FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe Presentado a la Contraloría General de la
República
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las
Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Avance físico de ejecución
de las metas |
Porcentaje de Avance
físico de ejecución de las metas |
|
1 |
1905002 |
Se estableció que el Plan de
Mejoramiento no ha sido difundido en todas y cada una de las áreas
involucradas al interior de la Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento
de gran parte de los funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su
cumplimiento y el grado de importancia que este compromiso merece como
herramienta gerencial. |
Se ha establecido como mecanismos de difusión del Plan
de Mejoramiento los siguientes: Comité de Saneamiento contable, Comité de
Coordinación del sistema de control Interno, Comunicaciones a Vicerrectores y
Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a sus colaboradores, publicación en
página principal del portal Web, actualización link “PLAN DE MEJORAMIENTO”,
donde están establecidos los responsables de cada una de las acciones. |
Difundir en toda la comunidad universitaria el Plan de
Mejoramiento. |
Efectuar la socialización del Plan de Mejoramiento por
la Rectoría y la Oficina de Control Interno |
Circulares, publicación en el portal WEB, jornadas de
socialización con el personal universitario responsable de los procesos. |
Comunicación a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular para todos los servidores universitarios: 1 Publicación en portal WEB. 1 Jornadas de socialización: 4 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se logró una buena respuesta a las comunicaciones donde
se solicitaron los avances del Plan de Mejoramiento. Los avances a 30 de septiembre se encuentran publicados
en el portal Web. |
90% |
|
2 |
1902002 |
La
falta de mecanismos de control y de seguimiento a los planes de acción
creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no exista un responsable de
la evaluación periódica de las acciones señaladas en dichos planes; no se
realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones correctivas para que el
plan cumpla con el propósito para el cual fue diseñado y no se sienta hacia
el interior de la institución el acompañamiento en el manejo de riesgo por
parte de la Oficina de Control Interno. |
Con relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas
auditorias por parte de la empresa “Equilibrio Industrial”, a los
laboratorios de la universidad y se han realizado estudios e implementado
acciones tendientes a la minimización de riesgos con los desechos
orgánicos. |
Actualización de los Mapas de Riesgos en las
diferentes dependencias de la Universidad del Cauca. |
Evaluación de los mapas de riesgos y su
implementación en las diferentes áreas y laboratorios de la Universidad. |
Jornadas de reevaluación de los mapas de
riesgo existentes para su actualización. |
Evaluación y actualización de los riesgos
externos e internos contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las
necesidades de área: 7 jornadas |
7 de septiembre de
2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Se entregaron casetas de residuos orgánicos, evaluación
a los laboratorios de la universidad, acciones correctivas en los mismos. El área de Salud Ocupacional hace permanentes
evaluaciones y seguimientos a las áreas de más riesgo. Se han hecho desactivaciones de químicos
que están vencido en lugares y con los procedimientos adecuados. |
60% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
3 |
1801001 |
Los
procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores
son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera
no colmaron las expectativas. |
Con base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y
los informes de la Oficina de Control Interno donde se ha insistido en la
creación de un área que haga todo el proceso de organizar dichas cuentas, la
administración decidió crear dicha dependencia, la cual está bajo la
responsabilidad de la Vicerrectoría Administrativa |
Realizar de manera permanente el cobro de las deudas a
favor de la Universidad del Cauca. |
Efectuar el recaudo de deudas a favor de la Universidad
del Cauca |
Clasificación de las cuentas de acuerdo a la posibilidad
de cobro, cuáles son incobrables y cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro prejurídico. Cobro Jurídico. |
Luego de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de
cobro a través de llamadas telefónicas,
comunicaciones escritas: de cobro administrativo, Cobro
prejurídurídico y presentación de demandas. |
7 de
septiembre de 2005. |
Permanente porque la Universidad del Cauca otorga
financiación de manera constante. |
0 |
Mediante Resolución R- 574 del 11 de octubre se estableció que la contadora Deyci Vidal
estará responsable de este grupo de apoyo y le determina sus funciones. El Acuerdo 082 del Consejo Superior aprueba condonación
de intereses para deudores vencidos, vigente hasta el 20 de diciembre. Producto de dicha condonación, se recaudaron
aproximadamente $ 65.000.000 de cartera de estudiantes de pregrado y postgrado. La institución en el presente año, para el cobro de
deudas vencidas realizó las siguientes actividades: En las boletas de matrícula de sus estudiantes del
presente semestre, se incluyeron los valores de las deudas vencidas. Se realizaron llamadas telefónicas y se enviaron oficios
recordando las deudas vencidas por los servicios que la universidad prestó y
están pendientes de pago. Por las diferentes modalidades que la Universidad tiene
par a el pago de los servicios financiados, en el período comprendido entre
el 11 de enero a 31 de Diciembre de 2005, recaudó la cuantía de $3.539.7
millones de pesos, de la siguiente manera: Con 2.765 recibos de caja y consignaciones, la suma de
$3.438.5 millones de pesos. A través de descuentos por nómina, de 250 funcionarios
se recaudó la cuantía de $91.6 millones de pesos. Por medio de los descuentos en el pago de contratistas y
monitores se recaudo la suma de $9.6 millones de pesos. |
70% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
4 |
1404004 |
La
actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las
cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un
riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a
la ejecución de los contratos. |
En el clausulado del contrato y/o convenio, se está
señalando quien va a realizar la interventoría, de acuerdo a la información
suministrada por la dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores,
informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato. |
Elaboración, aprobación y ejecución del Manual de
Interventoría. |
Elaborar
el Manual de Interventoría, el cual se
publicará en el portal Web. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
Elaboración
del Manual: 1. Publicación
en Portal WEB: 1 Socialización
del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Respecto de las interventorías Consigna en la minuta del Contrato la designación del
interventor. Notifica por escrito al interventor dándole a conocer la
copia del contrato y sus documentos de legalización, así mismo le informa las
responsabilidades y/o funciones que deberá cumplir en su condición de tal,
conforme lo señala el Acuerdo 015 de 2000. |
100% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
5 |
1502001 |
La
entidad en la mayor parte de los casos como consecuencia de convenios
desarrollados con diferentes entidades externas otorgó estímulos económicos
en virtud del desarrollo de proyectos de investigación por $270.3 millones.
Este tipo de incentivo presenta un grave riesgo con respecto a que no se
llevan controles efectivos que garanticen que las actividades que los
desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros, no se realicen en el
marco de las horas asignadas como parte de la labor de investigación que está
reconocida como parte del salario recibido por la vinculación a la
Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas administrativas
necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. |
Los estímulos económicos están establecidos mediante
norma y ellos no constituyen salario, ni bonificación, se pagan a través de
cuenta de cobro. previa certificación del
cumplimento de la actividad pactada. La Vicerrectoría Académica, por intermedio de los
formatos de registro de labor docente, tanto individual como por
Departamento, mantiene registro y control efectivo de los proyectos de
investigación, venta de servicios, consultoría, asesorías y otras actividades
académicas susceptibles de la destinación de estímulos económicos para
profesores, de tal manera que se ejerce control que impide la doble
asignación salarial a que se refiere el hallazgo. La Universidad demostró, tal como consta en el oficio
R-1778 del 23 de Mayo del año en curso, que existen los procedimientos y
controles administrativos que se constituyen en las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales.
Adicionalmente, se reitera que los estímulos económicos otorgados a los
docentes no son asignaciones salariales y que estos pagos están debidamente
justificados en la ley, corroborado por la sentencia C-053. Igualmente,
existe concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,
suscrito por Claudia Patricia Hernández León, Jefe Oficina Jurídica, en el
cual se indica la posibilidad de otorgar estímulos económicos a los docentes
que no sean constitutivos de salario. |
Continuar con los controles realizados frente al
reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento
de filtro y control establecido desde la Vicerrectoría Académica, las
facultades y los departamentos para la
asignación de labor académica y estímulos a investigación en proyectos Como se indicó, cuando se solicita el pago de los
estímulos, la Vicerrectoría Académica verifica que la actividad no este
contemplada en el formato de registro de labor y que por lo tanto no se
incurra en la situación de doble pago por el desarrollo de la actividad. |
El Departamento presenta al Grupo de investigación la
propuesta con los requerimientos de
labor académica de los investigadores involucrados. Cumplimiento de las actividades pactadas en los
contratos previo visto bueno del director del proyecto y del Vicerrector de
Investigaciones o de la autoridad competente. Control económico para cada convenio entre los cuales se establece el pago de
estímulos al investigador. |
Por cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7 de
septiembre de 2005. |
30 de
Junio de 2006 |
39 |
Solamente con el soporte del merecimiento de los
estímulos económicos se pueden reconocer, pasando dos instancias importantes
para dicho control, cuales son la Vicerrectoría académica y la Vicerrectoría
de investigaciones. Los estímulos económicos son reconocimientos que por no
asimilarse a salario, son cancelados
en trámite independiente de la liquidación de nómina mensual de salarios. Estos reconocimientos son considerados como honorarios
profesionales y es así, que para efectos de aplicación de retención en la
fuente, descuenta por concepto de honorarios. La administración Universitaria propondrá en
consideración ante el Consejo Superior Universitario, una reglamentación que
recoja los procedimientos y controles
al reconocimiento de estímulos económicos: proyecto que se trabajará entre la
Vicerrectoría Académica, División de Recursos Humanos y la Oficina Jurídica. La asignación de horas de investigación es competencia
de la Unidad académica a la cuál esta adscrito el docente. En el proceso de presentación de un proyecto de
Investigación, se tiene el paso del aval o autorización por parte de la
Unidad académica, certificando la aceptación de la participación del docente
en el mismo. El proceso de aprobación e inicio del proyecto no se
considera una nueva certificación de las horas solicitadas. Teniéndose como
un hecho las aprobadas en la solicitud, sin considerar los tiempos entre la
presentación y la aprobación. |
100% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|
6 |
1202001 |
La Universidad muestra avances en cuanto a la elaboración
de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente y aumento de
cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. La
Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin
embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo
Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor
gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se
presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los
mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca,
lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales. |
Cada uno de los semestres académicos, se está realizando
dicho estudio, claro está que se realiza según el programa académico
finalizado. Igualmente se ha hecho el concurso público para
docentes, difundido en el portal Web universitario. La asignación desigual de la labor docente no debe
tomarse como un aspecto negativo y que determine ineficiencia en la asignación
de los recursos. El estudio demuestra que los programas, por su naturaleza
académica y aspectos pedagógicos, tienen profundos impactos en la forma como
se asigna la labor y las diferencias en la cantidad de horas que deben
atender los docentes en cada programa académico. Adicionalmente, existen notables diferencias en las
cantidades de horas asignadas por actividades diferentes a la docencia, como
las de investigación, proyección social y administración, dependiendo de las
particularidades de cada unidad académica, los avances y desarrollos logrados en cada caso y el tipo de actividad
atendida. Por lo tanto no es posible homogenizar la labor docente en cuanto a
las horas que debe atender cada profesor. Esto es inherente a la Universidad
y a su función social, académica, científica, técnica, artística y
humanística. Por lo tanto, no debe tomarse como hallazgo lo enunciado. |
Continuar con la evaluación docente cada
semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia,
repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar los estudios en cada uno de los programas con el
propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros. Este estudio se presentará al Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en cada uno de
los programas académicos. Causas de deserción académica, con el fin de
buscar soluciones a los retiros. |
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo
completo, medio tiempo: 1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1 vez cada
semestre. Causas de deserción académica: 1 vez cada
semestre. |
7 de
septiembre de 2005 |
Terminación
de períodos académicos: junio de 2006. Treinta
días después de la terminación de cada semestre. |
43 |
Estudios de algunos programas finalizados. Cada uno de los semestres académicos, se está realizando
dicho estudio, claro está que se realiza según el programa académico
finalizado. Igualmente se ha hecho el concurso público para
docentes, difundido en el portal Web universitario. Los estudios realizados por |
75% |
|
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los
gastos a través de |
Mensualmente se hace un monitoreo de los gastos de la
institución, verificándose por |
Continuar con el
plan de austeridad en el gasto. |
Efectuar un estudio de los requerimientos mínimos para
atender |
Verificación el cumplimiento de la austeridad a través
del control de la inversión. |
Control mensual: uno (1). |
7 de septiembre de 205 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se continúa haciendo la verificación del Informe de
Austeridad en el Gasto Público. Se
está elaborando presupuesto por Se verificó el cumplimiento del presupuesto en los
gastos de la Universidad. |
100% |
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un
presupuesto de $72 millones para adelantar las etapas de lo que han
denominado Sistema de Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido
dentro del presupuesto de la entidad como un rubro específico, lo que pone en
riesgo los recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades
ambientales de la entidad. |
Se han realizado diversas actividades encaminadas al
fortalecimiento de |
Continuar
con el control y manejo de las partidas asignadas para el desarrollo del
SIGA, a través de |
Ejecución de las actividades del SIGA y sus partidas. |
Número de proyectos o actividades
a desarrollar. |
Número de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o
actividad. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Auditorías a la estructura física de los laboratorios implementación de guías
para laboratorios , logrando reducción sustancial de los reactivos
utilizados, se presentó el Proyecto Plan de manejo y gestión integral de
residuos químicos generados en los
laboratorios de departamento de química, desactivación de residuos, entrega
de casetas de recolección de residuos hospitalarios, suministro de elementos
de capacitación a los funcionarios encargados de ejecutar labores, adecuación
de baños para discapacitados Facultad
de Artes, obras en laboratorio de genética, adecuación laboratorio de
morfología, adecuación de laboratorio
de enfermedades infecciosas inmunología aire acondicionado laboratorio de
genética, morfología, adecuación laboratorio unidad metabólica. |
100% |
|||||||||
|
9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes
casos, autorizó gastos sin que anteriormente se expidieran los respectivos
Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales,
contraviniendo lo establecido en el artículo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Cada uno de los gastos de |
Continuar
con el cumplimiento de la normatividad
|
Recordar el cumplimiento del procedimiento en cuanto a
tiempos. |
Recopilar la normatividad interna vigente referente a los procedimientos
tendientes a la autorización del gasto.
- Publicación de la normatividad antes mencionada en el
portal Web. |
Circular compilando la normatividad vigente relacionada
con la nómina de pago: una (1). Publicación de la circular en el portal Web: una (1). |
7 de septiembre de 2 2005. |
28 de febrero de 2006 |
25 |
C.D.P. de cada uno de los gastos generados en la
institución. Entre los procedimientos establecidos por |
100% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
10 |
1401004 |
A partir de agosto de 2004, |
Los contratos números 054 – 056- 063 del año 2004, se registraron en el SICE del
mismo año. Los contratos superiores a 50 SMMLV, entre Enero y Septiembre de 2005 se
registraron al SICE dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. |
Los
contratos que suscriba |
Continuar con el registro de los contratos superiores a
50 SMMLV en los primeros cinco días hábiles después de la fecha de la
legalización de cada contrato. |
Registro de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV,
en los primeros cinco días hábiles siguientes. |
Según el número de contratos superiores a 50
SMLV, debe existir igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Existen 28 contratos mayores de 50 SMMLV, celebrados el
presente año, y reportados al SICE
entre el mes de Enero a Septiembre de 2005. Igualmente solicita las autorizaciones para la excepción
de registro del contrato cuando el contratista es sociedad extranjera sin Nit
en Colombia, a través del correo electrónico con copia a Control Interno. |
100% |
|||||||||
|
11 |
1801001 |
La entidad,
presuntamente, no aplicó en debida forma |
|
Corregir
los ajustes efectuados por |
Ajustar en el balance del Área Comercial y en los
Estados Financieros Consolidados. |
Registrar en el movimiento del Área Comercial los
ajustes respectivos. |
Balance del Área Comercial: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
En el balance del área comercial ya están incorporados
los ajustes por inflación. |
100% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
12 |
1801001 |
Se registra una sobrestimación en
los activos no corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de
Inversiones, debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en |
Debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones
en |
Efectuar una provisión para inversión. - Llevar a
Comité de Saneamiento Contable para una reclasificación de cuentas. |
Recopilar la información contractual con el fin de
verificar la posibilidad de la reclasificación. |
Registro de - Análisis del cumplimiento de Saneamiento Contable para
la reclasificación de las cuentas. |
Comunicación:
una (1) - Registro de provisión realizada a junio de 2005: una
(1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de Diciembre de 2005 |
17 |
Se encuentra como un contingente en los balances de Mediante nota contable número 736 del 10 de julio de
2005 hace el registro de la provisión para protección de inversiones y
reclasifica cuentas mediante nota contable 742 del 30 de julio de 2005, la
cual se anexó en el informe con corte a septiembre 30 de 2005. |
100% |
|||||||||
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13 |
1801001 |
El valor de las potenciales
obligaciones que posee |
|
Mejorar la comunicación entre las dependencias
Universitarias. |
Realizar la provisión correspondiente. |
Comunicaciones al recibo de Notas contables. |
comunicación mensual: Una (1) Se
anexan documentos de avance: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Cuando se notifican las demandas, se informa por escrito
a En virtud de la información suministrada por |
100% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
14 |
1704001 |
|
|
Liquidar todos los convenios que ya se encuentren
terminados. Mejorar en FAUCA
el sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios
vigentes, y conciliar cuentas a través
del Comité de Conciliación. |
Verificar actuaciones y soportes. Liquidar Convenios en aquellos casos que los requieran. Revisión de trámites procesos y
procedimientos en FAUCA. Realizar las conciliaciones a través del Comité de
Conciliación y ante |
Verificar los soportes de comprobantes de
egreso de FAUCA 16524, 16478, 17147,
11137, 11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954 Liquidación de Convenios OJ-023, 024, 106,
107, 108,109 de 2001. Control y seguimiento de los recursos encargados a FAUCA
en virtud de los Convenios. |
Verificación de soportes: 6 OJ. Verificación de soportes de comprobantes: 10 Liquidación
de convenios: 6 OJ. Control
y seguimiento continuo : 3 |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
31 |
Se detectaron siete (7) Convenios suscritos por FAUCA en
el año 2001 y un Convenio en el año 2002, hasta la fecha no ha sido posible su liquidación. Se tomó como medida administrativa, el cierre temporal
de las oficinas de la fundación, haciéndose un examen a fondo de cada una de
las actividades realizadas y verificación de dineros. Mediante comunicación R- del
de noviembre de 2005, se informó a |
60% |
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1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107,
OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el
artículo 60 de |
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1404003 |
Los convenios se celebran sin
constituir pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios
para la protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que
se genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en
el numeral 19 artículo 25 de |
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Todo convenio que se ha celebrado a partir del año 2005
con FAUCA incluye la constitución de Garantías a favor de la Universidad. |
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1404002 |
Aunado a lo anterior, |
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1702009 |
Durante las vigencias |
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1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por
$47 mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5
millones, el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3
millones, el 19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no
cuentan con documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca. |
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1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
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1704001 |
1320.20.11 Vicerrectoría
administrativa – Gastos Varios |
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1704003 |
1320.20.13 Vicerrectoría de
Investigaciones. |
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1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales
personal Unicauca |
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1704003 |
1320.20.42 Especialización en
Epidemiología |
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1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741
convenio 028 Colciencias acumulado por cobrar a Unicauca de
$2.9 millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el
recibo de caja 13542 de julio 23 de
2004. |
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1704001 |
En la revisión de las cuentas por
cobrar se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los recursos,
teniendo en cuenta que |
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1802001 |
. |
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1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA,
con ocasión de los convenios celebrados con |
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No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
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1404100 |
Durante la
auditoría se evidenció que la Oficina Jurídica de la Universidad del Cauca no
cuenta con documentos, ni con una base de datos que le permitan consolidar
toda la información relacionada con la ejecución de contratos y convenios
celebrados con la FAUCA. Debido a las deficiencias de control interno en esta
área se afectan: La memoria institucional, el suministro de información
oportuna, el seguimiento y control a los diferentes procesos que adelanta la
Universidad y los organismos de control. Como consecuencia de lo anterior se
contraviene lo estipulado en la ley 594 de 2000. |
La Oficina Jurídica ha gestionado con las dependencias
competentes, para que se elabore e instale un software que permita tener un
archivo sistematizado y organizado. Y solicita el acompañamiento de dos
monitores que efectué la organización de las carpetas. |
Organizar y sistematizar la información física y
documental que reposa en la oficina Jurídica. |
Elaboración y/o adquisición de un Software y su
implementación de puesta en marcha del mismo |
- Elaboración:
una (1) - implementación: una (1) - puesta en
marcha del mismo: Continua |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 semanas |
Se enviaron las comunicaciones OJ 557, OJ-479 de 2005. Se está elaborando software por el área de sistema,
quien lo entregará en la primera semana de marzo para ensayo y puesta en
marcha. |
50% |
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|
15 |
1903 004 |
Falta diseñar un sistema de
evaluación que le permita generar la Cultura de Autocontrol y mejoramiento
continuo de la gestión institucional |
Se entregó a Rectoría y Oficina de Planeación las
circulares enviadas por el DAFP con el fin de
comenzar con la primera etapa de implementación del MECI, cual es un
diagnóstico de la entidad, que permita visualizar un sistema de
autoevaluación en cada una de las dependencias universitarias. |
Continuar con Diseño del Sistema de evaluación del
Sistema de Control Interno y cultura del autocontrol, atemperado en el
MECI. |
Elaborar programas de capacitación en temas de Autocontrol
y Modelo MECI a la Comunidad Universitaria. |
Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol
y motivación a los servidores de la
Institución. Aplicación y socialización del MECI. |
- Implementación MECI, una vez sean aprobados los
manuales de implementación por el DAFP. - Socialización: tres (3) talleres |
7 de septiembre de 2005. |
31 de Octubre de 2006 |
60 |
Oficios C.I. 193 y C.I. 194 de 5 de octubre de 2005. Se firmó el Acta de Compromiso por el Rector el 18 de
enero de 2006 para implementar el MECI en la U del C. Mediante la Resolución R-017 del 19 de enero de 2006 se
estableció la adopción del MECI en la U del C. Se está conformando el equipo MECI que hará el
diagnóstico del Sistema. Estamos pendientes del Manual MECI para iniciar capacitaciones . |
60% |
|||||||||
|
16 |
1902 002 |
No se han realizado talleres con
los funcionarios para la socialización de las actividades desarrolladas que
permitan retroalimentar a |
Con base en el diagnóstico de la institución, que ordena
el MECI, se organizarán las mesas de trabajo y talleres de acuerdo con las
diferentes áreas de la Universidad. En los laboratorios ya se han implementado medidas que
minimizan el riesgo biológico. |
Realizar talleres de evaluación de los mapas de Riesgos
actuales de la Universidad. |
Hacer grupos de trabajo para reevaluar la administración
de riesgos. |
Capacitación Talleres Mensajes |
Capacitaciones por niveles de Administración: cuatro
(4). Talleres de evaluación: dos (2) Publicación: una (1) |
7 de septiembre de 2005. |
30 de junio de 2006 |
43 |
Auditoría a los laboratorios universitarios. Implantación de medidas para minimizar el riesgo
biológico. Oficios C.I. 193 y C.I. 194 de 5 de octubre de 2005. Se han hecho evaluaciones y seguimiento en laboratorios
y áreas de mayor riesgo por parte del Área de Salud Ocupacional, tal como se
expresó anteriormente. |
60% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
1904 005 |
A pesar de tener un sistema de
comunicación entre las diferentes áreas organizacionales éste es deficiente,
no existe coordinación entre dependencias, que permita la conciliación de la
información para que sea clara, concisa y fidedigna. |
En reunión con |
Mejorar procesos de comunicación entre dependencias
universitarias. |
Incentivar la utilización de los diferentes canales de
Comunicación. |
Capacitación sobre la implicación de la importancia de
los canales de comunicación. Verificación del cumplimento de su aplicación. |
-
Capacitación: dos (2). - Verificaciones: dos (2) |
7 de septiembre de 2005. |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Se recibió propuesta de pasantía de dos estudiantes de
comunicación organizacional interesadas en implementar las conclusiones de
tres diagnósticos de comunicación interna, realizados en años anteriores para
igual número de proyectos de grado en administración de empresas y
comunicación social para concertar plan de trabajo en coordinación con Comunicaciones D.C
388 y 389. En el portal Web se público el Plan de Mejoramiento en el
home principal e igualmente está publicado de manera permanente en el link
“Plan de Mejoramiento” propuesta de pasantía de dos estudiantes para implementar
diagnóstico de comunicación interna. Edición del documento de “ |
70% |
||||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
18 |
19 04 005 |
Existe un archivo central que en el momento no cuenta
con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación de los
archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de las
dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la documentación
situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y afectar la
conservación de la memoria institucional. |
Existe el proyecto para la reubicación del archivo central
de la Universidad. Por falta de
presupuesto, no ha podido desarrollarse dicho proyecto, ya que de acuerdo con
las normas del Archivo General de la Nación, requiere una infraestructura
necesaria en cuanto a control de
humedad, temperatura, archivadores modernos, etc. Se presentó un proyecto para la compra e implementación
de un software. |
Aplicación
del proyecto de reubicación de espacios físicos para la organización del
archivo central y la ventanilla única. |
Consecución de recursos para efectuar la reubicación de
áreas de trabajo. |
- Capacitación
sobre Archivística. Ubicación definitiva del Archivo Central. Actualización y aplicación de las Tablas de Retención
documental. Asignación de recursos Reubicación de espacios físicos. Adecuación del espacio para el
archivo y demás dependencias. |
Actividades
: nueve (9) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Mediante
Resolución 806 de diciembre 7 de 2005, la Universidad del Cauca adjudicó a la
Empresa Galería 87, el suministro e instalación de sistema modular de las
áreas de recibido de la Biblioteca Central – Sistema de Archivo Central y
ventanilla única y reubicación de la División de Admisiones Registro y
Control Académico de la Universidad del Cauca, por valor total de $156.079.625,00
como solución integral para la disposición y organización de los archivos
históricos y de gestión de la Universidad.
Dicho proyecto estará culminado y en funcionamiento el día 22 de
febrero de 2006, de acuerdo al plazo de ejecución establecida. Se han solicitado cotizaciones del software, se ha
organizado archivo por dependencias, en espera de una reubicación temporal
del archivo, mientras se cuenta con los recursos necesarios para hacerlo de
manera definitiva. Actualización e
implementación de ventana única. Se adelanta acciones tendientes a
reubicación de DARCA, Vicerrectoría administrativa Y tercer piso de
Biblioteca central para trasladar los documentos O.J 083 de 2005. |
80% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución
de las metas |
|||||||||
|
19 |
17 01 004 |
El Sistema de Contabilidad que utiliza la Universidad
del Cauca no permite identificar en los registros auxiliares cada uno de los
bienes muebles e inmuebles que se poseen, por lo tanto se debe estructurar el
SRF de una plataforma que permita identificarlos y poder realizar los
correspondientes cruces de información. |
Se está realizando un estudio sobre el estado actual de
la implantación del sistema de información administrativo y financiero (base
de datos Recursos Humanos, Recursos Físicos y Finanzas Plus), que permita
fijar fechas y compromisos para la terminación de la implantación y
mejoramiento de la información institucional, logrando así la migración
requerida. |
Actualizar el sistema de recursos físicos SFR. |
- Actualizar la información de los bienes universitarios
en forma individual en la base de datos del S.R.F La identificación individual de
los Bienes Muebles e Inmuebles en los
registros de los libros auxiliares. |
Digitar en la base de datos de
S.R.F. la información individual de los bienes muebles e inmuebles Verificar la consistencia de la
información digitada. |
Número de registros según número de bienes. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Evaluación a cada uno de los sistemas de información universitarios,
con el fin de solicitar el desarrollo de la migración de datos. Con el fin de mejorar la información en forma individual
los bienes muebles e inmuebles de |
40% |
|||||||||
|
20 |
18 04 001 |
El saldo de construcciones en curso en los Estados
Financieros del año 2003 no es confiable, debido a que no se registran las
obras en ejecución, situación que afecta la razonabilidad de la cuenta pues
se encuentra subvalorada, la diferencia con el área encargada de las
construcciones es de $ 874.2
millones. |
Junto con el Área de Edificios se esta buscando que
tanto el SRF como el Sistema de Información Finanzas Plus se unifique a 31 de
Octubre de 2005. |
Ajustar el valor de construcciones en curso. |
Reuniones
entre Área de edificios y Área Comercial para verificar los valores incluidos
y los que hacen falta y lograr la razonabilidad de la cuenta Construcciones
en curso en el Balance. |
- Actualización de la partida construcciones en curso
según actas de recibo de obra. - Reclasificación de edificaciones si es del caso. |
- Contabilización de las Actas de Entrega. - Registro de actas que se produzcan. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
El área de
Edificios, Construcción y Mantenimiento, mediante oficio AECM – 1109 de Octubre 05 de 2005, presentó a la Vic.
Administrativa los cuadros de inversión de los años Con base en la información suministrada por el Área
Comercial y de Edificios, se presenta en la información económica y social de
|
90% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
21 |
1804 001 |
Se encontraron dos motores y una lancha en buenas
condiciones, que no se encuentran registrados en el inventario del área
comercial por no existir la documentación que demuestre su propiedad. |
Según acta No. 477 del 2 de septiembre de 2005, se envió
al representante legal la sugerencia para incorporar en los estados
financieros dichos elementos. |
- Lograr incorporar a la cuenta correspondiente los
bienes. Se adjunta Resolución R -477 del 2 de
septiembre de 2005. |
Incorporar los bienes al patrimonio Institucional. |
Actualización de la información de propiedad planta y
equipo. |
Actualización: una (1). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Según resolución rectoría número R- 477 del 2 de
septiembre de 2005, se incorporaron los bienes precipitados al patrimonio
institucional, valor que es reportado en el Balance del Área Comercial y en
la información económica y social de la Universidad en forma consolidado del
mes de septiembre de 2005. |
100% |
|||||||||
|
22 |
1804 002 |
La Universidad posee 47 Bienes Inmuebles que se
encuentran titularizados en 9 escrituras propiedad, esto debido a que no ha
realizado la correspondiente actualización de títulos. |
La Universidad contrató una Profesional para que realice
la actualización de los títulos de bienes inmuebles de su propiedad. A la fecha se han encontrado 39 inmuebles tanto urbanos
como rurales. Referente a los
predios de: -La Facultad de Artes: existen tres (3) certificados de
tradición. -Tulcán: Existe (2) certificados de tradición -Terreno el Caracol: Existen (2) Certificados de
Tradición. Museo de Historia Natural: Existen (2) certificados de
tradición. |
Realizar actualización de los títulos de los bienes
Inmuebles de su propiedad. |
- Estudio de títulos de propiedad. - Actualización y elaboración de escrituras. |
Revisión de escrituras y certificados de libertad. - Elaboración de escrituras. |
De acuerdo al estudio. |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
La Universidad
del Cauca, con el fin de dar cumplimiento a la acción correctiva propuesta, contrató
mediante Órdenes de Servicios AECM-1123, AECM 1124, AECM 1125, AECM 1126 los
levantamientos topográficos que permitieran la actualización de predios y
edificaciones de la Universidad. Dichos trabajos fueron recibidos por el área
de Edificios, construcción y mantenimiento, el día 02 de diciembre de 2005,
con fecha 11 de enero del presente, se ha
dado inicio a la elaboración y actualización de los correspondientes
avalúos, a través de funcionarios del área de Edificios Construcción y
Mantenimiento, labor que se pretende esté culminada en el mes de enero de
2006. Se ha establecido un total de 48 bienes inmuebles y 41
de ellos poseen título. Se está llevando a cabo el procedimiento previo de
relimitación física, a cargo del Arquitecto Diego Castro y Contratistas. |
70% |
|||||||||
|
23 |
1804 002 |
Se ha procedido a realizar la valoración de los bienes
inmuebles, figurando propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el
verdadero valor de la propiedad de los bienes para la Universidad y
subvalorando la información contenida en los Estados Financieros. |
La Universidad pretende obtener un ahorro económico
optando por la propuesta de levantamiento topográfico que consiste en la contratación de (4) comisiones de topografía. La entrega del trabajo
esta estimado para el 30 de Noviembre de 2005; información que servirá
de base para la realización de los avalúos por parte de la Universidad. |
Realizar el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por
parte de un perito de la Lonja de Propiedad Raíz. |
- Solicitud de elaboración de avalúos de la Lonja de
Propiedad Raíz. - Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de
conformidad con el reavalúo realizado. |
Efectuar los avalúos para proceder al ajuste respectivo. |
Número de reavalúos realizados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Mediante órdenes de servicios AECM |
70% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
24 |
18 04 002 |
Los bienes inmuebles identificados con matricula
inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación
de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación la Universidad deberá
realizar el procedimiento pertinente para efectos de levantamiento de tal
medida, esto afecta la legitimidad de la propiedad de los bienes y por
consiguiente el valor que figura en los Estados financieros, máxime cuando en
los mencionados Estados no figura deuda a cargo de la Universidad. |
Referente a los (4) cuatro bienes inmuebles con
afectación de inenajenabilidad por valorización (Obras Red Eléctrica
Subterráneas), se requiere la delimitación física o levantamiento topográfico
con el objeto de que el IGAC realice el desenglobe atendiendo a que aparecen
cuatro números de matrícula diferentes. Una vez en el IGAC esté desenglobado
se ha acudido ante la Alcaldía Municipal, Entidad que se pronunciará respecto
de la derogación de cada una de la Resoluciones que figuran con la afectación
señalada, para finalmente presentar ante la Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos, la solicitud de anotación que subsane el gravamen |
Levantar la afectación de inenajenabilidad por
valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos.
120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807. |
Estudio de títulos a fin de verificar el gravamen para
proceder efectuar la desafectación. |
Estudio de títulos. Cuantificación del valor adeudado. Consecución de recursos. Cancelación del valor cuando sea el caso. Desafectación. |
Inmuebles: Cuatro (4). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
La Universidad
del Cauca, con el fin de dar cumplimiento a la acción correctiva propuesta,
contrató mediante órdenes de Servicios AECM-1123, AECM 1124, AECM 1125, AECM
1126 los levantamientos topográficos que permitieran la actualización de
predios y edificaciones de la Universidad. Dichos trabajos fueron recibidos
por el área de Edificios, construcción y mantenimiento, el día 02 de
diciembre de 2005, con fecha 11 de enero del presente, se ha dado inicio a la elaboración y
actualización de los correspondientes avalúos, a través de funcionarios del
área de Edificios Construcción y Mantenimiento, labor que se pretende esté
culminada en el mes de enero de 2006. Se ha establecido un total de 48 bienes inmuebles y 41
de ellos poseen título. Se está llevando a cabo ell procedimiento previo de
relimitación física, a cargo del Arquitecto Diego Castro y Contratistas. |
70% |
|||||||||
|
25 |
18 04 002 |
El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No.
Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo
registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe
tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar. |
En la carta catastral urbana se determina la ubicación
del inmueble en la Cra. 6 No. 3 -14, pero atendiendo al hecho de que el
inmueble no figura inscrito en el Municipio de Popayán, El IGAC a solicitud
de La Oficina Jurídica de la
Universidad ha expedido el Acto Administrativo, mediante la cual se ordena unos cambios en
el catastro del municipio y por ende su inscripción. Referente a la cancelación de su hipoteca, se está
realizando las gestiones necesarias para ubicar a las personas que
intervienen en la constitución de
dicho gravamen. Sobre el inmueble distinguido con el No. de
matricula 120-11556 pesa un gravamen
hipotecario de primer grado, este inmueble corresponde a la facultad de artes
ubicado en |
Verificar la vigencia de la hipoteca y la posible
cancelación de la deuda |
Tramitar el levantamiento de
hipoteca del predio afectado. Estudio del Certificado de tradición y escritura. |
Análisis de la garantía
hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la escritura de
cancelación. |
Análisis de la garantía
hipotecaria: 1 Procedencia del pago: 1 Elaboración de la escritura de cancelación: 1 |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
Por imposibilidad de localización de los acreedores se
adelantará el Proceso de Cancelación Judicial de Titulo Hipotecario. |
60% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
26 |
18 01 004 |
En promedio las cuentas del activo se han depurado en un
0.185% y el avance de los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son
representativas frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la
razonabilidad de la información financiera que presenta la Universidad a 31
de diciembre de 2003. |
A través del Comité de Saneamiento Contable se
entregaron los proyectos de Resolución en los cuales se solicitó la
incorporación, merma, depuración y saneamiento de algunas partidas en los
estados financieros de la Universidad (baja valorización de equipos de música
y joyas); incorporación de unos elementos sobrantes de la institución ( 4)
plantas eléctricas una (1) lancha y dos motores fuera de borda; depuración,
