Circulares

Junio 6 / 2017

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre actividades por periodo vacacional 2017

DE:                         VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
 
PARA:                   COMUNIDAD UNIVERSITARIA
 
ASUNTO:            ACTIVIDADES POR PERIODO VACACIONAL 2017.
 
FECHA:                POPAYÁN, 06 DE JUNIO DE 2017
 

Con motivo del periodo vacacional colectivo decretado a partir del 27 de junio de 2017 la administración de la Universidad da a conocer el cronograma de actividades a tener en cuenta en el proceso de contratación, adquisiciones, recibo de bienes, certificaciones a satisfacción y pagos, así:
 
1.       La recepción de solicitudes para contratar adquisición de bienes o servicios y otorgamiento de avances se hará hasta el próximo viernes 9 de junio de 2017.
 
2.       La recepción de bienes contratados en la División Administrativa y de Servicios – Área de Adquisiciones y Servicios se hará hasta el viernes 9 de junio de 2017.
 
3.       La División Administrativa y de Servicios entregará la información relacionada con los servicios públicos a más tardar el 14 de junio de 2017 a la División de Gestión Financiera.
 
4.       La recepción de notas de alta para el trámite de orden de pago se hará en la División de Gestión Financiera hasta el 15 de junio de 2017, lo que se reciba posteriormente se tramitará a partir del 17 de julio de 2017.
 
5.       La elaboración de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales diferentes a nóminas, contribuciones y aportes de nóminas se hará hasta el 16 de junio de 2017, lo que se reciba posteriormente se tramitara a partir del 17 de julio de 2017.
 
6.       La recepción de los documentos necesarios para la ejecución de contratos, ordenes de prestación de servicios, ordenes de suministro, contratos académicos remunerados, órdenes de compra que afecte el mes de junio se recibirán hasta el día 16 del mismo mes; lo que se reciba posteriormente se tramitara a partir del 17 de julio de 2017.
 
7.       Los avances concedidos con corte a 12 junio de 2017, deberán ser legalizados por los funcionarios responsables a más tardar el 16 de junio de 2017.
 
8.       La recepción de documentos completos y previamente revisados por el funcionario competente, para la elaboración de las órdenes de pago diferentes a notas de alta, nominas, contribuciones y aportes de nómina, se hará en la División de Gestión Financiera.
 
9.       El ingreso de puntos en el Sistema de Recursos Humanos - SRH por parte de la Vicerrectoría Académica para reajuste de Docentes Catedráticos y Ocasionales, se hará hasta el 9 de junio de 2017.
 
10.   La interfaz entre aplicativos SRH y Finanzas, los reportes, archivos magnéticos de nóminas de funcionarios y pensionados se entregarán a más tardar en la División de Gestión Financiera a medio día del 15 de junio de 2017.
 
11.   Elaboración de Certificados y Registros presupuestales para trámite de orden de pago de nómina hasta el 16 de junio de 2017, a medio día.
 
12.   Elaboración de Órdenes de pago para nómina hasta 20 de junio de 2017.
 
13.   Elaboración de comprobantes de egreso y pago de nómina hasta el 22 de junio de 2017.
 
14.   La interfaz entre aplicativos SRH y Finanzas, los reportes, archivos magnéticos correspondientes a aportes y contribuciones de nómina de funcionarios y pensionados se entregarán en la División de Gestión Financiera a más tardar a medio día del 20 de junio de 2017.
 
15.   Elaboración de Certificados y Registros presupuestales para contribuciones y aportes de nómina hasta el 21 de junio de 2017.
 
16.   Elaboración de Órdenes de pago para contribuciones y aportes de nómina del mes de junio hasta 22 de junio de 2017.
 
17.   Elaboración de comprobantes de egreso y pago de aportes y contribuciones hasta el 23 de junio de 2017.
 
18.   Se elaborarán comprobantes de egreso y giros por conceptos diferentes a nómina, contribuciones y aportes de nómina hasta el 20 de junio de 2017, los documentos que se reciban posteriormente se girarán a partir del 17 de julio de 2017.
 
19.   Recepción de documentos para expedición de Paz y Salvo financiero hasta el 22 de junio de 2017.
 
20.   La División Administrativa y de Servicios – Área de Adquisiciones e Inventarios, conciliará con las Áreas de Mercadeo, Transporte, Planta Física y Mantenimiento, hasta el 15 de junio de 2017.
 
