Resoluciones

Abril 7 / 2020

Resolución R- 0253 de 2020 (Por la cual se establecen lineamientos en materia de Gestión Documental, en concordancia con el Estado de Emergencia en todo el territorio Nacional como consecuencia de la pandemia generada por el COVID -19)

Por la cual se establecen lineamientos en materia de Gestión Documental, en concordancia con el Estado de Emergencia en todo el territorio Nacional como consecuencia de la pandemia generada por el COVID -19.
 
El Rector de la Universidad del Cauca, en uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas por del Acuerdo 0105 de 1993 emitido por el Consejo Superior Universitario, y en concordancia con lo preceptuado con las Resoluciones Rectorales número R-207, R-234, R-247 y R-248 del 2020.
 

CONSIDERANDO:

 
El Gobierno Nacional emitió el Decreto 491 de 2020 “Por la cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia, Económica, Social y Ecológica”
 
El Archivo General de la Nación mediante Circular 001 de 2020 estableció lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales.
 
La Universidad del Cauca en concordancia con lo expuesto, atendiendo la emergencia sanitaria decretada por el gobierno nacional y en el marco de la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y el Acuerdo 060 de 2001 “por el cual establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas”, establece lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales en la Universidad del Cauca.
 
En concordancia con las resoluciones La Universidad del Cauca mediante Resolución Rectoral 207 del 11 de marzo de 2020, R-234 del 06 de abril, R-247 del 06 de abril y R-248 del 06 de abril del presenta año, suspendió todas las actividades administrativas dentro de los espacios físicos de la Universidad del Cauca, para aislamiento preventivo
 
En mérito de lo expuesto,
 

RESUELVE

 
ARTÍCULO PRIMERO: ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES. La Secretaría General y el Área de Gestión Documental de la Universidad del Cauca, atendiendo la normatividad archivística y con el fin de salvaguardar la integridad e información de las comunicaciones oficiales que se generan de los procesos administrativos en las unidades académico-administrativas, determina que no se podrán retirar los expedientes de la Universidad del Cauca.
 
ARTÍCULO SEGUNDO: ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Las comunicaciones oficiales deberán elaborarse acorde con lo establecido en el Manual de Gestión Documental y en concordancia con las Tablas de Retención Documental - TRD de la oficina productora. Igualmente deberán garantizar la organización digital de la información de acuerdo con las series y subseries documentales. Una vez superada la emergencia sanitaria se deberá imprimir e incorporar al expediente los documentos elaborados, los cuales soportan la transferencia primaria al Archivo Central.
 
ARTÍCULO TERCERO: FIRMA DE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS. Atendiendo lo establecido en artículo 11 del Decreto 491 del 2020, la firma de los documentos y actos administrativos se podrá realizar mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada y escaneada. adicionalmente una vez superada la emergencia los responsables de la custodia y elaboración de los documentos deberán acorde con sus valores primariosy tomar firmas manuscritas.
 
Las comunicaciones deberán enviarse por medio del correo electrónico institucional y es responsabilidad de la persona responsable de producir los documentos, deberá guardar la trazabilidad de estos, en una carpeta digital como prueba del envío.
 
ARTÍCULO CUARTO: Elmedio de recepción de las comunicaciones oficiales externos será el correo electrónico de archivo@unicauca.edu.co [1], vmherrera@unicauca.edu.co [2], quejasreclamos@unicauca.edu.co [3], quienes las redireccionarán al competente.
 
PARÁGRAFO: En el evento de que una Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia o Felicitación se envíe directamente al correo institucional de algún funcionario, éste lo deberá remitir inmediatamente al correo quejasreclamos@unicauca.edu.co [3]para seguir con el procedimiento establecido en la Resolución R- 246 del 03 de abril de 2020 “mediante la cual se establece el tramite transitorio de los Derechos de Petición, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones”
 
ARTÍCULO QUINTO: Envíese copia de la presente resolución a todas las dependencias de la Universidad del Cauca.
 

PUBLÍQUESE, CUMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 
Se expide en Popayán, a los siete (7) días de abril de 2020
 
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector