• Políticas de publicación sitio web


Términos y políticas de publicación en el Sitio Web Universitario

Se enuncian en el presente documento los "Términos y políticas del Portal Web universitario www.unicauca.edu.co" esperando que los usuarios de éste conozcan cómo funciona, los usos aceptados y los que deben evitarse.
 
Se entenderá que toda persona que utilice el Portal Web institucional de la Universidad del Cauca conoce y acepta el reglamento vigente sobre su uso y el desconocimiento del mismo no la exonera de las responsabilidades a las que haya lugar.
 
Las Directivas Institucionales, en particular la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación, se comprometen a difundir el documento que defina los
"Términos y políticas de publicación para el Portal Web universitario www.unicauca.edu.co" entre los usuarios de los servicios prestados a través del mismo.

 


TÍTULO I
EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA


Dentro de los medios masivos de comunicación institucional se encuentran la Oficina de Prensa, la Productora de Televisión, Unicauca Estéreo 104.1 F.M., el Taller Editorial, los diferentes Periódicos y Revistas y el Portal Web y, de acuerdo al Manual de Operaciones Proceso Comunicación Institucional, emitido por la Oficina de Planeación, el Sistema Institucional de Comunicaciones:
 
"Está constituido por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación Organizacional e Informativa, la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada, esto es, diseñar un Plan o Manual de Medios de Comunicación."
 
En el mismo texto se definen algunas de las funciones en cuanto a la administración y publicación de contenidos y uso del correo electrónico dentro del Portal Web Institucional www.unicauca.edu.co de la siguiente manera:
 
En este manual, los medios de comunicación entre la Universidad, cliente, grupos de interés y organismos de control, el área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servidores que ofrece la entidad, los medios de acceso a la información con que cuenta la entidad y la publicación a través de medios electrónicos (página Web), de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Ley 962 de 2005); se representan a través de los medios de comunicación de carácter permanente para que la ciudadanía y partes interesadas conozcan lo que se planea y se ejecuta, y puedan realizar el seguimiento correspondiente; los medios además, permiten la necesaria realimentación que genere unidad de criterio, de convicción o de mejoramiento, si es del caso, entre estos medios de comunicación además de los mencionados anteriormente, se tiene:
 
www.unicauca.edu.co es el medio de comunicación electrónico de la Alma Máter. Tiene como función fundamental informar a la comunidad universitaria y a los usuarios externos, tanto a nivel local, como nacional e internacional y durante las veinticuatro horas del día, sobre el acontecer diario de la Universidad. Como medio de comunicación, publica a través de diversas unidades, todo lo referente a la actualidad universitaria, principalmente en las secciones de noticias, eventos y documentos de interés público como inscripción, admisión académica y matriculas para primer semestre, convocatorias, concursos, licitaciones y formatos para procedimientos internos, comunicados y resoluciones; el buzón virtual de Escríbale al Rector, constituye un mecanismo para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores de la Institución. Todo esto mediante estructuras informativas hipertextuales que permiten al usuario un proceso de navegación completa, ofreciéndole la posibilidad de descargar diversos archivos y visitar otros sitios Web universitarios y de información complementaria. A través de este medio la comunidad universitaria puede conocer también la información institucional referente a todas las dependencias administrativas y académicas y puede acceder al servicio de correo electrónico. Se destaca también que el portal es el medio de acceso a todos los sitios y páginas Web institucionales pertenecientes a diversas dependencias, facultades, programas académicos, grupos de investigación, docentes y estudiantes.

 

TÍTULO II
NORMAS GENERALES


Las normas generales aplican tanto para el Portal Web Institucional como para los diferentes Sitios Web que lo conforman hasta el segundo nivel de navegación siempre y cuando manejen la interfaz institucional y para las diferentes aplicaciones Web que funcionen dentro del mismo. Este documento reglamenta el uso los servicios de publicación de contenidos en Internet y de correo electrónico que utilicen los servidores de la Universidad del Cauca en el Portal Web Institucional www.unicauca.edu.co a través de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 

CAPÍTULO I
LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA


ARTÍCULO 1. DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. La División de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la Universidad del Cauca tendrá a su cargo la administración, la prestación de los servicios de Internet, la administración y publicación de contenidos, de correo electrónico y del uso que se le dé dentro www.unicauca.edu.co, además, será la encargada de proponer actualizaciones o reformas al presente documento para que las Dependencias Universitarias encargadas de estudiarlas aprueben o no dichos cambios en los "Términos y políticas de publicación para el sitio Web universitario www.unicauca.edu.co" siempre que se establezcan en y para el Portal Web institucional.
 