21.   La División Administrativa y de Servicios Área de Adquisiciones e Inventarios entregará el informe semestral con sus notas explicativas (Balance Comercial) certificado de las Unidades 01 y 04 correspondientes a los movimientos de entradas, salidas, depreciaciones, amortizaciones con corte a junio a la División de Gestión Financiera a más tardar el 16 de junio de 2017.
 
22.   La Oficina Jurídica entregará el informe certificado y consolidado de los procesos judiciales, sentencias y conciliaciones extrajudiciales de las cuatro (4) Unidades que conforman la información universitaria y sus notas explicativas a más tardar el 20 de junio de 2017, a la División de Gestión Financiera.
 
23.   La División de Gestión del Talento Humano entregará con corte a junio de 2017, a más tardar el 20 de junio de 2017, el informe certificado del Pasivo Pensional con la matriz diseñada para este concepto y sus notas explicativas, en la División de Gestión Financiera.
 
24.   La Unidad de Salud entregará en la División de Gestión Financiera los informes presupuestales certificados a más tardar el 22 de junio de 2017.
 
25.   La Unidad de Salud entregará en la División de Gestión Financiera los informes contables, bancarios y notas explicativas certificados a junio, hasta el 22 de junio de 2017.
 
26.   La División de Gestión del Talento Humano conciliara la información correspondiente al pasivo pensional a la División de Gestión Financiera el 22 de junio de 2017.
 
27.   Crédito y Cobranzas entregara a la División de Gestión Financiera la información consolidada de saldos pendientes de pago clasificados por edades con sus notas explicativas hasta el 22 de junio de 2017.
 
28.   Crédito y Cartera hará la conciliación semestral de la facturación expedida y los pagos con la División de Gestión Financiera hasta el 22 de junio de 2017.
 
29.   División Administrativa y de Servicios Área de Adquisiciones e Inventarios conciliara con la División de Gestión Financiera hasta el 22 de junio de 2017.
 
30.   Conciliación de procesos judiciales y sentencias y conciliaciones extrajudiciales entre la Oficina Jurídica y la División de Gestión Financiera Adquisiciones hasta el 22 de junio de 2017.
 
31.   Conciliación de convenios liquidados a junio de 2017 entre la Oficina Jurídica y la División de Gestión Financiera hasta el 22 de junio de 2017.
 
32.   Conciliación Grupos de temática internas de la División de Gestión Financiera, hasta el 22 de junio de 2017.
 
33.   La Unidad de Salud entregara a la División de Gestión Financiera el informe de solicitud de devolución de IVA a más tardar el 22 de junio de 2017, con los respectivos soportes.
 
34.   La División de Gestión Financiera entregara a la DIAN a más tardar el 28 de julio de 2017, la solicitud de devolución de IVA.
 
35.   Entrega de los pagos de Retención en la Fuente e Impuesto de Industria y Comercio por el mes de junio, hasta el 22 de junio de 2017.
 
36.   Entrega Informes Presupuestales, medios magnéticos Convenios Internacionales, del servicio de la deuda, de Inversiones Financieras a órganos Nacionales y de Control hasta el 22 de junio de 2017.
 
37.   Entrega de informe trimestral de ejecución del PAC, hasta el 23 de junio de 2017.
 
38.   Entrega de información económica y social a la Contaduría General de la Nación a más tardar el 31 de julio de 2017.
 
39.   Recepción de solicitudes de certificados laborales y estudio hoja de vida en la División de Gestión de Talento Humano, hasta el 21 de junio de 2017.
 
40.   Las solicitudes para elaboración de cuentas de cobro se recepcionarán en la Vicerrectoría Administrativa, hasta el 22 de junio de 2017.
 
41.   La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional recibirá hasta el 12 de junio de 2017, el reporte de avance por procesos del Plan de Mejoramiento vigente y hasta el 22 de junio de 2017, los informes validados de gestión contractual del trimestre comprendido entre el 1 de abril y el 30 de junio de los corrientes, a rendir a través del aplicativo SIRECI.
 
42.   Todas la Unidades académicas, administrativas, culturales e investigación deberán entregar a las Dependencias respectivas los avances de planes de mejoramiento, mapas de riesgo, indicadores, planes de acción.
 
43.   El Sistema Integrado de Matriculas Académicas – SIMCA, realizará anulación de los recibos expedidos y no cancelados del I periodo de 2017, máximo hasta el 15 de junio de 2017.
 

Universitariamente,
 
CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa