FORMATO No 1

INFORMACIÓN SOBRE EL PLAN DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República

Entidad:

Universidad del Cauca

Representante Legal:

DANILO REYNALDO VIVAS RAMOS

NIT

891500319-2

Período Informado

Septiembre de 2006 a abril de 2007

Fecha de subscripción

Fecha de Evaluación

30 de abril de 2007

Numero consecutivo del hallazgo

Código hallazgo

Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras)

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de las Metas

Avance físico de ejecución de las metas

Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas

Observaciones

Area Responsable

19 02 003 CI

A pesar que la entidad ha implementado mecanismos de sensibilización para mejorar el autocontrol, los controles realizados en muchos de los procesos presentan deficiencias, que incide en el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización.

Revisar, en las diferentes dependencias universitarias, los procesos y procedimientos que contribuyan al fortalecimiento del S.C.I.

Con el diagnóstico del MECI en las diferentes dependencias, se podrán corregir deficiencias en los procesos de autocontrol.

Realización de Diagnóstico MECI,

31/08/2006

30/08/2007

1,0

100,00%

En la última semana del mes de enero de 2007, se realizó el diagnóstico, tabulando las encuestas aplicadas

Comité de Coordinación del Sistema de

Implementación de medidas de autocontrol en deferentes dependencias Universitarias

31/08/2006

30/12/2007

1,60

40,00%

El equipo MECI elabnoró un plan de trabajo que recoge las acciones y actividades que por dependencias deben adelantarse para la caracterización de sus procesos y procedimientos por áreas, y la determinación de sus controles. La Oficina de Control Interno acompaña esta labor.

Equipo MECI

19 02 001 CI

A pesar que la Universidad ha elaborado el Mapa de Riesgos, este se encuentra desactualizado, no tiene definidos los responsables de las evaluaciones y carece de algunos indicadores para su medición. Las acciones identificadas para manejar los riesgos no son tomadas como insumo para la implementación de actividades de control.

Actualizar el Mapa de Riesgos de la Universidad del Cauca.

Se desarrollarán actividades de participación para la actualización del mapa de riesgos de la Universidad del Cauca, involucrando a todas las dependencias administrativas y unidades académicas, iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca.

Mapa riesgos

31/08/2006

28/02/2008

0,20

20,00%

Se ha recopilado información de trabajo anterior y se están caracterizando los principales procesos administrativos y académicos, insumo para la propuesta de el mapa de riesgos.
La Universidad, con asesoría y acompañamiento de la Oficina de Control Interno adelanta un proceso de automatización para el levantamiento del Mapa de riesgos, considerando el plan prospectivo 2012, con acciones a las cuales se asignaron cronogramas y responsables.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

19 02 002 CI

La Entidad no ha diseñado un plan de contingencia que involucre hallazgos de control de carácter preventivo. Al respecto, la Universidad se compromete a realizar las siguientes actividades para llevar a cabo el prediseño y el diseño del Plan de Contingencia: identificación de posibles contingencias, determinación de acciones para atenderlas, capacidad de reacción ante la posibilidad de ocurrencia.

Diseñar el plan de contingencia correspondiente a la Universidad del Cauca.

Identificar los riesgos prioritarios para construir el plan de contingencia. iniciando con la Vicerrectoría Académica que corresponden a un 30% del mapa de riesgos de la Universidad del cauca

Un plan de contingencia.

31/08/2006

30/08/2007

0,05

5,00%

El Plan de contingencia dependerá del avance del mapa de riesgos.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

19 02 002 CI

La información de la cartera, especialmente la de mayor antigüedad no es actualizada permanentemente, situación que genera riesgo para su recuperación.

Clasificar los deudores Universitarios en nivel de riesgo.

Identificación de los factores necesarios para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios.

Estudio

31-Ago-06

30-Ago-07

50,00%

Si bien la Universidad recientemente crea el Área de Crédito y Cartera, en el transcurso de la vigencia 2006 realizó una depuración de la cartera causada, durante los últimos 9 años, logrando una recuperación significativa respecto de la vigencia 2005. Como puede observar el ente de Control, la rotación de esta certera es de un período menor a 6 meses. Lo que obliga en los casos del pre y posgrado a aplicar la deuda dentro del respectivo período académico siguiente. Actualmente la Universidad adelanta diagramación del software necesario para complementar el software de finanzas a fin de que este Sistema contenga la información, tanto de la academia como de terceros a los cuales la Institución presta servicios.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, Profesional de Crédito y Cobranzas. División Financiera y sistemas

19 02 003 C

Los instrumentos implementados por la Universidad para verificar la actualización permanente de los procesos presentan deficiencias en la coordinación entre las áreas involucradas, por cuanto la aplicación de los indicadores no se refleja en las acciones de monitoreo.

Ajustar los instrumentos necesarios para la actualización permanente de los procesos que involucre a toda la Universidad del Cauca.

Determinación y revisión de los instrumentos no adecuados para la actualización de los procesos

Instrumentos ajustados

31-Ago-06

30/12/2007

0,35

35,00%

Se trabajó en la definición y puesta en operación de un nuevo Sistema de información de investigacion interactivo, más robusto, escalable y flexible con capacidad de soportart mayor volumen transaccional. El proceso estará en capacidad de operar plenamente, en lo relacionado con la información de los grupos de investigación institucionales, a mediados del año 2007 y lo referente a la gestión del presupuesto a finales del mismo año.

Vicerrectoría Administrativa Académica, de Cultura y Bienestar, Vicerrectoría de Investigaciones

19 04 006 CI

La Universidad no tiene adecuado manejo del archivo corriente de las diferentes dependencias. Esta situación pone en riesgo la memoria institucional e incumple con lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Reglamentar el manejo unificado del archivo Institucional conforme a la Ley

Elaborar y divulgar un manual de manejo de archivo universitario.

Manual

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Se elaboró Manual de Archivo, aprobado por Resolución R-063 del 2007, sensibilización Circular 003 del 7 de febrero 2007 y publicación en el portal institucional.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Secretaría General.

Hacer que los funcionarios capacitados en archivística sean a su vez capacitadotes.

19 03 006 CI

A pesar que la Universidad posee un sistema de información y de procesos articuladores de la docencia, la investigación, la proyección social y la administración, no ha construido un sistema de indicadores de gestión universitaria en los tres componentes que permita evaluar los resultados.

Determinar los indicadores de gestión a aplicar

Realizar el estudio para determinar un conjunto de indicadores de gestión universitaria en los componentes a evaluar.

El estudio para estructurar los Indicadores de gestión.

31-Ago-06

30/12/2007

0,35

35,00%

Teniendo como base los indicadores SUE, e instrumentos del SNIES, la Universidad adoptará su propio plan de indicadores, como instrumentos que permitan ajustar los procedimientos. La VRI comisionó un grupo de investigación para ejecutar un modelo confiable que arroje indicadores sobre impactos. Los integfrantes del grupo de investigación comisionado desarrollan una agenda de trabajo coordinada con los responsables del desarrollo del nuevo Sistema de Información y Comunicaciones de Investigación y lograr un aplicativo que presente en tiempo real los indicadores de impacto que se están trabajando.

Vicerrectoría Académica , de investigaciones, cultura y bienestar, administrativa, oficina de planeación

11 01 002 G

En los seguimientos aparecen actividades realizadas en las facultades que no estaban formuladas en el plan. De lo anterior se deduce que no se realizan en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el Plan de Acción, cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado.

Mejorar las herramientas de seguimiento, evaluación de la gestión Universitaria.

Orientación y acompañamiento a las diferentes unidades académico administrativas

Capacitación

31-Ago-06

30-Ago-07

0,5

50,00%

Se efectuó una evaluación al plan de acción del 2006 en noviembre del mismo año.
Las facultades estan elaborando los planes de acción siguiendo el conducto y procedimientos según circular VRA 019 y O.J. 010 del 19 de septiembre de 2006, en la que se define condiciones para formulación de eventos y actividades académicas.

Conforme al Plan de Trabajo formulado en coordinación con el Equipo Operativo MECI se realizarán capacitaciones y acompañamiento a las dependencias de la institución para la elaboración de los planes de acción u operativos.

Igualmente, la Oficina de Planeación estableció un cronograma de actividades para el acompañamiento a la elaboración de los planes operativos.
Las actividades se desarrollarán en el segundo trimeste vigencia 2007.

Comité de Coordinación del Sistema de Control dependencias Universitarias

Ajustar los planes de acción dentro de la vigencia.

Evaluación

11 01 002 G

Algunas actividades del plan, especialmente las relativas a construcciones y mantenimiento no presentan indicadores claves de rendimiento, lo cual dificulta la medición de resultados.

Determinar los indicadores de gestión a aplicar

Realizar el estudio para determinar un conjunto de indicadores de gestión universitaria en los componentes a evaluar.

El estudio para estructurar los Indicadores de gestión.

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Se realizó el estudio

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

11 01 002

Dentro de los presupuestos de inversión de los proyectos se estiman pagos mensuales de estímulos económicos a los docentes por sus labores de investigación y desarrollo. Se observa que se programan para tres docentes una dedicación de horas semanales al proyecto dentro de la labor académica pagada por la Universidad, no obstante el formato de labor académica reporta un número de horas diferente, sin que se evidencien soportes que justifiquen las modificaciones. Por lo anterior, se concluye que la Entidad continua presentado debilidades en los mecanismos de control establecidos para el pago de los estímulos económicos, tampoco realiza seguimiento a las horas asignadas por la Universidad como parte de la labor de investigación

Coordinar procedimientos entre las Vicerrectorias de Investigaciones (convenios y proyectos de investigación), Académica (Tiempo asignado en la labor académica de los profesores en investigación y el seguimiento de los avances por la interventoría del jefe de Departamento) Administrativa (pago de los estímulos). Elaboración de un único formato que permita la verificación de los diferentes instancias para el pago real de los estímulos.

Establecer y adoptar procedimientos y formatos respectivos.

Formato, Documentos soporte, normas de procesos y procedimientos

31-Ago-06

30-Ago-07

0,8

80,00%

Se realizaron reuniones de evaluación de procesos y procedimietos de asignación de estímulos económicos, acorde a la reglamentaciones vigente, acordándose las formalización del trámite de reconocimiento y pago.

Se encuentra a prueba un formato digital interactivo, para gestionar el trámite de reconocimiento de estímulos económicos a personal docente y administrativo.

Vicerrectoría de nvestigaciones, Académicas y Admistrativa

11 01 001 G

El promedio de deserción inter-semestral para el año 2005 fue del 8.2%, es decir que por cada 100 estudiantes matriculados 8 desertan. Sin embargo, es difícil hacer un comparativo porque la Universidad no presentó datos del año 2004, lo cual dificulta analizar los efectos de la deserción sobre la cobertura.

Establecer las causas de retiro de los estudiantes

Identificar las causas de la deserción.

Elaborar un proceso académico-administrativo, en el cual el estudiante que deserta, cumpla con el requisito de informar el motivo exacto por el cual se retira

31-Ago-06

30-Ago-07

0,73

73,00%

Diseño de un aplicativo de seguimiento a las deserciones, se establecerá una interfase con Facultad por programas académico, que consolidará informaciónn estadística y otro (con igual propósito) para expedición de paz y salvos de estudiantes. Se programa la entrega al 30 de mayo /2007.

Existe cuadro estadístico elaborado por la División de Salud Integral, actualizado a 30 de marzo.

Vicerrectorias Académica y Administrativa, decanos, División de Admisiones, registro y Control Académico, División de Sistemas. Salud integral

11 02 002 G

Los programas de Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, y Filosofía, Geografía, Maestro en Música no han obtenido el registro calificado, que es el reconocimiento que hace el Estado del cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad para el adecuado funcionamiento, contraviniendo lo estipulado en el artículo 22 del Decreto 2566 de 2003: “Para poder ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior se requiere contar con el registro calificado del mismo”. La Entidad aclara que esta situación se presenta porque el Ministerio de Educación Nacional no ha promulgado las Resoluciones, o no ha designado pares evaluadores y las visitas de los pares se efectuaron recientemente. Al respecto el Ministerio ha indicado que las instituciones de educación superior podrán continuar ofreciendo el programa hasta tanto se resuelve por esa parte la situación.

Continuar con el proceso de obtención del registro calificado de los programas de: Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, Filosofía, Geografía y Maestro en Música

La Universidad del Cauca cumplió cabalmente con registrar ante el MEN mediante el sistema SACES los programas mencionados en el plazo establecido según las resoluciones especificas para cada programa académico, es importante aclarar la situación de los programas ante el ministerio así: Fisioterapia y Fonoaudiología se encuentran en espera de Resolución MEN; Geografía y Maestro en Música están dando respuesta de auto al MEN, Historia se encuentra en espera de asignación de pares por el MEN,

Oficios de requerimiento respecto a la solicitud de registro calificado de los programas en mención

31-Ago-06

30-Ago-07

80%

20,00%

Se envía oficio 4.36-010 19/02/07 a la Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior MEN.

El Ministerio de Educación Nacional otorgó el Registro Calificado a los programas de: Filosofía ( resolución 124 del 18/01/ 07), por siete años; Fisioterapia y Fonoaudiología ( resolución 904 del 28/02/07 (consultar home del portal)

Para los programa de historia se espera la asignación de pares académicos evaluadores. En cuanto a los programas de geografía y maestro en Música se dió respuesta al MEN sobre condiciones señaladas mediante autos, esperando la decisión del Ministerio.

Vicerrectoría Académica
Facultades
Acreditación

11 02 002 G

El programa de Ciencia Política no cuenta con la Resolución de características especificas a que se refiere el artículo primero del Decreto 2566 de 2003, y por lo tanto, no se ha establecido una fecha límite para la entrega de la documentación respectiva y realización de trámites. La Entidad informa que la documentación del programa ya ha sido revisada por la Oficina de Acreditación y se espera la versión definitiva del mismo para el trámite ante el Ministerio de Educación Nacional.

Radicar ante el MEN el documento de condiciones mínimas de calidad del programa de Ciencia Política, mediante el SACES

Enviar la respectiva información en línea para su posterior radicación ante el MEN.

Oficios de requerimiento al MEN respecto a la solicitud de la Resolución de características específicas del programa de Ciencias Políticas.

31-Ago-06

30-Ago-07

0,5

50,00%

Presentado documento de Registro Calificado al Consejo Académico (13/12/06), devuelto para hacer ajustes propuestos.

El MEN mediante resolución 466 del 6 de febrero/2007, remitió consideraciones específicas, las cuales estan siendo atendidas con la rrevisión del documento

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, acreditación, faculta de derecho

11 01 001 G

Respecto al proceso de acreditación institucional de la Universidad no se observan avances significativos ni se incluyen acciones concretas en los planes, a pesar que se establece como uno de los objetivos en la Prospectiva 2012.

Obtener la acreditación de alta calidad para la Universidad del Cauca

Se cuenta con un modelo metodológico de autoevaluación con fines de acreditación institucional de alta calidad, y se continúa con el cronograma de actividades previamente establecido

Concepto del Consejo Nacional de Acreditación y Resolución del MEN

31-Ago-06

28-Feb-08

0,6

30,00%

En oficio OGA-10 del 22 de enero del 2007, el Coordinador General de Acreditación menciona los grados de avance del proceso, anexando cronograma de actividades. El oficio 4.36.4.172 del 16 de abril de Vicerrectoría Académia, expresa, en los mismos términos, el avance en el proceso de acreditación.

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

1802002

En el presupuesto de ingresos se proyectó recaudar por rendimientos financieros $122 millones, de los cuales $121.6 ingresaron mediante adición, según Acuerdo 078 del 25 de octubre de 2005. Sin embargo, la División Financiera informa que los rendimientos obtenidos en el 2005 fueron $151 millones producto del convenio OJ-106 suscrito entre la Universidad y FAUCA. Por lo anterior se presenta una diferencia de $29 millones, que no aparece adicionada al presupuesto del 2005. La Universidad informa que ha realizado la depuración y que dicha diferencia se incorporará dentro de los Recursos del Balance para el segundo semestre de 2006.

100,00%

De acuerdo con lo expresado en la sentencia No. C-478 de 1992 emanada de la Corte Constitucional, Principio de universalidad de ingresos y la Autonomía Universitaria consagrada en la Ley 30 de 1992.
La Universidad incorporó recursos del balance al presupuesto de la presente vigencia mediante Acuerdos No. 040 y 050 de 2006 expedido por el Consejo Superior.

18 01 002 P

El Plan de Acción u Operativo presentado por la Institución contiene actividades generalizadas que no permiten identificarse de manera concreta en el presupuesto, además dichas actividades no se encuentran valorizadas ni su ejecución programadas en un periodo definido de la vigencia. A pesar de que existe un formato para la elaboración del Plan de Acción se observa que no hay directrices o criterios claros para la determinación del tiempo, uso de los indicadores y responsabilidad en el seguimiento y evaluación. A pesar que el presupuesto es un instrumento de planificación no existe la debida coherencia entre este y el plan de acción.

Mejorar las herramientas de seguimiento, evaluación de la gestión Universitaria. Ajustar los planes de acción dentro de la vigencia.

Orientación y acompañamiento a las diferentes unidades académico administrativas para logar operatividad en la propuesta rectoral 2006 -2009.

Capacitación

31-Ago-06

31-Ago-07

100,00%

En el segundo semestre del 2006, se realizaron 3 talleres de capacitación a unidades académico-administrativas sobre formulación de planes operativos, haciendo acompañamiento individualizado.

Comité Sistema de Control Interno= Dependencias Universitarias

1801002P

La ejecución de la inversión realizada en la vigencia 2005 asciende a $1.497 millones sumados los recursos que quedaron en reservas de la nación por $720 millones, recursos administrados $94 millones y en cuentas por pagar por recursos administrados el valor de $43.899.934. Los anteriores valores muestran una ejecución presupuestal en inversión del 42,6%, lo que reitera un bajo cumplimiento del plan de acción en la vigencia 2005.

La Universidad se ratifica en lo expuesto mediante comunicación R- 1612 de mayo 19 de 2006. El porcentaje de ejecución de inversión es el 90.44%.

18 01 002 P

Las Resoluciones expedidas durante vigencia 2005 para la vinculación de docentes ocasionales, medio tiempo y horas cátedra para las Facultades, suscritas por el Consejo Superior de la Universidad presentan inconsistencias de contenido, en los tiempos de vinculación como es el caso de la siguiente resolución” Resolución 095 se expide el 27 de septiembre de 2005 y el personal se vincula desde el 23 de septiembre de 2005.2004 a los siguientes profesionales..:”, error que se repite en la misma Resolución en el artículo 2º y en el parágrafo que hace referencia a la Facultad de Ingeniería Civil, Ingeniería Electrónica, Vicerrectoría Académica. Aunado a lo anterior, con la vinculación realizada mediante las anteriores Resoluciones la Universidad se arriesga a que se configuren contratos laborales a término indefinido o contratos realidad.

Minimizar las inconsistencias ocasionadas por legalización de hechos cumplidos, involucrando a las autoridades académico-administrativas que intervienen en el trámite de vinculaciones de profesores ocasionales y catedráticos

Recalcar en las instancias académico administrativas los aspectos formales y sustanciales relacionados con la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos. Concientizar y responsabilizar a las mismas, por las inconsistencias que se presenten en dichos

Reuniones semestrales con los Estamentos involucrados en el tema

31-Ago-06

31-Ago-07

50,00%

Se realizó una reunión con Decanos y Secretarios Generales de Facultad, recalcándose por la Vicerrectora Académica y la Jefe de Recursos Humanos sobre las implicaciones legales por hechos cumplidos en las vinculaciones.
Se han enviado circulares Nos. VRA-013 y VRA-014 del 09/08/06 de la Vicerrectoría Académica; oficios DRH-337 y DRH-342 del 24/08 del 2006 de la División de Recursos Humanos al Consejo Superior, consideradas en Consejo Académico; comunicado 12/07/06 de la División de Recursos Humanos a docentes y comunicado 02/02/07 del Consejo Superior a docentes , publicados en portal Web; Acta No. 18 del 6 de septiembre del 2006 del Consejo Académico. Todos los documentos versan sobre previsiones en torno a la vinculación de docentes ocasionales y catedráticos, a fin de evitar hechos cumplidos, logrando el objetivo propuesto.

Vicerrectoría Académica, consejo superior, División de Recursos Humanos, Secretaría General

18 01 002 P

La Entidad mediante Resoluciones Nos 04 de 25-01-05, 015 de 1-02-05, 022 de 15-02-05, 054 de 26-04-05 y 057 de 24-05-05, resuelve presuntamente legalizar hechos cumplidos por labores académicas desarrolladas por 25 docentes en las facultades de Artes, Agropecuarias, Educación, Ingeniería Electrónica, Salud, Humanidades y Vicerrectoría Académica, situación que presuntamente tiene alcance. Prohíbese tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Esta situación constituye presunto hallazgo disciplinario.

Reuniones de capacitación frente a los temas contractuales, con los decanos y jefes de departamento y quienes dirigen las diferentes facultades de la Universidad del Cauca.

31-Ago-06

30-Ago-07

50,00%

Vicerrectoría Académica Consejo Superior División de Recursos Humanos Secretaria General

1801002P

Para la adquisición de servicios con recursos de la nación se asignó a la Universidad $ 269 millones, los cuales trasladó a la Fundación de Apoyo – El convenio OJ 148/05 se suscribió para un plazo inicial de 45 días, el 1 de marzo de 2006 se firma Otro sí 01 ampliando el plazo 45 días más. La planeación que se hizo para determinar el tiempo de ejecución del convenio no se asemeja a la realidad de los tiempos que llevan los procesos de contratación ni la duración de las actividades a ejecutar.

La Ley faculta a las partes a ampliar, de mutuo consentimiento, la vigencia de la relación contractual.
En el Acuerdo 015, articulo 17 sobre contratación establece que los contratos, convenios pueden adicionarse o prorrogarse en forma motivada de común acuerdo entre las partes. El plazo inicial de 45 días se fijo en atención a la orden emitida por el Consejo Superior de la Universidad en razón a las políticas de organización y prevención de los dineros que se transfieren a la Fundación General de Apoyo.
(Ver portal web unicauca Acuerdo 015)

1801002P

La Universidad dejó reservas sin ejecutar por $14 millones de la vigencia 2004. A pesar que la Entidad elaboró el acta mediante la cual se fenecen dichas reservas, no se encontró el acto administrativo o documentación que muestre el destino de estos recursos.

Según concepto jurídico 7678 del 4 de abril de 1997 de la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se determina que después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse, por lo que estos recursos conforman el Activo Ajustado, partida que se considera al realizar el cálculo de los recursos del Balance. Por la Universidad, se incorporó parte de estos recursos según necesidades por acuerdos número 040 de julio y 050 de agosto de 2006.

1801002P

La Universidad del Cauca celebró el contrato 019 con el Consejo Superior de la Judicatura y ella a su vez celebró el convenio 071 con la FAUCA, por $ 220 millones, presuntamente para legalizar un hecho cumplido, sobre un objeto contractual ejecutado parcialmente desde la firma del convenio; lo cual constituye un presunto hallazgo disciplinario. Con relación a la reserva presupuestal constituida para el, mismo convenio, se presenta una presunta irregularidad debido a que su constitución debe obedecer a compromisos contractuales sobre bienes o servicios pendientes por ejecutar y en este caso el servicio a que se refiere el objeto del convenio 071 con la FAUCA ya había sido cumplido directamente por la Universidad según consta en el acta de liquidación del contrato 019 de septiembre de 2003, suscrita entre el Consejo Superior de la Judicatura del Cauca el 28 de marzo de 2005.

Liquidar el Convenio OJ-071 de 2004 y Adelantar el proceso disciplinario por parte del grupo control interno disciplinario.

Verificar los soportes, liquidar el Convenio y tramitar el proceso disciplinario correspondiente.

Acta de liquidación Proceso disciplinario

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Auto inhibitorio 18/12/06 del Grupo de Control Disciplinario Interno. Remisión del asunto a la Procuraduría General de la Nación Regional Cauca

Vicerrectoría Administrativa Control Interno Disciplinario

1801002P

Las siguientes cuentas carecen de certificaciones sobre el cumplimiento de la labor o trabajo contratado, que permita verificar la prestación del servicio antes del 31 de diciembre de 2005 para ser incluidas en la relación de cuentas por pagar, según cuadro.

Existe dentro de los formatos de prestación del servicio, la constancia respectiva de recibo a satisfacción por parte del interventor.
Sin embargo, la Universidad ha adoptado mecanismos únicos para la expedición de certificaciones independientes de control, así mismo se ha impartido las instrucciones a la profesional encargado en la Vicerrectoría administrativa de la contratación según consta en el oficio DF – 104 de 2006 y VRADM – 121 de 2006.

18 01 002 P

Conforme a la ejecución presupuestal de la vigencia 2005 con destino al rubro adquisición de bienes se apropiaron inicialmente $ 1.045 millones, base financiera sobre la cual se debió elaborar el Plan de Compras para la vigencia 2005, no obstante al verificar dicho plan su valor es de $909 millones, es decir que no hay consistencia entre el presupuesto asignado y el plan de compras. Además en el transcurso de la vigencia se efectuaron adiciones presupuestales al rubro de adquisiciones de bienes por valor de $367 millones, adición que no se ajustó en el del plan de compras, lo cual evidencia deficiencias en el Sistema de Planeación en la Unidad de Salud.

Establecer el Plan de Compras de Bienes y Servicios de acuerdo a las necesidades reales, base para el Presupuesto, de tal manera que muestre coherencia en la Planeación Institucional.

Elaboración Técnica del plan de Compras de Bienes y Servicios de la Unidad de Salud

Elaboración Técnica de un Plan de Compras

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Se realizó la elaboración técnica del Plan de Compras para el segundo semestre del 2006 y para el año 2007.

Consejo Directivo Unidad de Salud Unidad de Salud

18 01 002 P

Al confrontar la ejecución presupuestal del rubro Adquisición de Bienes con los respectivos contratos de suministro de medicamentos se encontró que no existen informes de supervisión de los contratos; el valor de los contratos no coincide con la sumatoria de las Notas de Suministro; se efectuaron adiciones al valor de los contratos mediante otro si, antes de terminar su ejecución sin que se tenga una justificación o motivo de la adición y se realizan contratos de suministros que sobrepasan la vigencia presupuestal.

Elaboración de informes de Supervisión de Contratos por parte de los Interventores. Establecer un control de saldos de registro presupuestal y verificar fechas de terminación de contratos de suministro de medicamentos.

Presentación de Informes de supervisión. Revisión de saldos de registro Presupuestal y acta parcial de la liquidación del respectivo contrato.

Informes de Supervisión. Revisión de saldos de registro presupuestal. Revisión de actas parciales de liquidación de contratos

31-Ago-06

30-Ago-07

3,88

97,00%

La Unidad de Salud ha adelantado las siguientes acciones: 1) Informes de revisión de contratos: Mediante oficio CI 047 del 27 de diciembre de 2006 se hizo auditoria integral al proceso de licitación de medicamentos al año 2006. 2) Revisión de saldos de registro presupuestal. Oficios varios durante el año 2006 de interventoría de e adquisición de bienes a la Empresa SITIS (software asistencial)

Consejo Directivo Unidad de Salud

14 04 004 C

De la muestra de contratos de comisiones de estudio revisadas, se evidencia que no existe un real seguimiento por parte de los interventores, por cuanto el procedimiento no es claro para el comisionado, quien presenta sus informes a otros docentes o funcionarios diferentes a los responsables de hacer seguimiento al cumplimiento de estos contratos. Con lo anterior, se incumple el Estatuto de Contratación Acuerdo No. 015 de 1993 del Consejo Superior de la Universidad del Cauca, constituyéndose en un presunto hallazgo disciplinario.

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, derivadas de las comisiones de estudios.

Reiterar las directrices Universitarias frente a las obligaciones que se generan para el interventor y los docentes comisionados, en virtud de los contratos de contraprestación de servicios

Circular

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Mediante Resolución R- 498 (04 de Julio de 2006), se crea y adopta el manual de interventoría de contratación para la Universidad del Cauca., Se publicó a través del portal institucional.

Todas las decanaturas están realizando la función de interventoría para los profesores en comisión de estudios.

Vicerrectoría Académica Interventores

19 04 005 CI

Los documentos que hacen parte de la ejecución de los contratos de comisión de estudio y que reposan en las hojas de vida de los docentes tanto de la División de Recursos Humanos como de las respectivas Decanaturas, no se encuentran organizados cronológicamente, algunos presentan duplicidad de documentos y en otros no se encuentran todas las certificaciones académicas Contraviniendo lo estipulado en la Ley de archivo 594 de 2000.

Organizar los archivos relativos a la ejecución de los contratos de comisión de estudios de docentes, en la Oficina Jurídica y en las Decanaturas.

Centralizar en la Oficina Jurídica el archivo y manejo de los documentos de formalización y perfeccionamiento del contrato, durante el término de la comisión Centralizar en las decanaturas los documentos de control y seguimiento de los contratos.

Archivos organizados en la Oficina Jurídica y en las diferentes facultades de la Universidad del Cauca.

31-Ago-06

30-Ago-07

80,00%

Circular No. 09 01/09/2006 de la Oficina Jurídica, a Decanaturas, instruyendo sobre el manejo de documentos de comisión de estudios de los docentes, orientados al cumplimiento de la meta.

En el archivo de la División de Recursos Humanos, reposan los documentos sobre novedades de comisiones de estudio. Sin embargo, por disposición de la administración central las hojas de vida que reposan en la Vicerrectoría Académica se enviarán a esta División el día 9 de mayo de 2007.

Las facultades implementaron la Ley de Archivos de la nación y reorganizaron las hojas de vida de los docentes en Comisión de Estudios evitando la duplicidad de documentos, logrando disponer de ellos con facilidad.

División de Recursos Humanos, Oficina Jurídica, Interventores Secretaría General

1404011C

En el contrato OJ-040 con cargo al Convenio OJ-81 de 2003 suscrito entre la Universidad y FAUCA, según certificado presupuestal FGAPROYECT No.13, se observa que a la fecha se le adeuda al contratista $274 millones por concepto de pago de actas parciales de obra números 2, 3 y 4, teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca trasladó a FAUCA la totalidad de los recursos para la ejecución del mencionado convenio. Lo anterior genera incumplimiento por parte de la Universidad con el contratista y por consiguiente actuaciones jurídicas frente al incumplimiento de esta Institución.

En atención a que la Fundación General de Apoyo a la Universidad del Cauca – Fauca, no realizó el pago del valor total del contrato principal, por cuanto no tenía efectivo en caja, pese a haber certificado la disponibilidad de recursos a la universidad; el contratista Ingeniero Edgar Oliveros, solicitó conciliación prejudicial ante la PROCURADURÍA GENERAL PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS, la cual no fue aceptada en principio por cuanto requería presentación por intermedio de abogado, siendo presentada nuevamente y en la forma indicada el mes de mayo de los corrientes. Por lo anterior, con oficio O.J. 679 de 2 de junio de 2006, la Oficina Jurídica, remitió a los miembros del Comité de Conciliación, la Solicitud de Conciliación, a fin de que fuera estudiada jurídica, administrativa y financieramente la procedibilidad de la misma; Mediante certificaciones del día 7 de julio de 2006, suscritas por el Secretario General de la Universidad del Cauca, el Consejo Superior en sesión del 20 de junio de 2006, decidió aprobar la apropiación del recurso, una vez el Tribunal Contencioso Administrativo dicte el auto aprobatorio de la conciliación celebrada entre el ingeniero Edgar Oliveros y la Universidad del Cauca.- De conformidad con la comunicación FAUCA- 649 del 7 de julio de 2006, el Director de la Fundación General de Apoyo, certificó el valor que se canceló al contratista EDGAR HERNANDO OLIVEROS, en la suma de $615´980.900.oo. Reunido el Comité de Conciliación el día 16 de junio, y 7 de julio de 2006 tal como quedó plasmado en las respectivas Actas 05 y 06 de 2006, el comité con el fin de prever una situación más gravosa para la Institución, consideró necesario entrar a conciliar únicamente el valor del capital adeudado y no los costos generados por el retraso en el suministro de concreto y acero, por cuanto técnica y jurídicamente se ha determinado que esta situación no sobrevino. El Comité de Conciliación pudo determinar que una vez realizada el Acta de Liquidación del precitado convenio OJ-081 de 2003, se establecieron los siguientes valores a favor de la Universidad del Cauca: “Saldo del convenio a favor de la Universidad: $560.712.289,oo. Rendimientos financieros causados por el convenio a favor de la Universidad $ 91´734.544. Para determinar un valor final en la liquidación del convenio a favor de la Universidad que es de $652.446.833,oo”. Así las cosas, y revisado por el Comité el valor del contrato suscrito entre el Ingeniero Oliveros y la Universidad y dado que Acta de Liquidación se establece la no disponibilidad del recurso por parte de FAUCA, la UNIVERSIDAD se obligó a reconocer hasta el valor de la diferencia de lo contratado y pagado, la cual asciende a la suma de $367´453.236,oo.
En razón de lo anterior, el día 7 de julio de 2006, se llevó a cabo diligencia de Conciliación Extrajudicial No. 106/061/06/06, en la Procuraduría 40 Judicial Administrativa, siendo solicitante el Ingeniero EDGAR HERNANDO OLIVEROS y convocada la UNIVERSIDAD DEL CAUCA y por parte de la Procuraduría, la FUNDACION GENERAL DE APOYO A LA UNIVERSIDAD; la cual se encaminó al reconocimiento y pago por parte de la Universidad del Cauca al convócante, de la suma de $490´185.046,oo por concepto de las actas de ejecución de obra presentadas y avaladas por la Universidad y por los costos retrasados por el suministro de concreto y acero aducidos por el solicitante.
En atención a lo expuesto por el Comité de Conciliación mediante las Actas Nos. 05 y 06 de 16 de junio y 7 de julio, ya citadas, se concilió el valor de la diferencia de lo contratado y pagado en virtud del contrato O.J. 040 de 2005, ascendiendo el mismo a la suma de $367´453.236. De igual manera, en dicha diligencia y por información suministrada por la apoderada de la FUNDACION GENERAL DE APOYO A LA UNIVERSIDAD, Doctora LUCIA ORDOÑEZ MUÑOZ, se estableció “que según información contable suministrada, la UNIVERSIDAD transfirió la totalidad de los recursos para atender el Contrato O.J. 040-2005 el cual estipula que los pagos generados por éste contrato se cancelarán con cargo al convenio OJ-081 de 2003, recursos de los cuales se pagó al Ingeniero solicitante de la conciliación la suma de $ 615´980.900.oo, quedando pendiente un saldo que a la fecha no está disponible en la entidad, por cuanto según directrices del momento se destinaron a convenios diferentes suscritos con la misma UNIVERSIDAD. En consecuencia, no existen en la FUNDACION recursos para atender la obligación contraída con el Ingeniero Oliveros, por lo tanto no es posible presentar propuesta alguna”. A la fecha se encuentra a la espera de la aprobación de la conciliación por parte del Tribunal Contencioso Administrativo, para proceder a la cancelación de lo adeudado por parte de la Universidad al ingeniero Oliveros. En atención a los hechos antes expuestos, la Asesora Jurídica de la Universidad del Cauca, presentó denuncio penal, el 13 de julio de 2006, correspondiéndole por reparto a la Fiscalía 05-003, expediente 140852. Igualmente, la Universidad del Cauca se ha constituido en parte civil en los procesos que cursan en las siguientes fiscalías: No 05003 Delegada ante los Jueces penales del Circuito, investigación con radicación No 138426; No 05002 delegada ante los jueces penales del Circuito, radicaciones No 138435 y No 137942.
El Tribunal Contencioso impartió auto aprobatorio de conciliación y se canceló al Ing. OLIVEROS, conforme a certificado No. 121 del 23 de febrero del 2007, expedido por la Tesorería.

1404011C

En el Contrato OJ-001 por $377 millones con cargo al convenio OJ-079 de 2003 suscrito entre la Universidad y FAUCA, según certificado presupuestal FGAPROYECT No 037 del 16 de Febrero de 2005, se observa que según el Acta de Liquidación Final de 9 de diciembre de 2005, existe un saldo a favor del contratista de $180 millones, teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca trasladó la totalidad de los recursos para la ejecución del mencionado convenio. El incumplimiento por parte de la Universidad con el contratista generó el cobro prejudicial de la factura cambiaria de compraventa C4484 por $8.6 millones por concepto de intereses.

Se remitió el acta de liquidación del convenio OJ. 079 de 2003 a FAUCA, mediante oficio No VRADM.947 de 26 de mayo de 2006, para su suscripción. La Oficina Jurídica ha puesto en conocimiento, mediante comunicación O.J. 1012 de 16 de agosto de 2006 a la autoridad competente la situación presentada con la ejecución del contrato OJ. 001 de 2005 y ha solicitado continuamente a la interventoría presentar los informes y las actas de liquidación respectivas.

1405001C

La Universidad del Cauca suscribió el 30 de agosto de 2005 el Convenio Interadministrativo con la Lotería del Cauca, con el objeto de: “Realizar el estudio de mercado con el fin de analizar las condiciones relevantes de explotación del juego de apuestas permanentes en el departamento del Cauca…” La Fundación se obliga con la Universidad del Cauca, a administrar y ejecutar el convenio interadministrativo de fecha 30 de agosto de 2005 suscrito con la Lotería Del Cauca por medio del convenio OJ.122/05. El convenio OJ 122/05, se ejecuto sin constituir la Póliza de Garantía, según lo estipulado en la cláusula décimo segunda. Además los recursos del convenio no se manejaron en cuenta especial conjunta con el interventor, contraviniendo lo estipulado en el numeral séptimo de la cláusula segunda. Tampoco existen informes de interventoría, ni acta de liquidación final a pesar de que el convenio marco con la Lotería del Cauca fue liquidado el 20 de diciembre de 2005. Esta situación constituye un presunto hallazgo disciplinario.

Se aporta acta de liquidación del convenio OJ. 122 de 2005 de fecha 30 de junio de 2006. Mediante oficio OJ. 1011 del 16 de agosto del 2006 se informa al Grupo Interno Disciplinario las irregularidades señaladas por la Auditoría. Cabe precisar que mediante oficio OJ. 569 de 17 de mayo de 2006, se solicitó iniciar investigación disciplinaria al interventor por la no presentación del acta de liquidación.

El Grupo de Control Disciplinario Interno inició el 9 de noviembre del 2006 investigación disciplinaria contra el interventor GILDARDO VANEGAS MUÑOZ.

1405001C

La Universidad del Cauca suscribió el convenio 007 con el programa de Desarrollo Rural en la Región de TIERRADENTRO CXHAB WALA, con el objeto de: “Implementación de la escuela de formación de investigadores del Nasa Yute por medio de la realización de un diplomado en formación lingüística…” La Fundación se obliga con la Universidad del Cauca, a procurarle soporte operativo a la administración para concretar el convenio interinstitucional número 007 del 26 de mayo de 2004, a través de convenio OJ 030/04.

Mediante acta de fecha 8 de mayo de 2006, se liquidó el convenio 030 de 2004

1402012C

El manejo de los recursos del convenio OJ 148 de

100,00%

La Autonomía Administrativa permite aplicar los recursos cuando lo considere necesario. Sin embargo elaboró el Otrosí Número 03 de agosto de 2006 definiendo el destino de los recursos.

1904005CI

En las carpetas de las órdenes de prestación de servicio, los documentos que sirven de soporte para su ejecución no reposan en un solo archivo, ya que en las carpetas de la Vicerrectoria Administrativa no se encontraron archivados: documentos que demuestren la necesidad del servicio, el recibido a satisfacción del interventor, así como tampoco se encontraron todos los documentos requeridos en el numeral “condiciones adicionales”

100,00%

La Universidad dentro de las políticas de mejoramiento institucional replanteó y adoptó medidas que garantizan la centralización de los procesos en contratación de menor cuantía. Se anexa oficio VRADM 480 del 8 de marzo de 2006.

1402012

La orden de prestación de servicios 1644 del 16 de diciembre de 2005 por $26 millones, es una cuenta por pagar a FAUCA que no presenta soportes de gastos que justifique en que se invirtieron los recursos.

100,00%

Es claro que la Universidad reconoce a la Fundación obligaciones debidamente sustentadas por la comunidad Universitaria, se anexa certificación.

17 01 009 F

La Universidad a pesar de tener un Área de Crédito y Cobranzas, presenta debilidades en las acciones y procedimientos a seguir frente al comportamiento anormal de la cartera, no se producen informes oportunos para tenerlos como referente en la toma de decisiones en este aspecto, a pesar de la gestión adelantada por la entidad. El listado de cartera por edades que se genera no es oportuno lo que no permita determinar el saldo actual de los deudores, lo que incide en el incremento de la cartera vencida.

Implementar un mecanismo que permita la actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación.

Estudio, creación y puesta en marcha del mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el primer año.

Estudio, mecanismo y 50 % de actualización

31-Ago-06

30-Ago-07

1,5

50,00%

Si bien la Universidad recientemente crea el Área de Crédito y Cartera, en el transcurso de la vigencia 2006 realizó una depuración de la cartera causada, durante los últimos 9 años, logrando una recuperación significativa respecto de la vigencia 2005. Como puede observar el ente de Control, la rotación de esta cartera es de un período menor a 6 meses. Lo que obliga en los casos del pre y posgrado a aplicar la deuda dentro del respectivo período académico siguiente. Actualmente la Universidad adelanta diagramación del software necesario para complementar el software de finanzas a fin de que este Sistema contenga la información, tanto de la academia como de terceros a los cuales la Institución presta servicios.

Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera

17 01 009 F

Del total de cartera por edades a estudiantes de $703 millones, el 56 % corresponde a mas de 360 días, lo que evidencia falta de mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de los valores adeudados. por falta de un software integral . De la misma manera la Universidad no cuenta con información suficiente estadística o de comportamiento que le permita evaluar las solicitudes de financiación de manera que el riesgo de recaudo disminuya.

Implementar un mecanismo que permita la actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación.

Estudio, creación y puesta en marcha del mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el primer año.

Estudio, mecanismo y 50 % de actualización

31-Ago-06

30-Ago-07

1,5

50,00%

Aplica respuesta anterior.. Para información del Ente de Control puede observarse que la cifra del hallazgo ha sido reducida a un valor de $120.579219,oo respecto de la cifra y hallazgo mencionados. Puede evidenciarse que los mecanismos de recuperación implementados en vigencia 2006 mostraron prontos resultados respecto del comportamiento de la cartera de los últimos 9 años.

Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera

17 01 007 F

El saldo de Cuentas por Cobrar a particulares a 31 de Diciembre de 2004, asciende a $ 485 millones y a Diciembre de 2005 $ 586 millones, que equivale a un incremento del 21%. Esta cartera no está clasificadas por edades. Existen saldo en rojo por servicios conexos por valor de $ 8.6 millones y las cuentas de dudoso recaudo suman $ 166.7 millones, que corresponde al 28% del total. En administración de proyectos las cuentas de más de 360 días ascienden al 29%.

Clasificar los deudores Universitarios en nivel de riesgo. Continuar con depuración de las partidas que tienen saldos diferentes a la dinámica contable, generados por los cambios de identificaciones Universitarias.

Identificación de los factores necesarios para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios Seguimiento a los registros contables que tengan saldos diferentes a la dinámica contable

Estudios

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

La División Financiera hizo seguimiento a los registros contables de saldos diferentes a la dinámica contable

Vicerrectoría Administrativa, División de Sistemas Profesional de Crédito y Profesional Universitario-contador, División Financiera

31-Ago-06

30-Jun-07

100,00%

17 01 007 F

Un estudiante de Medicina no ha cancelado matricula desde el año 1998 y el saldo a la fecha según contabilidad asciende a $13.9 millones sin incluir intereses, a pesar de ello, la oficina Jurídica no ha adelantado acciones por concepto de estudiantes morosos ni por servicios financiados a particulares, lo que hace que se acumule la deuda semestre a semestre y sea mas difícil su cobro. Al respecto la Entidad esta implementado los procedimientos para esta área y aún no ha definido normas internas.

Clasificar dicha cuenta y demás dentro de los deudores universitarios en nivel de riesgo.

Identificación de los factores necesarios para la clasificación del riesgo de este deudor.

Elaboración de estudio de factores de riesgo y posibilidad de cobrabilidad

31-Ago-06

30-Ago-07

0,6

60,00%

Vicerrectoría Administrativa Profesional Universitaria responsable de Crédito y Cartera

17 02 009 F

A 31 de diciembre de 2005 en la cuenta Acreedores Varios figura un saldo de valores no cobrados o por reclamar correspondiente a la nómina de docentes, administrativos y monitores desde años anteriores por $252 millones. Por lo anterior la entidad debe realizar las acciones necesarias para depurar esta cuenta, y de esa manera mostrar un saldo más real de la cuenta Acreedores Varios

Disminuir en un 50% el saldo de la cuenta de acreedores varios, previa verificación de los registros contables y documentación soporte del saldo a favor del acreedor.

Verificar los registros de acreedores varios, según documentación soporte del saldo a favor del acreedor vario. Procurar la ubicación de los acreedores que tienen información de número telefónico o dirección física para notificarlos para que se acerquen a realizar los trámites correspondientes.

Circular informando a los acreedores, sobre los valores que reposan en la tesorería de la Universidad del Cauca.

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

Se enviaron cartas personalizadas a acreedores, logrando disminuir la cuenta en el 54%

Vicerrectoría Administrativa División Financiera Profesional -Tesorería,-Profesional Universitario –contador –División Financiera División de Sistemas.

2003002Q

Analizados los documentos soportes de la queja así como el informe del Revisor Fiscal de la FAUCA, y los documentos aportados por la Fundación de Apoyo, se concluye que existen presuntas irregularidades en la legalización de dichos gastos, por la falta de soportes y comprobantes que hace imposible la comprobación de prestaciones de servicios y adquisición de bienes. . El valor del presunto detrimento es de $ 77 millones. Al respecto se inicio indagación preliminar en el proceso auditor.

Formulación de queja al CTI, ante la solicitud del Consejo Directivo de FAUCA. Constitución parte civil.

Elaboración demandas de constitución de parte civil.

Demandas

31-Ago-06

30-Ago-07

100,00%

De la formulación del caso, el CTI judicializó y remitió a la Fiscalía General de la Nación entidad que ha desagrado la queja en varios procesos, los cuales se adelantan en las fiscalías 05-003, radicación 138426; Fiscalía 05-002 radicación 137942. La Universidad se ha constituido en parte civil documentación que se adjunta, es de anotarse que inicialmente se reexportó por parte del revisor fiscal de FAUCA la suma de 25 millones, posteriormente 77 millones cifra que ha venido aumentando

Rectoría Vicerrectoria Administrativa Oficina Jurídica Oficina de Control Interno

1202001

La Universidad muestra avances en cuanto a la elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca, lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales.

Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos.

Efectuar los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros. Este estudio se presentará al Consejo Académico.

Evaluaciones una vez por semestre

31-Ago-06

30-Jun-07

50,00%

1. Deserción Estudiantil: Este punto se encuentra ligado al numero 13
2. Productividad docente: El 27 de abril se recibió la visita de un Grupo de Econometría que adelantará el estudio sobre impacto académico y económico de la aplicación de los decretos 1444 y 1279. Se estima que los resultados de este estudio permitirán establecer que la UNICAUCA ha disminuido los costos generados por reconocmiento de productividad académica.
3. Aumento de Cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados: La UNICAUCA ha estabilizado la oferta de programas descentralizados a pesar de las dificultades presupuestales y en el momento cuenta con la planta docente necesaria para mantener el nivel académico requerido.
4. Programación de labor docente: La Vicerrectoría Académica ha elaborado dos informes en los que se aprecian las tendencias en la asignación de labor académica en departamentos y en facultades y permite la evaluación para la cualificación de la labor académica en la UNICAUCA. Este proceso es posible debido al diligenciamiento de un formato diseñado para tal fin.

Vic. Académica

1704001

La FAUCA, en la vigencia 2004 utilizó, de la cuenta corriente 535 Banco Popular-convenios FAUCA, recursos para realizar los siguientes pagos que no pertenecen a los convenios suscritos con la Universidad: TOTAL $ 101.1. La anterior situación afecta la financiación de los convenios para los cuales se giraron los recursos, denota deficiencia en la labor de seguimiento y monitoreo, e iría en contra del numeral 20 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

Liquidar todos los convenios que ya se encuentren terminados. Mejorar en FAUCA el sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios vigentes,

Verificar actuaciones y soportes. Liquidar Convenios en aquellos casos que los requieran. Revisión de trámites procesos y procedimientos en FAUCA. Control y seguimiento de los recursos encargados a FAUCA en virtud de los Convenios.

Actas de liquidación de Convenios OJ- 078, 079, 080, 081, 143,144, 145, 146, 147, 148. 023,024, 106, 107, 108, 109.

30-Ago-06

30-Ago-07

62,50%

Se elaboraron las Actas de liquidación Final de los siguientes convenios:
1. OJ-78, OJ-79, OJ-80 y OJ-81 del año 2003, de las cuales se anexa una copia, y las originales reposan en el fólder de cada convenio en la Oficina jurídica de la Universidad.
2. OJ-143, OJ-144, OJ-145, OJ-146, OJ-147, OJ-148 del año 2002, de las cuales se anexa una copia, y las originales reposan en el fólder de cada convenio en la Oficina jurídica de la Universidad.
3. El Convenio OJ-23 de 2001, fue suspendido, se encuentra a la espera de que la oficina correspondiente certifique, porque en Fauca no se encuentran pagos con cargo a este convenio.
4. OJ-24, OJ-106, OJ-107, OJ-108 y OJ-109 del año 2001, en la fecha se encuentra levantada la información y esta pendiente de revisión por parte de Fauca, para proceder a firmar los Balances de Liquidación Final por las partes.

Mediante oficios OLC 12 del 11 de abril Y OLC 13 del 30 de abril se remitieron los documentos relacionados con los convenios aludidos para su revisión y posterior firma, para culminar el proceso de liquidación.

Vicerrectoría Administrativa Profesional Universitaria Nancy López

1405001

Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107, OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Situación que no permite determinar el estado económico de los mismos.

Levantar la información para proceder a elaborar los balances económicos de los convenios

Estudio del balance y auxiliares contables. Confrontación de los comprobantes de egreso. Revisión de los soportes en general.

Balances económicos de cada uno de los convenios.

31-Ago-06

30-Ago-07

2,4

40,00%

1. El Convenio OJ-23 de 2001, fue suspendido, se encuentra a la espera de que la oficina correspondiente certifique, porque en Fauca no se encuentran pagos con cargo a este convenio.
En atención a que por mandato del artículo 60 de la ley 80 de 1993, no es posible realizar las Acta de Liquidación Final de los Convenios OJ–24, OJ-106, OJ-107, OJ-108 y OJ-109 de 2001, porque los términos para su liquidación se encuentran vencidos, por tratarse de términos procésales de carácter improrrogable, perdiendo las partes la competencia para efectuar la liquidación final del convenio por mutuo acuerdo o unilateralmente; por esta razón, se procede a realizar un balance final con el fin de establecer el cumplimiento del objeto del convenio, el balance final y su estado de cuenta.

Vicerrectoría Administrativa Profesional universitaria delegada para esa función.

1404003

Los convenios se celebran sin constituir pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el numeral 19 artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

Garantizar el cumplimiento de los convenios con pólizas de cumplimiento, salarios y prestaciones, calidad, estabilidad, las cuales se solicitan de acuerdo al objeto contractual de cada convenio

Solicitud de garantías al contratista.

Pólizas de garantía debidamente constituidas.

31-Ago-06

Permanente

100%

100,00%

Las pólizas se solicitan en Convenios que lo ameriten

Vicerrectoría Administrativa Oficina Jurídica

1404002

Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó cuenta de cobro a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005 por $180.1 millones, valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos recursos no ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron depositados en la cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin de financiar el contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva cuenta de cobro a la Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7 millones. Lo anterior evidencia que la Universidad del Cauca celebró contratos de prestación de servicios con el Consejo Superior de la Judicatura números 019/03, 027/04 y 055/04, los que ejecuta a través de convenios con la FAUCA sin girar los recursos y financiándolos posteriormente con recursos de otros convenios. Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para la forma de pago, poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y constituyéndose en una presunta falta disciplinaria.

Depurar, conciliar y establecer responsabilidades.

Depuración de las cuentas. Conciliaciones de las cuentas. Establecimiento de responsabilidades. Información ante autoridad competente.

Depuraciones y conciliaciones

31-Ago-06

31-Ago-07

0,65

65,00%

Actas de Liquidación Final de los Convenios:

a. OJ-70 de 2004 que Ampara el Contrato JO-27/04.
Acta de Reunión que soporta el convenio OJ-71 de 2004, que ampara el Contrato OJ-19 de 2003.
c. OJ- 10 de 2005.

d. OJ-63 de 2005. suscritos entre la Fundación General de Apoyo y la Universidad del Cauca que apoyan los contratos suscritos con el Consejo Superior de la Judicatura.

Vicerrectoría Administrativa Profesional universitaria delegada para esa función, interventoría División Financiera

1702009

Durante las vigencias 2002 a 2004 se realizaron erogaciones por $42 millones y en el periodo de enero a marzo de 2005 por $5..3 millones, para un total de $ 47.3 millones; lo que representa un derecho real para la FAUCA y una obligación real y pendiente de pago para la Universidad del Cauca. Dichas erogaciones no fueron apropiadas presupuestamente, ni registrado contablemente por la Universidad del Cauca, contraviniendo los artículos 71, 113 del Decreto 111 de 1996, los Principios de la Contabilidad Pública de Reconocimiento, Casación, Registro y Revelación. Lo anterior se constituye, presuntamente, en una violación al numeral 1 del artículo 34 e la Ley 734 de 2002.

OBSERVACION : EL OBJETIVO, LA DESCRIPCION DE LA META, LA UNIDAD DE LA META, DIMENSIÓN DE LA META, FECHA DE INICIACION, TERMINACION Y RESPONSABLES SON LOS INDICADOS EN EL HALLAZGO No. 54, IGUALMENTE PARA TODO LO RELACIONADO CON LA LINEA CONVENIOS FAUCA. (PAG. 32 A LA 36).

1704001

El comprobante de egreso 11137 por $47 mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones, el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca.

RESPUESTA AL TEMA FAUCA: Si bien el Órgano de Control realiza apreciación sobre el comportamiento administrativo, contable y presupuestal de la Fundación, la Universidad, aunque tuvo algunas deficiencias respecto de los contratos de mandato suscritos con la Fundación, hoy posee las herramientas necesarias que garantizan la adecuada ejecución por parte del mandante y la aceptación del mandatario de la instrucción brindada. Prueba de ello es el soporte técnico que contienen los convenios 106 del 2004 y 148 del 2005.

Se emitió concepto sobre las subcuentas de la cuenta 1320, claro y preciso en el sentido que la UNICAUCA no asume deudas ni costos que no estuvieran contemplados en su presupuesto; por lo tanto es de potestad y autonomía de FAUCA realizar los ajustes contables y dichas notas hacerlas llegar a la División Financiera y a la Rectoría ya que las aspiraciones de cobro quedan sin ninguna validez por falta de soportes.

1704003

1320.20.06 Gastos Sede Santander Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $7.2 millones de los cuales $0.7 millones no se encuentran soportados.

1704001

1320.20.11 Vicerrectoría administrativa – Gastos Varios. La Universidad del Cauca, mediante recibos de pago 11213 del 6 de junio e 2003 y 11455 del 4 de agosto de 2003 canceló $21.1 millones y $70 millones respectivamente, como parte de las cuentas por cobrar a su cargo emitidas por la FAUCA. Sin embargo, a 31 de diciembre de 2004, la FAUCA registra valores por $460 millones, que incluyen los pagos mencionados, lo que presenta sobrestimación en dicha cuenta

1704003

1320.20.23 Gastos adicionales personal Unicauca. Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $16.3 millones. De los cuales $6.9 millones adolecen de documentos soportes

1704003

1320.20.42 Especialización en Epidemiología. Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $18.1 millones. De los cuales $11.2 millones no poseen soporte.

1704001

1320.20.46 Proyecto 741 convenio 028 Colciencias. Según el libro auxiliar de contabilidad, La FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo
Acumulado por cobrar a Unicauca de $2.9 millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el recibo de caja 13542 de julio 23 de 2004

1704001

En la revisión de las cuentas por cobrar se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los recursos, teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca solicitaba efectuar gastos a La FAUCA por oficios, vía telefónica y a través de sus distintos funcionarios, sin especificar el convenio que se afectaría. Aunado a esto se realizaron gastos de actividades en las cuales no se había celebrado formalmente el convenio. Lo anterior se genera por la ausencia de procedimientos establecidos por Unicauca para el desarrollo de este tipo de convenios.

1802001

La Universidad del Cauca carece de procedimientos que le permitan llevar un control y seguimiento a la planeación, programación y ejecución del presupuesto ya que se observó que se ejecutaron recursos superiores a los apropiados y algunos casos sin contar con la respectiva apropiación presupuestal. La anterior situación se evidenció en los siguientes casos: Convenio OJ-144/02; OJ-146/02; Proyecto mural de medicina; Proyecto Jardín Botánico

1702009

A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA, con ocasión de los convenios celebrados con la FAUCA y otros gastos relacionados con Gastos Generales de la Universidad a través de la FAUCA, no registra las obligaciones por pagar debido a la falta de procedimientos, deficiencias en los sistemas de información y comunicación entre dependencias. Generando incertidumbre en la información contable revelada durante estos periodos

19 04 005

Existe un archivo central que en el momento no cuenta con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación de los archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de las dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la documentación situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y afectar la conservación de la memoria institucional.

Aplicación del proyecto de reubicación de espacios físicos para la organización del archivo central y la ventanilla única.

Consecución de recursos para efectuar la reubicación de áreas de trabajo.

Capacitación sobre Archivística.

31-Ago-06

31-Oct-06

100,00%

Se capacitacron 40 secretarias.

Secretaría General, Vicerretoría Administrativa, Vicerrectoría Académica, Oficina de Planeación.

Ubicación definitiva del Archivo Central.

31-Ago-06

31-Oct-06

100,00%

El archivo central quedó ubicado en el Edificio Santo Domingo Calle 5 4 - 70 (Oficina de Archivo y corresondencia) con una capacidad de 36 estantes para 1520 cajas de archivo, El archivo académico ubicado en la facultad de educación -Biblioteca central tercer Piso, Calle 2 3 - 111, con capacidad de 480 estantes para 5760 cajas

Actualización y aplicación de las Tablas de Retención documental.

31-Ago-06

31-Oct-06

0,1

10,00%

mediante acta 012 de junio de 2005, se aprobó la actualziación de las tablas de retención documental.

En el portal institucional, se publicó la circular del 16 de abril del año 2007, estableciendo el cronograma con fechas límites, para las transferencias documentales primarias y secundarias al Archivo Administrativo Central, y las historias académicas al archivo central Académico. El proceso se encuentra en ejecución, el cual será permanente teniendo en cuenta las normas de archivística.

Asignación de recursos

31-Ago-06

31-Oct-06

100,00%

Se asignaron recursos y espacios físicos mediante licitación pública que se adjudicó a galerían 87 los contratos OJ 083/05 y OJ 067/06.

Reubicación de espacios físicos.

31-Ago-06

31-Oct-06

0,2

20,00%

El archivo académico ubicado en la facultad de educación -Biblioteca central tercer Piso, Calle 2 3 - 111, con capacidad de 480 estantes para 5760 cajas

Adecuación del espacio para el archivo y demás dependencias.

31-Ago-06

31-Oct-06

100,00%

El archivo central quedó ubicado en el Edificio Santo Domingo Calle 5 4 - 70 (Oficina de Archivo y corresondencia) con una capacidad de 36 estantes para 1520 cajas de archivo,

18 04 002

Los bienes inmuebles identificados con matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación la Universidad deberá realizar el procedimiento pertinente para efectos de levantamiento de tal medida, esto afecta la legitimidad de la propiedad de los bienes y por consiguiente el valor que figura en los Estados financieros, máxime cuando en los mencionados Estados no figura deuda a cargo de la Universidad.

Levantar la afectación de inenajenabilidad por valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807.

Estudio de títulos a fin de verificar el gravamen para proceder efectuar la desafectación.

Estudio de títulos.

31-Ago-06

30-Jun-07

100,00%

El Municipio de Popayán expidió las resoluciones 0567 y 0565 /10/12/06; 0566 15/11/06 0603 13/12/06, por las cuales se solicitó a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos la cancelación de las resoluciones que afectaban los predios por contribución de obras realizadas por valorización municipal.. Se registraron. Oficina de Registro expidió certificado de cancelación.

Vicerrectoría Administrativa, Profesional Área de Edificios y Mantenimiento, Oficina Jurídica

Cuantificación del valor adeudado., Consecución de recursos. Cancelación del valor cuando sea el caso. Desafectación.

18 04 002

El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar.

Verificar la vigencia de la hipoteca y la posible cancelación de la deuda

Tramitar el levantamiento de hipoteca del predio afectado.

Análisis de la garantía hipotecaria.

31-Ago-06

31-Ago-07

100,00%

Se presenta demanda de prescripción extintiva de la acción ejecutiva, la cual correspondió en reparto al Juzgado 6º Civil Municipal y se encuentra en trámite.

Pendiente de fijación de edicto emplazatorio ordenado por el juzgado. En trámite la consecusión de recursos para la publicación respectiva.

Vicerretoria Adminstrativa, Oficina Jurídica

Estudio del Certificado de tradición y escritura.

Procedencia del pago.

31-Ago-07

100,00%

Elaboración de la escritura de cancelación.

31-Ago-06

31-Ago-07

0,55

55,00%

DANILO REINALDO VIVAS RAMOS

LUCÍA AMPARO GUZMÁN VALENCIA

Rector

Jefa Control Interno

Una Universidad de excelencia con profundo impacto social