Circulares

Agosto 19 / 2020

Circular Informativa sobre trámites ante la División de Gestión Financiera

FECHA: POPAYÁN, 19 DE AGOSTO  DE 2020.

DE: DIVISION GESTION FINANCIERA

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES FINANCIEROS, EN EL MARCO DE LA ACTUAL EMERGENCIA SANITARIA.
 
La División de Gestión Financiera atendiendo las medidas preventivas frente la amenaza del CORONAVIRUS COVID-19, en concordancia con el estado de emergencia económica, social y ecológica decretado a nivel nacional informa a la comunidad universitaria y público en general, que se adoptarán los siguientes procedimientos con el propósito de brindar una adecuada atención y prestación de servicios, en temas relacionados con la gestión financiera de la institución.
 
1.  Documentos para pago de contratistas y proveedores

 La documentación para pago de contratistas y proveedores se deberán enviar exclusivamente al correo institucional financiera@unicauca.edu.co [1] con copia a jojeda@unicauca.edu.co [2], indicando en el asunto: Pagos y la dependencia. Se aclara que los supervisores deberán revisar y avalar los documentos para el pago de cada uno de los contratistas a su cargo y posteriormente enviarlos al correo institucional personal del Jefe de su Dependencia quien consolidará y remitirá desde su correo personal institucional la totalidad de las solicitudes de pago.
 
Se aclara que la recepción anticipada obedece a la intención de avanzar en la revisión documental, buscando el menor traumatismo en la oportunidad del pago, para lo cual se programan las siguientes fechas:
 

 
Se solicita que por cada pago de contratista y proveedores se envié un solo archivo en PDF que contenga todos los documentos, lo cual facilita las tareas de revisión y pago, se debe remitir la información de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en los pagos.

Las solicitudes de pago a contratistas deberán ser enviadas en horario institucional habitual (lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 pm y viernes de 8:00 am a 4:00 pm).Los documentos se aportarán de conformidad con lo dispuesto en el formato denominado PA-GA-5.2-OD-5 “lista de chequeo para trámite de pago contrato de prestación de servicio y mandato”.
 
Otros trámites de la División de Gestión Financiera
 
1. Legalización de Avances:

El proceso de legalización de avances se atenderá en la División de Gestión Financiera, solicitando la revisión de documentos, los cuales serán atendidos de manera virtual a través del correoelectrónico yeimicarito@unicauca.edu.co [3]. 

Ante cualquier inquietud relacionada con la legalización de avances, la División de Gestión Financiera de la Universidad del Cauca, habilita la línea telefónica 310-4071231 que será atendida en jornada continua de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 2:00 pm.). 

2. Reintegros de Avances

Para efectuar reintegros de avances no girados por la tesorería, se deberán enviar exclusivamente las solicitudes al correo institucional    fmartinez@unicauca.edu.co [4]  con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co [1], indicando en el asunto: reintegro y el nombre del funcionario y adjuntado copia escaneada de la resolución y sus respectivos soportes. 

3. Paz y Salvos estudiantiles 

Para Paz y Salvos estudiantiles, se deberá solicitar la factura, indicando nombre completo y número de documento de identidad, al correo institucional credito@unicauca.edu.co [5] con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [6], una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada y Formato PM-FO-4-FOR-33 – “solicitud de paz y salvo universitario”, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co [7], con copia a wbenavides@unicauca.edu.co [8]. 
 
4. Paz y Salvos Convocatorias Públicas

Para Paz y Salvos de convocatorias públicas, se deberá solicitar la factura, indicando el NIT o número de documento de identidad y adjuntando copia escaneada del mismo, al correo institucional credito@unicauca.edu.co [5] con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [6], una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, solicitud y anexos, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co [7], con copia a wbenavides@unicauca.edu.co [8]. 

5. Registro Terceros y actualización

Para Registro y actualización de terceros en Finanzas Plus, se deberá enviar la solicitud al correo institucional dlgaviria@unicauca.edu.co [9], con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co [10], anexando para personas naturales copia escaneada legible del documento de identidad y para personas jurídicas copia escaneada legible del Registro Único Tributario. 

6. Certificaciones de pago

Para Certificaciones de pago a estudiantes, contratistas y proveedores, se deberá solicitar la factura de pago al correo institucional credito@unicauca.edu.co [5] con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [6], una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, nombre completo, numero de documento de identidad, periodo solicitado, especificar la solicitud y si aplica anexos, al correo angelicatc95@unicauca.edu.co [11], con copia a financiera@unicauca.edu.co [1]. 

7. Certificados de Ingresos y Retenciones funcionarios, contratistas y proveedores

Para Certificados ingresos y retenciones de funcionarios, contratistas y proveedores, se deberán enviar desde el correo personal o de la entidad, indicando el nombre o razón social, NIT, tipo de impuesto y periodo solicitado, al correo institucional vidalvidal@unicauca.edu.co [12], con copia a financiera@unicauca.edu.co [1]. 

8. Información de pagos

Para Información de cuentas por pagar, pagos y tramites de la Tesorería, se deberá solicitar al correo institucional dfinanpagos@unicauca.edu.co [13], indicando nombre completo, numero de documento de identidad y numero de contrato o asunto.

9. Liquidación de Estampilla Universidad del Cauca

Para Liquidación de Estampilla Universidad de Cauca, se deberá solicitar la factura de pago adjuntando la copia del contrato o actas parciales, al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [6], con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co [5], si la consignación se hace por transferencia electrónica enviar copia del pago y contrato a fmartinez@unicauca.edu.co [5]

10. Solicitudes de reintegros o cruce de cuentas

Deberá diligenciarse el formato PA-GA-5.2-FOR-3 “solicitud de reintegro o cruce de cuentas” con sus respectivos soportes, y remitirlo al correo institucional  viceadm@unicauca.edu.co [6], indicando en el asunto “SOLICITUD REINTEGRO Y/O CRUCE DE CUENTAS”. Se solicita comedidamente enviar la documentación de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en el trámite. Estas solicitudes serán direccionadas a los a los gestores correspondientes para su respectivo trámite.
 
Universitariamente,
 
Original firmado
JOSE REYMIR OJEDA OJEDA
Profesional Especializado
División Gestión Financiera