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Abril 2 / 2019

Circular Normativa de la Secretaría General y Área de Gestión Documental sobre programación de transferencias primarias

Número del documento: 2.1.1-22.2
Emitido por: Área de Archivo y Correspondencia
Dirigido a: Comunidad universitaria



PARA:            RECTORÍA, VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS Y DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
 
DE:                 SECRETARÍA GENERAL, ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 
ASUNTO:       PROGRAMACIÓN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
 
FECHA:          2 DE ABRIL DE 2019
 
La Secretaría General y el Área de Gestión Documental presentan el cronograma de trasferencias primarias para la Institución, recordando que el Archivo Central se encuentra ubicado en la carrera 9 No. 8 – 51 en el Barrio San Camilo.
 
Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), la transferencia primaria es el “traslado de la documentación que deja de tener utilidad inmediata”. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivo, sin embargo, sigue conservando los valores primarios (administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal) por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento.  
 
Por este motivo la transferencia primaria se realizará por medio del instrumento o formato único de inventario documental (FUID), donde se plasma ladescripción de la cantidad de expedientes a transferir al Archivo Central.  El formato se denomina PA-GA-2.1.1-FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo_0.xls y se puede descargar del siguiente link:
http://www.unicauca.edu.co/prlvmen/subprocesos/gesti%C3%B3n-documental
 

  1. 1. Beneficios de las transferencias primarias:

 

  • 1.1 Recepcionar el archivo de gestión por medio de la transferencia primaria de cada una de las unidades académico administrativas con el ánimo de descongestionar las oficinas, solucionando así la acumulación de los documentos y salvaguardar el acervo documental.

 

  • 1.2 Garantizar el acceso oportuno a la información.

 

  • 1.3 Facilitar y garantizar el control efectivo y ordenado de los documentos

 

  1. 2. Requisitos y lineamientos: Las transferencias documentales se realizarán de acuerdo con el cronograma establecido, cumpliendo los siguientes requisitos:

 

  • 2.1 El jefe de la dependencia y el responsable del archivo en cada unidad académico administrativo deben remitir al Archivo Central los documentos que han cumplido su ciclo de retención en el Archivo de Gestión. Los diferentes tipos documentales deben encontrarse seleccionados y clasificados de acuerdo con las series y subserie que le corresponde, según lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

 

  • 2.2 El personal encargado del archivo de gestión, debe retirar el material metálico o corrosivo como: clips, ganchos de cosedora, entre otros, procurando no ocasionar deterioro de tipo físico a los documentos.

 

  • 2.3 La depuración de los documentos es una actividad que debe ser supervisada por el jefe de la unidad académico administrativa; quien autoriza dicho procedimiento. Se deben excluir documentos en borrador, catálogos, boletines, instructivos, periódicos, revistas, formatos en blanco, hojas en blanco, copias, carteles, invitaciones y otros asuntos que no pertenezcan a la serie documental y no hagan parte de la evidencias de un proceso.

 

  • 2.4 Cada uno de los legajos y expedientes a trasferir deben contener el índice o inventario individual (sin excepción alguna).

 

  • 2.5 Los documentos deben estar ordenados cronológicamente, respetando el principio de orden original.

 

  • 2.6 Los documentos anteriormente ordenados deben ser foliados utilizando lápiz de mina negra, se inicia a partir de uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

 

  • 2.7 Las unidades de conservación de los documentos a transferir deben ser legajos de dos alas, los cuales deben estar identificados con sus respectivos rótulos y no sobrepasar los 200 folios, garantizando la adecuada protección de los documentos.

 

  • 2.8 Los Decanos, Secretarias (o) Generales, jefes de oficina, áreas y centros, deben verificar que se realice la transferencia primaria del archivo de gestión de la Decanatura, Secretarías Generales, Departamentos y de cada una de las Coordinaciones de los Programas Académicos.

 

  • 2.9 Las unidades de conservación (legajos y cajas de archivo) deben estar debidamente identificados con el rótulo institucional y en el momento de ubicar los legajos en la caja de archivo se debe conservar el orden estricto del formato único de inventario documental (FUID), que debe estar alineado con la TRD, ver imagen:
     

         


  • 2.10 Es responsabilidad del jefe de la oficina y de los decanos avalar con su firma la transferencia que realizará el responsable del archivo de gestión y constatar que sea entregado el acervo documental en el nuevo edificio del Archivo Central en la fecha estipulada en el cronograma anexo.

 

  1. 3. En concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar de carácter obligatorio copia digital de los documentos electrónicos a su cargo y las copia de seguridad de los equipos de cómputo de la dependencia académico administrativa, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.

 

  1. 4. El calendario de transferencia vigencia 2019, es el siguiente:

 

Códigos

Dependencia

Fecha de Transferencia   

2.

RECTORÍA

2/05/2019

2.1

Secretaría General

2.1.1

Área de Gestión Documental

2.2

Centro de Gestión de la Calidad

2.3

Centro de Gestión de las Comunicaciones

2.4

Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional

2.5

Oficina Jurídica

2.6

Oficina de Control Interno

2.7

Oficina de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales

10

Unidad de Salud

3/05/2019

4

Vicerrectoría Académica

6/05/2019

4.1

Centro de Regionalización

4.1.1

Centro de Regionalización Santander de Quilichao (Satélite)

4.2

División de Admisiones Registro y Control Académico (DARCA)

4.3

División de Gestión de Medios y Recursos Bibliográficos

4.4

División de Posgrados

 

Programa de Formación en Idiomas

5

Vicerrectoría Administrativa

7/05/2019

5.1

División de Gestión del Talento Humano

5.1.4

Área de Salud Ocupacional

5.2

División de Gestión Financiera

5.3

División de Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones

5.4

División Administrativa y de Servicios

5.4.1

 Área de Mantenimiento

5.4.2

 Área de Planta Física

5.4.3

Área de Mercadeo y Producción.

5.4.4

Área de Seguridad, Control y Movilidad

5.4.5

Área de Adquisiciones e Inventarios

5.5

Área de Contratación

6.1

Vicerrectoría de Investigaciones (Archivo Satélite)

8/05/2019

6.2

La División de Gestión de la Investigación

6.3

La División de Innovación, Emprendimiento y Articulación con el Entorno

6.4

Área de Desarrollo Editorial

7.

Vicerrectoría de Cultura y Bienestar

9/05/2019

7.1

División de Comunicaciones

7.2

División de Patrimonio Cultural

7.3

División de Salud Integral

7.4

División de Recreación y Deporte

Códigos

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.1 Facultad de Derecho

8.1.1

Consejo de Facultad

10/05/2019

8.1.2

Decanatura

8.1.3

Secretaría General

8.1.5

Departamento de Derecho Privado

8.1.6

Departamento de Derecho Público

8.1.7

Departamento de Derecho Penal

8.1.8

Departamento de Derecho Laboral

8.1.9

Departamento de Derecho Procesal

8.1.10

Departamento de Estudios Filosóficos y Sociales

8.1.11

Departamento de Ciencias Políticas

8.1.12

Departamento de Comunicación Social

8.1.13

Centro de Consultoría Jurídica

8.1.14

Centro de Conciliación

8.1.15

Centro de Investigaciones Socio-Jurídicas

8.1.16

Coordinación Programa de Derecho

8.1.17

Coordinación Programa Ciencia Política

8.1.18

Coordinación Programa de Comunicación Social

8.2 Facultad de Ciencias de la Salud

8.2.1

Consejo de Facultad

13/05/2019

8.2.2

Decanatura

8.2.3

Secretaría General

8.2.5

Departamento de Morfología 

8.2

Facultad de Ciencias de la Salud

8.2.6

Departamento de Ciencias Fisiológicas

8.2.7

Departamento de Patología

8.2.8

Departamento de Medicina Interna

8.2.9

Departamento de Ciencias Quirúrgicas

8.2.10

Departamento de Pediatría

8.2.11

Departamento de Ginecología y Obstetricia

8.2.12

Departamento de Medicina Social y Salud Familiar

8.2.13

Departamento de Enfermería

8.2.14

Departamento de Anestesiología

8.2.15

Departamento de Fonoaudiología

8.2.16

Departamento de Fisioterapia

8.2.18

Centro Universitario en Salud “Alfonso López”

8.2.19

Coordinación Programa de Medicina

8.2.20

Coordinación Programa Enfermería

8.2.21

Coordinación Programa Fonoaudiología

8.2.22

Coordinación Programa Fisioterapia

8.2.23

Laboratorio Clínico Unificado

Códigos

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.3 Facultad de Ingeniería Civil

8.3.1

Consejo de Facultad

14/05/2019

8.3.2

Decanatura

8.3.3

Secretaría General

8.3.5

Departamento de Ciencias Básicas e Ingeniería Civil

8.3.6

Departamento de Geotecnia

8.3.7

Departamento de Construcción

8.3.8

Departamento de Vías y Transporte

8.3.9

Departamento de Hidráulica

8.3.10

Departamento de Estructuras

8.3.11

Departamento de Ingeniería Ambiental y Sanitaria

8.3.12

Escuela Tecnológica en Ingeniería Civil

8.3.13

Coordinación Programa de Ingeniería Civil

8.3.14

Coordinación Ingeniería Ambiental

8.4 Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones

8.4.1

Consejo de Facultad

15/05/2019

8.4.2

Decanatura

8.4.3

Secretaría General

8.4.5

Departamento de Telemática

8.4.6

Departamento de Electrónica, Instrumentación y Control

8.4.7

Departamento de Telecomunicaciones

8.4.8

Departamento de Sistemas

8.4.9

Coordinación Programa Ingeniería Automática Industrial

8.4.10

Coordinación Programa Ingeniería de sistemas

8.4.11

Coordinación Programa Ingeniería Electrónica

8.4.12

Coordinación Tecnología en Telemática

8.4.13

Coordinación del programa de Maestría en Electrónica y Telecomunicaciones

8.5 Facultad de Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación

8.5.1

Consejo de Facultad

16/05/2019

8.5.2

Decanatura

8.5.3

Secretaría General

8.5.5

Departamento de Biología

8.5.6

Departamento de Física

8.5.7

Departamento de Matemáticas

8.5.8

Departamento de Química

8.5.9

Departamento de Educación y Pedagogía

8.5.10

Departamento de Educación Física, Recreación y Deporte

8.5.11

Coordinación Programa de Química

8.5.12

Coordinación Programa de Ingeniería Física

8.5.13

Coordinación Programa de Biología

8.5.14

Coordinación Programa Educación Física

8.5.15

Coordinación Programa de Matemáticas

8.5.16

Coordinación Programa de Licenciatura en Matemáticas

8.5.17

Coordinación Especialización en entrenamiento deportivo

8.5.18

Coordinación Programa de Pedagogía

Códigos

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.6 Facultad de Artes

8.6.1

Consejo de Facultad

 
17/05/2019

8.6.2

Decanatura

8.6.3

Secretaría General 

8.6.5

Departamento de Música

8.6.6

Departamento de Diseño 

8.6.7

Departamento de Artes Plásticas

8.6.8

Conservatorio 

8.6.9

Centro de Altos Estudios Musicales

8.6.10

Coordinación Diseño Grafico

8.6.11

Coordinación Programa de Artes

8.6.12

Coordinación Programa Música Instrumental

8.6.13

Coordinación Programa Licenciatura en Música

8.6.14

Coordinación Programa Dirección de Banda

8.7 Facultad de Ciencias Humanas y Sociales

8.7.1

Consejo de Facultad

20/05/2019

8.7.2

Decanatura

8.7.3

Secretaría General

8.7.5

Departamento de Español y Literatura

8.7.6

Departamento de Lingüística

8.7.7

Departamento de Lenguas

8.7.8

Departamento de Antropología

8.7.9

Departamento de Filosofía

8.7.10

Departamento de Geografía

8.7.11

Departamento de Historia

8.7.12

Departamento de Estudios Interculturales

8.7.13

Centro de Estudios Históricos "José María Arboleda Llorente"

8.7.14

Coordinación Programa de Lenguas Modernas

8.7.15

Coordinación Programa de Español y Literatura

8.7.16

Coordinación Programa de Geografía

8.7.17

Coordinación Programa de Antropología

8.7.18

Coordinación Programa de Licenciatura en Etnoeducación

8.7.19

Coordinación Programa de Historia

8.7.20

Coordinación Programa de Filosofía

8.7.21

Coordinación Componente de Formación Integral, Social y Humana

8.8 Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativa

8.8.1

Consejo de Facultad Decanatura

21/05/2019

8.8.2

Decanatura

8.8.3

Secretaría General

8.8.5

Departamento de Ciencias Contables

8.8.6

Departamento de Ciencias Administrativas

8.8.7

Departamento de Ciencias Económicas

8.8.8

Centro de Estudios Contables, Económicos y Administrativos

8.8.10

Escuela de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas

Códigos

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.8.11

Coordinación Contaduría

22/05/2019

8.8.12

Coordinación Administración

8.8.13

 Coordinación Turismo Coordinación de Economía

8.9 Facultad de Ciencias Agrarias

8.9.1

Consejo de Facultad

23/05/2019

8.9.2

Decanatura

8.9.3

Secretaría General

8.9.5

Departamento de Ciencias Agropecuarias

8.9.6

Departamento de Agroindustria

8.9.7

Coordinación Programa Ingeniería Forestal

8.9.8

Coordinación Programa Ingeniería Agroindustrial

8.9.9

Coordinación Programa Tecnología en Agroindustria

8.9.10

Coordinación Programa en Ingeniería Agropecuaria

 
Nota: Las dependencias Universitarias que administran archivos satelitales contaran con la presencia de un funcionario del Área de Gestión Documental para evidenciar la efectividad de  la Trasferencia Documental.
 

  1. 5. Si las transferencias presentan inconsistencias, éstas se devolverán a la unidad académico administrativa correspondiente, para que se realicen los ajustes a las mismas.

 
El Área de Gestión Documental está presta a resolver las inquietudes que se presenten al respecto.
 
 
LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHI            LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Área de Gestión Documental                                       Secretaria General

 
 
 

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