Circular sobre control de asistencia y atención al usuario

Emitido por: Oficina de Control Interno
Dirigido a: Comunidad universitaria

FECHA: Febrero 24 de 2015.

PARA: Decanos, Secretarios Generales de Facultad, Vicerrectores, Secretaria General de Universidad, Jefes de Oficina, Director de la Unidad de Salud, Directores de Centro, Centros de Regionalización, Director CECAV, Profesionales Especializados de Divisiones, Coordinadores de Áreas.

DE: Rector y Jefe de Oficina de Control Interno.

ASUNTO: Control de asistencia y atención al usuario.

En cumplimiento a las prescripciones del Estatuto Universitario de Personal Administrativo contenido en Acuerdo 07 del 2006, Artículo 6º, y de conformidad con la Ley 734 de 2002 o Código Disciplinario Único y el Código de Ética y Buen Gobierno, referidos al cumplimiento de los horarios de trabajo y a la dedicación del tiempo hábil a las actividades universitarias encomendadas, es necesario que la Universidad a través de los responsables que señala la presente Circular:

- Aplique controles sobre los horarios de trabajo y el ausentismo de los empleados públicos administrativos y trabajadores oficiales, mediante el diligenciamiento de los formatos PA-GA-5.1-FOR-6, 7 y 8 emitidos por la División de Gestión del Talento Humano para los permisos de cualquier duración.

- Reporte los registros de ausentismo ante la División de Gestión del Talento Humano, para su consolidación y análisis conducentes a decisiones administrativas.

- Reporte ante la División de Gestión del Talento Humano las novedades por ausentismos injustificados, para la adopción de decisiones que pudieran afectar administrativa, salarial y disciplinariamente.

- Reporte ante la División de Gestión del Talento Humano las novedades por incumplimiento al horario de trabajo.

- Asegure sin excepción, el cumplimiento de la jornada laboral única establecida por la Universidad para la mañana, la tarde y la noche.

- Establezca y aplique controles para asegurar que los mecanismos de atención al usuario sean eficaces y oportunos y que preserven el buen nombre institucional.

Con lo anterior se solicita:

- Sensibilizar a los empleados públicos administrativos y trabajadores oficiales sobre los alcances de la presente circular.

- Tener en cuenta los ausentismos como elementos a evaluar en el desempeño laboral de los empleados de carrera, a los trabajadores oficiales y empleados provisionales.

- Informar a la División de Gestión del Talento Humano sobre las quejas de los usuarios por la falta de oportunidad, cortesía y otras deficiencias en el servicio.

Las autoridades invocadas en la presente Circular impulsarán las medidas de control de cumplimiento previsto legal y reglamentariamente.

La Oficina de Control Interno garante del cumplimiento a las normas y reglamentos, hará seguimiento a la efectividad de los controles implementados por cada unidad académica y administrativa.

(Original firmado)

JUAN DIEGO CASTRILLÓN ORREGO
Rector

LUCÍA AMPARO GUZMÁN VALENCIA
Jefe Oficina de Control Interno

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