FORMATO No. 1

INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

ANEXO No.1-FORMATO 1 PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

 

Informe presentado a la Contraloría General de la República

 

Entidad:  UNIVERSIDAD DEL CAUCA

Representante Legal:  MG.  DANILO REINALDO VIVAS RAMOS

NIT:  891500319-2

Período Informado:                                                                                                                 Año:  2003

Fecha de Subscripción                                                                                                    Año:  Popayán 5 de agosto de 2004

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

1

19 02 003

No se evidencia que las herramientas gerenciales

Que conforman el Sistema de Control Interno, estén orientadas a monitorear de manera permanente la gestión de la entidad y el desempeño, tanto individual como institucional, de manera que se logren mayores niveles de eficiencia y eficacia en todas las dependencias.

 

Lograr integrar a toda la Comunidad Universitaria en el Sistema de Control Interno, conociendo políticas y vinculándose en campañas de Autocontrol.

Establecer herramientas que permitan fortalecer el sistema de control interno con la participación de la comunidad Universitaria.

Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol, y  motivación a los servidores de la Institución

Monitoreos a Planes de Acción, capacitación través de boletines y mensajes

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

2

19 03 004

La entidad carece de instrumentos eficientes de auto evaluación que le permitan tomar decisiones basadas en el seguimiento y evaluación del control, que contribuyan a la implementación de acciones oportunas para lograr el mejoramiento continuo.

Lograr integrar a toda la Comunidad Universitaria en el Sistema de Control Interno, conociendo políticas y vinculándose en campañas de Autocontrol.  Complementando la posibilidad del seguimiento de los diferentes sistemas a través de la Oficina de Control Interno

Divulgar las políticas de Control Interno, realizando campañas de autocontrol por parte la Oficina de control Interno a la comunidad Universitaria.

Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol, y  motivación a los servidores de la Institución

Monitoreos a Planes de acción, capacitación través de boletines y mensajes

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

3

2001002

La Universidad no cuenta con programas de capacitación de los usuarios y ciudadanía en general, que permita su participación en la gestión institucional.

Hacer que la Universidad sea más participativa con sus docentes en el programa de “Control Social del Departamento”, junto con las demás entidades.

Vincular al estamento docente de la Institución en los programas de Control Social con las Entidades del Departamento

Participación activa en programas y eventos de  amplia convocatoria

Red de Control Social.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

4

19 02 002

Los controles aplicados a los docentes, con el fin de que no reciban doble pago con recursos del Estado por labores desarrolladas en convenios y otras propias de su labor profesoral, son aún muy incipientes y se requiere su fortalecimiento para evitar ese riesgo.

Lograr que los ingresos de los docentes sean únicamente pagados por la Universidad.

La Universidad enrrutará los pagos a los docentes.  Aspectos como pagos por convenios, contratos y operaciones comerciales.

Nóminas y Cuentas de cobro

Confrontación de la información entre el Sistemas de Finanzas Plus y Recursos Humanos

6 de Agosto de 2004.

Inmediato

0

5

19 02 003

En la Universidad no se han identificado claramente las actividades que sirven para monitorear  la efectividad del Control Interno.

Crear indicadores que puedan monitorear la efectividad del Control Interno.

Establecer indicadores de gestión para medir y monitorear la efectividad del Control Interno.

Capacitación en Autocontrol, Riesgos.

 

Mensajes semanales, publicación de artículos sobre el Sistema de Control.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

6

19 03 004

Falta diseñar un sistema de evaluación que le permita generar la Cultura de Autocontrol y mejoramiento continuo de la gestión institucional

Continuar con la capacitación y concientización a todos los servidores y actores Universitarios de la Cultura de Autocontrol

Elaborar programas de capacitación en temas de Control y Autocontrol a la Comunidad Universitaria

Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol, y  motivación a los servidores de la Institución

Monitoreos a Planes de acción, capacitación a través de boletines y mensajes

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

7

19 05 002

A pesar de los  avances realizados en las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento existen algunas a las cuales  no se ha dado cumplimiento al 100% .

Continuar con la acciones de mejoramiento, ya que algunas tienen fecha de cumplimiento julio de 2005

Terminar Metas del Plan de Mejoramiento anterior, ya incluídas en este Plan de Mejoramiento.

Evaluaciones de Monitoreo al Plan de Mejoramiento

Evaluación Trimestral de las Metas.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

8

19 02 002

No se han realizado talleres con los funcionarios para la socialización de las actividades desarrolladas que permitan retroalimentar a la Dirección con el fin de  identificar las deficiencias en los controles aplicados, además que a la fecha no se han evaluado el plan adoptado para la administración de los riesgos.

Socializar a través de talleres por los diferentes medios de comunicación Universitaria los Mapas de Riesgos con el fin de mejorarlos y actualizarlos.

Adelantar capacitaciones con los diferentes Estamentos Universitarios sobre la Administración de los Riesgos.