ARTÍCULO 2. FUNCIONARIOS. La administración de ambos servicios la realizarán los jefes de las áreas de contenidos, servidores, desarrollo y diseño y los monitores de cada una de ellas designados por la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación, quienes deben cuidar la integridad de los servicios, garantizando, en la medida de lo posible, su óptimo funcionamiento, así como el mantenimiento de los equipos, instalaciones y servicios a su cargo y que a través de www.unicauca.edu.co se presten.
 
ARTÍCULO 3. USUARIOS AUTORIZADOS. La
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación autorizará para la utilización de los servicios de publicación y correo electrónico institucional a todo el personal que haga parte de la comunidad universitaria: personal docente, personal administrativo, estudiantes, grupos y asociaciones académicas, personas que presten servicios a la Institución, dependencias administrativas y académicas, egresados y usuarios externos (docentes, investigadores e instituciones que cuenten con alguna relación vigente con la Universidad del Cauca).
 
Parágrafo. Se permitirá utilizar los servicios siempre y cuando se demuestre el vínculo con la Universidad del Cauca y el o los objetivos de la solicitud.
 

CAPÍTULO II
ÁREAS DE LA
DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN QUE TIENEN RELACIÓN CON www.unicauca.edu.co

 
ARTÍCULO 4. El Portal Web Institucional será administrado por la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación, dependencia adscrita a la Vicerrectoría Administrativa, y para ello cuenta con las Áreas de Contenidos Web, Servidores y Servicios de Internet, Diseño Web, Desarrollo Web e Infraestructura y cada una de éstas contará con un Coordinador de Área y con los monitores necesarios que garanticen el normal funcionamiento y el adecuado mantenimiento de www.unicauca.edu.co
 

CAPÍTULO III
USO DE LOS SERVICIOS DE PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS Y CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL


ARTÍCULO 5. La División de Tecnologías de la Información y la Comunicación se reserva el derecho de impedir publicaciones y de enviar o recibir mensajes que atenten contra la reputación y el buen nombre de la Universidad del Cauca de manera directa o indirecta así como contra el de cualquier ciudadano, ante lo cual la responsabilidad se reduce a rectificar la información publicada en términos de igualdad y equidad entre las partes afectadas.
 
ARTÍCULO 6. Quienes soliciten publicaciones en www.unicauca.edu.co y utilicen cuenta de correo electrónico institucional siempre deben mantener las normas mínimas de respeto, cortesía y responsabilidad social ante los demás usuarios (instituciones y/o personas) que puedan tener acceso a los contenidos publicados.
 
ARTÍCULO 7. Toda persona que solicite o haga efectivo el servicio de publicación web y/o de correo electrónico institucional debe prevenir, impedir y denunciar el uso de material indebido en una red global de información así como la utilización de vínculos relacionados con este tipo de materiales.
 
ARTÍCULO 8. La
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación se compromete a cuidar la identidad de quienes hagan uso del Portal Web Institucional en los dos servicios antes mencionados y los datos que de estos se guarden y limitan su utilidad al posible contacto que se haga con ellos posterior a la prestación del servicio de publicaciones.
 
ARTÍCULO 9. La
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación no solicitará ni guardará información que no sea estrictamente necesaria para hacer efectiva una solicitud de publicación, entre lo que se puede mencionar: información personal (direcciones físicas, bancaria, contraseñas, etc.) ni cualquier otro tipo de datos que no correspondan al cumplimiento de las publicaciones en Internet.
 
ARTÍCULO 10. www.unicauca.edu.co no venderá o alquilará el sitio o partes del mismo a personas o instituciones externas con fines lucrativos, pero sí podrá ubicar contenidos promocionales e información que se corresponda directamente con la Universidad del Cauca.
 

TÍTULO III
DE LA PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS EN www.unicauca.edu.co

 
ARTÍCULO 11. Cualquier persona, agrupación, o dependencia perteneciente a la Universidad del Cauca en su calidad de usuario del Portal Web Institucional podrá solicitar al Área de Contenidos Web de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación la publicación de contenidos en las diferentes secciones que lo conforman. Cuando se trate de solicitudes externas, éstas deberán tener relación directa con la Institución para darles trámite, pero la prioridad la tendrá siempre las que provengan desde el interior de la Universidad.
 
No se niega la publicación de contenidos completamente externos pero dichas solicitudes deberán tener claro el propósito y el beneficio que le pueda brindar a la comunidad de la Universidad del Cauca y respetar las normas humanas y de infraestructura establecidas en el presente documento.
 
ARTÍCULO 12. SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN EN www.unicauca.edu.co. Las solicitudes y trámites de publicación se podrán realizar a través de los siguientes medios:
 
a. Vía correo electrónico, siempre dirigiéndose a editor@unicauca.edu.co poniendo en el asunto: Solicitud de publicación. Se atenderán únicamente las solicitudes que provengan de una cuenta de correo electrónico institucional.
 
b. Oficios de papel con membretes de la Universidad firmados por la persona responsable de la publicación incluyendo correo electrónico institucional.
 
c. Atención personalizada en el Área de Contenidos Web. La persona que acuda a realizar la publicación será la responsable de firmar el contenido publicado en el Portal Web Institucional.
 

CAPÍTULO I
PUBLICACIÓN DE NOTICIAS

 
ARTÍCULO 13. REQUISITOS. Para publicar una Noticia en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar la información sobre el hecho noticioso a la Oficina de Prensa de la Universidad del Cauca a prensa@unicauca.edu.co, dependencia que emitirá el respectivo Boletín de Prensa y lo remitirá al Área de Contenidos Web de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación a editor@unicauca.edu.co.
 
- Si se van a suministrar fotografías éstas deben ser digitales y con unas medidas mínimas de 640 píxeles x 480 píxeles con el respectivo crédito para su publicación. De no tener imagen fotográfica, el Área de Contenidos Web la seleccionará del archivo propio o acudirá a realizar la reportería para la misma.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web editará para web el texto y procederá a atenderla.
 
- Cada Noticia publicada incluirá, al final del texto, el nombre del Jefe de Prensa de la Institución y el nombre y el correo electrónico institucional de quien hizo la solicitud a la Oficina de Prensa.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante y a la Oficina de Prensa indicándoles el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 

CAPÍTULO II
PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

 
ARTÍCULO 14. La normatividad para la elaboración de Documentos Públicos de la Universidad del Cauca está consignada en el “Procedimiento Fundamental y Control de Documentos (ME-CM-2,2.PR.1)” emitido por la Oficina de Planeación. Al hacerse una solicitud para publicar un archivo de este tipo en el Portal Web Institucional éste deberá acogerse a dicho texto y el Área de Contenidos Web únicamente realizará labores de revisión ortográfica para no afectar el sentido del documento a publicar y no será responsable por las repercusiones o la interpretación que se le dé. Las solicitudes, para todo Documento Público, deberán llegar en texto plano y no en hojas escaneadas ni en imágenes que no permitan la normal labor de las personas encargadas de administrarlos y publicarlos en el Área de Contenidos Web. Las tablas que sean indispensables en el contenido de los Documentos Públicos serán convertidas en archivos .htm o .pdf para ser descargadas dentro del mismo.

Parágrafo. Los Documentos Públicos (Actas, Comunicados, Acuerdos, Resoluciones, Circulares) que se publiquen en el Portal Web Institucional ya deben haber surtido los trámites necesarios y deben haber sido emitidos legal y oficialmente por la Universidad del Cauca por lo que no será necesario alojar en los servidores institucionales documentos adjuntos ni descargables.

Parágrafo. La dependencia o funcionario de la Universidad del Cauca que solicite la publicación de un Documento Público sin que se haya emitido legal y oficialmente por la Universidad del Cauca tendrá las responsabilidades disciplinarias y/o legales a las que haya lugar.

 
ARTÍCULO 15. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE ACTAS. Para publicar un Acta en www.unicauca.edu.co se debe:

- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo, sin tablas.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Si se trata de una publicación a nombre de un grupo o colectividad, se exigirá igualmente la cuenta de correo electrónico institucional y la persona que actúe como responsable y vocero del grupo interesado en la publicación y de su contenido.

- Cada Acta publicada incluirá, al final del texto, el nombre de la persona, el grupo al que representa (si es necesario), la dependencia universitaria y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 16. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE ACUERDOS. Para publicar un Acuerdo en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo, sin tablas y debe tener definidos Número de Acuerdo, Considerando, Acuerda, Publíquese, comuníquese, cúmplase y Firma.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Si se trata de una publicación a nombre de un grupo o colectividad, se exigirá igualmente la cuenta de correo electrónico institucional y la persona que actúe como responsable y vocero del grupo interesado en la publicación y de su contenido.
 
