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FORMATO
Nº 2 |
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO |
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Informe
presentado a la Contraloría General de la República |
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Entidad: |
Universidad del Cauca |
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Representante Legal: |
Danilo Reinaldo Vivas Ramos |
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NIT |
891500319-2 |
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Período Informado |
Segundo semestre
de 2009 |
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Fecha de subscripción |
30 de septiembre de 2009 |
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Fecha de
Evaluación |
31 de diciembre de 2009 |
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| Numero
consecutivo del hallazgo |
Código
hallazgo |
Descripción
hallazgo (No mas de 50 palabras) |
Causa |
Efecto |
Acción
correctiva |
Objetivo |
Descripción
de las Metas |
Unidad de
medida de las Metas |
Dimensión de
la meta |
Fecha
iniciación Metas |
Fecha
terminación Metas |
Plazo en
semanas de las Metas |
Avance
físico de ejecución de las metas |
Porcentaje
de Avance fisico de ejecución de las metas |
Puntaje Logrado
por las metas metas (Poi) |
Puntaje
Logrado por las metas Vencidas
(POMVi) |
Puntaje
atribuido metas vencidas |
Observaciones |
| 1 |
1903003 |
Acciones
con incumplimiento del plan de mejoramiento
Utilizando la metodología establecida en la guía de auditoria integral se
obtuvo un nivel de cumplimiento del 91.88% de las acciones de mejoramiento
cuyo plazo ya esta vencido para su ejecución y un avance del 67.28% de
aquellas que aun se encuentra dentro del plazo para su realización. Las
acciones que no obtuvieron un cumplimiento del 100% se justifican por lo
siguiente (connotación administrativa): |
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0 |
0 |
0 |
0 |
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| 1 |
1903003 |
La Universidad del Cauca no llevo a cabo la actualización de
todos sus procedimientos, a la fecha no se han elaborado los correspondientes
a la División Financiera. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno, componente
operación por procesos |
Deficiencias en el control de procesos |
Actualizar y documentar los procedimientos administrativos de la
División Financiera. |
Identificar en forma actualizada y normalizada, la operación de
la División Financiera |
Actualización del Manual de procedimientos en lo que atañe a la División Financiera. |
Procedimientos de la División Financiera normalizados y
actualizados. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Los procedimientos de las diferentes dependencias universitarias
incluyendo los de la División Financiera se encuentran documentados y se actualizan de acuerdo a
las necesidades, los que se pueden
consultar a través del portal Institucional, banner "Programa
Lumen" |
| 1 |
1903003 |
El archivo de las Ordenes de Prestación de Servicios se ha
organizado, ha sido recopilando los
documentos que soportan la OPS. A la fecha no se ha adelantado la
consolidación del archivo de historias laborales, actividad que se tiene
programada para el año 2009. |
Falta unidad del archivo
de gestión. |
Dispersión de la información que contienen las historias laborales del personal docente. |
Aplicar los
lineamientos en materia de archivo de documentos de gestión de
historias laborales de docentes. |
Organizar el archivo de los documentos integrantes de historias laborales conforme a normas generales e institucionales |
Integrar la documentación de historias laborales del personal
docente, redefiniendo las tablas de retención documental de las dependencias
involucradas. |
Documentos unificados de
las historias laborales del Archivo de gestión. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,4 |
0 |
21 |
21 |
52 |
Para el cumplimiento de esta meta se inició con el
establecimiento de un espacio físico dedicado al archivo de historias
laborales el cual permitirá integrar la documentación de las mismas, así
mismo se ha asignado un funcionario que se encargará de su custodia y
administración una vez se realice la integración. Además, se realizó el
inventario de Historias laborales de docentes de planta, cátedra, ocasionales
y administrativos con el cual no contaba la institución.Se realizó una prueba
piloto de lo que sería el proceso de integración y organización de las
historias laborales de acuerdo a los parámetros y normas de archivística. El
inventario de historias laborales se encuentra en el archivo de la División
de Recursos Humanos. |
| 1 |
1903003 |
El proceso de acreditación institucional continúa en la etapa de
difusión y capacitación a la comunidad universitaria, recolección de
información documental y numérica por parte de las distintas dependencias
universitarias, codificación y organización de la información recolectada y
se continúa con el desarrollo y Diseño de la página Web. |
La capacitación y
estructuración documental fundamentan
el desarrollo del proceso de acreditación. |
La acreditación Institucional exige un proceso de avance
permanente. |
Continuar el proceso de Acreditación Institucional. |
Concretar el reconocimiento de la calidad de los procesos
universitarios, por entidad certificadora. |
Impulsar las fases de
desarrollo del programa de acreditación institucional. |
Avance en el programa de acreditación institucional |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,91 |
1 |
47 |
47 |
52 |
Se continua con el proceso de recolección de información
documental y numérica por parte de las distintas dependencias universitarias,
de los cual se ha recolectado el 92% de la información.
Se inicia el proceso de diseño y validación de instrumentos
(Encuestas) y posterior
aplicaicón.
Se continua con el desarrollo y diseño de la página web de la
coordinación general de acreditación, la cual presenta un avance del 90%
Por lo anteriormente xpuesto el porcentaje de avance con relación al
periodo de enero de 2008 es del 91%. |
| 2 |
1902100 |
Evaluación Control Interno
Ley 42 de 1993. Artículo 46. De conformidad con lo establecido en la
metodología de evaluación del Sistema de Control Interno establecida por la
Contraloría General de la República en la Guía de Auditoría Gubernamental con
Enfoque Integral, Audite 3.0, la Universidad del Cauca obtuvo una
calificación de 0.37 (escala de 0 a 3) que indica que está ubicada en nivel
de riesgo bajo. Esta calificación indica que el control interno presenta
algunas deficiencias que pueden afectar la confiabilidad de la organización
para el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas.
(connotación administrativa):
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| 2 |
1902100 |
Ambiente de control
La calificación de este componente ubica a la entidad en un riesgo bajo, no
obstante se evidenció que el Manual de funciones y competencias laborales se
encuentra en proceso de actualización y ajuste, de igual forma a la fecha no
se han formulado las políticas y planes de incentivos para el año 2009.
|
Manual de Funciones y requisitos
en proceso de actualización.
|
Instrumentos no
actualizados o disponibles, como apoyo a la
gestión del talento humano.
|
Revisión y ajuste al Manual de funciones, requisitos y
competencias laborales, y elaboración de planes y formulación de políticas de
incentivos laborales .
|
Contar con instrumentos normalizados y actualizados, como base de apoyo al proceso de gestión
del talento humano administrativo. |
Revisar y ajustar el Manual de funciones, y formular políticas y plan de incentivos
laborales.
|
Manual de Funciones actualizado, documento de políticas e
incentivos laborales.
|
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
El manual de funciones y competencias laborales para el personal
administrativo se encuentra actualizado y avalado mediante resolución R-811
de Diciembre 28 de 2.009 .