Capacitación

Talleres

Mensajes

Cuatro Capacitaciones por niveles de Administración, dos talleres de evaluación, una publicación.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

9

19 04 005

A pesar de tener un sistema de comunicación entre las diferentes áreas organizacionales este es deficiente, no existe coordinación entre dependencias, que permita la conciliación de la información para que sea clara, concisa y fidedigna.

Unificar el Sistema de Comunicación canalizándolo a través de una sola dependencia .

Desarrollar el Sistema Único de comunicación a través de la Implementación de la Ventanilla Única de Correspondencia en la Universidad del Cauca y la explotación de la página  Web.

Capacitación en el SENA.

Capacitación con la Rede de Datos de la Universidad

Una capacitación en el SENA, para los funcionarios encargados de recibir y despachar correspondencia. Una sensibilización de la Red de Datos para Directivos

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

 

 

 

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

10

19 04 005

Existe un archivo central que en el momento no cuenta con un espacio adecuado que garantice la organización , preservación de los archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de las dependencias , igualmente no se ha realizado un inventario de la documentación situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y afectar la conservación de la memoria institucional.

Preparar con el Comité de Archivo de la Universidad un proyecto para la ubicación de un sitio con  los requerimientos archivísticos para presentar a la Dirección Universitaria, esta propuesta de inversión representa un alto costo.

Reubicación del Archivo Central que permita dar aplicación a la Ley 594 de 2000.

Capacitación  sobre Archivística.

Ubicación definitiva del Archivo Central.

Actualización y aplicación de las Tablas de Retención documental

Tres módulos dictará el SENA sobre Archivística en el 2004.

 

 

 

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005

47

11

14 05 004

Durante la vigencia 2003 se presentaron frecuentemente pérdidas de elementos (video been, computadores, etc) a pesar de que se cuenta con vigilancia privada. Algunos elementos fueron devueltos por las compañías de  vigilancias y otros no han sido resarcidos.

Continuar reforzando la seguridad, al igual que los controles de entrada y salida del personal interno o externo a la Universidad.

Exigir a las empresas de vigilancia privada y a los vigilantes internos que prestan el servicio a la Universidad, tomar medidas estrictas de seguridad en los puntos de ingreso y salida de usuarios en todas las instalaciones universitarias.

Revistas por parte de los vigilantes, rejas de seguridad, instalación de alarmas.

Porcentaje de robos, sustracción o desmantelamiento en periodo determinado

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

12

17 01 004

El Sistema de Contabilidad que utiliza la Universidad del Cauca no permite identificar en los registros auxiliares cada uno de los bienes muebles e inmuebles que se poseen, por lo tanto se debe estructurar el SRF de una plataforma que permita identificarlos y poder realizar los correspondientes cruces de información.

Lograr la interfase entre el Sistema de Recursos Físicos y el Sistema de Finanzas Plus

La identificación individual de los Bienes Muebles e Inmuebles  en los registros de los libros auxiliares.

Registros contables individuales de los bienes Muebles e Inmuebles s

Número de registros según número de bienes.

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005

34

13

17 01 003

Del análisis realizado a las partidas que conforman los Estados Financieros a 31 de diciembre se concluye que estas no presentan saldos confiables lo cual incide en la razonabilidad de los estados Financieros.

Lograr la razonabilidad de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2004.

Depurar  y ajustar los estados financieros. Continuar con el saneaminto contable

Depuración y ajuste de cada uno de los saldos de los Estados financieros.

Notas de contabilidad.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

14

19 03 003

En la Universidad no existen políticas y procedimientos documentados que  regulen las inversiones en cuanto a la  autorización de las Compras, Ventas, renovaciones, y la constitución, manejo y custodia de las mismas. 

Elaborar el Reglamento de Inversiones.

Aplicación del Reglamento de Inversiones

Reglamento

Aprobación

Socialización del Reglamento por Acto administrativo

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

 


 

 

No.

Código Hallazgo

°

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

15

17 01 007

La División Financiera no cuenta con un área de cartera. Existe un funcionario encargado del manejo de las obligaciones adquiridas por los estudiantes y la de los particulares, sin que se constituya en un área formal que gestione y aplique la labor del monitoreo y control sobre los dineros que financian las matriculas y dineros comprometidos en prestación de servicios.

Crear un Área de Cartera con personal capacitado para esta labor, a través de un seguimiento continuo de los resultados del efectivo cobro jurídico.

Recuperación de la cartera morosa Institucional.

Recuperación por presión administrativa y vía prejurídica.

Reducción del Saldo de la cartera.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004.

21

16

19 02 003

El monitoreo y control a los paz y salvos financieros para permitir que los estudiantes avancen dentro de los diferentes programas no ha sido efectivo, ya que se han detectado casos en los cuales se encontró a un estudiante de la Facultad de Medicina que cursa Décimo Semestre sin que haya cancelado ningún valor por concepto de matrícula, lo que ocasiona que los servicios  prestados por parte de la institución no se haya cancelado.

Crear el Área de Cartera y una estricta conciliación de Cuentas, se logra mejores resultados que permitan tomar medidas que eviten estas situaciones.

Recuperación de la cartera con presiones administrativas y vías prejurídicas.

Adoptar en forma permanente el Pagaré como instrumento legal para los posibles cobros administrativos y/o jurídicos.

Los  Pagarés.

Evaluación permanente al saldo de las Cuentas por Cobrar.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

17

17 01 009

La Institución presenta saldos de deudores a 31 de diciembre de 2003 que difieren de los presentados por las entidades involucradas, lo que no permite conocer con certeza los valores que deben ser recuperados.

Lograr un acertado cruce de cuentas de los deudores con el fin de saber con exactitud el valor de las Cuentas por Cobrar.

Presentar con exactitud el saldo de la Cuenta Deudores en el Balance General de la Institución.

Conciliación de cuentas.

El Número real de deudores.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

18

17 04 100

El área contable realiza el registro y legalización de los avances y anticipos entregados a la Fundación de Apoyo, con los libros auxiliares de contabilidad  presentados por la misma, sin tener en cuenta los documentos y autorizaciones que dan origen a las operaciones.

Lograr un mayor control de estas cuentas.

Confiabilidad en los registros de avances y anticipos.

Realización de registros con los documentos soportes del giro.

Número de soportes por cada registro

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

19

18 04 001

El saldo de construcciones en curso en los Estados Financieros del año 2003 no es confiable, debido a que no se registran las obras en ejecución, situación que afecta la razonabilidad de la cuenta pues se encuentra subvalorada, la diferencia con el área encargada de las construcciones es de   $ 874.2 millones.

Lograr que el saldo Construcciones en Curso permanezca al día en los Estados Financieros.

La razonabilidad de la Cuenta Construcciones en Curso en el Balance.

Registrar oportunamente los avances de obras con base en la información del Área de Edificios

Contabilización de las Actas de Entrega.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

 

 

 

 


 

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

20

 

18 04 001

A pesar de existir obras en ejecución (3) y terminadas en su primera etapa al área comercial no se remiten oportunamente los documentos que respaldan los pagos con el fin de contabilizar la información situación que denota la falta de control sobre las operaciones que se realizan en la entidad.

Establecer un procedimiento que agilice el envío e información oportuna de documentos que demuestren el pago por concepto de Obras en Construcción a las Dependencias involucradas y responsables de la información unificada.

Enviar al Área Comercial, el reporte oportuno del avance de las Obras en ejecución por parte de los interventores de las mismas.

Actas Parciales y Finales de Obra.

Según términos de Contrato.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

21

18 04 001

El saldo de la cuenta vehículos que tiene el área comercial tiene una diferencia de $ 28.1 millones, con el saldo  que figura en los registros contables a 31 de diciembre de 2003, situación que obedece a que el área comercial maneja dos tipos de informes los cuales no son uniformes y permiten que se presenten este tipo de situaciones.

Realizar los ajustes contables por parte del Área comercial para tener información confiable en los Estados financieros.

Determinar la diferencia, ajustar el saldo de la cuenta, unificar procedimientos y presentar un saldo confiable.

 

Actas del Comité de Saneamiento contable con base a las Notas Contables y Acto Administrativo

 

A 31 de Diciembre de 2004

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004.

21

22

19 03 006

En el Área comercial se manejan dos tipos de informaciones para el mismo bien.

Unificar la información contable en el Área Comercial.

Consolidar la información en una sola base de datos.

Verificaciones aleatorias de los registros o cuentas

A 31 de diciembre de 2004

6 de Agosto de 2004.

30 de noviembre de 2004

16

23

18 04 001

Se encontraron dos motores y una lancha en buenas condiciones, que no se encuentran registrados en el inventario del área comercial por no existir la documentación que demuestre su propiedad.

Aprovechando la Ley de Saneamiento Contable para lograr Incorporar a la Cuenta correspondiente los bienes que se encuentran en sus instalaciones y sobre los que ejerce Derecho de posesión, careciendo de documentos que demuestren su adquisición.

Expedir el Acto Administrativo  que permitan incorporar los bienes a los Estados Financieros de la Institución en el Saneamiento Contable.

 

Actas del Comité de Saneamiento contable con base a las Notas Contables y Acto Administrativo

A 31 de diciembre de 2004.

6 de Agosto de 2004.

30 de noviembre de 2004

16

24

18 04 002

La Universidad posee 47 Bienes Inmuebles que se encuentran titularizados en 9 escrituras propiedad, esto debido a que no ha realizado la correspondiente actualización de títulos.

Realizar actualización de los títulos de los bienes Inmuebles de su propiedad.

Actualizar los títulos de los Bienes Inmuebles de Propiedad de la Universidad.

Estudio de títulos completo

Revisión de escrituras y certificados de libertad

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2005.

75

 


 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

25

18 04 002

Se ha procedido a realizar la valoración de los bienes inmuebles, figurando propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el verdadero valor de la propiedad de los bienes para la Universidad y subvalorando la información contenida en los Estados Financieros.

Solicitar el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por parte de personal idóneo, conforme a normatividad vigente e incorporarlos a los Estados financieros.

Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de conformidad con el reavalúo realizado.

El incremento de la cuenta Propiedad Planta y Equipo.

Acto Administrativo

Número de reavalúos realizados.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005

12

26

19 03 006

En los documentos entregados por el área comercial no se puede diferenciar el valor de las construcciones y el valor de los lotes, debido a que no se discrimina la información, situación que denota la falta de objetividad y claridad en el manejo  de los datos por el área.

El Comité de Saneamiento Contable continuará Ordenando los avalúos de las Construcciones en Curso y Bienes Inmuebles y su incorporación a la cuenta respectiva

Ordenar el Avalúo, desglose  y posteriormente su incorporación a los estados Financieros.

Separar el valor de las Construcciones en la cuenta Terrenos y Edificios según corresponda.

Los Registros Contables:Terrenos y Edificios.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

27

18 04 002

Los bienes inmuebles identificados con matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación la Universidad deberá realizar el procedimiento pertinente para efectos de levantamiento de tal medida, esto afecta la legitimidad de la propiedad de los bienes y por consiguiente el valor que figura en los Estados financieros, máxime cuando en los mencionados Estados no figura deuda a cargo de la Universidad.

Buscar el levantamiento de afectación de Inenajenabilidad por valorización de los Inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807.

Lograr el levantamiento de afectación de Inenajenabilidad de los inmuebles afectados.

Consulta con las Oficinas de valorización para verificar si se adeuda dineros por este concepto

En caso de estar a Paz y Salvo levantar la inembargabilidad de los bienes

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005.

47

28

18 04 002

El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar.

Buscar la cancelación de hipoteca del predio identificado con No. de Matrícula Inmobiliaria 120 – 11556.

Tramitar el levantamiento de hipoteca del predio afectado.

Verificar si la Universidad adeuda algo por concepto de esta garantía Hipotecaria.

En caso de no existir garantía Hipotecaria, buscar la cancelación del gravamen.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005.

47

29

18 04 002

El saldo de la cuenta edificaciones que figura en el área comercial presenta una diferencia de $ 2.477.5 millones, con el saldo  que figura en los registros contables a 31 de diciembre de 2003.

Conciliar y ajustar el saldo de la cuenta Edificaciones en el Área Comercial.

Presentar un saldo confiable de la Cuenta Edificaciones en el Balance General.

Análisis y Ajustes de los registros Contables.

Un mismo saldo en la cuenta del Área comercial y Contabilidad

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

 

 


 

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

30

18 04 002

El saldo de la cuenta Terrenos que figura en el área comercial presenta una diferencia de $ 1.359,1 millones, con el saldo  que figura en los registros contables a 31 de diciembre de 2003.

Conciliar y ajustar el saldo de la cuenta Terrenos que figura en el Área Comercial.

Incorporar la cuenta Terrenos a los Estados Financieros

Análisis y Ajustes de los registros Contables.

Un mismo saldo en la cuenta del Área comercial y Contabilidad

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

31

18 04 002

El Área de Edificaciones maneja un valor diferente a los anteriores debido a que allí se tienen en cuenta algunos avalúos que se han realizado y que no han sido contabilizados por falta de la documentación soporte.

Aprovechar la Ley de Saneamiento Contable con el fin de analizar los documentos soportes para su aprobación e incorporación en los Estados Financieros.

Expedir Acto Administrativo para su incorporación a en los estados financieros

Reunir los documentos soportes de los avalúos

El registro contable de los avalúos.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

32

18 04 002

De los bienes entregados por parte de la Universidad del Cauca  en Comodato al Hospital Universitario San José de Popayán E.S.E por $441 millones, se encuentran obsoletos, dañados, de baja cuantía, inservibles  y perdidos por valor de $288,7 millones, como consecuencia  de la falta de control por parte de la Universidad.

Adelantar el procedimiento de baja de elementos de conformidad con las normas vigentes, de los bienes entregados en comodato al Hospital San José de Popayán y solicitar concepto técnico respecto de los elementos – equipos dañados .

Determinar el Costo de los bienes dados en comodato al Hospital San José de Popayán.

Hacer los ajustes contables del caso.

Proceder a elaborar los Actos Administrativos según el estado de los bienes.

Registros por Ajuste en el Balance General

6 de Agosto de 2004.

30 de octubre de 2004

12

33

18 04 002

En los bienes entregados en comodato se incluyeron elementos de consumo, los cuales no debieron ser parte del comodato, a la fecha no existen y por consiguiente afectan los valores consignados en los contratos, se debieron entregar mediante otra modalidad para no afectar los Estados Financieros.

Descargar contablemente los elementos de consumo que se incluyeron como devolutivos en los Contratos de Comodato suscritos con el Hospital San José de Popayán.

Modificar el valor del Comodato excluyendo los valores de los elementos de consumo.

La elaboración de un Acto Administrativo modificatorio.

El Acto Administrativo

6 de Agosto de 2004.

30 de octubre de 2004

12

34

18 04 001

Los Bienes entregados en Custodia a la Arquidiócesis de Popayán, no han sido incorporados en los registros contables de la Universidad.

Avaluar los Bienes entregados en custodia a la Arquidiócesis de Popayán.

Los Estados Financieros reflejen el valor de los bienes en custodia.

Nota de Contabilidad con la afectación correspondiente

Movimiento de la cuenta Bienes Entregados en Custodia en el Balance General

6 de Agosto de 2004.

30 de septiembre de 2004

8

 


 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

35

18 04 002

La Cuenta Bienes Entregados a Terceros  - Bienes Entregados en Custodia no refleja su valor real por lo tanto debe proceder a realizar la respectiva valoración e incorporarse en los Estados Financieros.

Valorar los Bienes Entregados a Terceros  - Bienes Entregados en Custodia.

Los Estados Financieros reflejen el valor real de los Bienes Entregados a Terceros.

Nota de Contabilidad con la afectación correspondiente

Movimiento de la cuenta Bienes Entregados a Terceros en Custodia en el Balance General

6 de Agosto de 2004.

30 de octubre de 2004.

12

36

12 01 100

El Ministerio de Hacienda a través del FOPEP ha sido negligente para solucionar el problema generado por la liquidación de la Caja de Previsión de la Universidad, pues pese a las gestiones realizadas a la fecha no ha asumido la responsabilidad del pago del pasivo. Como consecuencia de lo anterior la Universidad a partir del año 2002 viene asumiendo la carga pensional........

Continuar la gestión ante el Ministerio de Hacienda para que el FOPEP Asuma la responsabilidad de la carga pensiona que a la fecha la Universidad viene cancelando.

Seguir gestionando ante el Ministerio de Hacienda para que asuma esta carga pensional..

Continuar la gestión ante el Ministerio de Hacienda.

Posible reconocimiento del Pasivo Pensional.

6 de Agosto de 2004.

Permanente

0

37

19 04 100

Se observa  que parte de la información contractual no reposa en las carpetas de los respectivos contratos (pliego de los términos de referencia, invitación a los posibles oferentes, actas de los comités, informes de interventores, etc.), se encuentra dispersa en diferentes dependencias, algunas no están  foliadas.

Centralizar la información, archivo y responsabilidad de la actividad contractual de la Institución en la Oficina Jurídica.

Responsabilizar a la Oficina Jurídica el manejo y custodia de los documentos contractuales de la Institución.

Acto Administrativo

Seguimiento a la centralización de la documentación.

6 de Agosto de 2004.

30 de octubre de 2004.

12

38

19 03 002

La Institución celebró el Contrato OJ-034 de 2001 cuyo objeto es la “Elaboración del Proyecto arquitectónico de la Nueva Sede de La Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas”, cuyo valor es de $47.6 millones, y $3.8 millones adicionados mediante el Otrosí 02, es decir, que el valor total del contrato ascendió a $51.4 millones. La Universidad pagó la totalidad del valor del contrato. Por otra parte se contrataron diseños hidrosanitarios, eléctricos, dibujo de proyecto estructural....

El proyecto debe seguir vigente y será uno de los tres proyectos de construcción macro, que nos permitan solucionar los problemas de espacio físico en la Universidad.

El de la sede de Tulcán se desarrollará prioritariamente por no tener inconvenientes legales.

La construcción de la Nueva Sede la Facultad de ciencias Contables, Económicas y Administrativas.

Ejecución  del Contrato OJ-034 de 2001 previa autorización delas Autoridades Municipales legales.

El inicio de construcción de la Obra.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004

21

39

14 04 100

Contrato OJ 039 de 2003, la Universidad concluyó satisfactoriamente el contrato OJ 039 de 2003 suscrito con la empresa  ASISTIR LTDA para el suministro de licencias ORACLE. Quedan pendientes diez y seis (16) horas de consultoría en ORACLE, acordadas como valor agregado en el contrato, que se emplearan en la implantación de los sistemas de información cuyo motor de base de datos es mencionada tecnología.

Exigir al contratista de O:J:-039 de 2003 el cumplimento de 16 horas pendientes de consultoría de ORACLE que hace parte del objeto contractual.

El cumplimiento de la firma ASISTIR LTDA. en la asesoría de las 16 horas de consultoría en ORACLE.

