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Construcción de procesos y procedimientos

En la Propuesta Rectoral presentada por la actual administración de la Universidad del Cauca se sustenta:

 

“La Universidad del Cauca hoy tiene capacidad y experiencia institucional para convertirse en líder del Sistema Estatal de Universidades Públicas del Sur-occidente de Colombia y generar iniciativas que permitan influenciar los procesos económicos, políticos y sociales que se producen en la región.

Comprometiéndonos a honrar los principios institucionales que nos rigen, que se encuentran en nuestros reglamentos universitarios, consideramos pertinente ubicar 8 principios básicos que serán referente permanente de la ejecución de nuestra propuesta: transparencia en todos los procesos de toma de decisiones, participación real y efectiva de todos los estamentos en las decisiones, equidad en la distribución de los recursos institucionales, solidaridad con los sectores más vulnerables de la región, reconocimiento al trabajo de los miembros de la comunidad universitaria, complementariedad con las entidades territoriales, los gremios y las organizaciones sociales y comunitarias para contribuir con el desarrollo regional, defensa del carácter público de la Universidad del Cauca y respeto por la diversidad social y cultural de la región”[1]

La propuesta presentada cuenta con 6 ejes estratégicos dentro de los cuales se encuentra la Modernización Administrativa.

El eje de Modernización Administrativa se compone de varios proyectos entre ellos, el Proyecto de ajuste a los Procesos y Procedimientos, bajo el cual se realizó el diseño y construcción de los diferentes flujogramas de los procesos y procedimientos de la Institución; así como el soporte técnico en el ajuste de los nuevos procesos y procedimientos universitarios. El grupo a cargo de este proyecto estuvo conformado por cinco (5) contratistas, bajo la dirección del Magíster Héctor Alejandro Sánchez.

El Proyecto de Procesos y Procedimientos se sustenta bajo el supuesto fundamental de redistribución de las cargas laborales al interior de la Universidad sin afectación laboral a ninguno de los funcionarios públicos o trabajadores oficiales, teniendo en cuenta criterios de autonomía, desconcentración, colaboración, comunicación e interrelación; lo cual permite eficiencia en el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos.

El trabajo desarrollado por el grupo de procesos y procedimientos fue el de ahondar y profundizar en este modelo a partir de la construcción y diagramación de los flujogramas de los procesos y procedimientos actuales, ajustados a criterios técnicos de autonomía, celeridad, economía y eficiencia.

Un modelo de gestión basado en funciones, como el que actualmente opera en la Universidad, no permite desarrollar ni adaptarse a los nuevos estándares de calidad solicitados actualmente a las instituciones de educación superior.  La necesidad de realizar ajustes al modelo radica en que una organización basada en procesos permite identificar y precisar los niveles de autoridad de cada funcionario, así como delimitar los niveles de responsabilidad, los cuales están asociados con la eficiencia de los procesos.  Por otra parte,  un modelo de gestión basado en procesos permite la definición e incorporación de competencias en los cargos, una menor complejidad en los procedimientos y mayor valor agregado a los usuarios de la institución.

 

En general  el modelo de gestión basado en procesos posibilita:

 

  • Para la parte interesada (usuario), recibir servicios oportunos, eficientes y de calidad, ahorrar esfuerzos y dinero al no tener que repetir pasos y documentación innecesarios.

  • Para el personal (funcionario), reducir el esfuerzo tanto físico como mental, aumentar el grado de satisfacción en sus actividades diarias, mejorar el clima organizacional, reducir molestias derivadas de las sobrecargas de trabajo y mayor claridad en sus responsabilidades.

  • Para la Universidad, mejorar la imagen ante usuarios y empleados, brindar un servicio caracterizado por la cooperación y responsabilidad, disminuir las demoras y optimizar la eficiencia financiera.

 

 

[1] Propuesta Rectoral del Doctor Juan Diego Castrillón 2012-2015

http://portal.unicauca.edu.co/versionP/sites/default/files/files/candida...