El manual de incentivos para el personal universitario está avalado
mediante Resolución R-812 de Diciembre
28 de 2.009. (Rta Planeación)
"Mediante Resolución R- 811 de
2009 se adoptó el Manual de funciones con competencias laborales y requisitos
para los empleados que conforman la planta de personal administrativo de la
Universidad del Cauca. Mediante Resolución R-812 de 2009 se adoptan las
políticas en materia de estímulos e incentivos laborales, se establecen disposiciones generales y se aprueba el
Plan Institucional de Estímulos e Incentivos para los servidores de la
Universidad del Cauca. (Rta DRH). los
que se pueden consultarse a través del portal Institucional, banner
"Programa Lumen" |
| |
|
|
Ausencia de criterios generales documentados para aplicar en el reconocimiento de estímulos al personal
administrativo. |
Instrumentos no
actualizados o disponibles, como apoyo a la
gestión del talento humano.
|
Definición de políticas y de planes y programas
de estímulos e incentivos
laborales, conforme a los estatutos de personal universitario. |
Contar con instrumentos normalizados y actualizados, como base de apoyo al proceso de gestión
del talento humano administrativo. |
Formular política y plan
de estímulos e incentivos
laborales. |
Documento de política y planes de estímulos e incentivos laborales aprobado. |
1 |
01-Oct-10 |
31-Dic-10 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Mediante Resolución R-812 de 2009 se adoptan las políticas en
materia de estímulos e incentivos laborales, se establecen disposiciones generales y se aprueba el
Plan Institucional de Estímulos e Incentivos para los servidores de la
Universidad del Cauca. La resolución se encuentra en el archivo de la
Secretaría General y en la División de
Recursos Humanos y puede consultaser a través del portal Institucional,
banner "Programa Lumen". |
| 2 |
1902100 |
Valoración del riesgo
Este componente registra una calificación de riesgo Medio. La entidad no
produce informes periódicos que permitan evaluar la efectividad en la
administración de riesgos inherentes y
de control, además las acciones correctivas que se han generado con base en
el resultado de los informes periódicos no se encuentran documentadas, lo que
genera que no se utilicen como un instrumento clave para la prevención de
riesgos reales y potenciales.
|
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente
Administración del Riesgo. |
Inefectividad en el seguimiento y evaluación , por falta de
evidencias documentadas, a las
acciones de manejo de los riesgos . |
Documentación de los informes periódicos de seguimiento a las acciones de manejo, del Sistema
de Administración del Riesgo. |
Desarrollar la instrumentalización del Sistema de Administración de Riesgos. |
Documentar los informes de seguimiento que evidencien la efectividad de la Administración del Riesgo. |
Informes de seguimiento al Sistema de Administración de Riesgos. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-10 |
65 |
0,5 |
1 |
33 |
33 |
65 |
A partir del segundo semestre del año 2.009 la oficina Asesora de
Planeación, inició el seguimiento y la
documentación y/o ajuste de las acciones de manejo contempladas en el Mapa de
riesgos del aplicativo web del Sistema de Adminisración de Riesgos.
Por su parte la Oficina Asesora de Control Interno realizó el Informe N°
015 de
Evaluación al proceso de Administración del Riesgos en la Universidad
del Cauca. |
| |
|
A pesar que la Universidad del Cauca elaboró la propuesta de un
plan de contingencia que permita dar respuesta oportuna a la ocurrencia de
factores riesgosos, falta su desarrollo e implementación |
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente
Administración del Riesgo. |
Afectación de la capacidad de respuesta a
los factores de riesgo y su
manejo oportuno. . |
Desarrollar e implementar la propuesta del Plan de Contingencia. |
Prever acciones de manejo a los riesgos de mayor criticidad,
frente a los procesos universitarios. |
Construir y poner en marcha el Plan de Contingencia. |
Plan de Contingencia formulado |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-10 |
65 |
0,3 |
0 |
20 |
20 |
65 |
Se cuenta con el instructivo para la construcción del Plan de
Contingencia Formato ME-GE-2.2-IN-1 para los procesos que contengan riesgos
cuyas consecuencias sean catalogadas como
catastróficas . (Rta
Planeación) 30%. |
| 2 |
1902100 |
Actividades de control
La calificación obtenida en este componente corresponde a un riesgo bajo,
no todas las acciones identificadas para manejar los riesgos son tomadas como
insumo para la implementación de las actividades de control y acciones de
mejora.
|
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente
Administración del Riesgo. |
Afectación de la capacidad de respuesta a
los factores de riesgo y su
manejo oportuno. . |
Implementar las actividades de control, a partir de las acciones de manejo de
riesgos identificadas en el Mapa de Riesgos Institucional. |
Ejercer un control
efectivo, tomando como herramienta la Administración del Riesgo. |
Documentar la planeación del manejo de riesgos, con fundamento en
las acciones identificadas. |
Plan de ejecución de actividades para el manejo, seguimiento, mejora , y
control de de riesgos. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,3 |
0 |
16 |
16 |
52 |
En el año 2009, la
Institución acogió la adopción del
Sistema de Calidad razón por la cual
se presentó la necesidad de replantear su esquema de operación por procesos,
comprendiendo aspectos como Mapa de Procesos, Estructura Organizacional, Mapa
de Riesgos y sus respectivos planes de
manejo; en consecuencia para el año 2010 se programó la administración del
riesgo partiendo de la identificacion de los mismos basado en los análisis a
factores internos y externos de los
nuevos procesos y subprocesos definidos.
El documento de trabajo reposa en el archivo de la Oficina Asesora de
Planeación. |
| 2 |
1902100 |
Monitoreo
El componente de monitoreo arrojo un resultado que clasifica a la entidad
en un nivel de riesgo bajo. A pesar que la entidad realiza monitoreo y
seguimiento al plan estratégico y a los planes operativos, omite efectuar los
ajustes a los mismos en tiempo oportuno, lo que le impide adoptar medidas
necesarias en forma oportuna.
|
Falta de mecanismos que aseguren los ajustes oportunos al plan de acción |
Riesgos en el desarrollo
efectivo del Plan Operativo Institucional. |
Documentar un instrumento que permita, dentro del seguimiento a
los Planes, contemplar los ajustes
necesarios a las acciones. |
Garantizar resultados efectivos
en la ejecución de los Planes de Acción Institucional. |
Llevar a cabo la ejecución de los planes de acción, de manera que
se ajuste a las necesidades institucionales. |
Instrumento documentado, sobre revisión y ajuste de los planes de
acción institucional. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
La Oficina Asesora de Planeación cuenta con un Formato
ME-GE-2.2-FOR-3 para el seguimiento trimestral a las acciones programadas en
los Planes de Acción donde se consignan los ajustes u observaciones de cada
una de las actividades del Plan. El
formato se puede consultar en el portal institucional, banner "Programa
Lumen". |
| 2 |
1902100 |
Información y comunicación
La calificación de este componente es de riesgo medio. La entidad durante
el año 2008 no publicó mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la
comunidad los Estados Financieros, Sociales y Ambientales, para efectos del
control social establecidos por la normatividad vigente, contraviniendo lo
establecido en la Ley 489 de 1998 y en el numeral 36 del artículo 34 de la
Ley 734 de 2002.
|
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente de comunicación informativa y medios de
comunicación. |
Incipiente cumplimiento de la normatividad en lo relativo a
la difusión de la gestión financiera
universitaria.
|
Publicación los Estados Financieros, Sociales y Ambientales,
conforme a las normas relacionadas con el tema.
|
Facilitar el ejercicio del control social previsto en las
normas.
|
Contar con mecanismos que permitan el ejercicio del control
social.
|
Publicidad mensual de los estados financieros, por medios
de fácil acceso.
|
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
La información financiera se publica mensualmente en el Portal
institucional banner "Información Económica" (Rta VRADM). |
| |
|
Los sistemas de información de la entidad no se evalúan
periódicamente para verificar su efectividad y actuar con los correctivos
necesarios. |
|
Faltan mecanismos
documentados que evalúen el nivel de
efectividad de los sistemas de información y comunicación |
Desarrollo de mecanismos de evaluación periódica a los Sistemas
de Información. |
Verificar la pertinencia
de los Sistemas de Información con la gestión administrativa y
académica. |
Evaluar el aporte de los Sistemas de Información a la gestión
universitaria-
|
Mecanismo de evaluación documentado. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,2 |
0 |
10 |
10 |
52 |
Se elaboró documento sobre el reglamento para el uso del correo
electrónico institucional, el cual está en estudio por parte del rector y
de los vicerrectores para la
respectiva aprobación por parte del Comité de Dirección. |
| 3 |
1903003 |
Elemento Talento Humano
El elemento Desarrollo del Talento Humano se encuentra en un nivel de:
incumplimiento medio. Actualmente la Universidad se rige por el Manual
Especifico de funciones y requisitos de fecha septiembre 11 de 1996, el cual
se encuentra en proceso de ajuste y actualización de acuerdo a la
normatividad establecida en el Decreto 770 de 2005.
|
Manual de Funciones y requisitos
en proceso de actualización.
|
Dificultades de seguimiento al desempeño y de aplicación a selección, por
indefinición de perfiles ocupacionales del talento humano
administrativo.
|
Revisión y ajuste al Manual de funciones, requisitos y
competencias laborales, conforme a los requerimientos normativos
actuales.
|
Contar con instrumentos de gestión del talento humano , en cuanto
a las funciones, requisitos y competencias laborales. |
Revisar y ajustar el Manual de funciones, según la necesidad
actual y requerimientos normativos.
|
Manual de Funciones actualizado
|
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Mediante Resolución R- 811 de
2009 se adoptó el Manual de funciones con competencias laborales y
requisitos para los empleados que conforman la planta de personal
administrativo de la Universidad del Cauca. La resolución se encuentra en el
archivo de la Secretaría General y en la
División de Recursos Humanos.
(Rta DRH).
|
| 3 |
1903003 |
Durante el año 2008 la Universidad no contó con un Plan de
Bienestar social laboral, las acciones en materia de bienestar universitario
de sus trabajadores y estudiantes se desarrollaron de manera aislada, falta
concretar por las instancias competentes en el desarrollo del talento humano
y de bienestar un plan a partir del diagnostico efectuado Connotación
administrativa. |
No se cuenta con un Plan
de Bienestar Social Laboral documentado |
Incipientes criterios y
lineamientos documentados de
aplicación al proceso de bienestar laboral universitario |
Estructuración del Plan de
Bienestar Universitario, a partir de un diagnostico
institucional.
|
Contar con instrumentos de gestión del talento humano , en el
componente de Bienestar social laboral. |
Realizar un diagnóstico base para formular el Plan de Bienestar
Social de la Universidad del Cauca |
Diagnóstico para la formulación del Plan de Bienestar Social
Laboral, e integración del Plan |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,6 |
1 |
31 |
31 |
52 |
Para el cumplimiento de esta meta se realizó el diagnóstico de
clima y cultura de la Universidad del Cauca, el cual es el diagnóstico para
la formulación del Plan de Bienestar Social Laboral. El docuemnto puede ser consultado en el
archivo de la División de Recursos Humanos. |
| 4 |
1903100 |
Elemento Comunicación organizacional.
En el proceso de implementación del manual de operación por procesos falta
reforzar los mecanismos de socialización a las diferentes áreas y
actores. La Universidad a pesar de
haber definido mecanismos de control social sobre la gestión, no cuenta con
la participación ciudadana en los términos formales previstos en la Ley 850
de 2003 y en los sistemas de información no se han adoptado formas para
efectuar seguimiento y evaluación a los canales de comunicación. Connotación
administrativa.
|
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente organizacional y de comunicación informativa. |
Falta mayores niveles de comunicación con aprovechamiento de los sistemas y medios de difusión del quehacer institucional |
Dinamización de los sistemas
de comunicación interna e
información institucional, orientados a continuar facilitando el control
social y el conocimiento de su gestión académica y administrativa.
|
Hacer de los sistemas y
medios universitarios, herramientas efectivas a
propiciar la comunicación organizacional,
y participación y el control social
sobre su gestión |
Contar con mecanismos de difusión del modelo de operación
universitario y de su quehacer, de
manera que facilite la continuidad del
ejercicio del control social.
|
Sistemas de Información y comunicación integrados a
la difusión del modelo operativo,
y de la gestión universitaria
que desarrolle mayor interacción con
la sociedad.
|
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se conformó mediante Resolución 552 de septiembre de 2.009 el
equipo operativo MECI-Calidad el cual es el encargado de dinamizar el Sistema
Integrado de Gestión en la Institución .
(Rta Planeación) |
| 5 |
1902400 |
Controles a los riesgos
Respecto a la administración del riesgo, la Universidad los clasifico en 5
tipos: estratégicos, operativos, financieros, de cumplimiento y de
tecnologías. El riesgo se califica según su probabilidad de ocurrencia, y se
evalúa de acuerdo al grado de exposición del mismo; una vez analizado se
procede a la confrontación de los resultados con los controles existentes con
el objetivo de minimizarlos, pero la entidad carece de elementos que le
permitan mostrar la efectividad de los controles. Connotación
administrativa
|
Debilidades del Sistema de Control Interno, en componente
Administración del Riesgo. |
Incertidumbre acerca de
la efectividad de los controles aplicables a los factores de riesgo, con afectación a su
capacidad de respuesta. |
Documentación de las actividades de seguimiento y evaluación de los controles , en la Administración del Riesgo. |
Garantizar la efectividad de los controles aplicados en el
manejo de los riesgos a los procesos
universitarios. |
Documentar seguimiento a
los controles contemplados en
el Mapa de Riesgos Institucional. |
Informes de seguimiento al Sistema de Administración de Riesgos. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,5 |
1 |
26 |
26 |
52 |
A partir del segundo semestre del año 2.009 la oficina Asesora de
Planeación, inició el seguimiento y la
documentación y/o ajuste de las acciones de manejo contempladas en el Mapa de
riesgos del aplicativo web del Sistema de Adminisración de Riesgos.
Por su parte la Oficina Asesora de Control Interno realizó el Informe N°
015 de
Evaluación al proceso de Administración del Riesgos en la Universidad
del Cauca. |
| 6 |
1903004 |
Autoevaluación y planes de mejoramiento individual
Los elementos de autoevaluación de control y autoevaluación de gestión
registran un incumplimiento alto, debido a la falta de definición de las
herramientas necesarias. De otra parte, la Universidad del Cauca no ha
definido los planes de mejoramiento institucional y por procesos a los cuales
le hace seguimiento permanente, no obstante lo anterior, falta la formulación
del plan de mejoramiento individual que permita la retroalimentación sobre el
desempeño de los servidores. Connotación administrativa. |
Falta de formulación del Plan de Mejoramiento Individual de los
servidores universitarios. |
Imposibilidad de
retroalimentar los resultados del desempeño laboral de los empleados
universitarios. |
Definición de los planes de mejoramiento individual de los
empleados universitarios. |
Contar con un instrumento
administrativo
retroalimentador de las
competencias funcionales del empleado universitario. |
Disponer de mecanismos
que determinen los compromisos del servidor universitario,
frente a los resultados de su
desempeño laboral. |
Instrumento plan de mejoramiento individual |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,2 |
0 |
10 |
10 |
52 |
Para cumplimiento de esta meta y por estar directamente
relacionado con la evaluación de desmpeño laboral, se inició el estudio por
parte del Comité Administrador de Carrera de La Universidad del Cauca de la
reglamentación y formatos de la evalución del desempeño de los funcionarios
de carrera, lo cual permitirá establecer un instrumento para concertar el
plan de mejoramiento Individual. Las actas de las sesiones del Comité
Adminsitrador de Carrera en las que se abordó esta tematica pueden ser
consultadas en la Secretaría del Comité.
(Rta DRH). 20% |
| 7 |
1202001 |
Recursos Plan de Acción.
Artículo 11 y 12 del Decreto 2145 de 1999. La Universidad del Cauca no esta
midiendo la eficiencia en el cumplimiento de las actividades del plan acción
en cuanto a la estructura y fuente de los recursos aplicados a la ejecución
de las actividades, debido a la falta de identificación de los recursos
asignados para el desarrollo de las actividades que están más relacionadas
con los objetivos misionales de la entidad. Esto le impide evaluar de manera
mas especifica los resultados y el desempeño en cada actividad del plan de
acción. Connotación administrativa. |
Indeterminación de actividades del Plan de Acción frente a
recursos universitarios a aplicar. |
Riesgo a la eficiencia y eficacia del Plan de Acción Institucional. |
Identificación de recursos destinados a las actividades del plan de acción
institucional conforme directrices del Acuerdo 051 de 2007. |
Analizar y priorizar las actividades del Plan de Acción,
susceptibles de desarrollar de acuerdo con
la disponibilidad de recursos |
Incorporar al Plan de Acción,
las actividades factibles de financiar, dirigidas al cumplimiento del
objeto misional de la Institución |
Plan Operativo con actividades
consideradas presupuestalmente. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,9 |
1 |
47 |
47 |
52 |
Los planes de acción del 2010 elaborados y los correspondientes
a los años 2011 y 2012 se harán de acuerdo con el plan de desarrollo
institucional en el cual se incluye la proyección financiera para los tres
años. Al plan de desarrollo le falta el último trámite ante el Consejo
Superior y se presentará el 26 de enero de 2010. |
| 8 |
1202001 |
Metas del plan de acción
Artículo 11 y 12 del Decreto 2145 de 1999. El plan de acción formulado por
la Universidad del Cauca –Unidad 1- para la vigencia 2008 no registra metas,
además la mayoría de las actividades no se encuentran plenamente identificadas
con el programa y proyecto al cual pertenecen, lo cual impide medir la
eficiencia del plan respecto al cumplimiento de los programas.
|
Indeterminación de metas en el Plan de Acción frente los
programas a los cuales corresponden las actividades. |
Dificultades en el seguimiento al avance, y evaluación a
efectividad del Plan de Acción
Institucional. |
Considerar las metas que corresponden a cada actividad del Plan
de Acción institucional |
Facilitar el seguimiento y la evaluación del Plan de Acción, con
base en las metas propuestas a las actividades. |
Describir meta por actividad
contemplada en el Plan de
Acción, que apunten al cumplimiento
del objeto misional de la Institución. |
Plan de acción con metas. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,9 |
1 |
47 |
47 |
52 |
Las metas se definieron para el plan de desarrollo institucional
y su cumplimiento se irá evaluando anualmente. Los planes de acción son las
actividades a desarrollar anualmente para lograr las metas propuestas en el
Plan de Desarrollo. |
| 8 |
1202001 |
De otra parte, el ente universitario no ha definido los
mecanismos y elementos suficientes que le permitan verificar la absorción de
la demanda o grado de respuesta de la Universidad (o de los programas),
tampoco ha definido metas concretas al respecto. Connotación administrativa. |
Falta de mecanismos documentados
sobre demanda de programas académicos y metas. |
Incertidumbre sobre el grado de aceptación de los programas ofertados. |
Impulsar herramientas que conlleven a identificar los aspectos
relevantes de la demanda académica. |
Analizar y priorizar en
las actividades del Plan de Acción, las que
correspondan a los resultados
de la verificación de los aspectos relevantes de la demanda académica. |
Describir meta por actividad
contemplada en el Plan de
Acción, que apunten al cumplimiento
del objeto misional de la Institución. |
Plan de acción con metas. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
La Universidad del Cauca a partir del año 2002 cuenta con un
indicador que permite medir la tasa de absorcion ( Numero de admititdos /
Número de inscritos) *100, el cual se
puede verificar en los boletines estadisticos de la Institucion.
Estos datos son de estudio permanente por parte de las facultades para la
oferta semestral de programas.
Las metas están definidas en el Plan de Desarrollo Institucional, y su
cumplimiento evaluará anualmente. Los planes de acción a desarrollar anualmente para lograr las
metas propuestas en el Plan de Desarrollo,
en el que en uno de sus
objetivos principales es ampliar la cobertura de los programas académicos. |
| 9 |
1505100 |
Plan de Bienestar
Ley 30 de 1992, art. 117. La Universidad del Cauca invirtió durante el año
2008 $2.506 millones en actividades de bienestar para sus estudiantes y
trabajadores, sin embargo las acciones se llevan a cabo de manera aislada y
no se ha concretado por las instancias competentes un Plan de bienestar con
base en un diagnóstico de la situación actual y proyectado con las
estrategias del Plan Prospectiva 2012. Connotación administrativa.
|
Desintegración de las
acciones en bienestar
estudiantil, de un Programa
documentado de bienestar universitario. |
Falta de criterios y lineamientos documentados de aplicación al proceso de
cultura y bienestar universitarios |
Revisión del Sistema de Cultura y Bienestar Universitario, y
diagnóstico base para el plan de Bienestar Social Estudiantil
.
|
Contar con instrumentos orientadores del componente de Bienestar
Social Estudiantil. |
Presentar la Propuesta de
Bienestar Universitario Estudiantil, como producto de su diagnóstico en la Universidad del Cauca |
Documento de trabajo y propuesta de Sistema de Cultura y
Bienestar, que contemple al Estudiante como uno de los objetivos del
Bienestar Universitario. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,15 |
0 |
8 |
8 |
52 |
Las acciones desarrolladas en materia de Bienestar, no son
aisladas, pues son producto del Acuerdo 021 del 2001 que aprueba el Sistema
de Cultura y Bienestar. |
| 10 |
1404004 |
Soportes de la OPS
Articulo 16, Acuerdo 064 de 2008. En la OPS 029 de Enero 2/08 con objeto de
la prestación de servicios de aseo y mantenimiento medio tiempo para la sede
Santander de Quilichao, por $2.1 millones, en la minuta se designa un interventor
pero los informes de seguimiento son presentados por persona diferente.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno en cuanto a puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Órdenes de prestación de servicios debidamente legalizadas. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Las OPS 029 se liquidó y se inició el respectivo proceso
disciplinario por parte del Grupo de Control Interno Disciplinario |
| 10 |
1404004 |
En la OPS 030 de Enero 2/08 suscrita para la prestación del
servicio de alojamiento y alimentación por $0.14 millones no se encuentra
registro del acta de inicio, acta de liquidación, a pesar que se efectúo el
pago por el servicio. Lo anterior se
origina por ausencia de seguimiento en la ejecución de las OPS, presentando
riesgos en la exigencia del cumplimiento de la cantidad y calidad del objeto
contratado. Connotación administrativa. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno en cuanto a puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Órdenes de prestación de servicios debidamente legalizadas. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Las OPS 030 se liquidó y se inició el respectivo proceso
disciplinario por parte del Grupo de Control Interno Disciplinario |
| 11 |
1401004 |
Interventoría contratos de la Unidad de Salud
Artículos 12, 13 y 14 Acuerdo 064 de 2008. En la Unidad de Salud de la
Universidad del Cauca, la Directora figura como interventora y como
contratante, sin que haya claridad respecto de la designación lo cual puede
afectar la imparcialidad en la inspección, vigilancia y control al
cumplimiento de los mismos. En otros eventos designa como interventores a
personas que por el perfil de sus cargos no cuentan con el conocimiento técnico para desarrollar la
labor específica, causado por el deficiente control y seguimiento a la
ejecución de los contratos, generando riesgos e incompatibilidad en el
cumplimiento de funciones. Connotación administrativa.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno en cuanto a puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se da aplicación al Acuerdo 064 de 2.008, la Directora designo
el 100% de las interventorias
considerando el perfil e idoneidad del funcionario y el objeto
contractual. (Rta Unisalud) |
| 12 |
1404006 |
Impuesto de Timbre
Articulo 16, Acuerdo 064 de 2008. En el contrato No, 02 de 2008 para
prestación de servicios médicos por $400 millones no se evidencia soporte que
demuestre el pago del impuesto de timbre por parte del contratista, a pesar
que la cuantía supera el monto establecido por la Ley para pagarlo ($132,3
millones.), lo que refleja poca claridad para efectos del control y seguimiento de los contratos. La entidad
procedió a exigirle al contratista el pago del impuesto de timbre en el mes
de Abril de 2009 como consecuencia de
la observación formulada por la CGR, lo cual representa una recuperación por
$2 millones. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se da aplicación al
Acuerdo 064 de 2008. Se designó responsables y puntos de control en el
flujograma del proceso, asi como se
designó responsable del control y seguimiento del monto contractual y de la
verificación del cobro del impuesto de timbre. (Rta Unisalud) |
| 12 |
1404006 |
El contrato 02 se
adicionó en $200 millones, y la adición fue suscrita por el Rector de
la Universidad, mientras el contrato inicial lo firma la Directora de la
Unidad de Salud, tampoco aparece pago de impuesto de timbre por la adición,
causado por inobservancia de las
funciones legales internas, generando desorganización administrativa.