La Gestión de la Acta dirección ante la firma ASISTIR LTDA.

El recibo a satisfacción  de consultoría por parte de la Universidad.

6 de Agosto de 2004.

30 de octubre de 2004

12

 


 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

40

14 04 100

La no renovación del Campus Agreement de Microsoft de la Universidad, arriesga a que a partir de la terminación en el año 2003 del contrato de licenciamiento Campus Agreement 2.0, los productos Windows, Office Standard y Professional, Frontpage, Visual Studio Profesional  y licencia de Acceso de Cliente BackOffice (CAL) de Microsoft.

Disponer lo necesario para celebrar el contrato de licenciamiento vigente para adquirir los derechos de uso de los productos de Campus Agreement de Microsoft por parte de la Institución.

El Derecho de uso de las licencias Campus Agreement 2.0

Renovar el Contrato.

Número de licencias vigentes.

6 de Agosto de 2004.

30 de noviembre de 2004.

16

 

41

11 01 002

En la revisión practicada a los convenios celebrados entre la Universidad y la Fundación de Apoyo se comprobó de acuerdo con el oficio DF-342 de febrero 20 de 2004, que los dineros destinados para inversión fueron girados por el Ministerio de Hacienda en febrero 3 de 2003, pero los procesos contractuales tienen inicio a finales del segundo y último trimestre de 2003, como ocurrió en los convenios No.143, 144, 145,1 46 de 2002 Contratos OJ. 081 de Noviembre 7 de /03, OJ-077 de octubre 24 de /03, OJ-059...

Agilizar los procesos contractuales que se celebren con recursos de convenios suscritos con la Fundación de Apoyo, cuando los dineros son girados oportunamente por el Ministerio de Hacienda

Celebrar, ejecutar y liquidar oportunamente los convenios celebrados con la FAUCA.

A través de los Informes parciales y finales de los interventores de los contratos suscritos

Actas parciales y definitivas de contratos.

6 de Agosto de 2004.

31 de diciembre de 2004.

21

42

17 04 003

La Fundación de Apoyo posee una cuenta de ahorro y una cuenta corriente en el Banco Popular para realizar los pagos con dineros girados por la Universidad del Cauca para la ejecución de convenios. Sin embargo, en desarrollo de los convenios de 2002 números: 143, 144, 145 y 147, fueron consignados $691.2 millones en la cuenta corriente número 24-5 del Banco de Occidente correspondiente a recursos propios de la fundación, dineros que se sumaron a los $8 millones que existían como saldo. La Fundación destinó....

Exigir a la Fundación de Apoyo llevar cuentas Bancarias en forma separada para los recursos de la Universidad del Cauca.

Apertura de Cuentas Bancarias en forma independiente.

Tramitar ante la Entidad Bancaria la apertura de cuentas.

La verificación del Número de las cuentas Bancarias.

6 de Agosto de 2004.

Inmediato.

0

43

17 04 003

La Universidad  no exige apertura de cuenta para cada uno de los convenios que celebra. La Fundación mezcla los recursos de los mismos con dineros destinados al pago de otros tantos, y utiliza algunos de ellos para el pago de diferentes rubros ajenos a los convenios a los cuales fueron asignados, creando confusiones y dificultando el control efectivo de los pagos realizados.

Exigir igualmente a la FAUCA la apertura de cuentas Bancarias por cada convenio.

Exigir a la FAUCA el cumplimiento de apertura de cuentas Bancarias por cada convenio.

Tramitar ante la Entidad Bancaria la apertura de cuentas por cada convenio.

La verificación del Número de las cuentas Bancarias.

6 de Agosto de 2004.

Inmediato.

0

 

 

 

 


 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

44

18 02 001

Entre 2002 y 2003, el valor de los puntos pagados a los docentes se mantuvo estable en $6.435, valor que en los últimos 5 años ha sufrido un incremento del 18%, lo que ha representado que los dineros pagados a los docentes con recursos de la nación sean del orden de $1.681 millones en 2003, con un incremento del 36% respecto de 1.999, en donde el valor efectivamente pagado alcanzó los $1.236 millones. Teniendo en cuenta las necesidades de tipo logístico y educativo, así como la precaria asignación de...

Aplicación estricta del Decreto 1270 de 2002 la cuál conducirá a una racionalización de puntos asignados.

Adelantar los estudios sobre el impacto de la asignación de labor docente por el desarrollo de los programas académicos ofrecidos por la Universidad que permita obtener indicadores para eficiencia y eficacia.

El reconocimientos docente de puntos ciñéndose a la norma. 

Indicadores de eficiencia y eficacia

Evaluación Docente.

6 de Agosto de 2004.

30 de noviembre de 2004.

