Resoluciones

Octubre 16 / 2020

Resolución R- 0515 de 2020 (Por la cual se establece el Procedimiento para la reconstrucción de la información generada durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria)

Por la cual se establece el Procedimiento para la reconstrucción de la información generada durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.

El Rector de la Universidad del Cauca en ejercicio de sus funciones legales y estatutarias, y
 

CONSIDERANDO QUE:

 
La Resolución Rectoral 0207 [1] de 11 de marzo de 2020 ordena medidas administrativas de carácter preventivo frente a la amenaza del COVID 19.
 
Las Resoluciones Rectorales No. 0234 del 20 de marzo [2], No. 247 [3] y 248 [4] del 06 de abril, No. 0364 [5] del 26 de junio, No. 0385 [6] de 18 de julio y No. 0402 [7] del 31 de julio de 2020 suspende todas las actividades administrativas dentro de los espacios físicos de la Universidad del Cauca, para aislamiento preventivo. En su artículo segundo establece que los servidores públicos de la Universidad del Cauca, deberán estar disponibles para realizar actividades mediante la modalidad de trabajo en casa.
 
El Archivo General Nación mediante circular AGN 01 de 2020 estableció lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales, en virtud del decreto 417 de 2020 y el Decreto 457 de 2020.
 
La Rectoría de la Universidad del Cauca mediante Resolución R-0253 del 07 de abril de 2020 [8] estableció lineamientos en materia de Gestión Documental, debido a la emergencia sanitaria como consecuencia del COVID-19. En su artículo tercero del citado acto administrativo determinó que una vez superada la emergencia deberán acorde con sus valores primarios tomar las firmas mecánicas.
 
El Ministerio de Justicia y del Derecho, mediante Decreto 1287 de 2020, reglamento el Decreto legislativo 491 de 2020 en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria.
 
Es necesario expedir lineamientos por los jefes de cada dependencia para comenzar a recopilar, imprimir y organizar la información producida de manera electrónica durante el trabajo en casa e incorpórala a los expedientes.
 
En dichos lineamientos se establecen las acciones pertinentes que deben realizar los servidores públicos y contratistas de la Universidad del Cauca, en razón a sus funciones y responsabilidades establecidas en la ley General de Archivos, Ley 594 del 2000.
 
Es responsabilidad de cada unidad administrativa y académica velar por los recursos de información, los cuales son prueba tangible del funcionamiento, y forman parte del patrimonio documental.
 
En mérito de lo expuesto,
 

RESUELVE:

 
ARTÍCULO PRIMERO: Ordenar la recopilación, organización e incorporación de la información generada durante el trabajo en casa por las diferentes dependencias de la Universidad del Cauca.
 
ARTÍCULO SEGUNDO: DOCUMENTOS GENERADOS DE FORMA ELECTRONICA
 
Es responsabilidad del Jefe de cada dependencia coordinar con su equipo de trabajo la impresión e incorporación de los documentos generados durante el trabajo en casa, de tal forma que se garantice la confiabilidad, fiabilidad e integridad de la información. Los correos electrónicos mediante el cual se realizó la comunicación o notificación del acto administrativo, deberá ser impreso al reverso acorde a la valoración documental, la cual formará parte como evidencia de los trámites realizados en su momento.
 
ARTÍCULO TERCERO: INCORPORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A LOS EXPEDIENTES
 
Atendiendo lo establecido por el Archivo General de la Nación en virtud de la circular 001 de 2020 se deberá incorporar en los respectivos expedientes los documentos originados durante la contingencia, la incorporación de la documentación deberá corresponder a la TRD Tabla de Retención Documental de la Oficina productora de acuerdo a las Series y Subseries.
 
ARTÍCULO CUARTO: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Dicho procedimiento deberá atemperarse al redireccionamiento establecido de acuerdo a la clasificación y organización documental acorde con lo siguiente:
 
La clasificación de la documentación producida durante el trabajo en casa se debe realizar de acuerdo a la Tabla de Retención Documental, atendiendo las Series, Subseries y Tipos documentales que la conforman.
 