- Cada Acuerdo publicado incluirá, al final del texto, el nombre de la persona, el grupo al que representa (si es necesario), la dependencia universitaria y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 17. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE CIRCULARES. Para publicar una Circular en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo y sin tablas.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Si se trata de una publicación a nombre de un grupo o colectividad, se exigirá igualmente la cuenta de correo electrónico institucional y la persona que actúe como responsable y vocero del grupo interesado en la publicación y de su contenido.
 
- Cada Circular publicada incluirá, al final del texto, el nombre de la persona, el grupo al que representa (si es necesario) y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 18. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS. Para publicar un Comunicado en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo y sin tablas.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Si se trata de una publicación a nombre de un grupo o colectividad, se exigirá igualmente la cuenta de correo electrónico institucional y la persona que actúe como responsable y vocero del grupo interesado en la publicación y de su contenido.
 
- Cada Comunicado publicado incluirá, al final del texto, el nombre de la persona, el grupo al que representa (si es necesario) y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 19. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS. Para publicar una Convocatoria en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo y sin tablas.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y que pueda atentar contra el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Si se trata de una publicación a nombre de un grupo o colectividad, se exigirá igualmente la cuenta de correo electrónico institucional y la persona que actúe como responsable y vocero del grupo interesado en la publicación y de su contenido.
 
- Si la Convocatoria es realizada por personas y o grupos externos a la Institución, ésta deberá ser evaluada, editada y aprobada por el personal del Área de Contenidos Web siempre con el visto bueno del Jefe de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
- Cada Acuerdo publicado incluirá, al final del texto, el nombre de la persona, el grupo al que representa (si es necesario), la dependencia universitaria y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 20. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE EDICTOS. Para publicar un Edicto en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo, sin tablas y debe tener definidos número y fecha, motivo de la notificación, artículos, publíquese, comuníquese, cúmplase, firmas y, si es necesario, fecha de des fijación.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Cada Edicto publicado incluirá, al final del texto, el nombre de la persona y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 21. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE RESOLUCIONES. Para publicar una Resolución en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo, sin tablas y debe tener definidos número y fecha, motivo de la Resolución, artículos, publíquese, comuníquese, cúmplase y firmas.
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Cada Resolución publicada incluirá, al final del texto, el nombre de la persona y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.

 

CAPÍTULO III
PUBLICACIÓN DE EVENTOS


ARTÍCULO 22. La sección Eventos en el Portal Web Institucional estará destinada, en primera instancia, a informar a la comunidad universitaria y en general sobre eventos académicos, culturales, deportivos, sociales y de proyección a la comunidad que sean realizados u organizados por personas, agrupaciones o dependencias de la Universidad del Cauca; en segundo lugar estarán aquellos sucesos en los que la Institución participe a través de alguno de sus miembros, agrupación o dependencia; finalmente, se podrán hacer publicaciones en esta sección que sean completamente ajenos previo estudio y autorización del Área de Contenidos Web de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
ARTÍCULO 23. REQUISITOS PARA LA PUBLICACIÓN DE EVENTOS. Para publicar un Evento en www.unicauca.edu.co se debe:
 
- Enviar solicitud mediante correo electrónico, únicamente a través de cuenta institucional, a editor@unicauca.edu.co debiendo estar firmada por la persona responsable, incluyendo el cargo o función dentro de la Institución, y la información a publicar en archivo adjunto.
 
- El adjunto deberá tener las siguientes características: estar realizado en formato Word, fuente Arial 12 puntos, espaciado sencillo, sin tablas, información de contacto (persona, dependencia, dirección, teléfono y extensión).
 
- Al recibir la solicitud el personal del Área de Contenidos Web verificará que se cumplan los puntos anteriores y de ser así procederá a atenderla, de lo contrario y con el fin de evitar publicaciones anónimas que atenten contra la honra y el buen nombre de los ciudadanos no se publicará la información solicitada.
 
- Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos, se le notificará vía correo electrónico a la persona que hizo la solicitud el motivo registrando el proceso.
 
- Cada Evento publicado incluirá, al final del texto, el nombre de la persona y el correo electrónico institucional desde el cual se hizo la solicitud de publicación del contenido.
 
- Los eventos irán apareciendo en el Home cronológicamente de acuerdo a su fecha de realización y tendrán relevancia para estar ahí los que involucren directamente a la Institución y de ser eventos externos se publicarán en el Home única y exclusivamente si hay espacio para ello.
 
Una vez que la solicitud haya sido atendida y publicada en el Portal Web Institucional, se notificará vía correo electrónico al solicitante indicándole el vínculo en el que se puede ver y se guardará el debido registro en Help Desk.
 
ARTÍCULO 24. RESERVA DEL DERECHO DE CAMBIOS EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL. La
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la Universidad del Cauca se reserva el derecho de hacer cambios en la estructura y ubicación de los enlaces y archivos dentro del Sitio y el Servidor Web para cumplir así con los estándares establecidos y normas de este documento, modificaciones al mismo o acuerdos posteriores que así lo exijan y en los diferentes procesos de implementación de calidad y optimización de recursos institucionales.
 

CAPÍTULO IV
DE LA PUBLICACIÓN DE PRODUCTOS DE OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

 
ARTÍCULO 25. La Universidaddel Cauca cuenta con su propio Sistema de Medios de Comunicación los cuales pueden hacer uso del Portal Web institucional para dar a conocer sus diferentes productos a la comunidad universitaria y en general. Todos y cada uno de los medios de comunicación de la Alma Máter que soliciten que algún material sea alojado y publicado en www.unicauca.edu.co deberá cumplir a cabalidad lo estipulado en el presente documento y las normas propias si es que cuentan con ellas. Los tres medios (Emisora, Impresos y Unicauca TV) contarán con un acceso directo a su información y contenidos en el Home del Portal Web institucional.
 
ARTÍCULO 26. CONTENIDOS DE UNICAUCA ESTÉREO 104.1 F.M. La emisora de la Universidad del Cauca tendrá transmisión en vivo y en tiempo real durante las 24 horas del día los 365 días al año y cuenta con “Emisora” un servidor propio que le permitirá guardar en él los archivos que crean necesarios siempre en la medida de las capacidades técnicas del equipo.
 
Parágrafo. La parrilla de programación deberá mantenerse debidamente actualizada y deberá respetarse al pie de la letra y de haber algún cambio en su contenido deberá ser informado al Área de Contenidos Web para su divulgación en la comunidad universitaria.
 
ARTÍCULO 27. CONTENIDOS DE PERIÓDICOS, REVISTAS E IMPRESOS. La Universidad del Cauca cuenta con diversas publicaciones de carácter periódico que son producidas por diferentes dependencias, unidades académicas y grupos de investigación de la Institución. Estos medios escritos dan cuenta de las actividades académicas, investigativas y de proyección social que se realizan en la Universidad, y muchas de ellas incluyen contenidos especializados sobre las distintas áreas del conocimiento. Varias de estas publicaciones además de encontrarse disponibles en su versión impresa se pueden consultar a través del Portal Web institucional.
 
Parágrafo. La publicación impresa que desee dar a conocer sus contenidos en www.unicauca.edu.co deberá solicitar a la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación la creación de un Sitio Web con la interfaz institucional y los contenidos en él alojados serán responsabilidad únicamente de los administradores del impreso. La responsabilidad del Área de Contenidos Web se limita únicamente al segundo nivel de navegación.
 
ARTÍCULO 28. CONTENIDOS DE LA PRODUCTORA DE TELEVISIÓN. Unicauca TV cuenta con tres producciones propias (Perspectivas, Univerciudad y Unicauca Noticias) que serán publicadas en www.unicauca.edu.co siempre y cuando cumplan con lo estipulado en el presente documento y con la siguiente frecuencia semanal:
 
- Univerciudad: una vez por semana.
- Perspectivas: una vez por semana.
- Unicauca Noticias: tres veces por semana.
 
Parágrafo 1. Los productos audiovisuales de la Productora de TV de la Universidad del Cauca deberán ser entregados al Área de Contenidos Web con un tamaño máximo de 300 MB para ser alojados en el servidor “Unicauca TV” con periodicidad de un mes al cabo del cual serán actualizados con los nuevos productos y la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación no será responsable del archivo físico de los productos de Unicauca TV.
 
Parágrafo 2. Si se le llegara a solicitar a la Productora de TV algún material en alta definición (HD) y dicha solicitud es aprobada por la Dependencia encargada, el audiovisual se alojará en el servidor “Unicauca TV” por 24 horas para que pueda ser descargado por quien lo pidió. Al cumplirse el tiempo de descarga el producto será retirado del servidor.
 