16

45

18 02 01

Los datos de la cuenta rendida por la Universidad referentes a Tiempo Completo Equivalente de docentes igual a 803,8. Sin embargo, se conoció el documento denominado “Estudio de la labor docente para el segundo semestre académico de 2003 y el crecimiento de la planta profesoral en la Universidad del Cauca” de noviembre de 2003, realizado por la Vicerrectoría Académica, en el cual se habla de 820.5. También se contó con el documento “Reporte histórico de Docentes, Estudiantes y Administrativos 1996..

Implantación del sistema de indicadores de Gestión del SUE  (Sistema Universitario Estatal).

Que el crecimiento de la Planta de docentes tiempo completo obedezca a previos estudios de  carga académica requerida.

Indicadores de Gestión del SUE.

Resultados de Indicadores de Gestión.

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005.

34

46

12 02 001

La Universidad muestra un crecimiento en el número de estudiantes en todas las áreas (Pregrado, postgrado, magíster, doctorado y de convenios) durante el período 2002-2003 del 9.8%, al pasar de 9.918 estudiantes en 2002 a 10.893 estudiantes en 2003. Los Compromisos con Aportes de la Nación, pasaron de $50.899 millones en 2002 a $56.157 millones en 2003, es decir, obtuvieron un incremento del 10.3% en este período. Ya que esta cifra es mayor a la del crecimiento del número de estudiantes, se puede concluir...

Continuar con la meta del aumento del número de estudiantes de acuerdo con la capacidad logística para atenderlos.

A través de campañas masivas de comunicación promover el ingreso de estudiantes a nuestra Universidad.

Publicidad por medios masivos de comunicación y página Web.

Divulgación amplia para ampliar la población universitaria.

6 de Agosto de 2004.

30 de noviembre de 2004.

16

 

 

 


 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

47

12 02 001

Uno de los factores determinantes en la ampliación de la cobertura educativa y de la asignación eficiente del gasto, lo constituye el tiempo de permanencia de los alumnos en los diferentes programas académicos. La Universidad del Cauca no cuenta en la actualidad con registros que le permitan estudiar el comportamiento de esta variable, con el fin de diseñar estrategias que redunden en un menor tiempo de permanencia de los estudiantes en las carreras y por ende, ser más eficientes en el gasto y la cobertura...

Realizar el estudio que permita establecer la deserción, repetición y retención con el fin de formular propuestas que garanticen el tránsito curricular de los estudiantes.

Reglamentar la permanencia curricular de los estudiantes en los diferentes programas académicos.

Acto Administrativo

Aplicación de la reglamentación.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005.

47

48

12 02 001

Unicauca no cuenta con estudios relacionados con la factibilidad de aumentar los cupos de determinados cursos sin que se afecte la calidad de los mismos, ya que este  factor es necesario para mejorar los indicadores de cobertura, la carencia del mismo no permite mejorar la productividad de la Universidad.

Realizar estudios que permitan determinar la viabilidad de la realización de los cursos, sin que se afecte la calidad de los mismos.

Analizar los resultados que permitan tomar decisiones para el inicio de nuevos cursos y la apertura de los mismos.

Datos históricos.

Aprobación de nuevos cursos y número potencial de aspirantes.

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005.

34

49

19 05 002

La Institución no cuenta con planes de mejoramiento sobre productividad docente, puesto que el tema no ha sido abordado como política de la entidad, lo que no permite una gestión adecuada para este particular en términos de eficiencia.

Si productividad docente se refiere a los de permanencia en las instalaciones de la Universidad y cumplimiento de jornada laboral ordinaria, se establecerán protocolos y formatos de control para el registro, verificación y control.

Establecer mecanismos de medición y control al cumplimiento de la jornada laborar ordinaria.

Seguimiento al cumplimiento de la carga académica asignada.

Reportes periódicos de los Decanos a la Vicerrectoría Académica.

6 de Agosto de 2004.

Semestral.

24

50

12 02 001

Mientras en 1998 el número de estudiantes por docente TCE era de 11, actualmente es de 14, un incremento bajo en relación con el promedio del sistema que para el 2001 era de 17.5 estudiantes por profesor TCE.

Realizar estudios que logren sustentar las razones por las cuales no deben utilizar valores promedio en algunos programas y algunas asignaturas.

Establecer la proporcionalidad entre la planta de personal docente y número de estudiante por docente..

Indicadores de Gestión del SUE.

Resultados de Indicadores de Gestión.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005.

47

 

 

 

 

 


 

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

51

19 03 005

En el esquema actual, los docentes cuentan con un reconocimiento de 2.5 veces las horas efectivamente dictadas por factores de preparación, evaluación y asesoría a estudiantes. Dichos factores no aplican necesariamente para todos los casos, dado que la actividad se vuelve repetitiva a través de los años, con lo que se reduce el tiempo requerido para preparación. Por lo tanto, una reducción de dicho reconocimiento podría redundar en una mejor asignación de recursos y en el tiempo dedicado a las áreas de ...