Una vez clasificada la información, se debe preparar para impresión de la siguiente manera:
 

1. Documentos que están en la Tabla de Retención Documental (SERIES Y SUBSERIES) y tienen firma escaneada: El jefe de la dependencia, acorde a los valores primarios y secundarios de los documentos, deberá evaluar si es necesario refrendar la firma escaneada, o de lo contrario se deberá colocar la firma mecánica.
 
2. Documentos soportes: Los documentos que llegaron durante el aislamiento preventivo y trabajo en casa al correo electrónico y que no forman parte como soporte de un trámite administrativo o en la TRD de la oficina productora, el Jefe de la dependencia evaluará la impresión de los mismos.

 
ARTÍCULO QUINTO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La Organización se deberá realizar atendiendo lo establecido en el Manual de Gestión Documental ubicado en el programa Lvmen [9] de la Universidad del Cauca y lo establecido en el Acuerdo AGN 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión.
 
Para tal caso y con el fin de dar seguridad de la información que se generó y tramitó de forma electrónica, en virtud de evitar posibles modificaciones del emisor o receptor se deberá conservar y de ser necesario imprimir el correo electrónico, el cual formará parte del soporte documental del documento original.
 
Con base en lo expuesto, cada jefe de dependencia evaluará y coordinar con su equipo de trabajo, atendiendo las normas de bioseguridad establecidas mediante resolución Rectoral 329 de 2020 en su anexo 7: Protocolo de Atención de Usuarios Internos y Externos y Manejo de Documentos Físicos (Adaptado De Las Medidas De Cuidado Y Control Documental En Tiempos De Pandemia - Archivo General De La Nación), la impresión de los documentos producidos durante el trabajo en casa, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la TRD de la oficina productora y evaluar si es necesario recopilar la firma mecánica o refrendar la escaneada.
 
PARAGRAFO PRIMERO: Cada Unidad Académica y Administrativa de la Universidad del Cauca deberá determinar y establecer los mecanismos para la entrega de los documentos que, por su trámite, forman parte de un expediente y deben reposar en la oficina como soporte documental.
 
ARTÍCULO SEXTO: DOCUMENTOS DE GRADO
 
La Secretaría General de la Universidad del Cauca, coordinará con los Decanos, Directora del Centro de Posgrados, Profesional Universitaria encargada de la División de Admisiones, Registro y Control Académico DARCA y el profesional especializado de la División Gestión Financiera, encargado de expedir y firmar paz y salvo financiero; la actividad de refrendar con su firma, cada uno de los paz y salvos expedidos por cada una de las dependencias citadas anteriormente, lo anterior con el ánimo de racionalizar los insumos, en razón, a que estos ya se encuentran impresos y fueron el soporte del procedimiento de grado en cada caso y forman parte de la Historia Académica del graduado, documentos que acorde con los tiempos establecidos en la TRD Tabla de Retención Documental son de conservación total e integran la parte misional de la institución.
 
ARTÍCULO SÉPTIMO: RESOLUCIONES
 
Esta Serie Documental, por ser actos administrativos de valor histórico, amerita conservación total, son de vital importancia en las actividades de la Universidad del Cauca, en este contexto las resoluciones se deben incorporar al expediente de la siguiente manera:
 

·Imprimir resolución en Word y recoger firma mecánica original

·Imprimir resolución en PDF, la cual en su momento se comunicó y notificó

·Imprimir la comunicación electrónica enviada mediante correo electrónico, o la Notificación electrónica del acto administrativo si a ello hubiere lugar.

 
De esta forma deberá estar conformado el archivo para cada una de las resoluciones generadas, comunicadas y/o notificadas durante el trabajo en casa, con el fin de dar confiablidad, seguridad a la información que se originó y tramitó en su momento.
 
ARTÍCULO OCTAVO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Una vez la Universidad del Cauca retome actividades de trabajo de forma presencial, el Área de Gestión Documental realizará el cronograma de transferencias primarias de cada una de las dependencias académico administrativas de acuerdo a los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental.
 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 
Se expide en Popayán, Ciudad Universitaria, a los dieciséis (16) días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).
 
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector