FORMATO No. 2
PRESENTACIÓN
DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Informe
Presentado a
|
No. |
Código
hallazgo |
Descripción
hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción
de las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión
de la meta |
Fecha
Iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de la Meta |
Avance
físico de ejecución de las metas |
Porcentaje
de Avance físico de ejecución de las metas |
|
1 |
1905002 |
Se estableció
que el Plan de Mejoramiento no ha sido difundido en todas y cada una de las
áreas involucradas al interior de la Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento
de gran parte de los funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su
cumplimiento y el grado de importancia que este compromiso merece como
herramienta gerencial. |
Se ha establecido
como mecanismos de difusión del Plan de Mejoramiento los siguientes: Comité
de Saneamiento contable, Comité de Coordinación del sistema de control
Interno, Comunicaciones a Vicerrectores y Jefes de Oficina, solicitándoles
enviar a sus colaboradores, publicación en página principal del portal Web,
actualización link “PLAN DE MEJORAMIENTO”, donde están establecidos los
responsables de cada una de las acciones. |
Difundir en
toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento. |
Efectuar la socialización
del Plan de Mejoramiento por la Rectoría y la Oficina de Control Interno |
Circulares,
publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal
universitario responsable de los procesos. |
Comunicación a
Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1 Circular para
todos los servidores universitarios: 1 Publicación en
portal WEB. 1 Jornadas de
socialización: 4 |
7 de septiembre
de 2005. |
31 de diciembre
de 2005 |
17 |
Todas las áreas
dieron respuesta y demostraron los avances al Plan de Mejoramiento suscrito
con la Contraloría General de la República. Los avances,
una vez entregados a la Contraloría General de la República son publicados en
link denominado “Plan de Mejoramiento “del portal Web universitario. Igualmente, se
está trabajando con la División de Sistemas la creación de un software en la
materia. |
100% |
|
2 |
1902002 |
La
falta de mecanismos de control y de seguimiento a los planes de acción creados
para el manejo del riesgo conlleva a: que no exista un responsable de la
evaluación periódica de las acciones señaladas en dichos planes; no se
realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones correctivas para que el
plan cumpla con el propósito para el cual fue diseñado y no se sienta hacia
el interior de la institución el acompañamiento en el manejo de riesgo por
parte de la Oficina de Control Interno. |
Con relación al
manejo de riesgos, se han elaborado unas auditorias por parte de la empresa
“Equilibrio Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se han
realizado estudios e implementadas
acciones tendientes a la minimización de riesgos con los desechos orgánicos. |
Actualización
de los Mapas de Riesgos en las diferentes dependencias de la Universidad del
Cauca. |
Evaluación
de los mapas de riesgos y su implementación en las diferentes áreas y
laboratorios de la Universidad. |
Jornadas
de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para su actualización. |
Evaluación
y actualización de los riesgos externos e internos contemplados en el Plan
2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7 jornadas |
7
de septiembre de 2005. |
31
de octubre de 2006 |
60 |
De acuerdo al
cronograma trazado, se han realizado las siguientes actividades: 17
diagnósticos de condiciones de trabajo por cargos. Igualmente se analizaron
los riesgos naturales y antrópicos (externos), análisis de vulnerabilidad
carga ocupacional por edificación procedimiento de evacuación, entre otras,
planos de evacuación de algunas sedes universitarias. Se determinó
incluir otras áreas de la Universidad en el proyecto. Se presentó
ante el Comité de Gestión Medio Ambiental todos los reglamentos de procesos y
manejo de insumos de laboratorios. Esta acción se
continuará en este año, según el nuevo Plan de Mejoramiento aprobado por la
Contraloría General de la República |
70% |
|
3 |
1801001 |
Los procesos de depuración de rentas y cuentas
por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por cuanto la
actividades de recuperación de cartera no colmaron las expectativas. |
Con base en el crecimiento de las cuentas por
cobrar y los informes de la Oficina de Control Interno donde se ha insistido
en la creación de un área que haga todo el proceso de organizar dichas
cuentas, la administración decidió crear dicha dependencia, la cual está bajo
la responsabilidad de la Vicerrectoría Administrativa |
Realizar de manera permanente el cobro de
las deudas a favor de la Universidad del Cauca. |
Efectuar el recaudo de deudas a favor de
la Universidad del Cauca |
Clasificación de las cuentas de acuerdo a
la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y cuáles es posible cobrar. Jornadas
intensivas de cobro administrativo. Cobro prejurídico. Cobro Jurídico. |
Luego de clasificar todas las cuentas,
hacer jornadas de cobro a través de llamadas telefónicas, comunicaciones escritas: de cobro
administrativo, Cobro prejurídico y presentación de
demandas. |
7 de septiembre de 2005. |
Permanente
porque la Universidad del Cauca otorga financiación de manera constante. |
0 |
Se han adoptado políticas como estrategia para
los recaudos de los servicios educativos financiados. El Consejo Superior universitario expido los
acuerdos número 008 y 011 del 7 febrero de 2006 donde se concede mayor
facilidad de pago a las deudas vencidas, condonación de intereses corrientes
y de mora, cancelación del capital a precios actualizados dando todas las
posibilidades a los alumnos que lo requieran de ponerse a paz y salvo,
especialmente a los alumnos de clases
menos favorecidas económicamente. El valor recaudado en el segundo trimestre
de 2006 asciende a la suma de $ 1.047.027.000 Cartera a 31 de diciembre de 2005 es de $
1.276.836.000. Cartera a 30 junio de 2006 $
1.312.816.000. |
70% |
|
4 |
1404004 |
La actividad de interventoría no esta claramente
definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual,
constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento técnico,
oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos. |
En el clausulado del contrato y/o convenio,
se está señalando quien va a realizar la interventoría, de acuerdo a la
información suministrada por la dependencia solicitante. Igualmente, la
designación se le comunica a los
interventores, informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del
contrato. |
Elaboración, aprobación y ejecución del
Manual de Interventoría. |
Elaborar el Manual de Interventoría, el
cual se publicará en el portal Web. |
Elaboración del Manual de Interventoría. Socialización del manual de interventoría |
Elaboración del Manual: 1. Publicación en Portal WEB: 1 Socialización del manual a los
interventores de los convenios y contratos: 1 |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
La Oficina Jurídica elaboró un proyecto de
manual de interventoría, el cuál fue remitido a la rectoría mediante oficio
484 del 26 de abril de 2006, con el fin de socializar ante las diferentes
dependencias de la Universidad del Cauca y se complementará el citado
documento. Hasta la fecha se está realizando el trámite. Continúa haciéndose el procedimiento
anterior, cual es notificar a los interventores y expresarle sus
obligaciones. |
100% |
|
5 |
1502001 |
La entidad en la mayor parte de los casos como
consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades externas
otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de
investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave
riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que
las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros,
no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de
investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la
vinculación a la Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. |
Los estímulos económicos están
establecidos mediante norma y ellos no constituyen salario, ni bonificación,
se pagan a través de cuenta de cobro. Previa certificación del
cumplimento de la actividad pactada. La Vicerrectoría Académica, por intermedio
de los formatos de registro de labor docente, tanto individual como por
Departamento, mantiene registro y control efectivo de los proyectos de
investigación, venta de servicios, consultoría, asesorías y otras actividades
académicas susceptibles de la destinación de estímulos económicos para
profesores, de tal manera que se ejerce control que impide la doble
asignación salarial a que se refiere el hallazgo. La Universidad demostró, tal como consta
en el oficio R-1778 del 23 de Mayo del año en curso, que existen los
procedimientos y controles administrativos que se constituyen en las herramientas
administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales.
Adicionalmente, se reitera que los estímulos económicos otorgados a los
docentes no son asignaciones salariales y que estos pagos están debidamente
justificados en la ley, corroborado por la sentencia C-053. Igualmente,
existe concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,
suscrito por Claudia Patricia Hernández León, Jefe Oficina Jurídica, en el
cual se indica la posibilidad de otorgar estímulos económicos a los docentes
que no sean constitutivos de salario. |
Continuar con los controles realizados
frente al reconocimiento del pago de estímulos. |
Procedimiento de filtro y control
establecido desde la Vicerrectoría Académica, las facultades y los departamentos para la asignación de labor
académica y estímulos a investigación en proyectos Como se indicó, cuando se solicita el pago
de los estímulos, la Vicerrectoría Académica verifica que la actividad no
este contemplada en el formato de registro de labor y que por lo tanto no se
incurra en la situación de doble pago por el desarrollo de la actividad. |
El Departamento presenta
al Grupo de investigación la propuesta
con los requerimientos de labor académica de los investigadores
involucrados. Cumplimiento de las actividades pactadas
en los contratos previo visto bueno del director del proyecto y del
Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad competente. Control económico para cada convenio entre los cuales se establece el pago de
estímulos al investigador. |
Por cada Convenio y Contrato: uno (1) |
7
de septiembre de 2005. |
30
de Junio de 2006 |
39 |
Solamente con el soporte del merecimiento
de los estímulos económicos se pueden reconocer, pasando dos instancias
importantes para dicho control, cuales son la Vicerrectoría académica y la
Vicerrectoría de investigaciones. Los estímulos económicos son
reconocimientos que por no asimilarse a salario, son cancelados en trámite
independiente de la liquidación de nómina mensual de salarios. Estos reconocimientos son considerados
como honorarios profesionales y es así, que para efectos de aplicación de
retención en la fuente, descuenta por concepto de honorarios, por lo tanto no
constituyen salario. La asignación de horas de investigación es
competencia de la Unidad académica a la cuál está adscrito el docente. En el proceso de presentación de un
proyecto de Investigación, se tiene el paso del aval o autorización por parte
de la Unidad académica, certificando la aceptación de la participación del
docente en el mismo. El proceso de aprobación e inicio del
proyecto no se considera una nueva certificación de las horas solicitadas.
Teniéndose como un hecho las aprobadas en la solicitud, sin considerar los
tiempos entre la presentación y la aprobación. Es importante nuevamente determinar que la
Universidad del Cauca da cumplimiento estricto al decreto 1279 al
otorgamiento de estímulos económicos a los docentes. La Universidad del Cauca reitera que se ha
dado una correcta interpretación legal al tema de los estímulos económicos y
que no se trata de una doble asignación salarial. |
100% |
|
6 |
1202001 |
La Universidad muestra
avances en cuanto a la elaboración de estudios de permanencia de estudiantes,
productividad docente y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los
programas ofertados. La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en
este sentido que, sin embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo
Superior y el Consejo Académico para su implementación, por lo que se hace
necesario una mayor gestión en este campo en aras de la calidad académica.
Igual situación se presenta en la programación de la labor docente, ya que la
asignación de los mismos es bastante desigual para las Facultades y
Departamentos de Unicauca, lo que no permite la eficiencia en la asignación
de las labores profesorales. |
Cada uno de los semestres académicos, se
está realizando dicho estudio, claro está que se realiza según el programa
académico finalizado. Igualmente se ha hecho el concurso público
para docentes, difundido en el portal Web universitario. La asignación desigual de la labor docente
no debe tomarse como un aspecto negativo y que determine ineficiencia en la asignación
de los recursos. El estudio demuestra que los programas, por su naturaleza
académica y aspectos pedagógicos, tienen profundos impactos en la forma como
se asigna la labor y las diferencias en la cantidad de horas que deben
atender los docentes en cada programa académico. Adicionalmente, existen notables
diferencias en las cantidades de horas asignadas por actividades diferentes a
la docencia, como las de investigación, proyección social y administración,
dependiendo de las particularidades de cada unidad académica, los avances y Desarrollos logrados en cada caso y el
tipo de actividad atendida. Por lo tanto no es posible homogenizar la labor
docente en cuanto a las horas que debe atender cada profesor. Esto es
inherente a la Universidad y a su función social, académica, científica,
técnica, artística y humanística. Por lo tanto, no debe tomarse como hallazgo
lo enunciado. |
Continuar con la evaluación
docente cada semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia,
repitencia y aumento de cupos. |
Efectuar los estudios en cada
uno de los programas con el propósito de analizar las causas de repitencia y
de retiros. Este estudio se presentará al
Consejo Académico. |
Evaluaciones a docentes. Verificación de repitencia en
cada uno de los programas académicos. Causas de deserción académica,
con el fin de buscar soluciones a los retiros. |
Evaluaciones a docentes
cátedra, tiempo completo, medio tiempo: 1 vez cada semestre. Verificación de Repitencia: 1
vez cada semestre. Causas de deserción académica:
1 vez cada semestre. |
7 de septiembre de 2005 |
Terminación de períodos académicos: junio
de 2006. Treinta días después de la terminación de
cada semestre. |
43 |
La Vicerrectoría académica ha presentado los
respectivos informes sobre productividad académica, la cual sirve para la elaboración de indicadores de
gestión por la oficina de planeación. Se ha recogido información sobre la
deserción para elaboración de un estudio que sirva como base para la toma de
decisiones. Referente a labor docente se trabaja junto
con los decanos en los procesos de racionalización y equidad para la
distribución de la labor. Mediante R- 078 y R-137 de 2006 se
ofertaron los cupos de acuerdo a la infraestructura que posee la Universidad. Esta es una labor permanente de la
Vicerrectoría Académica, una vez terminados cada uno de los períodos
académicos. |
100% |
|
7 |
1101001 |
Aunque la entidad lleva un
control y monitoreo de los gastos a través de la Oficina de Control Interno
en lo referente al cumplimiento de la Resolución 5544/03, no contó con un
Plan de Austeridad en el Gasto establecido para la vigencia 2004, ni se tiene
uno elaborado para 2.005 |
Mensualmente se hace un monitoreo de los
gastos de la institución, verificándose por la Oficina de Control Interno que
se hayan generado efectivamente.