TÍTULO IV
DE LOS DERECHOS DE AUTOR

 
ARTÍCULO 29. MATERIAL PUBLICADO EN www.unicauca.edu.co. Todo contenido o material publicado en www.unicauca.edu.co deberá cumplir con la Legislación sobre Derechos de Autor referida en la Constitución Política de 1991, la Ley 23 de 1982 y demás normas y convenios concordantes tanto a nivel nacional como internacional sobre el tema. La Universidad del Cauca ni la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación se responsabilizarán por el material que sea publicado sin el cumplimiento de los debidos requisitos y/o procedimientos internos establecidos y sin las autorizaciones expresas de su autor. Toda responsabilidad legal, civil y administrativa sobre estas actuaciones recaerá exclusivamente sobre la persona que infringió las citadas normas.
 
ARTÍCULO 30. RESPONSABILIDAD DE LA DIVISIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. La
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la Universidad del Cauca velará por la no transmisión, publicación, almacenaje o distribución en www.unicauca.edu.co de cualquier contenido que atente contra la Constitución Política, la Legislación Nacional, los Reglamentos Internos de la Universidad del Cauca y demás normas aplicables. Incluido el material constitutivo de amenazas legales y violatorio de la propiedad intelectual y los derechos de autor sin el cumplimiento de los requerimientos legales para ello establecidos.

Parágrafo. Están prohibidas todas las actuaciones que violen la seguridad de los servicios o de los contenidos publicados en www.unicauca.edu.co, en cuyo caso se dará lugar a responsabilidad administrativa, civil o penal de acuerdo al caso en concreto.
 

TÍTULO V
SOBRE LOS DAÑOS Y PERJUICIOS

 
ARTÍCULO 31. CONDUCTA INDEBIDA. Nadie podrá solicitar la publicación en el Portal Web Institucional bajo ningún formato de contenidos difamatorios, escandalosos, privados sin permiso, que atenten contra la honra, moral, dignidad y buen nombre de la Institución, miembros de la comunidad universitaria y/o terceros (personas o instituciones), marcas registradas ni propiedad intelectual protegida por la Ley. De llegar a presentarse lo anterior la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación suspenderá preventivamente los servicios de publicación a quien cometa la falta e informará a la respectiva dependencia universitaria en primera instancia y en segunda, si es necesario, a las autoridades competentes para que inicien las acciones a las que haya lugar.
 
ARTÍCULO 32. PERJUICIOS A MENORES DE EDAD. Por ser violatorio de la Ley, está prohibido usar el sistema de publicaciones web de la Universidad del Cauca (Portal Web y Sitios Web) para efectuar cualquier tipo de acción que violente a los menores de edad. De presentarse tal situación la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación informará a las autoridades competentes y a las Directivas Universitarias sobre quien haya realizado la solicitud para iniciar las acciones a las que haya lugar y para que, de igual manera, se defina la sanción interna respectivamente.
 

TÍTULO VI
SITIOS WEB DE LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS

 
ARTÍCULO 33. SITIOS WEB DE LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS. Cada una de las Dependencias de la Universidad del Cauca deberá tener activa una cuenta de correo institucional y un Sitio Web específico en donde se publicará y se mantendrá actualizada la información que sea pertinente y en el que también deberán estar claramente visibles y expuestos los siguientes aspectos según sea el tipo:
 
Dependencias Administrativas


- Misión, visión y objetivos.
- Reseña histórica.
- Nombres completos del y correo electrónico institucional Jefe de la Dependencia.
- Dirección física.
- Teléfono y extensión.

- Correo electrónico institucional.
- Servicios que presta dentro de la comunidad universitaria.

 
Dependencias Académicas


- Misión, visión y objetivos.
- Reseña histórica.
- Nombres completos, hoja de vida y correo electrónico institucional de la persona a cargo.
- Dirección física.
- Teléfono y extensión.
- Correo electrónico institucional.
- Plan de estudios.

- Perfil ocupacional.
- Perfil profesional.

 
ARTÍCULO 34. PUBLICACIONES DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS. El contenido de dichas publicaciones será responsabilidad de la persona encargada de cada Sitio, de no haberla será asumida por el Jefe de la misma, y debe cumplir con las normas establecidas en el presente documento.
 
ARTÍCULO 35. IMPOSIBILIDAD DE PUBLICAR. En casos de fuerza mayor y caso fortuito en donde no se cuente con los recursos humanos, técnicos y tecnológicos para cumplir con lo anterior, la Dependencia que no pueda publicar, editar o administrar algún contenido deberá enviar la solicitud al Área de Contenidos de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación en la cual se debe cumplir con los siguientes requisitos:
 
1. Solicitud vía correo electrónico a editor@unicauca.edu.co incluyendo en archivo adjunto del texto a publicar.
2. Archivo en formato Word.
3. Fuente Arial 12 puntos.
4. Espacio sencillo.
5. Sin tablas, imágenes o cuadros de texto insertados.
 
