Circular informativa sobre trámite oportuno de las Peticiones, Quejas y Reclamos

Número del documento: 22.1
Emitido por: Secretaría General
Dirigido a: Comunidad universitaria

DE: Secretaría General Universidad del Cauca.

PARA: Rectoría, Vicerrectorías, Jefes de División, Jefes de Centros, Jefes de Oficina, Decanaturas, Secretarías Generales de Facultad, Jefes de Departamento y comunidad Universitaria en general.

ASUNTO: Trámite oportuno de las Peticiones, Quejas y Reclamos.

Apreciados Universitarios,

La Secretaría General de la Universidad del Cauca informa que todas las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en curso en Unidades Académicas o Dependencias deberán ser resueltas dentro de los términos legales establecidos en la Ley 1437 de 2011 y acogida por nuestra Alma Máter en la Resolución R-117 de 2013 [1], en la que claramente se establecen los términos para tramitar y responder de fondo todas las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias allegadas a nuestra institución.

Lo anterior con la finalidad de cumplir con el deber constitucional que tiene la Universidad del Cauca como institución del orden nacional frente a la administración pública de garantizar el cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia y celeridad, consagrados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo con el propósito de evitar futuras responsabilidades y ante todo la necesidad de ofrecer respuestas de fondo a todas aquellas personas que diariamente acuden a nuestra Alma Mater en busca de un pronunciamiento institucional entorno a sus casos particulares.

Es menester mencionar que la Ley 1437 de 2011 y la Resolución R-117 de 2013 [1] establecen qué por regla general, el término para dar respuesta a las Peticiones, Quejas y Reclamos - PQR es de quince (15) días hábiles, así como las solicitudes de información y de documentos deberán ser atendidas en un término no superior de diez (10) días hábiles y en el evento que no sea posible otorgar respuesta a la solicitud se debe informar claramente al peticionario antes del vencimiento las razones del atraso y señalándole una nueva fecha en la que se dará respuesta de fondo, que en ningún caso podrá exceder el doble del tiempo original.

De igual manera se recuerda, que frente a las quejas ingresadas a la Institución y en virtud de lo establecido en la Resolución R-117 de 2013 [1], que reglamenta las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias al interior de la Institución la cual establece qué: “si en concepto del Funcionario competente la queja amerita que se estudie la posibilidad de iniciar investigación disciplinaria, éste dará traslado de la misma al Grupo de Control Interno Disciplinario de la Universidad del Cauca, para que se adelante el trámite pertinente. Dado el caso en que concurra una queja y un derecho de petición, la remisión que se realice al Grupo de Control Interno Disciplinario agotará el trámite de la queja frente a la presunta irregularidad, pero no eximirá de la obligación de responder los asuntos que queden pendientes”.

De igual manera al responder a los peticionarios, debe enviarse copia de la respuesta a la Secretaría General de la Universidad del Cauca con el fin de ser descargada al sistema de radicación de las PQRS. Así mismo se recuerda remitir a esta dependencia copia de todas las comunicaciones que se dirijan en torno a las PQRS.

Se reitera que es imprescindible que en los casos en los cuales no sea posible otorgar respuesta de fondo en los términos legales antes de su vencimiento, se le indique mediante escrito al peticionario y con copia a la Secretaría General de la fecha cierta en la cual se le resolverá el asunto.

La Secretaría General esta presta brindar el apoyo que requieran además de mantener un contacto permanente con las diferentes dependencias y usuarios a través teléfono 8209900, ext. 1107

Universitariamente,

(Original firmada)
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General

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