Tramitar ante el Consejo Académico la reducción de 2.5 a 2 horas

La asignación de puntos debe realizarse por separado previo estudio de los factores objeto de reconocimiento.

Comité de asignación de puntaje.

Informes.

6 de Agosto de 2004.

31 de junio de 2005.

47

52

11 02 001

Según datos de la Vicerrectoría Administrativa existen deficiencias en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca, lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales.

Realizar estudios con el fin de permitir avanzar hacia una asignación de labor docente eficiente y equitativa en las Facultades y Departamentos.

Aplicar los ajustes de los estudios obtenidos en la asignación de carga docente.

La programación de la carga académica.

Número de horas por docente.

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005

34

53

11 02 001

Los estudios realizados por la oficina de Planeación respecto de la necesidad de profesores TCE para atender nuevos cupos en las diferentes facultades no han sido precisos ya que la vinculación de docentes ha sido muy superior a lo allí consignado, situación que no permite realizar un cálculo certero de los recursos necesarios para los intentos de ampliar la cobertura, generando desfases en los recursos asignados y dificultando el proceso de planeación y control.

Aplicación estricta del Decreto 1270 de 2002 la cuál conducirá a una reducción de puntos asignados.

Adelantar los estudios sobre el impacto de la asignación de labor docente por el desarrollo de los programas académicos ofrecidos por la Universidad que permita obtener indicadores para eficiencia y eficacia.

El crecimiento de la Planta docente sea directamente proporcional al número de estudiantes revaluando permanente la cobertura  estudiantil.

Bases y proyecciones estadísticas.

Planta docente por número de estudiantes.

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005

34

54

19 03 004

El Plan de Acción no ofrece herramientas para valorar los avances del mismo dentro de un periodo determinado desde una perspectiva administrativa tradicional basada en el cumplimiento de metas señaladas como parte de un documento base de la gestión. Por lo tanto los indicadores de eficiencia, aún incipientes, implementados por el SUE, permitirán – en el evento en que se cuente con suficientes datos para realizarlo de manera comparativa – un dictamen que permita incluir a la institución dentro...

Lograr que la Dirección Universitaria elabore y presente al Consejo Superior el Plan de acción  2005 y sea socializado junto con las evaluaciones periódicas.

La elaboración y aprobación de un Plan de Acción que defina tiempos y responsables de las acciones a seguir.

Cronogramas de Actividades.

Avances de cumplimiento

6 de Agosto de 2004.

31 de marzo de 2005.

34

 

 

No.

Código Hallazgo

Descripción Hallazgo

Objetivo

Descripción de las Metas

Unidad de medida de las Metas

Dimensión de la meta

Fecha Iniciación Metas

Fecha terminación Metas

Plazo en semanas de la Meta

55

18 04 002

Del análisis efectuado se evidenció que por falta de compromiso de los docentes para la realización de la valorización de los bienes inmuebles de la entidad, al final del año 2003, no se logró ningún avance en este aspecto a pesar de los requerimientos efectuados y contar  la universidad con la infraestructura necesaria para hacerlo, es de anotar que los bienes inmuebles representan el 10.20% del total de los activos por lo tanto es fundamental proceder a ejecutar las acciones necesarias para adelantar el...

Continuar con la realización de los avalúos de Terrenos e Inmuebles los cuales se presentarán a través del Comité de Saneamiento contable para la aprobación e incorporación a los Estados Financieros.

Realizar la valorización de los Bienes Inmuebles de la entidad e incorporarlos al Balance General.

Los informes rendidos por el personal asignado a esta labor.

El valor de la valoración de los bienes Inmuebles.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005

47

56

18 01 004

En promedio las cuentas del activo se han depurado en un 0.185% y el avance de los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son representativas frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la razonabilidad de la información financiera que presenta la Universidad a 31 de diciembre de 2003.

Reflejar en las cifras del Balance de la Universidad la valoración de sus Bienes conforme lo estable la Ley 716 de 2001 prorrogada en su vigencia al 31 de diciembre de 2005.

Depuración de las Cuentas delo Balance General .

La aplicación de la Ley de Saneamiento Contable.

Número de Actas del Comité de Saneamiento Contable.

Acto Administrativo.

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005

47

57

21 01 001

En general el comportamiento ambiental de la entidad es deficiente de acuerdo con los resultados obtenidos.

Crear políticas Medio Ambientales y presentar propuestas a la Dirección Universitaria para implementarlas e incluirlos en el presupuesto anual de la Universidad.

Ser partícipes activos de las políticas ambientales diseñadas legalmente.

La creación y operatividad del Comité Medio-ambiental

Acciones administrativas adelantada

6 de Agosto de 2004.

30 de junio de 2005

47

 

 

 

 

 

 

                                                        LILIANA LÓPEZ DELGADO                                                       DANILO REINALDO VIVAS RAMOS

                                                        Jefe Oficina de Control Interno                                         Rector