Connotación administrativa. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se da aplicación al Acuerdo 064 de 2008, la Directora suscribe los contratos menores de 40 SMLV,
el vicerector administrativo de 40-100 SMLV y el Rector los contratos mayores
a 100SMLV (Rta Unisalud). |
| 13 |
1404001 |
Duración incierta
Art, 1501 del C.C. Al establecerse la duración del contrato 02 de 2008 se
hizo de forma incierta, dado que se define que va del “3 de marzo a 31 de
diciembre o hasta que se agote el valor del contrato pero las partes
unilateralmente y sin justificación pueden darlo por terminado solo
informando con 30 días de antelación”, lo cual puede afectar la ejecución del
contrato, el buen desarrollo del mismo. y adecuada administración.
Connotación administrativa. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se da aplicación al Acuerdo 064 de 2008, se fija periodo de
ejecucion en cada uno de los contratos.
(Rta Unisalud) |
| 14 |
1404100 |
Negociación de medicamentos.
En la contratación celebrada durante el año 2008 para la adquisición de
medicamentos en la Unidad de Salud, en las carpetas de los contratos no hay
ningún registro que evidencie que la negociación de los mismos se hizo con el
convenio de negociación conjunta y por ello se obtienen precios especiales o
mejores garantías conforme a la Ley 647 de 2001, lo que afecta la
conveniencia y oportunidad en la contratación de compra de estos bienes.
Connotación administrativa. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Oct-10 |
56 |
1 |
1 |
56 |
56 |
56 |
Se anexan en cada una de las carpetas contentivas de los
contratos derivados de la negociacion conjunta de medicamentos los soportes
documentales del proceso realizado, que permitan evidenciar que la
contratacion realizada es producto de la negociacion nacional. Se hará como
plan de mejoramiento para la próxima negociacion, acto administrativo de
distribución del Certificado de Disponibilidad presupuestal, entre los
diferentes laboratorios farmacéuticos seleccionados. (Rta Unisalud) |
| 15 |
1404100 |
Falta de control en las disponibilidades presupuestales
Articulo 10, Acuerdo 064 de 2008 concordado Acuerdo 051 de 2007, Decreto
568 de marzo 21 de 1996 art. 19 y 20. Los contratos 24, 25, 26, 27, 28, 29 y
30 de la vigencia 2008 suscritos por la Unidad de Salud que poseen objetos
contractuales diferentes y contratistas diferentes, se soportan con la misma
disponibilidad presupuestal 200800136, causado por deficiencias en el control
y seguimiento presupuestal. Generando riesgos en la ejecución y registro del
presupuesto. Connotación administrativa.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Oct-10 |
56 |
1 |
1 |
56 |
56 |
56 |
Los contratos del hallazgo, corresponden a contratos con
laboratorios farmacéuticos derivados del proceso de negociación nacional de
medicamentos, en la cual se participa
inicialmente con un CDP global. Como
mejoramiento, para el año 2010 a través de acto administrativo, se realizará
distribución de la disponibilidad presupuestal global, una vez se finalice el proceso y se
determine por parte de la entidad los laboratorios farmacéuticos a
contratar. (Rta Unisalud) |
| 16 |
1405001 |
Actas de liquidación
Articulo 16, Acuerdo 064 de 2008. Falta de acta de liquidación en los
contratos 1, 5, 13, 18, 45, 51, 52,
53, 54, 55, 56, 57, 58, 61, 64, 65, 68, 73, 74, 75, 77, 78, 79, 80, 81 en
donde conste los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes declararse a paz y salvo, como quedo
contemplado en los mismos, debido a deficiencias de control interno e
Interventoría, generando riesgos para la administración por posibles
reclamaciones. Connotación administrativa.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Se realizan actas de liquidaciones para la totalidad de los
contratos, en cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 064 de 2008
-Estatuto de Contrataci{on. (Rta
Unisalud) |
| 17 |
1404003 |
Comisión de estudios
Articulo 80, Acuerdo 064 de 2008. La Universidad del Cauca celebró el
contrato No. 014 de 2008 de comisión de estudios, no obstante la Contratista
estando debidamente perfeccionado el contrato procede a renunciar a la
comisión argumentado que la publicación y la póliza son muy costosas, por lo
cual la Universidad deja sin efecto la comisión, pero a la fecha no ha
adelantado actuación encaminada a revocar el acto administrativo que dio vida
jurídica a la comisión y conciliar la
situación contractual. Esta situación se presenta por deficiencias en los
mecanismos de seguimiento y control a la ejecución de los contratos.
Connotación administrativa.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Precaver acciones que se deriven del contrato de comisión de
servicios objeto de cuestionamiento. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual. |
Establecer un mecanismo
jurídico que consensuadamente ponga
fin al contrato de Comisión de estudios, perfeccionado y no legalizado, sin
obligaciones mutuas pendientes. |
Documento que ponga fin a
las acciones y obligaciones que
pudieran generarse con la suscripción del contrato, y la pérdida de sus efectos declarada por el
Consejo Superior. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Oct-10 |
56 |
1 |
1 |
56 |
56 |
56 |
El control jurídico por parte de la Oficina Jurídica es
permanente. Sobre el particular: 1.
Mediante oficio No 2.3/436 de 16 de junio de 2009, suscrito por el Dr.
Luis Felipe Rebolledo Manzano, Jefe de la Oficina Jurídica se solicitó al
Comité de Conciliación se pronunciara y decidiera sobre dicha situación
contractual. 2. Mediante oficio No. 2,1-1.62/024 de fecha
01 de julio de 2009, suscrito por la Dra. Laura Ismenia Catellanos Vivas,
Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, hace la devolución del oficio 2.3/436, en atención a la
expedición de la Resolución 043 de 22 de abril de 2008, que revocó la
comisión de estudios de la profesora María Virginia Pinzón. 3. La Oficina Jurídica en fecha 24 de agosto
de 2009, elabora el acta de liquidación del contrato 2.3-12/004 de 2008, en
la cual las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto. (Rta
Jurídica) |
| 18 |
1404007 |
Contratos de arrendamiento.