Parágrafo. Los requisitos anteriores también se hacen efectivos cuando una dependencia deba publicar algún contenido en el Portal Web Institucional.
 
ARTÍCULO 36. CARACTERÍSTICAS DE LOS SITIOS WEB INSTITUCIONALES. Los Sitios Web que conformen el Portal Web Institucional, diferentes a los de las Dependencias y las Facultades, tendrán plena autonomía en cuanto a su arquitectura, diseño y desarrollo, pero deberán cumplir con las siguientes características establecidas en el “Manual de estilo visual para el diseño de sitios, portales, aplicativos, interfaces, sistemas de información, blogs y todos los servicios web de la Universidad del Cauca”:
 
Si el Sitio Web es realizado en la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación:
 
- El identificador base siempre deberá estar ubicado en el cabezote del Servicio Web en la esquina superior izquierda y, para su correcta visibilidad, a un tamaño mínimo de 145 pixeles de ancho x 68 pixeles de alto si el formato es horizontal y de 75 pixeles de ancho por 115 pixeles de alto si es vertical.
 
- La tipografía utilizada para el diseño de los Sitios Web, aplicativos, interfaces y blogs universitarios es la fuente Arial.
 
- Los colores se manejarán en hexadecimales de la siguiente manera: Azul # 05A54 y Rojo oscuro # 7E0000 para corporativos y Azul claro # 203F98 y Rojo # CC0000 para los complementarios.
 
Si el Sitio Web es realizado por fuera de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación y solicita utilizar un dominio en www.unicauca.edu.co:
 
- El identificador base siempre deberá estar ubicado en el cabezote del Servicio Web en la esquina superior izquierda y, para su correcta visibilidad, a un tamaño mínimo de 145 pixeles de ancho x 68 pixeles de alto si el formato es horizontal y de 75 pixeles de ancho por 115 pixeles de alto si es vertical.
 
- La tipografía utilizada para el diseño de los Sitios Web, aplicativos, interfaces y blogs universitarios es la fuente Arial.
 
- Los colores se manejarán en hexadecimales de la siguiente manera: Azul # 05A54 y Rojo oscuro # 7E0000 para corporativos y Azul claro # 203F98 y Rojo # CC0000 para los complementarios.
 
- El Sitio deberá estar, preferiblemente, desarrollado en la plataforma de gestión de contenido Drupal.
 
- Deberá utilizar el diseño de la interfaz estándar elaborada por el Área de Diseño Web según el carácter del solicitante. Habrá cuatro prototipos (Dependencias, Facultades, Departamentos y Programas Académicos) que, por institucionalidad, se tendrán que mantener y respetar.
 
Parágrafo 1. El Sitio Web se revisará en las Áreas de Diseño, Servidores y Desarrollo quienes deberán aprobar mediante auditoría los estándares mínimos y los controles de seguridad respectivos en la aplicación de la siguiente manera:
 
- Área de Diseño Web: lo establecido en el Artículo 36.
 
- Área de Servidores Web: utilización de módulos y de software actualizado compatible con las versiones actuales del servidor, entrega de la documentación necesaria para la administración y gestión del Sitio Web en caso de que ocurran fallas técnicas y cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad regulados por las Políticas de seguridad para los administradores de servicios externos ofrecidos por el Centro de Datos de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
- Área de Desarrollo Web: deberán entregarse los manuales de usuario, instalación, documentación del desarrollo, si existe el archivo de la creación de la(s) base(s) de datos en formato digital para ser revisada y almacenada en la bodega de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
Parágrafo 2. De no superar completamente los estándares mínimos, el Sitio Web no será alojado en ningún servidor de www.unicauca.edu.co
 
ARTÍCULO 37. USO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS SITIOS WEB. Cuando el Sitio Web se encuentre funcionando dentro del Portal Web Institucional, la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación entregará a quien lo haya solicitado el usuario y la clave para su administración. Ninguna Dependencia podrá registrar y/o crear dominios a nombre propio de la Universidad del Cauca por fuera de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación. De presentarse este hecho la responsabilidad sobre lo publicado será únicamente de la persona, agrupación o institución encargada de su creación y administración exonerando a la Alma Máter de toda culpa por su manejo indebido.
 

TÍTULO VIII
DEL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

 
ARTÍCULO 38. CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO. Definiciones:

Cuenta de correo: dirección electrónica que permite al usuario enviar y recibir mensajes de manera personal e individual.


