Circulares

Marzo 26 / 2021

Circular Informativa sobre trámites de pago y entrega de documentos originales firmados ante la División de Gestión Financiera

FECHA: POPAYÁN, 26 DE MARZO DE 2021.

DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA- DIVISIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES DE PAGO Y ENTREGA DE DOCUMENTOS ORIGINALES FIRMADOS EN EL MARCO DE LA ACTUAL EMERGENCIA SANITARIA.
 
La División de Gestión Financiera atendiendo las medidas preventivas frente la amenaza del CORONAVIRUS COVID-19, en concordancia con el estado de emergencia económica, social y ecológica decretado a nivel nacional informa a la comunidad universitaria y público en general, que se adoptarán los siguientes procedimientos:

Documentos para pago de contratistas y proveedores

La documentación para pago de contratistas y proveedores se deberá seguir enviando exclusivamente al correo institucional financiera@unicauca.edu.co [1]  con copia a jojeda@unicauca.edu.co [2], indicando en el asunto: Pagos y la dependencia. Se aclara que los supervisores deberán revisar y avalar los documentos para el pago de cada uno de los contratistas a su cargo y posteriormente enviarlos al correo institucional personal del Jefe de su Dependencia quien consolidará y remitirá desde su correo personal institucional la totalidad de las solicitudes de pago, un solo correo mensual con los documentos de pago de la Dependencia, Facultad, Convenio o Contrato. El reporte de Actividades debe enviarse un informe ejecutivo, el detallado debe quedar en poder del Supervisor.

Se aclara que la recepción anticipada de los documentos de pago obedece a la intención de avanzar en la revisión documental, buscando el menor traumatismo en la oportunidad del pago, para lo cual se programan las siguientes fechas:
 

 
Se solicita que por cada pago de contratista y proveedores, se envié un solo archivo en PDF que contenga todos los documentos, lo cual facilitará las tareas de revisión y elaboración de la cuenta por pagar, sin embargo, para hacer efectivo el pago la tesorería verificará que se hayan recibido los documentos originales y lo hará únicamente sobre documentos físicos, por lo que se solicita remitir la información de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en los pagos.

Las solicitudes de pago a contratistas deberán ser enviadas de acuerdo al cronograma establecido y en horario institucional habitual (lunes a viernes de 8:00 am a 5:00).

Los documentos se deben aportar de conformidad con lo dispuesto en las listas de chequeo, las cuales se pueden consultar en el programa Lvmen - Procesos – Apoyo - Gestión Administrativa y Financiera – Gestión Financiera -“listas de chequeo”.

En atención a la Resolución N° 0515 de 2020 [3] por la cual se establece el procedimiento para la reconstrucción de la información generada durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria, se informa que los Supervisores y contratistas son responsables de entregar la documentación original de las solicitudes de pago enviadas virtualmente de forma mensual, las cuales deben entregarse en sobre cerrado en el edificio de la Vicerrectoría Administrativa, mensualmente en dos (2) paquetes originales en físico a nombre del Tesorero de la Universidad, al igual que las correcciones solicitadas, con firmas originales, de los periodos 2020 y 2021, lo anterior teniendo en cuenta que la Contraloría General de la Republica ha realizado dos (2) auditorías del año 2018 y 2019 y actualmente se encuentra realizando la auditoría financiera de la vigencia 2020.
 
Para los soportes de los procesos académicos la Vicerrectoría Académica entregará a las Facultades y centros, un cronograma para la entrega de los documentos originales y firmados a la División de Gestión Financiera.
 
Universitariamente,
 
Original firmado                                                        Original firmado
CIELO PEREZ SOLANO                              JOSE REYMIR OJEDA OJEDA
Vicerrectora Administrativa                              Profesional Especializado
                                                                           División Gestión Financiera