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Noviembre 19 / 2021

Circular Informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre lineamientos cierre financiero y administrativo de la Universidad del Cauca Vigencia fiscal 2021 y apertura de la Vigencia 2022

Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria, Ciudadanía en general

DE:           VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PARA:   RECTOR, VICERRECTORES, DIRECTORES DE CENTROS, JEFES DE DEPENDENCIA, DECANOS Y COORDINADORES DE AREAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.

ASUNTO:   LINEAMIENTOS SOBRE EL CIERRE FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA PARA LA VIGENCIA FISCAL 2021 Y APERTURA DE LA VIGENCIA 2022.

En el marco de los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 051 de 2007, Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y en aras de garantizar un apropiado cierre financiero y administrativo para la vigencia 2021 y culminar las actividades en materia presupuestal, contable, tesoral y, adquisición de bienes y servicios, se informa a la Comunidad Universitaria que las fechas establecidas en el presente documento son de obligatorio cumplimiento e inmodificables dada la implementación del nuevo Catálogo de Clasificación Presupuestal (CCP), lo anterior, a fin de asegurar la entrega de información a los diferentes entes de control e iniciar oportunamente la ejecución del presupuesto de la vigencia 2022.


I. GENERALIDADES
 

1.- Entiéndase como cierre de vigencia el cese de todas las operaciones del presupuesto, adquisición de bienes y servicios, tesorería, almacén, inventarios, nómina, reconocimiento contable de legalizaciones y demás actividades que afecten la operación financiera de la Universidad.

2. – El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el Capítulo IX, Ejecución presupuestal, artículos 26, 27 y 28, del Acuerdo Superior N° 051 de 2007, generará responsabilidad disciplinaria y fiscal, para el funcionario.

3.- El presente cronograma tiene efectos para todas las dependencias administrativas y académicas de la Universidad del Cauca, en razón a que la información producto del cierre presupuestal, contable y financiero es la fuente a partir de la cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de control. La obtención de esta información será responsabilidad de quienes la hayan originado, consolidado y revisado.

4.- El funcionario que no aporte los documentos pertinentes para adelantar los trámites dentro de los plazos establecidos en el presente cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que refiere el Estatuto Financiero y Presupuestal y, el Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca.

5.- Que de conformidad con lo previsto en la Ley 996 de 2005– Ley de Garantías electorales, se establecen en su artículo 33, restricciones en materia de contratación pública para todas las entidades del Estado, así:

 

ARTICULO 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PUBLICA. Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.

Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito publico, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitales.


6. - De manera excepcional la Universidad podrá llevar a cabo por fuera del cronograma establecido en la presente circular, sin superar el 31 de Diciembre de 2021, solo aquellos trámites particulares, que hacen referencia a proyectos financiados con recursos del SGR, proyectos que su ejecución dependa de factores o entidades interinstitucionales y/o proyectos en los que no se pueda suspender su ejecución y que se encuentren debidamente justificados en la necesidad del servicio y/o obligaciones a cargo de la institución previamente establecidas y/o hechos imprevisibles y/o de fuerza mayor.

7. – Que la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad del Cauca, mediante comunicación 2.5-92.8/320 de 07 de septiembre de 2021, manifiesta que teniendo en cuenta las disposiciones normativas contenidas en la Ley 996 de 2005 y los calendarios electorales fijados por la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante resoluciones N° 2098 del 14 de marzo de 2021 y N° 4371 del 18 de mayo de 2021, se deben considerar los siguientes plazos para efectos de proyección de cronogramas para la planeación de la contratación que requiera adelantar la Universidad bajo la modalidad de contratación directa de contratos y/o convenios interadministrativos, así :

 

ELECCIONES

FECHA DE ELECCIONES

RESTRICCIÓN

Congreso de la Republica

13 de marzo de 2022

A partir del 13 de noviembre de 2021 a las 00:00 horas hasta las 24 horas del 13 de marzo de 2022 para la suscripción de contratos y/o convenios interadministrativos.

Presidenciales

Primera vuelta 29 de mayo de 2022

A partir del 29 de enero de 2022 a las 00:00 horas, hasta el 29 de mayo de 2022 para la suscripción de órdenes de prestación de servicios, los convenios o contratos  y demás que se enmarquen en las causales  de la modalidad  de contratación directa.

Segunda vuelta (si aplica)

Se extiende hasta las 24 horas del 19 de junio de 2022.


II. CRONOGRAMA
 

El siguiente es el cronograma para el cierre fiscal de la vigencia 2021.
 

 

ACTIVIDAD

Fecha límite para trámite

1

CIERRE PRESUPUESTAL Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1.1

Solicitud de traslados presupuestales.

Viernes 26 de noviembre de 2021

1.2

Recepción de solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para tramites adquisición de bienes y servicios  y demás compromisos académicos y/o administrativos institucionales a adquirir mediante la modalidad de contratación directa.

Viernes 26 de noviembre de 2021

1.3

Recepción de solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para tramites contractuales y demás compromisos institucionales adquirir mediante la modalidad de oferta pública.

Viernes 26 de noviembre de 2021

1.4

Recepción de solicitudes de trámite para adición, modificación, prorroga y suspensión de contratos ante la Vicerrectoría Administrativa.

Martes 30 de noviembre de 2021

1.5

Recepción de Certificados para pago de Monitorias en Vicerrectoría Administrativa.

Viernes 17 de diciembre de 2021

1.6

Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal.

Miércoles 15 de diciembre de 2021

1.7

Reconocimiento puntos académicos a docentes.

Viernes 26 de noviembre de 2021

1.8

Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos a la División de Gestión del Talento Humano.

Lunes 29 de noviembre

1.9

Remisión de nómina y descuentos del mes de diciembre de 2021 a la División de Gestión Financiera.

Miércoles 15 de diciembre de 2021

1.10

Remisión aportes de nómina mes de diciembre de 2021 a la División de Gestión Financiera.

Viernes 17 de diciembre de 2021

1.11

Recepción de solicitudes de anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal ante la Vicerrectoría Administrativa

Viernes 17 de diciembre de 2021

1.12

Recepción de solicitudes de reservas presupuestales ante la Vicerrectoría Administrativa.

Miércoles 15 de diciembre de 2021

2

CIERRE ADQUISICIONES E INVENTARIOS

2.1

Recepción de solicitudes para la adquisición de bienes

Viernes 26 de noviembre de 2021

2.2

Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de adquisiciones e Inventarios.

Viernes 24 de diciembre de 2021

2.3

Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios.

Viernes 17 de diciembre de 2021

2.4

Entrega de Notas de Alta con recibo a satisfacción, por parte de la División de Servicios Administrativos – Área de Adquisiciones e Inventarios a la División de Gestión Financiera.

Viernes 24 de diciembre de 2021

2.5

Entrega de la cuenta de movimiento mensual de bienes a la División de Gestión Financiera.

Jueves 23 de diciembre de 2021

3

CIERRE DE AVANCES

3.1

Recepción de solicitudes de avance por cualquier concepto.

Martes 30 de noviembre de 2021

3.2

Reconocimiento de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios.

3.3

Recepción de documentos soportes de legalización de avances por todo concepto.

Viernes 17 de diciembre de 2021

4

CIERRE TESORERIA

4.1

Recepción de documentos para tramite de pago en la vigencia 2021 (Certificaciones de pago y liquidación de órdenes de prestación de servicios y/contratos, órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes, facturas, certificaciones, constancias, entre otros. )

Viernes 17 de diciembre de 2021

4.2

Solicitudes de pago de Servicios Públicos correspondiente a los meses de noviembre y diciembre.

Viernes 17 de diciembre de 2021

 

 
Universitariamente,

CIELO PÉREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa

 
 

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