunidad universitaria el Plan de
Mejoramiento. |
Efectuar la socialización del Plan de Mejoramiento por
la Rectoría y la Oficina de Control Interno |
Circulares, publicación en el portal WEB, jornadas de
socialización con el personal universitario responsable de los procesos. |
Comunicación a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular para todos los servidores universitarios: 1 Publicación en portal WEB. 1 Jornadas de socialización: 4 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se logró una buena respuesta a las comunicaciones donde
se solicitaron los avances del Plan de Mejoramiento. Los avances a 30 de septiembre se encuentran publicados
en el portal Web. |
90% |
|
2 |
1902002 |
La
falta de mecanismos de control y de seguimiento a los planes de acción
creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no exista un responsable de
la evaluación periódica de las acciones señaladas en dichos planes; no se
realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones correctivas para que el
plan cumpla con el propósito para el cual fue diseñado y no se sienta hacia
el interior de la institución el acompañamiento en el manejo de riesgo por
parte de la Oficina de Control Interno. |
Con relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas
auditorias por parte de la empresa “Equilibrio Industrial”, a los
laboratorios de la universidad y se han realizado estudios e implementado
acciones tendientes a la minimización de riesgos con los desechos
orgánicos. |
Actualización de los Mapas de Riesgos en las
diferentes dependencias de la Universidad del Cauca. |
Evaluación de los mapas de riesgos y su
implementación en las diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de
riesgo existentes para su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos
externos e internos contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las
necesidades de área: 7 jornadas |
7 de septiembre de
2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Se entregaron casetas de residuos orgánicos, evaluación
a los laboratorios de la universidad, acciones correctivas en los mismos. El área de Salud Ocupacional hace permanentes
evaluaciones y seguimientos a las áreas de más riesgo. Se han hecho desactivaciones de químicos
que están vencido en lugares y con los procedimientos adecuados. |
60% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
3 |
1801001 |
Los
procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores
son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera
no colmaron las expectativas. |
Con base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y
los informes de la Oficina de Control Interno donde se ha insistido en la
creación de un área que haga todo el proceso de organizar dichas cuentas, la
administración decidió crear dicha dependencia, la cual está bajo la
responsabilidad de la Vicerrectoría Administrativa |
Realizar de manera permanente el cobro de las deudas a
favor de la Universidad del Cauca. |
Efectuar el recaudo de deudas a favor de la Universidad
del Cauca |
Clasificación de las cuentas de acuerdo a la posibilidad
de cobro, cuáles son incobrables y cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro prejurídico. Cobro Jurídico. |
Luego de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de
cobro a través de llamadas telefónicas,
comunicaciones escritas: de cobro administrativo, Cobro
prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de
septiembre de 2005. |
Permanente porque la Universidad del Cauca otorga
financiación de manera constante. |
0 |
Mediante Resolución R- 574 del 11 de octubre se estableció que la contadora Deyci Vidal
estará responsable de este grupo de apoyo y le determina sus funciones. El Acuerdo 082 del Consejo Superior aprueba condonación
de intereses para deudores vencidos, vigente hasta el 20 de diciembre. Producto de dicha condonación, se recaudaron
aproximadamente $ 65.000.000 de cartera de estudiantes de pregrado y postgrado. La institución en el presente año, para el cobro de
deudas vencidas realizó las siguientes actividades: En las boletas de matrícula de sus estudiantes del
presente semestre, se incluyeron los valores de las deudas vencidas. Se realizaron llamadas telefónicas y se enviaron oficios
recordando las deudas vencidas por los servicios que la universidad prestó y
están pendientes de pago. Por las diferentes modalidades que la Universidad tiene
par a el pago de los servicios financiados, en el período comprendido entre
el 11 de enero a 31 de Diciembre de 2005, recaudó la cuantía de $3.539.7
millones de pesos, de la siguiente manera: Con 2.765 recibos de caja y consignaciones, la suma de
$3.438.5 millones de pesos. A través de descuentos por nómina, de 250 funcionarios
se recaudó la cuantía de $91.6 millones de pesos. Por medio de los descuentos en el pago de contratistas y
monitores se recaudo la suma de $9.6 millones de pesos. |
70% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
4 |
1404004 |
La
actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las
cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un
riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a
la ejecución de los contratos. |
En el clausulado del contrato y/o convenio, se está
señalando quien va a realizar la interventoría, de acuerdo a la información
suministrada por la dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores,
informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato. |
Elaboración, aprobación y ejecución del Manual de
Interventoría. |
Elaborar
el Manual de Interventoría, el cual se
publicará en el portal Web. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
Elaboración
del Manual: 1. Publicación
en Portal WEB: 1 Socialización
del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Respecto de las interventorías Consigna en la minuta del Contrato la designación del
interventor. Notifica por escrito al interventor dándole a conocer la
copia del contrato y sus documentos de legalización, así mismo le informa las
responsabilidades y/o funciones que deberá cumplir en su condición de tal,
conforme lo señala el Acuerdo 015 de 2000. |
100% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
5 |
1502001 |
La
entidad en la mayor parte de los casos como consecuencia de convenios
desarrollados con diferentes entidades externas otorgó estímulos económicos
en virtud del desarrollo de proyectos de investigación por $270.3 millones.
Este tipo de incentivo presenta un grave riesgo con respecto a que no se
llevan controles efectivos que garanticen que las actividades que los
desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros, no se realicen en el
marco de las horas asignadas como parte de la labor de investigación que está
reconocida como parte del salario recibido por la vinculación a la
Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas administrativas
necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. |
Los estímulos económicos están establecidos mediante
norma y ellos no constituyen salario, ni bonificación, se pagan a través de
cuenta de cobro. previa certificación del
cumplimento de la actividad pactada. La Vicerrectoría Académica, por intermedio de los
formatos de registro de labor docente, tanto individual como por
Departamento, mantiene registro y control efectivo de los proyectos de
investigación, venta de servicios, consultoría, asesorías y otras actividades
académicas susceptibles de la destinación de estímulos económicos para
profesores, de tal manera que se ejerce control que impide la doble
asignación salarial a que se refiere el hallazgo. La Universidad demostró, tal como consta en el oficio
R-1778 del 23 de Mayo del año en curso, que existen los procedimientos y
controles administrativos que se constituyen en las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales.
Adicionalmente, se reitera que los estímulos económicos otorgados a los
docentes no son asignaciones salariales y que estos pagos están debidamente
justificados en la ley, corroborado por la sentencia C-053. Igualmente,
existe concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,
suscrito por Claudia Patricia Hernández León, Jefe Oficina Jurídica, en el
cual se indica la posibilidad de otorgar estímulos económicos a los docentes
que no sean constitutivos de salario. |
Continuar con los controles realizados frente al
reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento
de filtro y control establecido desde la Vicerrectoría Académica, las
facultades y los departamentos para la
asignación de labor académica y estímulos a investigación en proyectos Como se indicó, cuando se solicita el pago de los
estímulos, la Vicerrectoría Académica verifica que la actividad no este
contemplada en el formato de registro de labor y que por lo tanto no se
incurra en la situación de doble pago por el desarrollo de la actividad. |
El Departamento presenta al Grupo de investigación la
propuesta con los requerimientos de
labor académica de los investigadores involucrados. Cumplimiento de las actividades pactadas en los
contratos previo visto bueno del director del proyecto y del Vicerrector de
Investigaciones o de la autoridad competente. Control económico para cada convenio entre los cuales se establece el pago de
estímulos al investigador. |
Por cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7 de
septiembre de 2005. |
30 de
Junio de 2006 |
39 |
Solamente con el soporte del merecimiento de los
estímulos económicos se pueden reconocer, pasando dos instancias importantes
para dicho control, cuales son la Vicerrectoría académica y la Vicerrectoría
de investigaciones. Los estímulos económicos son reconocimientos que por no
asimilarse a salario, son cancelados
en trámite independiente de la liquidación de nómina mensual de salarios. Estos reconocimientos son considerados como honorarios
profesionales y es así, que para efectos de aplicación de retención en la
fuente, descuenta por concepto de honorarios. La administración Universitaria propondrá en
consideración ante el Consejo Superior Universitario, una reglamentación que
recoja los procedimientos y controles
al reconocimiento de estímulos económicos: proyecto que se trabajará entre la
Vicerrectoría Académica, División de Recursos Humanos y la Oficina Jurídica. La asignación de horas de investigación es competencia
de la Unidad académica a la cuál esta adscrito el docente. En el proceso de presentación de un proyecto de
Investigación, se tiene el paso del aval o autorización por parte de la
Unidad académica, certificando la aceptación de la participación del docente
en el mismo. El proceso de aprobación e inicio del proyecto no se
considera una nueva certificación de las horas solicitadas. Teniéndose como
un hecho las aprobadas en la solicitud, sin considerar los tiempos entre la
presentación y la aprobación. |
100% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
6 |
1202001 |
La Universidad muestra avances en cuanto a la elaboración
de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente y aumento de
cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. La
Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin
embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo
Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor
gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se
presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los
mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca,
lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales. |
Cada uno de los semestres académicos, se está realizando
dicho estudio, claro está que se realiza según el programa académico
finalizado. Igualmente se ha hecho el concurso público para
docentes, difundido en el portal Web universitario. La asignación desigual de la labor doc |