FORMATO No. 1
INFORMACIÓN SOBRE
LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
ANEXO No.1-FORMATO
1 PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a
Entidad: UNIVERSIDAD DEL CAUCA
Representante Legal: Mg. DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
NIT: 891500319-2
Período Informado: Año 2005
Fecha de
Suscripción Agosto
31 Año: 2006
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
1 |
19 02 003 CI |
A
pesar que la entidad ha implementado mecanismos de sensibilización para
mejorar el autocontrol, los controles realizados en muchos de los procesos presentan
deficiencias, que incide en el fortalecimiento del sistema de control interno
de la organización. |
Revisar, en las diferentes dependencias
universitarias, los procesos y procedimientos que contribuyan al
fortalecimiento del S.C.I. |
Con el diagnóstico
del MECI en las diferentes dependencias, se podrán
corregir deficiencias en los procesos de autocontrol. |
Realización de
Diagnóstico MECI, Implementación de medidas de autocontrol en deferentes
dependencias Universitarias |
Diagnóstico MECI: 1 Implementación de
autocontrol en dependencias: 4 (Vicerrectorías) |
31 de agosto de
2006 |
30 de agosto de
2007 |
52 |
Comité de Coordinación del Sistema de Equipo MECI |
|||||||||||||
2 |
19 02 001 CI |
A pesar que |
Actualizar el Mapa de Riesgos de |
Se desarrollarán
actividades de participación para la
actualización del mapa de riesgos de |
El mapa de riesgos |
Un Mapa de riesgos: 1 |
31 agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
3 |
19 02 002 CI |
|
Diseñar el plan de contingencia
correspondiente a |
Identificar los
riesgos prioritarios para construir el plan de contingencia. iniciando con |
Un plan de contingencia. |
1 |
31 de agosto de
2006 |
30 de agosto de
2007 |
52 |
Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno |
|||||||||||||
4 |
19 02 002 CI |
La información de la cartera, especialmente la
de mayor antigüedad no es actualizada permanentemente, situación que genera
riesgo para su recuperación. |
Clasificar los
deudores Universitarios en nivel de riesgo. |
Identificación de los factores necesarios para la
clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios. |
Estudio |
2 |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Profesional de Crédito y
Cobranzas. División Financiera
División de
Sistemas. |
|||||||||||||
5 |
19 02 003 CI |
Los instrumentos implementados por |
Ajustar los instrumentos necesarios para la
actualización permanente de los procesos que involucre a todas |
Determinación y revisión de los instrumentos no adecuados para la
actualización de los procesos |
Instrumentos ajustados |
1 |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa Académica, de Cultura y
Bienestar, Vicerrectoría de Investigaciones Oficina de Planeación. |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
6 |
19 04 006 CI |
|
Reglamentar el manejo unificado del archivo
Institucional conforme a Hacer que los funcionarios capacitados en
archivística sean a su vez capacitadotes. |
Elaborar
y divulgar un manual de manejo de
archivo universitario. |
Manual |
Un Manual Una Divulgación |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno Secretaría General. |
|||||||||||||
OBSERVACION: |
SE ELABORO PROYECTO
MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA EL CUAL SE ADJUNTA |
||||||||||||||||||||||
7 |
19 03 006 CI |
A pesar que |
Determinar los indicadores de gestión a
aplicar |
Realizar el estudio para determinar un conjunto
de indicadores de gestión universitaria en los componentes a evaluar. |
El estudio para
estructurar los Indicadores de gestión. |
Un Estudio (1) |
Agosto 31 de 2006. |
Agosto
30 de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Académica Vicerrectoría de Investigaciones Vicerrectoría de cultura y bienestar Vicerrectoría Administrativa Oficina de Planeación |
|||||||||||||
8 |
19 04 005 CI |
La información requerida por |
Hacer seguimiento y evaluación a los planes
de acción. |
Orientación y acompañamiento a las diferentes
unidades académico administrativas |
Capacitaciones |
Un taller (1) |
Agosto 31 de 2006 |
Diciembre 31 de 2006 |
17 semanas |
Oficina de Planeación. |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
9 |
11 |
|
Hacer seguimiento y evaluación a los planes
de acción. |
Orientación y acompañamiento a las diferentes
unidades académico administrativas |
Capacitaciones |
Un taller (1) |
Agosto 31 de 2006 |
Diciembre 31 de 2006 |
17 semanas |
Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno |
|||||||||||||
10 |
11 |
En los seguimientos aparecen actividades
realizadas en las facultades que no estaban formuladas en el plan. De lo anterior
se deduce que no se realizan en tiempo oportuno los cambios necesarios para
que el Plan de Acción, cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado.
|
Mejorar las herramientas de seguimiento,
evaluación de la gestión
Universitaria. Ajustar los planes de acción dentro de la
vigencia. |
Orientación y acompañamiento a las diferentes
unidades académico administrativas |
Capacitación Evaluación |
Una (1) Una (1) |
31 de agosto de
2006 |
30 de agosto de
2007 |
52 |
Comité de Coordinación
del Sistema de Control dependencias
Universitarias |
|||||||||||||
11 |
11 |
Algunas actividades del plan, especialmente
las relativas a construcciones y mantenimiento no presentan indicadores claves
de rendimiento, lo cual dificulta la medición de resultados. |
Determinar los indicadores de gestión a
aplicar |
Realizar el estudio para determinar un
conjunto de indicadores de gestión universitaria en los componentes a
evaluar. |
El estudio para
estructurar los Indicadores de gestión. |
Un Estudio (1) |
Agosto 31 de 2006. |
Agosto
30 de 2007 |
52 |
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
12 |
11 01 002 |
Dentro de los presupuestos de inversión de
los proyectos se estiman pagos mensuales de estímulos económicos a los
docentes por sus labores de investigación y desarrollo. Se observa que se programan para tres
docentes una dedicación de horas semanales al proyecto dentro de la labor
académica pagada por |
Coordinar procedimientos entre las vicerrectorias
de Investigaciones (convenios y proyectos de investigación), Académica
(Tiempo asignado en la labor académica de los profesores en investigación y
el seguimiento de los avances por la interventoría del jefe de Departamento)
Administrativa (pago de los estímulos). Elaboración de un único formato que
permita la verificación de los diferentes instancias para el pago real de los
estímulos. |
Establecer y adoptar procedimientos y
formatos respectivos. |
Formato, Documentos soporte, normas de
procesos y procedimientos |
1 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Vicerrectoría de Investigaciones,
Académicas y Admistrativa |
|||||||||||||
13 |
11 |
El promedio de deserción inter-semestral para el año 2005 fue del 8.2%,
es decir que por cada 100 estudiantes matriculados 8 desertan. Sin embargo,
es difícil hacer un comparativo porque |
Establecer las causas de retiro de los
estudiantes |
Identificar las causas de la deserción. |
Elaborar un proceso académico-administrativo,
en el cual el estudiante que deserta, cumpla con el requisito de informar el
motivo exacto por el cual se retira. |
1 |
Agosto
31 de 2006 |
Agosto
30 de 2007 |
52 |
Vicerrectorias Académica y Administrativa,
decanos, División de Admisiones, registro y Control Académico, División de
Sistemas. Salud integral |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
14 |
11 |
Los programas de Fisioterapia, Fonoaudiología, Historia, y Filosofía, Geografía,
Maestro en Música no han obtenido el registro calificado, que es el reconocimiento
que hace el Estado del cumplimiento de las condiciones mínimas de calidad
para el adecuado funcionamiento, contraviniendo lo estipulado en el artículo
22 del Decreto 2566 de 2003: “Para poder ofrecer y desarrollar un programa
académico de educación superior se requiere contar con el registro calificado
del mismo”. |
Continuar con el proceso de obtención del
registro calificado de los programas de: Fisioterapia, Fonoaudiología,
Historia, Filosofía, Geografía y Maestro en Música |
La universidad del Cauca cumplió cabalmente
con registrar ante el MEN mediante el sistema SACES los programas mencionados
en el plazo establecido según las resoluciones especificas para cada programa
académico, es importante aclarar la situación de los programas ante el
ministerio así: Fisioterapia y Fonoaudiología se encuentran en espera de
Resolución MEN; Geografía y Maestro en Música están dando respuesta de auto
al MEN, Historia se encuentra en espera de asignación de pares por el MEN, |
Oficios de requerimiento respecto a la
solicitud de registro calificado de los programas en mención |
4 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Vicerrectoría
Académica Facultades Acreditación |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
15 |
11 |
El programa de Ciencia Política
no cuenta con |
Radicar ante el MEN el documento de
condiciones mínimas de calidad del
programa de Ciencia Política, mediante el SACES |
Enviar la respectiva información en línea
para su posterior radicación ante el MEN. |
Oficios de requerimiento al MEN respecto a la solicitud de |
1 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno, Acreditación Facultad de Derecho |
|||||||||||||
16 |
11 |
Respecto al proceso de acreditación
institucional de |
Obtener la acreditación de alta calidad para |
Se cuenta con un modelo metodológico de
autoevaluación con fines de acreditación institucional de alta calidad, y se continúa
con el cronograma de actividades previamente establecido |
Concepto del Consejo Nacional de Acreditación
y Resolución de MEN |
2 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
17 |
1802002 |
En el presupuesto de ingresos se proyectó
recaudar por rendimientos financieros $122 millones, de los cuales $121.6
ingresaron mediante adición, según Acuerdo 078 del 25 de octubre de 2005. Sin
embargo, |
De acuerdo con lo
expresado en la sentencia No. C-478 de 1992 emanada de La Universidad
incorporó recursos del balance al presupuesto de la presente vigencia
mediante Acuerdos No. 040 y 050 de
2006 expedido por el Consejo Superior. Se Anexan
fotocopias de la parte pertinente al presupuesto de ingresos, y el Acuerdo. |
||||||||||||||||||||
18 |
18 01 002 P |
El Plan de Acción u Operativo presentado por |
Mejorar las herramientas de seguimiento,
evaluación de la gestión
Universitaria. Ajustar los planes de acción dentro de la
vigencia. |
Orientación y acompañamiento a las diferentes
unidades académico administrativas para logar operatividad en la propuesta
rectoral 2006 -2009. |
Capacitación |
Una (1) |
31 de agosto de
2006 |
30 de agosto de
2007 |
52 |
Comité Sistema de Control Interno Dependencias
Universitarias |
|||||||||||||
19 |
1801002P |
La ejecución de la inversión realizada en la
vigencia 2005 asciende a $1.497 millones sumados los recursos que quedaron en
reservas de la nación por $720 millones, recursos administrados $94 millones
y en cuentas por pagar por recursos
administrados el valor de $43.899.934. Los anteriores valores muestran una
ejecución presupuestal en inversión del 42,6%, lo que reitera un bajo
cumplimiento del plan de acción en la vigencia 2005. |
La Universidad se
ratifica en lo expuesto mediante comunicación R- 1612 de mayo 19 de 2006, el
porcentaje de ejecución de inversión es el 90.44 %. Se anexa copia del
Informe de Ejecución Presupuestal de Inversión unidad 0-02 |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
20 |
18 01 002 P |
Las Resoluciones expedidas durante vigencia
2005 para la vinculación de docentes ocasionales, medio tiempo y horas cátedra
para las Facultades, suscritas por el Consejo Superior de |
Minimizar las inconsistencias ocasionadas por
legalización de hechos cumplidos, involucrando a las autoridades
académico-administrativas que intervienen en el trámite de vinculaciones de
profesores ocasionales y catedráticos |
Recalcar en
las instancias académico administrativas los aspectos formales y
sustanciales relacionados con la vinculación de los docentes ocasionales y
catedráticos. Concientizar y responsabilizar a las mismas, por las
inconsistencias que se presenten en dichos
procesos. |
Reuniones semestrales con los Estamentos involucrados
en el tema. |
2 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Vicerrectoría
Académica Consejo Superior División de Recursos
Humanos Secretaria General |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
21 |
18 01 002 P |
|
Minimizar las inconsistencias ocasionadas por
legalización de hechos cumplidos, involucrando a las autoridades
académico-administrativas que intervienen en el trámite de vinculaciones de
profesores ocasionales y catedráticos |
Recalcar en
las instancias académico administrativas los aspectos formales y
sustanciales relacionados con la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos.
Concientizar y responsabilizar a las mismas, por las inconsistencias que se
presenten en dichos procesos. |
Reuniones de capacitación frente a los temas
contractuales, con los decanos y jefes
de departamento y quienes dirigen las diferentes facultades de |
2 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Académica Consejo Superior División de Recursos
Humanos Secretaria General |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
22 |
1801002P |
Para la adquisición de servicios con recursos
de la nación se asignó a |
En el Acuerdo 015, articulo 17 sobre
contratación establece que los contratos, convenios pueden adicionarse o
prorrogarse en forma motivada de común acuerdo entre las partes. El plazo
inicial de 45 días se fijo en atención a la orden emitida por el Consejo
Superior de la Universidad en razón a las políticas de organización y
prevención de los dineros que se transfieren a (Ver portal web
unicauca Acuerdo 015) |
||||||||||||||||||||
23 |
1801002P |
La
Universidad dejó reservas sin ejecutar por $14 millones de la vigencia |
Según
concepto jurídico 7678 del 4 de abril de 1997 de |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
24 |
1801002P |
La universidad del Cauca celebró el contrato
019 con el Consejo Superior de Con relación a la reserva presupuestal constituida
para el, mismo convenio, se presenta una presunta irregularidad debido a que
su constitución debe obedecer a compromisos contractuales sobre bienes o
servicios pendientes por ejecutar y en este caso el servicio a que se refiere
el objeto del convenio 071 con |
Liquidar el
Convenio OJ-071 de 2004 y Adelantar el proceso disciplinario por parte del
grupo control interno disciplinario. |
Verificar los
soportes, liquidar el Convenio y tramitar el proceso disciplinario
correspondiente. |
Acta de liquidación Proceso disciplinario |
1 1 |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría
Administrativa Control Interno Disciplinario |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
25 |
18 01 002 P |
De
las Cuentas por pagar con recursos Administrados por $88 millones
quedo un saldo por pagar de $2 millones que según oficio de los
interventores, los contratistas no cumplieron con las acciones encomendadas y
la entidad no ha tomado los correctivos respectivos. |
Hacer los ajustes respectivos en los estados financieros
como consecuencia de la no obligatoriedad de pago, al no ser recibidos los
servicios completamente a satisfacción |
Elaboración de las actas según ejecución
de cuentas por pagar y documento de
anulación. |
Acta de fenecimiento de cuentas por pagar y
documento de anulación |
Un acta y tres documentos de anulación. |
31 agosto de 2006 |
30 de septiembre de
2006 |
4 |
interventores Profesional –Tesorero,
Profesional Universitario -Contador División Financiera |
|||||||||||||
26 |
1801002P |
Las siguientes cuentas
carecen de certificaciones sobre el
cumplimiento de la labor o trabajo contratado, que permita verificar la prestación del servicio antes del 31 de diciembre de 2005 para ser
incluidas en la relación de cuentas por pagar, según cuadro. |
Existe dentro de los
formatos de prestación del servicio, la constancia respectiva de recibo a
satisfacción por parte del interventor. Sin embargo, Anexamos certificaciones individuales que se
están exigiendo a manera de ejemplo. |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
27 |
18 01 002 P |
Conforme a la ejecución presupuestal de la vigencia 2005 con destino
al rubro adquisición de bienes se apropiaron inicialmente $ 1.045 millones, base
financiera sobre la cual se debió elaborar el Plan de Compras para la
vigencia 2005, no obstante al verificar dicho plan su valor es de $909
millones, es decir que no hay consistencia entre el presupuesto asignado y el
plan de compras. Además
en el transcurso de la vigencia se efectuaron adiciones presupuestales al rubro de adquisiciones de bienes por
valor de $367 millones, adición que no se ajustó en el del plan de compras,
lo cual evidencia deficiencias en el Sistema de Planeación en |
Establecer el Plan de Compras de Bienes y
Servicios de acuerdo a las necesidades reales, base para el Presupuesto, de
tal manera que muestre coherencia en |
Elaboración Técnica del plan de Compras de Bienes
y Servicios de |
Elaboración Técnica de un Plan de Compras |
1 |
31 agosto de 2006 |
30
agosto de 2007 |
52 |
Consejo Directivo Unidad de Salud Unidad de Salud |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
28 |
18 01 002 P |
Al
confrontar la ejecución presupuestal del rubro Adquisición de Bienes con los
respectivos contratos de suministro de medicamentos se encontró que no
existen informes de supervisión de los contratos; el valor de los contratos
no coincide con la sumatoria de las Notas de Suministro; se efectuaron
adiciones al valor de los contratos mediante otro si, antes de terminar su
ejecución sin que se tenga una justificación o motivo de la adición y se
realizan contratos de suministros que sobrepasan la vigencia presupuestal. |
Elaboración de informes de Supervisión de
Contratos por parte de los Interventores. Establecer un control de saldos de registro
presupuestal y verificar fechas de terminación de contratos de suministro de
medicamentos. |
Presentación de Informes de supervisión. Revisión de saldos de registro Presupuestal y
acta parcial de la liquidación del respectivo contrato. |
Informes de Supervisión. Revisión de saldos de registro presupuestal. Revisión de actas parciales de liquidación de
contratos |
(1) Interventoría a la licitación de
medicamentos (1) Interventoría a los Servicios de las
I.P.S. más importantes. (2) Interventorias a . |
Agosto 31-de 2006 |
Agosto30 de 2007 |
52 |
Consejo Directivo
Unidad de Salud |
|||||||||||||
29 |
18 02 003 P |
|
Levantar actas de liquidación parcial de
los contratos a la fecha de
terminación del año. |
Elaboración
de las Actas de liquidación, parciales o totales, según el caso.. . |
Actas de liquidación parcial y total. |
Actas
de liquidación parciales y totales según contratos |
31 de agosto de 2006 |
Diciembre
31 de 2006 |
17 |
Consejo Directivo Unidad de Salud |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
30 |
14 |
De la muestra de contratos de comisiones de
estudio revisadas, se evidencia que no existe un real seguimiento por parte
de los interventores, por cuanto el procedimiento no es claro para el
comisionado, quien presenta sus informes a otros docentes o funcionarios
diferentes a los responsables de hacer seguimiento al cumplimiento de estos
contratos. Con lo anterior, se incumple el Estatuto de Contratación Acuerdo
No. 015 de 1993 del Consejo Superior de |
Garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales, derivadas
de las comisiones de estudios. |
Reiterar las directrices Universitarias
frente a las obligaciones que se generan para el interventor y los docentes comisionados,
en virtud de los contratos de contraprestación de servicios |
Circular |
Una (1) |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría
Académica Interventores |
|||||||||||||
31 |
19 04 005 CI |
Los documentos que hacen parte de la
ejecución de los contratos de comisión de estudio y que reposan en las hojas
de vida de los docentes tanto de |
Organizar los archivos relativos a la ejecución de los contratos
de comisión de estudios de docentes, en |
Centralizar en Centralizar en las decanaturas los documentos
de control y seguimiento de los contratos. |
Archivos organizados en |
10 |
Agosto 31 de 2006 |
Agosto 30 de 2007 |
54 |
División de Recursos Humanos, Oficina
Jurídica, Interventores Secretaría General |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
32 |
|
En el contrato OJ-040 con cargo al Convenio
OJ-81 de 2003 suscrito entre |
En atención a que “Saldo del convenio a favor de Rendimientos financieros causados por el
convenio a favor de Para determinar un valor final en la
liquidación del convenio a favor de Así las cosas, y revisado por el Comité el
valor del contrato suscrito entre el Ingeniero Oliveros y En razón de lo anterior, el día 7 de julio de
2006, se llevó a cabo diligencia de
Conciliación Extrajudicial No. 106/061/06/06, en En atención a lo
expuesto por el Comité de Conciliación mediante las Actas Nos. 05 y 06 de 16 de junio y 7 de
julio, ya citadas, se concilió el
valor de la diferencia de lo contratado y pagado en virtud del contrato O.J.
040 de 2005, ascendiendo el mismo a la suma de $367´453.236. De igual manera, en dicha diligencia
y por información suministrada por la apoderada de A la fecha se encuentra a la espera de la aprobación
de la conciliación por parte del Tribunal Contencioso Administrativo, para
proceder a la cancelación de lo adeudado por parte de En atención a los
hechos antes expuestos, |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
33 |
|
En el Contrato OJ-001 por $377 millones con
cargo al convenio OJ-079 de 2003 suscrito entre |
Se
remitió el acta de liquidación del convenio OJ. 079 de |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
34 |
|
La Universidad del Cauca suscribió el 30 de
agosto de 2005 el Convenio Interadministrativo con |
Se
aporta acta de liquidación del convenio OJ. 122 de 2005 de fecha 30 de junio
de 2006. Mediante oficio OJ. 1011 del 16 de agosto del 2006 se informa al
Grupo Interno Disciplinario las irregularidades señaladas por Cabe precisar que mediante oficio OJ. 569 de 17 de mayo de 2006, se
solicitó iniciar investigación disciplinaria al interventor por la no
presentación del acta de liquidación. |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
35 |
14 |
La Universidad del Cauca firma con el Consejo
Superior de No existen informes de Interventoria, los
recursos no han sido manejados en cuentas especificas para cada convenio tal
como lo expresa los convenios: “los recursos del convenio deberán manejarse
en una cuenta especial conjunta con el interventor”. En ninguna carpeta
reposan documentos soportes sobre la ejecución del convenio para así poder realizar un
seguimiento, se limitan a contener copias de los convenios suscritos, los
plazos para todos estos convenios están vencidos y en ninguno de ellos
reposan Actas de Liquidación. Esta situación constituye un presunto hallazgo
disciplinario |
La liquidación de los Convenios por parte del
interventor. |
Realizar las actas de liquidación final. |
Actas de Liquidación |
Cuatro actas: (4) Convenios OJ 063 OJ
070, 071 de 2004 y OJ 10 de 2005 |
31 de agosto de 2006. |
31 de octubre de 2006. |
8 |
Interventor del
contrato, FAUCA |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
36 |
|
La Universidad del Cauca suscribió el
convenio 007 con el programa de Desarrollo Rural en |
Mediante
acta de fecha 8 de mayo de 2006, se liquidó el convenio 030 de 2004. |
||||||||||||||||||||
37 |
14 |
Convenio OJ.092/04: No existen soportes para
la verificación de la constitución de la cuenta Bancaria especial para su
ejecución, ni sobre la inversión de los rendimientos financieros, tampoco informes
de interventoría donde se pueda verificar el desarrollo del convenio. |
Presentar
informes y la respectiva acta de liquidación |
Aportar el Informe del Interventor y el Acta
de liquidación |
El informe de interventor. Acta de liquidación. |
Uno (1) Uno (1) |
31 de Agosto de 2006 |
31 de Octubre de 2006 |
8 |
Interventor |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
38 |
|
El manejo de los recursos del convenio OJ 148
de 2005 se hace en la cuenta de ahorros Nº 868-24943992 de BANCOLOMBIA,
cuenta donde efectivamente se encuentran los recursos. Sin embargo, en las
cláusulas del convenio no se especificó el destino que se le dará a los
rendimientos financieros. |
|
||||||||||||||||||||
39 |
1904005CI |
En las carpetas de las órdenes de prestación
de servicio, los documentos que sirven de soporte para su ejecución no
reposan en un solo archivo, ya que en las carpetas de |
La Universidad dentro de las políticas de
mejoramiento institucional replanteó y adoptó medidas que garantizan la
centralización de los procesos en contratación de menor cuantía. Se anexa
oficio VRADM 480 del 8 de marzo de
2006. |
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
40 |
1402012 |
La orden de prestación de servicios 1644 del
16 de diciembre de 2005 por $26 millones, es una cuenta por pagar a FAUCA que
no presenta soportes de gastos que justifique en que se invirtieron los
recursos. |
Es claro que |
||||||||||||||||||||
41 |
17 01 009 F |
La Universidad a pesar de tener un Área de Crédito
y Cobranzas, presenta debilidades en las acciones y procedimientos a seguir
frente al comportamiento anormal de la cartera, no se producen informes
oportunos para tenerlos como referente en la toma de decisiones en este
aspecto, a pesar de la gestión adelantada por la entidad. El listado de
cartera por edades que se genera no es oportuno lo que no permita determinar
el saldo actual de los deudores, lo
que incide en el incremento de la cartera vencida. |
Implementar un mecanismo que permita la actualización
y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación. |
Estudio, creación y puesta en marcha del
mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el
primer año. |
Estudio, mecanismo y 50 % de actualización |
Estudio Uno (1) Mecanismo Uno (1) Actualización al 50%
Una (1) |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa, División
Financiera, División de Sistemas Profesional de Crédito y Cartera |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
42 |
17 01 009 F |
Del total de cartera por edades a estudiantes
de $703 millones, el 56 % corresponde a mas de 360 días, lo que evidencia
falta de mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de los valores
adeudados. por falta de un software integral . De la misma manera |
Implementar un mecanismo que permita la
actualización y conocimiento de la cartera, que permita su recuperación. |
Estudio, creación y puesta en marcha del
mecanismo que permita actualizar la cartera. Actualización de la cartera en un 50% en el
primer año. |
Estudio, mecanismo y 50 % de actualización |
Estudio Uno (1) Mecanismo Uno (1) Actualización al 50%
Una (1) |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa, División
Financiera, División de Sistemas Profesional
de Crédito y Cartera |
|||||||||||||
43 |
17 |
El saldo de Cuentas por Cobrar a particulares
a 31 de Diciembre de 2004, asciende a $ 485 millones y a Diciembre de 2005 $ 586
millones, que equivale a un incremento del 21%. Esta cartera no está
clasificadas por edades. Existen saldo en rojo por servicios conexos
por valor de $ 8.6 millones y las cuentas de dudoso recaudo suman $ 166.7
millones, que corresponde al 28% del total. En administración de proyectos
las cuentas de más de 360 días ascienden al 29%. |
Clasificar los
deudores Universitarios en nivel de riesgo. Continuar con depuración de las partidas que tienen
saldos diferentes a la dinámica contable, generados por los cambios de
identificaciones Universitarias. |
Identificación de los factores necesarios
para la clasificación por nivel de riesgo de los deudores Universitarios Seguimiento a los registros contables que
tengan saldos diferentes a la dinámica contable |
Estudios |
2 |
31 de agosto de 2006 31 de agosto de 2006. |
30 agosto de 2007 30 de Junio de 2007 |
52 47 |
Vicerrectoría Administrativa, División de
Sistemas Profesional de Crédito y Profesional
Universitario-contador, División Financiera |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
44 |
17 |
En Cuentas por
Cobrar en el rubro efecto de Saneamiento Contable de acuerdo a |
Ajustar los registros contables acorde a la
normatividad contable vigente en materia de saneamiento contable. |
Ajuste de la cuenta contable. |
Nota Contable. |
Una (1) |
31 de agosto de 2006 |
31 de
diciembre de 2006. |
16 |
Profesional Contador, División financiera. |
|||||||||||||
45 |
17 |
Un estudiante de Medicina no ha cancelado
matricula desde el año 1998 y el saldo a la fecha según contabilidad asciende
a $13.9 millones sin incluir intereses, a pesar de ello, la oficina Jurídica
no ha adelantado acciones por concepto de estudiantes morosos ni por
servicios financiados a particulares, lo que hace que se acumule la deuda
semestre a semestre y sea mas difícil su cobro. Al respecto |
Clasificar dicha cuenta y demás dentro de los
deudores universitarios en nivel de riesgo. |
Identificación de los factores necesarios
para la clasificación del riesgo de este deudor. |
Elaboración de estudio de factores de riesgo
y posibilidad de cobrabilidad |
Uno (1) |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa Profesional Universitaria responsable de
Crédito y Cartera |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
46 |
17 |
En el Rubro de Efectivo en la cuenta Bancos y
Corporaciones, existen valores que no se han podido identificar en libros por
falta de soportes. En aplicación de |
1. Solicitar a los Bancos mayor información
de recaudos captados a favor de 2. Confrontar los documentos recibidos de los
bancos como respuesta al punto 1. 3. Efectuar los ajustes contables a la cuenta
de saneamiento según las nuevas disposiciones de |
1. Envío de comunicaciones a los Bancos sobre
los registros relacionados en el
informe de 2. Verificar que la documentación que se
reciba este completa y que no haya sido remitida en anteriores oportunidades. 3. Ajustar la cuenta de efecto de saneamiento
contable, acorde a la normatividad
vigente |
Oficios |
3 |
Agosto 31 de 2006 31 de agosto de 2006 31 de agosto de 2006 |
31 de
diciembre de 2006 31 de
diciembre de 2006 30 de
diciembre de 2006 |
16 16 16 |
Profesional –
Tesorería – Profesional
Universitario – Contador División Financiera |
|||||||||||||
47 |
17 |
A 31 de diciembre de 2005 en la cuenta
Acreedores Varios figura un saldo de valores no cobrados o por reclamar correspondiente a la nómina de docentes,
administrativos y monitores desde años anteriores por $252 millones. Por lo
anterior la entidad debe realizar las acciones necesarias para depurar esta
cuenta, y de esa manera mostrar un saldo más real de la cuenta Acreedores
Varios. |
Disminuir en un 50% el
saldo de la cuenta de acreedores varios, previa verificación de los registros
contables y documentación soporte del saldo a favor del acreedor. |
Verificar los registros de acreedores varios,
según documentación soporte del saldo a favor del acreedor vario. Procurar la ubicación de los acreedores que tienen información de
número telefónico o dirección física para notificarlos para que se acerquen a
realizar los trámites correspondientes. |
Circular informando a los acreedores, sobre los valores que
reposan en la tesorería de |
1 |
Agosto 31 de 2006 |
a. 30% del valor Junio de 2007 b.20% del valor a septiembre de 2007 |
47 52 |
Vicerrectoría Administrativa División Financiera Profesional
-Tesorería,-Profesional Universitario –contador –División Financiera División de Sistemas. |
|||||||||||||
48 |
17 |
Al revisar la
cuenta Avances y Anticipos se encontraron valores que no se han legalizado. En
el contrato OJ-024 con el diario El Liberal que se cumplió en el mes de
septiembre de 2004, no se hizo ningún anticipo sino que se canceló el valor
total de $15 millones, saldo que figura en la cuenta Avances y Anticipos sin
legalizar. De la misma manera se suscribió el convenio No 145 con |
Registrar el acta de liquidación |
Con base en la información del acta de
liquidación registrar movimientos contables que haya lugar. |
Nota contable |
Una (1) |
Agosto 31 de 2006 |
Diciembre 31 de 2006 |
16 |
Interventor, Profesional Contador -
División Financiera |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
49 |
2003002Q |
Analizados los documentos soportes de la
queja así como el informe del Revisor Fiscal de |
Formulación de
queja al CTI, ante la solicitud del
Consejo Directivo de FAUCA. Constitución parte
civil. |
Elaboración demandas de constitución de
parte civil. |
Demandas |
3 |
31 de agosto 2006 |
30 de agosto 2007 |
52 |
Rectoría Vicerrectoría
Administrativa Oficina Jurídica Oficina de Control
Interno |
|||||||||||||
|
OBSERVACIÓN |
De la formulación del
caso, el CTI judicializó y remitió a |
|||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
50 |
1202001 |
La Universidad muestra avances en cuanto a la
elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente
y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. |
Continuar con la evaluación docente cada
semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia,
repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar los estudios en cada uno de los
programas con el propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros. Este estudio se presentará al Consejo
Académico. |
Evaluaciones una vez por semestre |
2 |
31 de agosto de 2006 |
Junio de2007 |
46 |
Vic. Académica |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
LINEA DE CONVENIOS
FAUCA |
|||||||||||||||||||||||
51 |
1704001 |
|
Liquidar todos los convenios que ya se
encuentren terminados. Mejorar en FAUCA el
sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios vigentes, |
Verificar actuaciones y soportes. Liquidar Convenios en aquellos casos que los
requieran. Revisión de trámites procesos y procedimientos
en FAUCA. Control y seguimiento de los recursos
encargados a FAUCA en virtud de los
Convenios. |
Actas de liquidación de Convenios OJ- 078,
079, 080, 081, 143,144, 145, 146, 147, 148. 023,024, 106, 107, 108, 109. |
16 |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa Profesional Universitaria Nancy López |
|||||||||||||
52 |
1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106,
OJ-107, OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo
establece el artículo 60 de |
Levantar la información para proceder a
elaborar los balances económicos de los convenios |
Estudio del balance y auxiliares contables. Confrontación de los comprobantes de egreso. Revisión de los soportes en general. |
Balances económicos de cada uno de los
convenios. |
Seis (6) balances |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa Profesional universitaria delegada para esa
función. |
|||||||||||||
53 |
1404003 |
Los convenios se celebran sin constituir
pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la
protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se
genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el
numeral 19 artículo 25 de |
Garantizar el cumplimiento de los convenios
con pólizas de cumplimiento, salarios y prestaciones, calidad, estabilidad,
las cuales se solicitan de acuerdo al
objeto contractual de cada convenio |
Solicitud de garantías al contratista. |
Pólizas de garantía debidamente constituidas. |
100% de Convenios que
lo ameriten |
31 de agosto de 2006 |
permanente |
0 |
Vicerrectoría Administrativa Oficina Jurídica |
|||||||||||||
54 |
1404002 |
Aunado a lo anterior, |
Depurar, conciliar y establecer responsabilidades. |
Depuración de las cuentas. Conciliaciones de las cuentas. Establecimiento de responsabilidades. Información ante autoridad competente. |
Depuraciones y conciliaciones |
Número de resultado de depuraciones y
conciliaciones |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto de 2007 |
52 |
Vicerrectoría Administrativa Profesional
universitaria delegada para esa función Interventoría División Financiera |
|||||||||||||
55 |
1702009 |
Durante las vigencias |
OBSERVACION :
EL OBJETIVO, |
||||||||||||||||||||
56 |
1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por $47
mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones,
el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el
19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con
documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca. |
|
||||||||||||||||||||
57 |
1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
|
||||||||||||||||||||
58 |
1704001 |
1320.20.11 Vicerrectoría
administrativa – Gastos Varios |
|
||||||||||||||||||||
59 |
1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales
personal Unicauca |
|
||||||||||||||||||||
60 |
1704003 |
1320.20.42 Especialización en
Epidemiología |
|
||||||||||||||||||||
61 |
1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741
