Circulares

Diciembre 6 / 2022

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre lineamientos para la contratación de prestación de servicios para el inicio de la vigencia 2023

EMITIDO POR:     VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
 
DIRIGIDO A:        COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL
 
FECHA:                Popayán, 06 de diciembre de 2022
 
ASUNTO:          LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL INICIO DE LA VIGENCIA 2023.

Cordial saludo,
 
Con el propósito de iniciar los procesos de contratación directa de prestación de servicios para la vigencia 2023,  la Vicerrectoría Administrativa como dependencia responsable de la Ordenación del Gasto de la Universidad del Cauca,  enmarcada en los principios de planeación y transparencia, bajo lo regulado por el Acuerdo 064 de 2008  Estatuto de Contratación, la Resolución R 1456 de 2017, Resolución R 0698 del 02 de agosto de 2022 y demás normas que le reglamenten,  informa a todas las dependencias de la Universidad interesadas que deberán dar cumplimiento a cada una de las especificaciones que a continuación se relacionan para llevar a cabo un adecuada contratación:
 
1. Mediante Acuerdo Superior del 01 de diciembre de 2022, el Consejo Superior aprobó la distribución del presupuesto para la Universidad del Cauca en la vigencia 2023. En este sentido, todas las solicitudes deberán atemperarse a criterios de conveniencia, oportunidad, a las necesidades existentes y los principios de eficiencia, eficacia y austeridad del gasto; como consecuencia de ello, cada dependencia deberá hacer una estricta planeación del presupuesto inicial aprobado.
 
Cualquier observación o inquietud relacionada con el presupuesto asignado, deberá presentarse directamente ante la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.
 
2. De conformidad con la proyección presupuestal realizada con fecha de corte 15 de septiembre de la actual vigencia y las modificaciones realizadas por la Dirección Universitaria, el presupuesto inicial aprobado para contratación de personal de apoyo es equivalente a 6 meses y 19 días de ejecución, sin lugar a modificaciones en los honorarios mensuales y atendiendo especialmente lo previsto en la Resolución R-1456 de 2017 y sus modificaciones vigentes.

No podrá proyectarse ejecución de contratos de prestación de servicios, judicatura, pasantía y aprendizaje durante periodo de vacaciones colectivas del personal de planta de la Universidad, salvo situaciones excepcionales debidamente justificadas por la Dependencia encargada.
 
3. Las fechas de inicio de ejecución de contratos de prestación de servicios para la vigencia 2023 están determinadas por el Acuerdo Académico 014 de 2022 (Por medio del cual se establece el calendario académico para estudiantes regulares de los programas de pregrado, correspondiente al segundo período académico de 2022), en concordancia, para el primer semestre del 2023 los contratos podrán iniciar su ejecución, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, a partir del 16 de enero, solo si se cumple con todas las condiciones técnicas, jurídicas y presupuestales establecidas.
 
4. Las solicitudes que proyecte cada dependencia para la contratación por prestación de servicios, deberá enviarlas para una revisión previa del personal del Área de Contratación de la Vicerrectoría Administrativa,  de forma digital desde el día 06 de diciembre hasta el 12 de diciembre, al correo contratacionops@unicauca.edu.co, correo destinado exclusivamente para recepción de solicitudes de contratación de prestación de servicios.

Este procedimiento deberá atemperarse a las siguientes reglas:
 

1. 1. Un solo correo por Dependencia.
    

2. 2. Debe ser del correo institucional y personal del solicitante (Vicerrectores, Jefes de Oficina, Directores de Centro, Profesionales Especializados, entre otros Funcionarios autorizados para solicitar ejecución de presupuesto).
    

3. 3. Adjuntar únicamente el formato actualizado de LVMEN denominado PA-GA-5-FOR-38, Solicitud de contratación por OPS V2 (Anexo 2) en formato Word, de acuerdo a cada uno de los servicios que se hayan determinado por la dependencia, es decir, un formato de solicitud FOR-38 por cada servicio o contrato.

 
5. Una vez revisada cada solicitud en su componente técnico, presupuestal y jurídico en la Vicerrectoría Administrativa, el abogado asignado enviará las respectivas observaciones por el mismo medio. El solicitante deberá atender las observaciones y remitirlas como respuesta en el mismo correo que envía el abogado asignado, manteniendo la trazabilidad de la solicitud en la cadena de correos para garantizar de manera organizada una adecuada y oportuna atención de todas las solicitudes de la Institución. De no existir observaciones, el proceso seguirá su curso.
 
6. Una vez se encuentren las solicitudes debidamente proyectadas acorde con los lineamientos institucionales establecidos, el solicitante recibirá al correo institucional la confirmación de aceptación de su solicitud. Con la confirmación, el solicitante procederá a imprimir, firmar y radicar la solicitud en medio físico en la Vicerrectoría Administrativa ubicada en la calle 4 No. 5-30 segundo piso, a partir del 02 de enero de 2023 hasta el 05 de enero del mismo año.

A cada solicitud (PA-GA-5-FOR-38) deberá adjuntar la documentación requerida para contratación según el formato PA-GA-5-OD-1 Lista de chequeo para Contrato de Prestación de Servicio Inferior o Igual a 100 SMLMV V2.docx (Anexo 1) documentos detallados a continuación:
 

- Certificación expedida por la División de Gestión del Talento Humano

- Cotización del futuro contratista en la que indique el objeto del servicio, las actividades que va a realizar y el valor mensual de los honorarios debidamente firmada.

- Hoja de vida del futuro contratista (formato SIGEP debidamente validada y aprobada)

- Soportes de estudio y experiencia de acuerdo al perfil requerido en la solicitud de contratación.
- Matrícula profesional (Si el objeto contractual lo requiere).

- Fotocopia cédula de ciudadanía

- Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)

- Certificación expedida por la entidad bancaria indicando el número de cuenta de ahorros o corriente a nombre del futuro contratista.

- Para Persona Natural, planilla o certificación de afiliación al sistema de seguridad social integral en salud, riesgos laborales y pensión.

- Certificado de Antecedentes Fiscales.

- Certificado de Antecedentes Judiciales

- Certificado de Antecedentes Disciplinarios

- Certificado de Medidas correctivas

- Matriz de riesgos firmada y aceptada por el futuro contratista.

- Copia Certificado médico previo ocupacional del futuro contratista, el cual deberá encontrarse vigente. La vigencia del requisito es de 3 años contados desde la fecha de expedición.

Cada solicitud con sus respectivos anexos deberá entregarse en original debidamente firmada, en medio físico de acuerdo a los lineamientos de esta circular, en carpeta institucional y acorde con la normativa de gestión documental.

Cada dependencia deberá radicar todas las solicitudes que se encuentren a su cargo, no se admitirá la entrega parcial de carpetas.
 
7. Referente al requisito de la Hoja de Vida del futuro contratista, el día 07 de diciembre, la Vicerrectoría Administrativa emitirá una circular sobre el procedimiento establecido para actualización, validación y aprobación en el SIGEP, de las hojas de vida que correspondan a esta Ordenación del Gasto.
 
De acuerdo a las disposiciones contenidas en el Acuerdo 064 de 2008 o Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca, cuando se hayan cumplido los requisitos de perfeccionamiento y legalización con las firmas entre las partes, la expedición de registro presupuestal y la aprobación de pólizas, es posible dar inicio a la ejecución contractual.
 
Universitariamente
 
JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO
Vicerrector Administrativo