Igualmente se ha verificado que el consumo en los servicios público
varía de acuerdo a la época, habiendo menor consumo en las vacaciones de
estudiantes y mayor consumo en época de estudiantes en los diferentes programas académicos |
Continuar con el plan de austeridad en el gasto. |
Efectuar un estudio de los requerimientos
mínimos para atender la Misión de la Universidad |
Verificación el cumplimiento de la
austeridad a través del control de la inversión. |
Control mensual: uno (1). |
7 de septiembre de 205 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Se continúa haciendo la verificación del Informe
de Austeridad en el Gasto Público. Se elaboró presupuesto por la Oficina de
Planeación para el 2006. Se verificó el cumplimiento del
presupuesto en los gastos de la Universidad. La información se entrega mensualmente en
la Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República,
debidamente verificada por la Oficina de Control Interno. |
100% |
|
8 |
1802001 |
Para 2.005, el Comité estimó un
presupuesto de $72 millones para adelantar las etapas de lo que han denominado
Sistema de Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido dentro del
presupuesto de la entidad como un rubro específico, lo que pone en riesgo los
recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades ambientales
de la entidad. |
Se han realizado diversas actividades
encaminadas al fortalecimiento de la Gestión Medio Ambiental de la
Universidad del Cauca. |
Continuar con el control y manejo de las
partidas asignadas para el desarrollo del SIGA, a través de la Oficina de
Planeación, dentro del rubro del Plan Nacional del presupuesto vigente de la
Nación. |
Ejecución de las actividades del SIGA y
sus partidas. |
Número de proyectos o actividades a
desarrollar. |
Número de Proyectos: uno (1), por cada
proyecto o actividad. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
El proyecto denominado Sistema Integral de
Gestión Ambiental para la Universidad del Cuca SIGA fue aprobado mediante
Resolución No. 346 del 8 de mayo de 2006, acto administrativo que permitirá continuar
desarrollando las actividades de tipo ambiental bajo los lineamientos del
proyecto. La implementación del SIGA se adelantará por etapas, de tall manera
que el impacto ambiental se abordará por áreas estratégicas según el sector
que se vea afectado. Se continúa con el proyecto de manejo de
residuos químicos, que corresponden a la fase de desactivación de residuos
generados en los laboratorios de química. Igualmente se trabaja en la
implementación de guías técnicas para los demás laboratorios de la
Universidad para preservar el medio ambiente y por consiguiente la salud
humana. |
100% |
|
9 |
1802002 |
La entidad, en los siguientes casos,
autorizó gastos sin que anteriormente se expidieran los respectivos Certificados
de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, contraviniendo lo
establecido en el artículo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993. |
Cada uno de los gastos de la Universidad están
respaldados con su correspondiente Certificado de Disponibilidad y Registro
Presupuestal. |
Continuar con el cumplimiento de la
normatividad |
Recordar el cumplimiento del procedimiento
en cuanto a tiempos. |
Recopilar la normatividad interna vigente referente a los procedimientos
tendientes a la autorización del gasto. - Publicación de la normatividad antes
mencionada en el portal Web. |
Circular compilando la normatividad
vigente relacionada con la nómina de pago: una (1). Publicación de la circular en el portal
Web: una (1). |
7 de septiembre de 2 2005. |
28 de febrero de 2006 |
25 |
C.D.P. de cada uno de los gastos generados
en la institución. Entre los procedimientos establecidos por la
Universidad para la ordenación del gasto se requiere la expedición de la
disponibilidad presupuestal, aún así la administración universitaria, recordó
a sus funcionarios docentes y no docentes los procedimientos y tiempos
establecidos para la ordenación del gasto en Circular VRADM – 04/05 y
Circular VRAD- 09/05 que se encuentra en la página WEB de la Institución. |
100% |
|
10 |
1401004 |
A partir de agosto de 2004, la Universidad
del Cauca suscribió nueve contratos cuya cuantía fue superior a los 50 SMMLV,
de los cuales cuatro –contratos números 054 – 056- 063, se registraron en el
SICE, uno o dos meses después de su fecha de legalización. Lo anterior
contraviene lo estipulado en el literal b- del artículo 14 del Decreto 3512
del 5 de diciembre de 2003. |
Los contratos números 054 – 056- 063 del
año 2004, se registraron en el
SICE del mismo año. Los contratos superiores a 50 SMMLV, entre Enero y Septiembre de 2005 se
registraron al SICE dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. |
Los contratos que suscriba la Universidad
del Cauca superiores a 50 SMMLV, se inscribirán en los cinco primeros días de
cada mes, por la persona que designó el Representante Legal |
Continuar con el registro de los contratos
superiores a 50 SMMLV en los primeros cinco días hábiles después de la fecha
de la legalización de cada contrato. |
Registro de contratos legalizados
superiores a 50 SMMLV, en los primeros cinco días hábiles siguientes. |
Según el número de contratos
superiores a 50 SMLV, debe existir igual número de contratos registrados. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Existen 28 contratos mayores de 50 SMMLV,
celebrados el presente año, y reportados
al SICE entre el mes de Enero a Septiembre de 2005. La Profesional Universitario adscrita a la
Oficina Jurídica registra los contratos debidamente perfeccionados y
legalizados iguales o superiores a 50 SMMLV, en el Sistema información para
la Vigilancia Estatal, dentro de los 5 primeros días de cada mes. Igualmente solicita las autorizaciones
para la excepción de registro del contrato cuando el contratista es sociedad
extranjera sin Nit en Colombia, a través del correo electrónico con
copia a Control Interno. Se continúa realizando el procedimiento
mensualmente. |
100% |
|
11 |
1801001 |
La entidad,
presuntamente, no aplicó en debida forma la Circular Externa 056 del 2004 de la
Contaduría General de la Nación, la cual hace referencia entre otros, al
tratamiento contable de los ajustes por inflación, ya que no reclasificó el
valor registrado en las subcuentas de ajustes por inflación de los activos, a
las cuentas correspondientes que revelan el costo histórico. Además, no se reclasificó el saldo de la
cuenta 3250 Ajustes por Inflación a la cuenta 3208 Capital Fiscal. |
La Universidad cumplió con el objetivo
establecido en el mes de mayo de 2005. |
Corregir los ajustes efectuados por la
Universidad en virtud de la Circular 056 de 2004. |
Ajustar en el balance del Área Comercial y
en los Estados Financieros Consolidados. |
Registrar en el movimiento del Área
Comercial los ajustes respectivos. |
Balance del Área Comercial: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
En el balance del área comercial ya están
incorporados los ajustes por inflación. La Universidad en el mes de mayo de 2005,
realizó los ajustes respectivos, en el informe con corte a septiembre 30 de
2005. Los ajustes por inflación no aplican su
registro según la circular No. 056 expedida por la Contaduría General de la
Nación ya que la Universidad del Cauca realizó el respectivo ajuste en el mes
de mayo de 2005 contra la cuenta 3208 Capital Fiscal. |
100% |
|
12 |
1801001 |
Se registra una sobrestimación en los
activos no corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de Inversiones,
debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en la Corporación
Inter-red, constituye un riesgo, ya que la Entidad en mención presuntamente
se encuentra en liquidación, de acuerdo a lo expresado por la Universidad del
Cauca en sus Notas Contables, por lo tanto, esta inversión debió ser objeto
de Provisión ya que presenta un riesgo de incobrabilidad como consecuencia de presuntas dificultades
financieras de la Corporación. |
Debido a que la inversión patrimonial por
$97.4 millones en la Corporación INTERED, constituye un riesgo, se procedió a
oficiar a INTERED, COLCIENCIAS y CINTEL a fin de que se remitiera toda la
documentación que pudieran tener al respecto. La Inversión Patrimonial por $97.4 millones
de la Corporación Inter- Red se relaciona como una contingencia de acuerdo a
lo expresado por Universidad del Cauca en sus Notas Contables. |
Efectuar una provisión para inversión. -
Llevar a Comité de Saneamiento Contable para una reclasificación de
cuentas. |
Recopilar la información contractual con
el fin de verificar la posibilidad de
la reclasificación. |
Registro de la Provisión. - Análisis del cumplimiento de Saneamiento