incorporación y registro de las valorizaciones del museo de Historia Natural,
incorporación y registro de los bienes asignados a las bibliotecas y
clasificados como bienes universitarios de uso colectivo, incorporación y
registro de las valorizaciones de los bienes inmuebles históricos; establecer
disposiciones sobre clasificación, control y manejo de los bienes ubicados en
las salas de consulta bibliografica en la Universidad del Cauca. |
Efectuar el Saneamiento Contable. |
Estudio en el Comité de Saneamiento Contable de las
partidas patrimoniales susceptibles de saneamiento. |
- Concertación con los miembros del Comité de Saneamiento contable. - Proyecto de actos administrativos. - Sustentación ante el representante legal. |
Sustentación ante el representante legal: dos (2) Elaboración y ejecución de actos administrativos: dos
(2) |
7 de septiembre de 2005 |
31de diciembre de
2005 |
17 |
Los proyectos de resolución mencionados anteriormente,
se encuentran debidamente aprobados y firmados por el representante legal de
la Universidad del Cauca, fueron incorporados en los estado financieros a 30
de septiembre de 2005 y corresponden números y fechas respectivamente: - (Resolución No. 476 del 02-09-05). - Resolución No. 477 del 02-09-05). - Resolución No. 544 del 28-09-05). - Resolución No. 545 del 28-09-05). - Resolución No. 546 del 28-09-05). - Resolución No. 547 del 28-09-05). La Universidad expidió actos administrativos dentro del
proceso de saneamiento contable, para efectos de autorizar: la incorporación,
ajuste, valoración, disminución de bienes institucionales, por lo que se
considera que en lo relativo al número de cuentas de pasivo que maneja la
institución el avance de saneamiento es del 100%, y en cuanto al número de
cuentas que se sometieron a saneamiento contable, depuración y actualización
el avance estima en un 69.232% en el año 2005. La diferencia está representada principalmente en los
avalúos de bienes inmuebles y obras de arte que se terminarán en el año 2006,
en concordancia con la ampliación de los términos otorgados por el Gobierno
Nacional, para culminar el proceso de depuración y saneamiento y contable en
el año 2006. |
85% |
|||||||||
|
No. |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo |
Acción correctiva |
objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la Meta |
Avance físico de ejecución de las
metas |
Porcentaje de Avance físico de
ejecución de las metas |
|||||||||
|
27 |
18 04 002 |
En los bienes entregados en comodato se incluyeron
elementos de consumo, los cuales no debieron ser parte del comodato, a la
fecha no existen y por consiguiente afectan los valores consignados en los
contratos, se debieron entregar mediante otra modalidad para no afectar los
Estados Financieros. |
Se realizó un nuevo inventario de los bienes entregados
al Hospital. Se entregó informe donde se detallan bienes faltantes,
fuera de servicio, sin uso y con uso. Se está haciendo la valoraciones de los elemento en
condiciones óptimas para elaborar un nuevo contrato de Comodato, con las
respectivas garantías. |
Efectuar los ajustes pertinentes a los contratos de
comodatos. |
Estudio de los contratos de comodato y efectuar las
correcciones pertinentes. |
-Análisis de la documentación Verificación física de los bienes Ajustes administrativos. |
-Análisis de la documentación: una
(1) -Verificación física de los
bienes: se adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de
Septiembre 1 de 2005: dos (2). - Ajustes administrativos: uno (1) |
7 de septiembre
de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se realizó evaluación y se presentó informe del
resultado del trabajo en el mes de septiembre de 2005. Se realizó un nuevo inventario de los bienes entregados
al Hospital y se entregó a dicha entidad el proyecto nuevo comodato para su
revisión y firma (Contrato OJ-097 del 30 de diciembre de 2005). |
90% |
|||||||||
|
28 |
18 04 002 |
La Cuenta Bienes Entregados a Terceros - Bienes Entregados en Custodia no refleja
su valor real por lo tanto debe proceder a realizar la respectiva valoración
e incorporarse en los Estados Financieros. |
Se hizo la valorización y se presentó a CSC, el cual se
pasó al representante legal para firma de la resolución respectiva. |
Valorizar los Bienes Entregados a Terceros - Bienes Entregados en Custodia. |
Efectuar la valorización |
Acto administrativo que autoriza el ajuste respectivo y
actualización de la partida elementos del museo. |
Acto
Administrativo: 1 (se anexa Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
18 |
Mediante Resolución 476 del 2 de septiembre de 2005 se
ordena la valorización e incorporación en los estados financieros. Se incorporaron en los estados financieros las
valorizaciones Valores actualizados en el Balance del Área Comercial e
información económica y social consolidada de |
100% |
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29 |
12 02 001 |
Unicauca no cuenta con estudios relacionados con la
factibilidad de aumentar los cupos de determinados cursos sin que se afecte
la calidad de los mismos, ya que este
factor es necesario para mejorar los indicadores de cobertura, la
carencia del mismo no permite mejorar la productividad de la Universidad. |
Se han realizado
estudios que determinan que en la actualidad la Universidad no puede abrir
nuevos programas académicos ni ampliar cupos por falta de espacio físico en la
sede principal de Popayán. Por lo tanto, se ha descentralizado |
Adelantar
estudios que permitan la oferta de programas en otras regiones del
Departamento del Cauca e informar a las autoridades universitarias para que
se autorice la apertura de estos programas. |
Recopilar la información y darla a conocer a la
Dirección Universitaria. Lograr la aprobación de al menos dos (2) CERES. |
Informe escrito. |
Informe escrito:
uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Los indicadores que realiza la institución son los
establecidos en el SUE. Además, a la terminación de cada período académico se
hace un estudio de deserción, repitencia, cupos nuevos, etc. |
100% |
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LILIANA
LÓPEZ DELGADO
Jefe
Oficina de Control Interno