Art. 62 Acuerdo 064 de 2008. Los contratos de arrendamiento 15, 16 y 17 se
suscribieron con un plazo inicial de abril a diciembre de 2008, por recomendación del interventor se prorrogaron
por un año, faltando cuatro días para vencerse el plazo, lo que implica
adición de la cuantía en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor
inicial, contraviniendo expresa prohibición de renovación o prorroga
contenida en el contrato. Connotación administrativa y disciplinaria. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos debidamente legalizados. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Los contratos fueron liquidados y se inició el respectivo
proceso displinario. (Rta VRADM)
El control jurídico por parte de la Oficina Jurídica es permanente. Revisados los contratos se pudo constatar
que existe acta de liquidación final de los contratos 015 y 016 de fecha 31
de diciembre de 2009, suscrita entre las partes, por medio de las cuales las
partes se declaran a paz y salvo. Esta Dependencia observará para todo efecto
futuro, que las adiciones no superen el 50% del valor y plazo inicial. (Rta
Jurídica)
|
| 19 |
1404009 |
Demanda contingente por perjuicios a terceros:
La Universidad del Cauca suscribió el contrato 050 de 2008 con la
Universidad Nacional cuyo objeto fue el diseño, elaboración y supervisión
para la aplicación y calificación de los exámenes de admisión a los
aspirantes a ingresar como estudiantes al ente universitario en el primero y
segundo periodo académico de 2009. La universidad del cauca al presentarse
indicios sobre la existencia de un presunto fraude en esas pruebas por parte
de los aspirantes, desarrollo actuaciones tendientes al establecimiento del
hecho fraudulento así como dejar sin efecto las pruebas de admisión,
actuaciones que le correspondían al contratista, dando lugar a acciones legales por parte de los
presuntos perjudicados, lo que podría generar posibles erogaciones por costas
judiciales ante demandas contingentes.
Adicionalmente, pese a presentarse esta irregularidad durante la ejecución
del contrato 050 en los soportes obra el informe avance No. 1 suscrito por la
interventoría en donde se manifiesta que todo se ha desarrollado correctamente.
Connotación administrativa
|
Actuaciones de la
Universidad, frente al fraude en el proceso de aplicación de pruebas a
aspirantes a programas académicos de pregrado. |
Riesgos de demandas por la decisiones administrativas adoptadas |
Adopción de determinaciones que minimicen el riesgo a procesos
litigiosos en contra de la Universidad |
Precaver posibles demandas de aspirantes a los programas
académicos, por el fraude en el proceso de aplicación de pruebas de
admisión. |
Adopción de decisiones y comunicación a aspirantes |
Notificaciones y comunicaciones de las decisiones que viabilicen
el ingreso de los participantes afectados
en el proceso de admisión. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
0,9 |
1 |
47 |
47 |
52 |
1) En atención a la sentencia judicial proferida por la Sala
Penal del Tribunal de Distrito Judicial del Cauca la Universidad del Cauca
expide la Resolución No. 056 del 01 de junio de 2009, en el cual se ordena la
ANULACIÓN de la Resolución No. 010 del 19 de febrero de 2009, a través de la
cual se ordenó anular las pruebas de admisión a la Universidad del Cauca de
un grupo de veintinueve (29) aspirantes.
2) De los veintinueve (29) aspirantes a los que se les anuló la
prueba, quince (15) ingresaron a la Universidad para el II semestre de 2009
firmando un compromiso de no impetrar demanda alguna en contra de la
Institución, once (11) ingresaron vía tutela en el I semestre de 2009 y en la
actualidad son estudiantes de la Universidad, dos (2) no aceptaron la
posibilidad de ingresar a través de la Resolución 056 del 01 de junio de 2009
argumentando: que ya se encontraba estudiando en otra Universidad y que no le
interesaba y el otro que se encontraba fuera del país y que tampoco le
interesaba. 3) Antes de la aplicación
de cualquier prueba, la Universidad del Cauca solicita el apoyo de la Policía
Nacional, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la
Nación, el personal docente y el personal administrativo de la
Institución.
|
| 20 |
1402002 |
Deficiencias en la planeación de las monitorías y falta de
disponibilidad presupuestal previa
Art. 27 Acuerdo 051 de 2007, art. 7 del Acuerdo 066 de 2008, Art. 71
Decreto 111 de 1996. Se presentan deficiencias en los procesos de planeación
y ejecución de los gastos en monitorias. Una monitora que prestó sus
servicios en la Oficina de Planeación y cinco (5) monitores que prestaron sus
servicios en el Museo de Historia Natural, se contrataron sin el respectivo
certificado de disponibilidad presupuestal, lo que genera que la entidad
asuma un costo sin tener en cuenta los recursos disponibles en el presupuesto
que puedan garantizar el pago de dichos compromisos. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno por la
inefectividad en los puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008 y Acuerdo 069 del 2000 |
Órdenes de servicios de
monitoría debidamente legalizadas. |
1 |
01-Oct-09 |
30-Sep-10 |
52 |
1 |
1 |
52 |
52 |
52 |
Los puntos de control se encuentran documentados en el
procedimiento de la Vicerrectoría Administrativa VADM-PR-004
de abril de 2008 denominado Solicitud de Orden de Prestación de
Servicios. Rta Planeación. |
| 21 |
1501100 |
Sistema de funciones y requisitos de los empleos de carrera
administrativa.
Decreto 770 de 2005. La Universidad
del Cauca presenta inoportunidad en la implementación del sistema de
funciones y de requisitos generales para los empleos públicos de su carrera
administrativa especial, causado por lentitud en la adopción de los
procesos generando inestabilidad laboral. Connotación administrativa.
|
Manual de Funciones y requisitos
en proceso de actualización.
|
Dificultades de seguimiento al desempeño y de aplicación a selección, por
indefinición de perfiles ocupacionales del talento humano
administrativo.
|
Revisión y ajuste al Manual de funciones, requisitos y
competencias laborales, conforme a los requerimientos normativos
actuales.
|
Contar con instrumentos de gestión del talento humano , en cuanto
a las funciones, requisitos y competencias laborales. |
Revisar y ajustar el Manual de funciones, según la necesidad
actual y requerimientos normativos.
|
Manual de Funciones actualizado
|
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Está actualizado el manual de funciones (rta Planeación).
Mediante Resolución R- 811 de 2009
se adoptó el Manual de funciones con competencias laborales y requisitos para
los empleados que conforman la planta de personal administrativo de la
Universidad del Cauca.La resolución se encuentra en el archivo de la
Secretaría General y en la División de
Recursos Humanos. (Rta DRH) |
| 22 |
1701009 |
Otros deudores – Cuotas partes de pensiones
Régimen de Contabilidad Pública.
La Universidad del Cauca realizó en la vigencia 2008 las gestiones de cobro
por cuotas partes de pensiones por $7.718 millones, las cuales se ven
reflejadas en la cuenta 1.4.70.08 y el saldo a 31 de diciembre de 2008 es de
$7.649 millones, cifra que se encuentra sobreestimada por $213 millones por haberse registrado
dos veces la cuenta de cobro No. 6581 del 17 de junio de 2008 a cargo de la
Gobernación de Nariño y a cargo de Centrales Eléctricas de Nariño. Aunque la entidad realizó el ajuste en la
cuenta 1.4.70.08, la contrapartida no corresponde a la dinámica establecida
por el Régimen de Contabilidad Pública
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Revisar y ajustar los procedimientos contables, de recursos
destinados al pasivo pensional,
conforme a conclusiones de las mesas de trabajo Universidad-CGN de septiembre del 2009. |
Reflejar la razonabilidad de las cifras de los Estados
Financieros. |
Modificar registros de cuotas partes por cobrar y pagar, y dar
reconocimiento de recursos en administración a los recibidos para pago de
pensiones. |
Registros contables ajustados. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Mediante nota de ajuste Nº 504-200900085 se anuló la cuenta
6581/08. |
| 22 |
1701009 |
Igualmente, registró a cargo de la Caja de Previsión Social de
la Universidad del Cauca las cuotas partes de pensiones a favor, derivadas de
la gestión de cobro que realizó a las diferentes entidades que concurren en
éstas obligaciones por $7.718
millones, situación que es contraria a la
dinámica contable que establece que en la cuenta 251006 se registran
las obligaciones por concepto de cuotas partes de pensiones a cargo de la
entidad pública, en consecuencia, los ingresos de la entidad se encontrarían
subestimados en $7.718 millones. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Revisar y ajustar los procedimientos contables, de recursos
destinados al pasivo pensional,
conforme a conclusiones de las mesas de trabajo Universidad-CGN de septiembre del 2009. |
Reflejar la razonabilidad de las cifras de los Estados
Financieros. |
Modificar registros de cuotas partes por cobrar y pagar, y dar
reconocimiento de recursos en administración a los recibidos para pago de
pensiones. |
Registros contables ajustados. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Con notas de contabilidad 501-200900148 a 200900179 y
500-200900090 a 2009000131 se realizaron los traslados y registros
pertinentes. |
| 23 |
1701009 |
Pensiones por pagar – Cuotas partes de pensiones
Régimen de Contabilidad
Pública
A 31 de diciembre de 2008 la Universidad del Cauca no registró las
obligaciones por pagar en donde la entidad está obligada a participar en
relación con sus exfuncionarios que han sido pensionados por otra entidad
por $7.456 millones, cifra que estaría
subestimando los pasivos. |
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Mejorar los mecanismos de control y dar aplicación al Régimen de
Contabilidad Pública |
Brindar información oportuna y razonable de las operaciones
financieras institucionales |
Adecuar los registros al Régimen de Contabilidad Pública |
Registros contables ajustados. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Con notas de contabilidad 501-200900148 a 200900179 y
500-200900090 a 2009000131 se realizaron los traslados y registros
pertinentes. |
| 24 |
1702100 |
Cuentas de orden acreedoras – Responsabilidades
contingentes
Régimen de Contabilidad Pública
La cuentas de orden acreedoras 9121 – Pasivos pensionales y las acreedoras
por contra (db) se encuentran sobreestimadas en $796.315 millones, porque la
entidad registro la cuenta de cobro No. 054 a favor de la Gobernación del
Departamento del Cauca por $797.111 millones, siendo el valor correcto $797
millones. La entidad corrigió mediante
nota de contabilidad # 500-2009-00026, constituyéndose un beneficio del
proceso auditor.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Revisar y ajustar los procedimientos contables, de recursos
destinados al pasivo pensional,
conforme a conclusiones de las mesas de trabajo Universidad-CGN de septiembre del 2009. |
Reflejar la razonabilidad de las cifras de los Estados
Financieros. |
Modificar registros de cuotas partes por cobrar y pagar, haciendo
los ajustes de acuerdo con los parámetros de la CGN, conforme a actas de
septiembre del 2009. |
Registros contables ajustados. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Se hace ajuste respectivo con N.C. Nº 500-200900026 |
| 25 |
1702013 |
Provisión para contingencias
Régimen de Contabilidad Pública
Las demandas interpuestas en contra de la Universidad del Cauca a diciembre
de 2008 corresponden a $3.189 millones, las cuales se reconocen en las
cuentas de orden acreedoras 9120 – Litigios y demandas y 9905 –
Responsabilidades contingentes por
contra (db), pero, la entidad no ha realizado las estimaciones de
éstas obligaciones ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su
situación financiera, por tanto, se registra incertidumbre en las cuentas
5314 – Provisión para contingencias y en la cuenta 2710 Provisión para
contingencias.
La entidad confirma en la respuesta a la observación que a diciembre de 2008 no existían las
estimaciones sobre las demandas en contra de la entidad, contraviniendo los
principios de causación y revelación, pero, que las mismas se realizaron a
enero 30 de 2009 mediante la Nota de Contabilidad número 500- 200900003, es decir, a diciembre de
2008 las cuentas 5.3.14.01
(litigios) y 2.7.10.05
(litigios) se hallaban subestimadas en $320 millones.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno de comunicación e información secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Revisar los procedimientos para la coordinación de la información
sobre litigos y demandas. |
Mejorar la revelación en los estados financieros, sobre la
situación de litigios y demandas. |
Comunicaciones permanentes de la Oficina Jurídica sobre los
procesos jurídicos en contra o a favor de la Universitario. |
Comunicaciones, registros
y ajustes contables con
relación a las comunicaciones. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Los mecanismos de comunicación y control, efectuados por la
Oficina Jurídica, son permanentes. La Oficina Jurídica, tal como lo ha venido
realizando, reporta por escrito a la División Financiera la novedad en los
procesos judiciales una vez el Juzgado notifica la demanda a la Universidad,
esto con el fin de que se proceda a efectuar el Registro presupuestal. No
obstante lo anterior, con el fin de analizar el anterior procedimiento
-utilizado para la actualización de los procesos judiciales- entre las dos (2) oficinas se llevó a cabo
una reunión el día 27 de noviembre de 2009, de cuyo desarrollo se extrae lo
siguiente: “La información referente a las novedades en procesos judiciales
del año 2009 se envía por la Oficina Asesora Jurídica en la medida en que se va presentando
alguna nueva demanda o que se presenta algún fallo a favor o en contra de la
Universidad. Se acuerda hacer reuniones entre las dos dependencias
trimestralmente, el primer viernes siguiente al cierre de los meses de marzo,
junio y septiembre, con el fin de coordinar que los valores que se reportan a
los diferentes organismos sean coincidentes para cada trimestre. Para el
cierre de los años subsiguientes se hará la reunión en la tercera semana del
mes de enero del año siguiente para analizar la información a presentar por
el año que terminó. En concordancia con lo anterior, la primera reunión entre
las dos oficinas se realizará el día
jueves 22 de enero de 2010 en las instalaciones de la Oficina Jurídica revisando las carpetas de cada uno
de los procesos en los que se presentaron modificaciones en el año 2009, con
el reporte a presentar a la Contraloría General por el año 2009 y la
información que se reportará en Estados Financieros Universitarios del
respectivo año. La División Financiera a través del Profesional Universitario
con funciones de contador remitirá a mas tardar del 15 del mes siguiente
copia de la información pertinente queda (sic) certificada en los
Estados Financieros Universitarios
mensuales.” Cabe resaltar que el procedimiento último descrito se ha
implementado como mecanismo adicional a la información escrita que remite la
Oficina Jurídica. Para los efectos
pertinentes se remite copia del acta sin número del 27-11-2009. |
| 26 |
1804003 |
Bienes históricos y culturales.
Régimen de Contabilidad Pública. La
cuenta 1640 Edificaciones se encuentra sobreestimada en $21,7 millones y la
cuenta 1715 bienes históricos y culturales se encuentra subestimada en $21,7
millones, porque los siguientes inmuebles según certificación del Ministerio de Cultura han sido declarados de interés cultural de carácter
nacional.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Dar aplicación íntegra al Regimen de Contabilidad Pública, a
través del mejoramiento de los mecanismos de control. |
Brindar información oportuna y razonable de las operaciones
financieras institucionales |
Adecuar los registros al Régimen de Contabilidad Pública |
Registros contables actualizados |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Con N.C. Nº 500-200900071 se realizó el traslado a la cuenta
Bienes Históricos y Culturales. |
| 27 |
1804003 |
Valorizaciones
Régimen de Contabilidad Pública
Las cuenta 1999 Valorizaciones y 3240 Superávit por valorización se
encuentran sobreestimadas en $13.735 millones, debido a que corresponde a
inmuebles declarados como históricos y culturales según certificación del
Ministerio de Cultura, los cuales no
son objeto de actualización. Analizada
la respuesta de la entidad, si las inversiones posteriores al terremoto del año
1983, para la reconstrucción de los edificios de la entidad, no se
contabilizaron en la cuenta 1640
edificaciones, se estaría contraviniendo
lo establecido en el régimen de Contabilidad Pública que establece que
éstos bienes se debitarán entre otros con el costo de las adiciones o
mejoras. No se pude considerar como lo expresa la Universidad del Cauca,
reclasificar los $13.735 millones de la valorización a las cuenta 1715 Bienes
Históricos y culturales, situación contraria a la dinámica contable
pública
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Dar aplicación íntegra al Régimen de Contabilidad Pública, a
través del mejoramiento de los mecanismos de control. |
Brindar información oportuna y razonable de las operaciones
financieras institucionales |
Adecuar los registros al Régimen de Contabilidad Pública |
Registros contables actualizados |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
En la Cuenta presentada por el Área Comercial a 30 de Junio de
2009, se realizaron los ajustes respectivos, mediante Notas de Contabilidad
Nos 003 y 004, a las Cuentas: Superávit por Valorización - Valorizaciones y
Bienes Históricos y Culturales – Edificaciones, soportados en el Régimen de
Contabilidad Pública y mediante
Resolución Nº R 391 del 30 de
Junio de 2009, se autoriza el traslado contable de unos valores relacionados con
bienes catalogados como Históricos y Culturales. Estos movimientos se soportan con las notas
contables Nos. 500-200900071 y 501 - 200900219 del 30 de junio de 2009. |
| 28 |
1804003 |
Provisión para deudores
Régimen de Contabilidad Pública
El cálculo de la provisión para deudores realizado por la Universidad del
Cauca, no corresponde a una evaluación técnica que permita determinar la
contingencia de pérdida o riesgo de incobrabilidad del derecho, es decir, no
existe claridad si el valor estimado corresponde a un análisis general o
individual de las cuentas que integran el grupo de deudores, por tanto, las cifras registradas en la cuenta
1480 Provisión para deudores (cr) generan incertidumbre en su valor
total.
La explicación de la entidad debe atemperarse al Marco Conceptual dentro
del Régimen de Contabilidad Pública Resolución 222 de 2006, por cuanto, el
cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que
permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual
insolvencia del deudor y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período
contable.
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno información
secundaria |
Afectación directa en el resultado del ejercicio contable de la
vigencia. |
Dar aplicación íntegra al Régimen de Contabilidad Pública, a
través del mejoramiento de los mecanismos de control. |
Brindar información oportuna y razonable de las operaciones
financieras institucionales |
Adecuar los registros al Régimen de Contabilidad Pública |
Registros contables actualizados |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
La Universidad del Cauca para el registro de la actuaciones
financieras y contables, se basa específicamente en el Régimen de
Contabilidad Pública el cual define las normas técnicas de obligatoria
observancia y aplicación para las IES y en los acuerdos 052 y 053 del 25 de
agosto de 2009 se adoptaron los reglamentos internos de cartera y el
procedimiento de jurisdcción coactiva en la Institución. |
| 29 |
1801001 |
Publicación de estados financieros
Ley 489 de 1998 y en el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de
2002.
Por falta de control en los mecanismos de difusión de la información, la
Universidad del Cauca no publicó mensualmente en la vigencia 2008 en lugar
visible y de fácil acceso a la comunidad los Estados Financieros, Sociales y
Ambientales, para efectos del control social establecidos por la normatividad
vigente.
|
Debilidades del Sistema de Control Interno comunicación pública. |
Incumplimiento de las prescripciones normativas sobre
publicación mensual de estados financieros- |
Ajustar las actuaciones a
los términos de publicación mensual de los Estados Financieros,
Sociales y Ambientales. |
Garantizar las acciones y mecanismos necesarios a la
socialización de la
información pública a los diferentes grupos de interés, internos y externos
de la
entidad |
Favorecer la rendición de
cuentas a la comunidad |
Publicación mensual de los Estados Financieros |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
La información financiera se publica mensualmente en el Portal
institucional banner "Información Económica" |
| 30 |
2105001 |
Tratamiento de residuos líquidos
Ley 9ª de 1979, ley 99 de 1993, la Ley 142 de 1994, Decreto 1713 de 2002,
Resolución 1045 de 2003, del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial. En el laboratorio de Ingeniería Ambiental y Sanitaria de la
Universidad del Cauca se realizan actividades de docencia, investigación, y
extensión las cuales generan residuos líquidos en su gran mayoría de carácter
ácido o básico y con presencia de materia orgánica. En estos residuos generalmente están presentes indicadores
ácido-base que confieren al líquido residual carga orgánica y coloración,
estos residuos muchas veces son vertidos hacia los desagües y
alcantarillados, sin ningún tratamiento previo, o simplemente se neutralizan,
sin tener en cuenta que la materia orgánica que contienen entrara a
contaminar el recurso hídrico. Connotación administrativa.
|
Tratamiento inadecuado de residuos líquidos generados por los laboratorios del Programa de
Ingeniería Ambiental. |
Contaminación del Recursos Hídrico |
Aplicación de protocolo de manejo de las soluciones ácidas y
básicas. |
Minimizar el impacto ambiental ocasionado por la presencia de
materia orgánica vertida en desagues y alcantarillas, utilizando compuestos biodegradables o de bajo grado
de contaminación
|
Establecer un protocolo de manejo de las soluciones ácidas y
básicas y un mecanismo de seguimiento a la aplicación del mismo.
|
Protocolo elaborado y adoptado. |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Mediante la Resolución Nª 1045 del 22 de Enero de 2010, el
Consejo de la Facultad de Ingeniería Civil, adoptó el protocolo para la
disposición de residuos ácido/base para el laboratorio de Ingeniería
Ambiental de la Universidad del Cauca.
El documento reposa en el archivo de la Facultad de Ingeniería Civil. |
| 31 |
1404006 |
Denuncia D-19-09-007,
Art. 62 Acuerdo 064 de 2008. En la ejecución del contrato 080 de 2007 por
$50 millones, se evidencia las siguientes situaciones:
El contrato venció el 31 de Diciembre de 2007 y el proveedor continuo
suministrando los medicamentos por $153,5 millones adicionales sin existir en
ese momento contrato ni CDP para cubrir dicho valor, viéndose avocada la
universidad a una conciliación prejudicial, generando una presunta
legalización de unos hechos cumplidos, por deficiencias en los procesos de
planeación y seguimiento a la contratación
Igualmente se presenta una pérdida de oportunidad representada en la falta
de aplicación de los procedimientos de selección de proveedores, conforme los
articulo24 numeral 2, literal a); 25 numeral 14; 26 numeral 4 y, 29 numeral 3
de la Ley 80 de 1993. Connotación administrativa y disciplinaria
|
Debilidades en el Sistema de Control Interno en cuanto a puntos de control. |
Riesgos de
conformidad del proceso
contractual con las normas institucionales que rigen en el proceso de
contratación. |
Refuerzo a los mecanismos
de control de los procedimientos contractuales. |
Mejorar los sistemas de control a la función administrativa
contractual, mediante el
establecimiento de puntos de control
documentados a sus procedimientos. |
Aplicar el Acuerdo 064 de 2008. |
Contratos ajustados al Estatuto Universitario Contractual |
1 |
01-Oct-09 |
31-Dic-09 |
13 |
1 |
1 |
13 |
13 |
13 |
Se realizo conciliación administrativa con el proveedor sin ningún perjuicio económico para la
entidad. Se realiza planeación y
seguimiento a la ejecución contractual. Se mejoró el sistema de información
de farmacia y se vínculo a un regente de farmacia. |
|
|
Puntajes base de evaluación |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
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|
Puntaje base evaluación de cumplimiento |
|
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|
PBEC = |
|
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Puntaje base evaluación de avance |
|
|
|
PBEA = |
|
429 |
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
Cumplimiento del plan |
|
|
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CPM = POMMVi/PBEC |
100,00% |
|
|
|
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|
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|
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|
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|
|
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|
Avance del plan de mejoramiento |
|
|
|
AP= POMi/PBEA |
3,03% |
|
|
|
|
|
|
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|
Convenciones: |
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|
|
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Columnas de calculo automático |
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Fila de totales |
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Informacion suministrada en el informe de la
CGR |
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Celda con formato fecha: Día Mes Año |
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| DANILO
REINALDO VIVAS RAMOS |
| Rector |
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| "Una
Universidad de excelencia con profundo impacto social" |
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