Contable para la reclasificación de las cuentas. |
Comunicación: una (1) - Registro de provisión realizada a junio
de 2005: una (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de Diciembre de 2005 |
17 |
Se encuentra como un contingente en los
balances de la Universidad del Cauca. Mediante nota contable número 736 del 10 de
julio de 2005 hace el registro de la provisión para protección de inversiones
y reclasifica cuentas mediante nota contable 742 del 30 de julio de 2005, la
cual se anexó en el informe con corte a septiembre 30 de 2005. |
100% |
|
13 |
1801001 |
El valor de las potenciales obligaciones
que posee la Universidad del Cauca no
están debidamente registradas en sus estados financieros, debido a que la Institución no ha dado cumplimiento
al Procedimiento 2.7 del Plan General de Contabilidad Pública, donde se define las “Instrucciones relativas al reconocimiento
de las compensaciones y pago de sentencias y conciliaciones judiciales”, por
lo tanto, no ha constituido las responsabilidades contingentes por el valor
de las pretensiones originadas en actos procesales de terceros contra la
Universidad del Cauca, en el momento de conocimiento del acto de notificación
de la demanda, presuntamente por debilidades en el flujo de información entre
las dependencias de Jurídica y el área Financiera. |
La Oficina Jurídica, en la medida en que
se notifican las demandas envía a la División Financiera la cuantía de cada
proceso. |
Mejorar la comunicación entre las
dependencias Universitarias. |
Realizar la provisión correspondiente. |
Comunicaciones al recibo de la
Notificación de la Demanda Notas contables. |
comunicación mensual: Una (1) Se anexan documentos de avance: uno (1). |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Cuando se notifican las demandas, se
informa por escrito a la División Financiera, en el último trimestre se ha
notificado una demanda. En virtud de la información suministrada
por la Oficina Jurídica se actualizó los valores de la cuenta litigios o
demanda, como consta en las notas contables números 730 del 01 de mayo de
2005 y 745 del 9 de Agosto de 2005 y nota de contabilidad 500- 781 del 16 de
diciembre de 2005. |
100% |
|
14 |
1704001 |
La FAUCA, en la vigencia 2004 utilizó, de
la cuenta corriente 53-5 Banco Popular-convenios FAUCA, recursos para
realizar los siguientes pagos que no pertenecen a los convenios suscritos con
la Universidad: TOTAL $ 101.1. La anterior situación afecta la financiación
de los convenios para los cuales se giraron los recursos, denota deficiencia
en la labor de seguimiento y monitoreo, e iría en contra del numeral 20 del
artículo 48 de la Ley 734 de 2002. |
La Rectoría designó a tres funcionarios de
la Institución para que realicen el proceso de liquidación de los Convenios
con FAUCA de las vigencias 2001 y 2002
que se encuentran vencidos, con el fin de liquidarlos y realizar los
trámites respectivos |
Liquidar todos los convenios que ya se
encuentren terminados. Mejorar en FAUCA el sistema de control de ingresos y
ejecución de los convenios vigentes, y
conciliar cuentas a través del Comité de Conciliación. |
Verificar actuaciones y soportes. Liquidar Convenios en aquellos casos que
los requieran. Revisión de trámites procesos y procedimientos
en FAUCA. Realizar las conciliaciones a través del
Comité de Conciliación y ante la Procuraduría General de la Nación. |
Verificar los soportes de
comprobantes de egreso de FAUCA
16524, 16478, 17147, 11137, 11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954 Liquidación de Convenios
OJ-023, 024, 106, 107, 108,109 de 2001. Control y seguimiento de los recursos
encargados a FAUCA en virtud de los
Convenios. |
Verificación de soportes: 6 OJ. Verificación de soportes de comprobantes:
10 Liquidación de convenios: 6 OJ. Control y seguimiento continuo : 3 |
7 de septiembre de 2005 |
31 de marzo de 2006 |
31 |
La Contraloría General de la República ha
sido informada de todo el proceso que se ha tenido con la liquidación de convenios
suscritos con la Fundación General de Apoyo a la Universidad del Cauca y
conocen el cronograma de trabajo que se estableció para tales fines. Referente a la liquidación de contratos y convenios
con base a la ley 80 de 1993, en su artículo 60 menciona que cuando han
pasado 2 años y no se liquidó el respectivo convenio o contrato, dicho plazo
caduca para su liquidación por lo
tanto se procede a levantar un estado de cuenta o un balance de situación a
la fecha cuya acción la esta desarrollando designada por la Universidad del
Cauca, la profesional universitaria Nancy López Ramírez, quien entregará un
estado de cuenta de los convenios. OJ- 108/01, OJ-109/01, OJ-116/01,OJ-119/01
OJ- 118/01, OJ-047/02, OJ-119/02, OJ-049/02, OJ-048/02 Con esta acción se dará trámite a los
hallazgos de la CGR y en la medida que se presenten los balances o estado de
cuenta de los convenios se estará aclarando la situación financiera
concretamente la destinación que se le ha dado a los recursos y aclarar
mediante conciliaciones los dineros que puedan quedar pendientes tanto a
favor como en contra en Unicauca y Fauca. |
70% |
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1405001 |
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106,
OJ-107, OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo
establece el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Situación que no permite
determinar el estado económico de los mismos. |
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1404003 |
Los convenios se celebran sin constituir
pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la
protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se
genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el
numeral 19 artículo 25 de la Ley 80 de 1993. |
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Todo convenio que se ha celebrado a partir
del año 2005 con FAUCA incluye la constitución de Garantías a favor de la
Universidad. |
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1404002 |
Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó
cuenta de cobro a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005
por $180.1 millones, valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos
recursos no ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron
depositados en la cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin
de financiar el contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva
cuenta de cobro a la Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7
millones. Lo anterior evidencia que la Universidad del Cauca celebró
contratos de prestación de servicios con el Consejo Superior de la Judicatura
números 019/03, 027/04 y 055/04, los que ejecuta a través de convenios con la
FAUCA sin girar los recursos y financiándolos posteriormente con recursos de
otros convenios. Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para
la forma de pago, poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y
constituyéndose en una presunta disciplinaria. |
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1702009 |
Durante las vigencias |
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1704001 |
El comprobante de egreso 11137 por $47
mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones,
el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953
por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de
solicitud que avale el pago por parte de Unicauca. |
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1704003 |
1320.20.06 Gastos Sede Santander |
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1704001 |
1320.20.11 Vicerrectoría administrativa
– Gastos Varios |
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1704003 |
1320.20.13 Vicerrectoría de
Investigaciones. |
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1704003 |
1320.20.23 Gastos adicionales personal
Unicauca |
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1704003 |
1320.20.42 Especialización en
Epidemiología |
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1704001 |
1320.20.46 Proyecto 741 convenio 028 Colciencias Acumulado por cobrar a Unicauca de $2.9
millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el recibo
de caja 13542 de julio 23 de 2004. |
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1704001 |
En la revisión de las cuentas por cobrar
se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los recursos,
teniendo en cuenta que la Universidad del Cauca solicitaba efectuar gastos a la
FAUCA por oficios, vía telefónica y a través de sus distintos funcionarios,
sin especificar el convenio que se afectaría.
Aunado a esto se realizaron gastos de actividades en las cuales no se
había celebrado formalmente el convenio. Lo anterior se genera por la
ausencia de procedimientos establecidos por Unicauca para el desarrollo de
este tipo de convenios. |
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1802001 |
La Universidad del Cauca carece de procedimientos
que le permitan llevar un control y seguimiento a la planeación, programación
y ejecución del presupuesto ya que se observó que se ejecutaron recursos
superiores a los apropiados y algunos
casos sin contar con la respectiva apropiación presupuestal. La anterior
situación se evidenció en los siguientes casos: Convenio OJ-144/02;
OJ-146/02; Proyecto mural de medicina; Proyecto Jardín Botánico |
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1702009 |
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA, con ocasión
de los convenios celebrados con la FAUCA y otros gastos relacionados con
Gastos Generales de la Universidad a través de la FAUCA, no registra las
obligaciones por pagar debido a la falta de procedimientos, deficiencias en
los sistemas de información y comunicación entre dependencias. Generando
incertidumbre en la información contable revelada durante estos periodos. |
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1404100 |
Durante la auditoria se
evidenció que la Oficina Jurídica de la Universidad del Cauca no cuenta con
documentos, ni con una base de datos que le permitan consolidar toda la
información relacionada con la ejecución de contratos y convenios celebrados
con la FAUCA. Debido a las deficiencias de control interno en esta área se
afectan: La memoria institucional, el suministro de información oportuna, el
seguimiento y control a los diferentes procesos que adelanta la Universidad y
los organismos de control. Como consecuencia de lo anterior se contraviene lo
estipulado en la ley 594 de 2000. |
La Oficina Jurídica ha gestionado con las
dependencias competentes, para que se elabore e instale un software que
permita tener un archivo sistematizado y organizado. Y solicita el acompañamiento
de dos monitores que efectué la organización de las carpetas. |
Organizar y sistematizar la información física
y documental que reposa en la oficina Jurídica. |
Elaboración y/o adquisición de un Software
y su implementación de puesta en marcha del mismo |
- Elaboración: una (1) - implementación: una (1) -
puesta en marcha del mismo:
Continua |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 semanas |
La Universidad contrató, mediante orden de
prestación de servicios No. 510 de fecha 27 de abril con Patricia Muñoz,
quien se encuentra adelantando el proceso de alimentación del sistema iniciando
con los contratos y convenios 2.005 y 2006. |
70% |
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15 |
1903 004 |
Falta diseñar un sistema de evaluación
que le permita generar la Cultura de Autocontrol y mejoramiento continuo de
la gestión institucional |
Se entregó a Rectoría y Oficina de
Planeación las circulares enviadas por el DAFP con el fin de comenzar con la primera etapa de
implementación del MECI, cual es un diagnóstico de la entidad, que permita
visualizar un sistema de autoevaluación en cada una de las dependencias
universitarias. |
Continuar con Diseño del Sistema de
evaluación del Sistema de Control Interno y cultura del autocontrol,
atemperado en el MECI. |
Elaborar programas de capacitación en
temas de Autocontrol y Modelo MECI a la Comunidad Universitaria. |
Retroalimentación sobre el ejercicio del
autocontrol y motivación a los
servidores de la Institución. Aplicación y socialización del MECI. |
- Implementación MECI, una vez sean
aprobados los manuales de implementación por el DAFP. - Socialización: tres (3) talleres |
7 de septiembre de 2005. |
31 de Octubre de 2006 |
60 |
Mediante la Resolución R-017 del 19 de
enero de 2006 se estableció la adopción del MECI en la U del C. Con la publicación el 8 de abril del Manual
de Implementación del MECI se estableció a la Oficina de Planeación junto a
otras áreas de la Universidad realizaran el diagnostico a la Oficina de
Control interno y la Oficina de Control Interno realizará las capacitaciones. A través del Comité del Sistema de Control
Interno de la Universidad del Cauca, se verificarán los cumplimientos de
acciones. Se está trabajando con la División de
Sistemas un programa que permita recordar acciones a cumplir del plan de
mejoramiento con el fin de tener herramientas más efectivas de autocontrol y
mejoramiento continuo. |
80% |
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16 |
1902 002 |
No se han realizado talleres con los
funcionarios para la socialización de las actividades desarrolladas que permitan
retroalimentar a la Dirección con el fin de
identificar las deficiencias en los controles aplicados, además que a
la fecha no se han evaluado el plan adoptado para la administración de los
riesgos. |
Con base en el diagnóstico de la
institución, que ordena el MECI, se organizarán las mesas de trabajo y
talleres de acuerdo con las diferentes áreas de la Universidad. En los laboratorios ya se han implementado
medidas que minimizan el riesgo biológico. |
Realizar talleres de evaluación de los
mapas de Riesgos actuales de la Universidad. |
Hacer grupos de trabajo para reevaluar la
administración de riesgos. |
Capacitación Talleres Mensajes |
Capacitaciones por niveles de
Administración: cuatro (4). Talleres de evaluación: dos (2) Publicación: una (1) |
7 de septiembre de 2005. |
30 de junio de 2006 |
43 |
Auditoria a los laboratorios
universitarios. Implantación de medidas para minimizar el
riesgo biológico. Se han hecho evaluaciones y seguimiento en
laboratorios y áreas de mayor riesgo por parte del Área de Salud Ocupacional,
tal como se expresó anteriormente. La Oficina de Control Interno solicitó
soporte para hacer el trabajo conjunto de la actualización del panorama y
mapa de riesgos institucionales al
área de salud ocupacional, trazando un nuevo cronograma de trabajo que
incluye el manejo integral de los riesgos,
capacitación, simulacros de evacuación, etc. Esta acción se continuará en el presente
año, según el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la
República, actualizando la Vicerrectoría Académica, según los trabajos que ya
se han llevado a cabo. |
80% |
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1904 005 |
A pesar de tener un sistema de comunicación
entre las diferentes áreas organizacionales éste es deficiente, no existe
coordinación entre dependencias, que permita la conciliación de la
información para que sea clara, concisa y fidedigna. |
En reunión con la Jefa de la División de
Comunicaciones, se ha planteado un trabajo conjunto con la Rectoría,
Vicerrectoría de cultura y Bienestar, Secretaría General, Oficina de
Planeación y Red de Datos, donde se difunda, a través del portal Web una
sensibilización de los Planes de Mejoramiento de una manera didáctica,
entregando la información correspondiente, como es, definición de un plan de
mejoramiento, fechas de presentación, entre otros. |
Mejorar procesos de comunicación entre
dependencias universitarias. |
Incentivar la utilización de los diferentes
canales de Comunicación. |
Capacitación sobre la implicación de la
importancia de los canales de comunicación. Verificación del cumplimento de su
aplicación. |
- Capacitación: dos (2). - Verificaciones: dos (2) |
7 de septiembre de 2005. |
31 de marzo de 2006 |
30 |
Se continúa desarrollando actividades
encaminadas a mejorar los procesos de comunicación entre los que podemos
mencionar: - Capacitación en el portal web, --
Construcción de Indicadores de Gestión. - Programación del presupuesto público. - Gestión medioambiental - Siete pasos a la excelencia temas
abordados en los “viernes de la calidad” y liderados por la Oficina de Planeación. La
Secretaría General sigue
insistiendo en la importancia del uso adecuado de los canales de comunicación
con que dispone la Institución. 1.
Lanzamiento del Servicio Contacto 55: Posibilita el flujo ordenado y oportuno de
la información oficial generada en las diferentes dependencias. 2. Servicio
de matrículas y notas: Lugar donde se consultan los diferentes
aspectos relacionados con las notas, planes de estudios, como realizar el
pago de matrícula, descuentos y próximamente horarios de clase de cada
programa. 3. Ampliación
y cobertura de programas institucionales en los canales locales de TV Acuerdo realizado con los canales locales
cable cauca y cable unión denominado PERSPECTIVAS y el magazín UNIVERCIUDAD
donde se tratan temas interés institucional y ciudadano. 4.
Fortalecimiento de medios impresos Bimensualmente se pública UNIVERSIDAD HOY
donde se informan los principales hechos y actividades universitarias. 5. Portal
de Investigaciones Donde se resalta los principales avances
tecnológicos. |
100% |
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18 |
19 04 005 |
Existe un archivo central que en el momento
no cuenta con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación
de los archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de
las dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la
documentación situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y
afectar la conservación de la memoria institucional. |
Existe el proyecto para la reubicación del
archivo central de la Universidad. Por
falta de presupuesto, no ha podido desarrollarse dicho proyecto, ya que de
acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación, requiere una
infraestructura necesaria en cuanto a
control de humedad, temperatura, archivadores modernos, etc. Se presentó un proyecto para la compra e
implementación de un software. |
Aplicación del proyecto de reubicación de
espacios físicos para la organización del archivo central y la ventanilla
única. |
Consecución de recursos para efectuar la
reubicación de áreas de trabajo. |
Capacitación sobre Archivística. Ubicación definitiva del Archivo Central. Actualización y aplicación de las Tablas
de Retención documental. Asignación de recursos Reubicación de espacios físicos. Adecuación del espacio para el archivo y
demás dependencias. |
Actividades : nueve (9) |
7 de septiembre de 2005 |
31 de octubre de 2006 |
60 |
Se está trabajando en el desarrollo de un
software que incluya ventanilla única y el manejo de todos los archivos de
gestión. El archivo se ha dividido en “académico” y
“administrativo”. Mediante licitación pública se adjudicó a Galería 87 los contratos OJ- 083 /05 y OJ
– 068/06 para la adecuación del espacio físico y se inició el traslado de los
inventarios documentales al primer piso del edificio Santo Domingo pues ya
terminó la obra de adecuación de la Vicerrectoría Administrativa. |
100% |
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19 |
17 01 004 |
El Sistema de Contabilidad que utiliza la
Universidad del Cauca no permite identificar en los registros auxiliares cada
uno de los bienes muebles e inmuebles que se poseen, por lo tanto se debe
estructurar el SRF de una plataforma que permita identificarlos y poder
realizar los correspondientes cruces de información. |
Se está realizando un estudio sobre el
estado actual de la implantación del sistema de información administrativo y
financiero (base de datos Recursos Humanos, Recursos Físicos y Finanzas
Plus), que permita fijar fechas y compromisos para la terminación de la
implantación y mejoramiento de la información institucional, logrando así la
migración requerida. |
Actualizar el sistema de recursos
físicos SFR. |
- Actualizar la información de los bienes
universitarios en forma individual en la base de datos del S.R.F La identificación individual de los Bienes
Muebles e Inmuebles en los registros
de los libros auxiliares. |
Digitar en la base de datos de S.R.F. la
información individual de los bienes muebles e inmuebles Verificar la consistencia de la
información digitada. |
Número de registros según número de
bienes. |
7 de septiembre de 2005. |
31 de octubre de 2006 |
60 |
En cuanto al registro en el Sistema de
Recursos Físicos (SFR) de los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad
del Cauca, el área comercial mediante oficio AECM – 0779 de junio de
2006 enviado por el área de Edificios
Construcción y Mantenimiento, procedió a registrar el valor de 29 inmuebles
de propiedad de Unicauca los cuales se encuentran debidamente valorizados por
miembros de la Lonja Propiedad Raíz del Cauca. |
100% |
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20 |
18 04 001 |
El saldo de construcciones en curso en los
Estados Financieros del año 2003 no es confiable, debido a que no se
registran las obras en ejecución, situación que afecta la razonabilidad de la
cuenta pues se encuentra subvalorada, la diferencia con el área encargada de
las construcciones es de $ 874.2
millones. |
Junto con el Área de Edificios se esta
buscando que tanto el SRF como el Sistema de Información Finanzas Plus se
unifique a 31 de Octubre de 2005. |
Ajustar el valor de construcciones en curso. |
Reuniones entre Área de edificios y Área
Comercial para verificar los valores incluidos y los que hacen falta y lograr
la razonabilidad de la cuenta Construcciones en curso en el Balance. |
- Actualización de la partida construcciones
en curso según actas de recibo de obra. - Reclasificación de edificaciones si es
del caso. |
- Contabilización de las Actas de Entrega. - Registro de actas que se produzcan. |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
En el mes de noviembre de 2005 fueron
actualizados el 100% de los valores de este rubro. Se presentó a la Vicerrectoría
Administrativa los cuadros de inversión de los años Se realizó el respectivo ajuste y
conciliación entre el área de contabilidad, comercial y edificios donde se
generaron actas parciales se incluyen en el balance del área comercial. |
100% |
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21 |
1804 001 |
Se encontraron dos motores y una lancha en
buenas condiciones, que no se encuentran registrados en el inventario del
área comercial por no existir la documentación que demuestre su propiedad. |
Según acta No. 477 del 2 de septiembre de
2005, se envió al representante legal la sugerencia para incorporar en los
estados financieros dichos elementos. |
- Lograr incorporar a la cuenta
correspondiente los bienes. Se adjunta Resolución R
-477 del 2 de septiembre de 2005. |
Incorporar los bienes al patrimonio
Institucional. |
Actualización de la información de
propiedad planta y equipo. |
Actualización: una (1). |
7 de septiembre de 2005 |
31 de diciembre de 2005 |
17 |
Según resolución rectoría número R- 477
del 2 de septiembre de 2005, se incorporaron los bienes precipitados al patrimonio
institucional, valor que es reportado en el Balance del Área Comercial y en
la información económica y social de la Universidad en forma consolidado del
mes de septiembre de 2005. |
100% |
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22 |
1804 002 |
La Universidad posee 47 Bienes Inmuebles
que se encuentran titularizados en 9 escrituras propiedad, esto debido a que
no ha realizado la correspondiente actualización de títulos. |
La Universidad contrató una Profesional
para que realice la actualización de los títulos de bienes inmuebles de su
propiedad. A la fecha se han encontrado 39 inmuebles
tanto urbanos como rurales. Referente a los predios de: -La Facultad de Artes: existen tres (3)
certificados de tradición. -Tulcán: Existe (2) certificados de tradición -Terreno el Caracol: Existen (2)
Certificados de Tradición. Museo de Historia Natural: Existen (2)
certificados de tradición. |
Realizar actualización de los títulos de
los bienes Inmuebles de su propiedad. |
- Estudio de títulos de propiedad. - Actualización y elaboración de
escrituras. |
Revisión de escrituras y certificados de
libertad. - Elaboración de escrituras. |
De acuerdo al estudio. |
7 de septiembre de 2005 |
30 de junio de 2006 |
43 |
A través de la profesional universitaria
contratada para la Oficina Jurídica se ha hecho una claridad sobre el estado
actual sobre cada uno de los bienes. Se estableció que en uno de ellos, los
acreedores hipotecarios no ha sido posible ubicarlos por lo tanto, se inicio
proceso judicial con el fin de cancelar dicho gravamen. Igualmente, la alcaldía de Popayán expidió
la Resolución No. 00436 del 27 de marzo de 2006 donde exonera a la
Universidad del Cauca del pago del impuesto predial de los inmuebles que se
encuentran en el sector histórico. El predio identificado con la matrícula
inmobiliaria No. 120- 11556 de la Oficina de Instrumentos Públicos de
Popayán: la demanda de prescripción extintiva de la acción ejecutiva fue
debidamente notificada y nos encontramos en espera que se dé la contestación
respectiva. Los trámites siguientes no dependen de la
Universidad sino del Juzgado de conocimiento. La Alcaldía Municipal envío oficio 17816
de fecha 7 de junio de 2006, el cuál fue remitido a la Vicerrectoría
Administrativa para determinar si los que los predios que están siendo objeto
de cobro se encuentran en la relación anexa, podrían estar ubicados en el
sector histórico, una vez sea efectuada, la Universidad se notificará de su
contenido; en la mencionada resolución la Alcaldía Municipal a petición de la
Universidad del Cauca decretó la prescripción del cobro del impuesto de
predial para algunos bienes de propiedad de la Universidad en cuantía de
$206.40.753.00, lo que debe tenerse en cuenta dentro del avance que ha tenido
la Oficina Jurídica respecto de predios. No puede entenderse que no existe
actualización de títulos por cuanto el estudio jurídico de cada uno de ellos
ya que ha efectuado en los pasados informes, trabajo que ha permitido
igualmente solicitar la prescripción del cobro del impuesto predial en los casos
procedentes, lo que hasta la fecha ha dado como resultado la declaratoria de
prescripción en los Municipios de Popayán y López de Micay. Se observa que varios predios se
encuentran comprendidos en una sola escritura no constituyendo este hecho
perjuicio alguno para la Universidad. La Universidad del Cauca ya cuenta con los
correspondientes levantamientos planimétricos, habiendo establecido
igualmente las áreas construidas, áreas totales de terreno, áreas de
parqueaderos, áreas libres, zonas verdes, áreas construidas cubierta. Igualmente se está adelantado el trabajo
en coordinación con la Lonja de Propiedad Raíz del Cauca, para la aclaración
y establecimiento de linderos y títulos de propiedad de lote del sector
Pomona. Está pendiente por realizar el respectivo
desenglobe de ciertas áreas que permitan a la Universidad del Cauca tener
claro el número de bienes inmuebles y su respectivo valor, labor que se esta
llevando a cabo en la Oficina Jurídica
a través de la profesional universitaria Ana Lucía Calvo quien adelanta y presenta las respectivas actas a
la CGR pues es una labor que se está realizando también en el Instituto
Agustín Codazzi para delimitar correctamente dichas áreas. |
90% |
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23 |
1804 002 |
Se ha procedido a realizar la valoración
de los bienes inmuebles, figurando propiedades con saldos irrisorios que
desdibujan el verdadero valor de la propiedad de los bienes para la
Universidad y subvalorando la información contenida en los Estados Financieros. |
La Universidad pretende obtener un ahorro
económico optando por la propuesta de levantamiento topográfico que consiste
en la contratación de (4) comisiones de topografía. La entrega del trabajo esta estimado para el 30 de Noviembre de
2005; información que servirá de base para la realización de los avalúos por
parte de la Universidad. |
Realizar el avalúo comercial de los Bienes
Inmuebles por parte de un perito de la Lonja de Propiedad Raíz. |
- Solicitud de elaboración de avalúos de
la Lonja de Propiedad Raíz. - Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles
de conformidad con el reavalúo realizado. |
Efectuar los avalúos para proceder al
ajuste respectivo. |
Número de reavalúos realizados. |
7 de septiembre de 2005 |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
Se adelantaron tareas de coordinación,
elaboración, verificación de los levantamientos topográficos y
establecimiento de áreas, entregó el informe de avaluó de inmuebles de
propiedad de la Universidad el cual incluyó áreas de terreno, áreas
construidas, valores estimados para terreno, construcciones y valores de cada
uno de los inmuebles. Esta actividad se registra en el Balance
del Área Comercial del mes de junio de
2006, según Resolución 475 del 27 de junio de 2006, la cual se anexa y
consolida en la información Económica y Social del Alma Mater. Hasta la fecha se ha realizado la
valoración y legalización de 29 bienes inmuebles del total que posee la
Universidad del Cauca y estos a su vez se han registrado en el Sistema de
Recursos Físicos. |
80% |
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24 |
18 04 002 |
Los bienes inmuebles identificados con
matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene
afectación de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación la Universidad
deberá realizar el procedimiento pertinente para efectos de levantamiento de
tal medida, esto afecta la legitimidad de la propiedad de los bienes y por
consiguiente el valor que figura en los Estados financieros, máxime cuando en
los mencionados Estados no figura deuda a cargo de la Universidad. |
Referente a los (4) cuatro bienes
inmuebles con afectación de inenajenabilidad por valorización (Obras Red
Eléctrica Subterráneas), se requiere la delimitación física o levantamiento
topográfico con el objeto de que el IGAC realice el desenglobe atendiendo a
que aparecen cuatro números de matrícula diferentes. Una vez en el IGAC esté
desenglobado se ha acudido ante la Alcaldía Municipal, Entidad que se
pronunciará respecto de la derogación de cada una de la Resoluciones que
figuran con la afectación señalada, para finalmente presentar ante la Oficina
de Registro de Instrumentos Públicos, la solicitud de anotación que subsane
el gravamen |
Levantar la afectación de inenajenabilidad
por valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria
Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807. |
Estudio de títulos a fin de verificar el
gravamen para proceder efectuar la desafectación. |
Estudio de títulos. Cuantificación del valor adeudado. Consecución de recursos. Cancelación del valor cuando sea el caso. Desafectación. |
Inmuebles: Cuatro (4). |
7 de septiembre de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Se entregaron en las oficinas de la
Alcaldía Municipal los correspondientes documentos para la autorización del
levantamiento de la medida de inenabagabilidad por valorización. Pendiente Resolución que levanta dicho
gravamen para entregar en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. |
80% |
|
25 |
18 04 002 |
El predio Urbano Cra. 6 Calle 56
identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación
de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se
cancelar, además debe tener en cuenta las implicaciones legales que pueda
generar. |
En la carta catastral urbana se determina
la ubicación del inmueble en la Cra. 6 No. 3 -14, pero atendiendo al hecho de
que el inmueble no figura inscrito en el Municipio de Popayán, El IGAC a
solicitud de La Oficina Jurídica de la
Universidad ha expedido el Acto Administrativo, mediante la cual se ordena unos cambios en
el catastro del municipio y por ende su inscripción. Referente a la cancelación de su hipoteca,
se está realizando las gestiones necesarias para ubicar a las personas que
intervienen en la constitución de
dicho gravamen. Sobre el inmueble distinguido con el No.
de matricula 120-11556 pesa un
gravamen hipotecario de primer grado, este inmueble corresponde a la facultad
de artes ubicado en la Cra 6No. 3 -14 que debe realizarse la correspondiente
mutación ante el IGAC. |
Verificar la vigencia de la hipoteca y la
posible cancelación de la deuda |
Tramitar el levantamiento de hipoteca del
predio afectado. Estudio del Certificado de tradición y
escritura. |
Análisis de la garantía hipotecaria. Procedencia del pago. Elaboración de la escritura de
cancelación. |
Análisis de la garantía hipotecaria: 1 Procedencia del pago: 1 Elaboración de la escritura de
cancelación: 1 |
7 de septiembre de 2005 |
30
de junio de 2006 |
43 |
Mediante Auto del 2 de agosto de 2006 se
admitió la demanda por parte del Juzgado Sexto Civil Municipal de Popayán. Se pagaron las notificaciones. Se emplazó a los herederos indeterminados. Se nombró curador ad-litem. Respondió Curadora ad-litem. En espera del desarrollo normal del
proceso por parte del Juzgado. |
80% |
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26 |
18 01 004 |
En promedio las cuentas del activo se han
depurado en un 0.185% y el avance de los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras
que no son representativas frente al trabajo que se debe desarrollar y que
afectan la razonabilidad de la información financiera que presenta la
Universidad a 31 de diciembre de 2003. |
A través del Comité de Saneamiento
Contable se entregaron los proyectos de Resolución en los cuales se solicitó
la incorporación, merma, depuración y saneamiento de algunas partidas en los
estados financieros de la Universidad (baja valorización de equipos de música
y joyas); incorporación de unos elementos sobrantes de la institución ( 4)
plantas eléctricas una (1) lancha y dos motores fuera de borda; depuración,
incorporación y registro de las valorizaciones del museo de Historia Natural,
incorporación y registro de los bienes asignados a las bibliotecas y clasificados
como bienes universitarios de uso colectivo, incorporación y registro de las
valorizaciones de los bienes inmuebles históricos; establecer disposiciones
sobre clasificación, control y manejo de los bienes ubicados en las salas de
consulta bibliografica en la Universidad del Cauca. |
Efectuar el Saneamiento Contable. |
Estudio en el Comité de Saneamiento
Contable de las partidas patrimoniales susceptibles de saneamiento. |
- Concertación con los miembros del
Comité de Saneamiento contable. - Proyecto de actos administrativos. - Sustentación ante el representante
legal. |
Sustentación ante el representante legal:
dos (2) Elaboración y ejecución de actos
administrativos: dos (2) |
7 de septiembre de 2005 |
31de
diciembre de 2005 |
17 |
El proceso de Saneamiento Contable
permitió la depuración de todas las cuentas de la Universidad. |
100% |
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27 |
18 04 002 |
En los bienes entregados en comodato se
incluyeron elementos de consumo, los cuales no debieron ser parte del comodato,
a la fecha no existen y por consiguiente afectan los valores consignados en
los contratos, se debieron entregar mediante otra modalidad para no afectar
los Estados Financieros. |
Se realizó un nuevo inventario de los
bienes entregados al Hospital. Se entregó informe donde se detallan
bienes faltantes, fuera de servicio, sin uso y con uso. Se está haciendo la valoraciones de los
elemento en condiciones óptimas para elaborar un nuevo contrato de Comodato,
con las respectivas garantías. |
Efectuar los ajustes pertinentes a los
contratos de comodatos. |
Estudio de los contratos de comodato y
efectuar las correcciones pertinentes. |
-Análisis de la
documentación Verificación física de los bienes Ajustes administrativos. |
-Análisis de la documentación:
una (1) -Verificación física de los bienes: se
adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de Septiembre 1
de 2005: dos (2). - Ajustes administrativos: uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31
de diciembre de 2005 |
17 |
Oficialmente mediante comunicación AC 0687
se informa sobre la reunión sostenida entre la Universidad del Cauca y las
directivas del Hospital San José donde se fijaron metas para la presentación
de un nuevo comodato que permita consolidar las relaciones interinstitucionales
entre estos dos entes públicos. |
90% |
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28 |
18 04 002 |
La Cuenta Bienes Entregados a
Terceros - Bienes Entregados en
Custodia no refleja su valor real por lo tanto debe proceder a realizar la respectiva
valoración e incorporarse en los Estados Financieros. |
Se hizo la valorización y se presentó a
CSC, el cual se pasó al representante legal para firma de la resolución
respectiva. |
Valorizar los Bienes Entregados a
Terceros - Bienes Entregados en
Custodia. |
Efectuar la valorización |
Acto administrativo que autoriza el ajuste
respectivo y actualización de la partida elementos del museo. |
Acto Administrativo: 1 (se anexa
Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005. |
7 de septiembre de 2005 |
31
de diciembre de 2005 |
18 |
Mediante Resolución 476 del 2 de
septiembre de 2005 se ordena la valorización e incorporación en los estados
financieros. Se incorporaron en los estados financieros
las valorizaciones Valores actualizados en el Balance del Área
Comercial e información económica y social consolidada de la Universidad, en
el mes de septiembre de 2005, acto administrativo que se anexó en el informe
con corte a 30 de septiembre de 2005. |
100% |
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29 |
12 02 001 |
Unicauca no cuenta con estudios
relacionados con la factibilidad de aumentar los cupos de determinados cursos
sin que se afecte la calidad de los mismos, ya que este factor es necesario para mejorar los
indicadores de cobertura, la carencia del mismo no permite mejorar la
productividad de la Universidad. |
Se han realizado estudios que determinan
que en la actualidad la Universidad no puede abrir nuevos programas
académicos ni ampliar cupos por falta de espacio físico en la sede principal
de Popayán. Por lo tanto, se ha descentralizado la
Universidad a sedes alternas como Santander de Quilichao, Piendamó, El Tambo,
Silvia y Bolívar entre otros, abriendo programas o participando en las
convocatorias de los CERES promovidos por el gobierno. |
Adelantar estudios que permitan la oferta
de programas en otras regiones del Departamento del Cauca e informar a las
autoridades universitarias para que se autorice la apertura de estos
programas. |
Recopilar la información y darla a conocer
a la Dirección Universitaria. Lograr la aprobación de al menos dos (2)
CERES. |
Informe escrito. |
Informe
escrito: uno (1) |
7 de septiembre de 2005 |
31
de marzo de 2006 |
30 |
Los indicadores que realiza la institución
son los establecidos en el SUE. Además, a la terminación de cada período
académico se hace un estudio de deserción, repitencia, cupos nuevos, etc. La Oficina de Planeación trabaja
conjuntamente con la rectoría y vicerrectorías en el diseño de estrategias para
lograr planes operativos que se direccionen bajo los lineamientos de la
misión y visión institucionales |
100% |
LILIANA LÓPEZ DELGADO
Jefe Oficina de Control Interno