convenio 028 Colciencias Acumulado por cobrar a Unicauca de $2.9
millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el recibo
de caja 13542 de julio 23 de 2004. |
|
||||||||||||||||||||
62 |
1704001 |
En la revisión de las cuentas por cobrar
se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los recursos,
teniendo en cuenta que La Universidad del Cauca solicitaba efectuar gastos a |
|
||||||||||||||||||||
63 |
1802001 |
La Universidad del Cauca carece de
procedimientos que le permitan llevar un control y seguimiento a la
planeación, programación y ejecución del presupuesto ya que se observó que se
ejecutaron recursos superiores a los apropiados y algunos casos sin contar con la respectiva
apropiación presupuestal. La anterior situación se evidenció en los
siguientes casos: Convenio OJ-144/02; OJ-146/02; Proyecto mural de medicina;
Proyecto Jardín Botánico |
|
||||||||||||||||||||
64 |
1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA,
con ocasión de los convenios celebrados con |
|
||||||||||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
65 |
1404100 |
Durante la auditoria se evidenció
que |
Sistematizar los procesos contractuales, judiciales e información de la Oficina
Jurídica |
Organizar y sistematizar la información
física y documental que reposa en la oficina Jurídica. |
Elaboración y/o adquisición de un Software y
su implementación de puesta en marcha del mismo |
- Elaboración: una (1) - implementación: una (1) -
puesta en marcha del mismo:
Continua |
31 de agosto de 2006 |
31 de
diciembre de 2006 |
17 |
Oficina Jurídica División de Sistemas,
Oficina de Control Interno |
|||||||||||||
66 |
19 04 005 |
Existe un archivo central que en el momento
no cuenta con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación
de los archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de
las dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la
documentación situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y
afectar la conservación de la memoria institucional. |
Aplicación del proyecto de reubicación de
espacios físicos para la organización del archivo central y la ventanilla única. |
Consecución de recursos para efectuar la
reubicación de áreas de trabajo. |
- Capacitación sobre Archivística. Ubicación definitiva del Archivo Central. Actualización y aplicación de las Tablas de
Retención documental. Asignación de recursos
Reubicación de
espacios físicos. Adecuación del espacio
para el archivo y demás dependencias. |
Actividades: nueve (9) |
31de
agosto de 2006 |
31 de octubre de 2006 |
8 |
Vic. Administrativa Oficina. Planeación Secretaria. General |
|||||||||||||
67 |
17 01 004 |
El Sistema de Contabilidad que utiliza |
Actualizar el sistema de recursos
físicos SFR. |
- Actualizar la información de los bienes
universitarios en forma individual en la base de datos del S.R.F La identificación
individual de los Bienes Muebles e Inmuebles
en los registros de los libros auxiliares. |
Digitar en la base de
datos de S.R.F. la información individual de los bienes muebles e inmuebles Verificar la
consistencia de la información digitada. |
Número de registros según número de bienes. |
31 de agosto de 2006. |
31 de diciembre de 2006 |
17 |
Vic. Administrativa Área Financiera Área Comercial Contabilidad |
|||||||||||||
68 |
18 04 002 |
Los bienes inmuebles identificados con matricula
inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación
de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación |
Levantar la afectación de inenajenabilidad por
valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos.
120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807. |
Estudio de títulos a fin de verificar el
gravamen para proceder efectuar la desafectación. |
Estudio de títulos. Cuantificación del
valor adeudado. Consecución de
recursos. Cancelación del valor
cuando sea el caso. Desafectación. |
Inmuebles: Cuatro (4). |
31 de agosto de 2006 |
30 de junio de 2007 |
43 |
Vicerrectoría Administrativa, Profesional
Área de Edificios y Mantenimiento, Oficina Jurídica |
|||||||||||||
No. |
Código Hallazgo |
Descripción Hallazgo |
Objetivo |
Descripción de las
Metas |
Unidad de medida de
las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha Iniciación Metas |
Fecha terminación
Metas |
Plazo en semanas de la
Meta |
Responsables |
|||||||||||||
69 |
18 04 002 |
El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado
con No. Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca
cuyo registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además
debe tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar. |
Verificar la vigencia de la hipoteca y la
posible cancelación de la deuda |
Tramitar el
levantamiento de hipoteca del predio afectado. Estudio del Certificado de tradición y
escritura. |
Análisis de la
garantía hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la
escritura de cancelación. |
Análisis de la
garantía hipotecaria: 1 Procedencia del pago:
1 Elaboración de la escritura de cancelación: 1 |
31 de agosto de 2006 |
30 de agosto
de 2007 |
52 |
Vicerrectoría
Administrativa Oficina Jurídica |
|||||||||||||
DANILO REINALDO VIVAS
RAMOS
FABIO ARTURO RUIZ
BETANCUR
Rector Jefe Control
Interno (E)
Una
Universidad de excelencia con profundo impacto social