Lista de correo: cuenta de correo que agrupa varias cuentas de correo bajo un mismo nombre con el fin de que bajo éste se pueda enviar un mensaje al colectivo que lo conforma. 


ARTÍCULO 39. CREACIÓN DE UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL. La creación de una cuenta de correo electrónico institucional se le permitirá a cualquier miembro, grupo o dependencia de la comunidad universitaria y estará a cargo de Contacto55, área de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación (o quien haga sus veces) encargada de dicho procedimiento de la siguiente manera:
 
Cuenta de correo: se le creará a cualquier persona que haga parte de la comunidad universitaria (funcionarios, docentes, administrativos, estudiantes, egresados y pensionados) por lo que deberá presentar un documento que certifique su vínculo con la Universidad del Cauca. La creación de este tipo de cuenta se podrá hacer personalmente, telefónicamente, a través de un oficio solicitando el servicio siempre aportando el número del Documento de Identidad o vía correo electrónico dirigida a contacto@unicauca.edu.co adjuntando una copia escaneada del Documento de Identidad.

Parágrafo. Los ex-alumnos deberán estar debidamente registrados en la Oficina de Egresados de la Universidad del Cauca y los pensionados deberán acreditar tal calidad. Para la creación de la cuenta de correo electrónico institucional se debe tener el soporte que demuestre su vínculo con la Universidad.
 
Cuenta de correo para grupos: dirigir oficio al jefe de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación en donde se explique la función del grupo que solicita el servicio firmado por una persona que se desempeñe como funcionaria dentro de la Institución (docente o administrativo), y que será la responsable del manejo de la cuenta de correo electrónico aportando su número de Documento de Identidad y, posteriormente, la creación de la cuenta se hará de manera personal en la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación, Área de Contacto55. Para que la cuenta se mantenga en funcionamiento ésta deberá actualizarse cada año si no hay cambios en el grupo, de haberlos se deben informar de manera inmediata al Área de Contacto55 de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación. De lo contrario al confirmarse que se han presentado y no han sido reportados la cuenta será cancelada de inmediato y se informará a la persona encargada a través de un oficio firmado por el jefe de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
Listas de correo: dirigir oficio al jefe de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación en el que se explique el motivo de la solicitud para agrupar varias cuentas bajo un mismo nombre firmado por una persona, funcionaria institucional, que se haga responsable del manejo que se le dé a la cuenta de correo electrónico. Además, deberá aportar el listado de las cuentas individuales que lo conformarán, así como el número del Documento de Identidad. La creación de este tipo de cuenta se hará de manera personal. Para que la cuenta se mantenga en funcionamiento ésta deberá actualizarse cada año si no hay cambios en la lista, de haberlos se deben informar de manera inmediata al Área de Contacto55 de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación. De lo contrario al confirmarse que se han presentado y no han sido reportados la cuenta será cancelada de inmediato y se informará a la persona encargada a través de un oficio firmado por el jefe de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
 
ARTÍCULO 40. NOMBRES DE USUARIO DE LAS CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL. Las cuentas de correo que se creen tendrán como máximo 15 caracteres y mínimo 10 incluyendo letras de la “a” a la “z”, números del “0” al “9”, guión bajo “_”, guión medio “-“ y punto “.”. El nombre de la cuenta se asignará teniendo en cuenta lo siguiente:
 
Cuenta de correo: para funcionarios, docentes, administrativos, estudiantes, ex-alumnos y pensionados se utilizará la inicial de sus nombres seguidas por el apellido del solicitante. Si el usurario ya existe las iniciales se colocará un número consecutivo al final. Ejemplos: funcionario@unicauca.edu.co, funcionario1@unicauca.edu.co, funcionario2@unicauca.edu.co
 
Grupos: si es posible se creará con el nombre del grupo y de tener una extensión que supere los caracteres permitidos se utilizarán las iniciales de éste. Ejemplo: emisora@unicauca.edu.co

Listas: se crearán utilizando el nombre de la dependencia o agrupación que hace la solicitud si no supera el máximo de caracteres permitidos, de lo contrario se utilizará un usuario de fácil recordación que identifique a quienes solicitan la cuenta. Ejemplo: lista de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación divtec@unicauca.edu.co
 
ARTÍCULO 41. NORMAS DE SEGURIDAD. Al usuario del servicio del correo electrónico institucional se le asignará una contraseña inicial (código estudiantil y/o número del Documento de Identidad) después de habérsele creado la cuenta. El usuario será completamente responsable de cambiar dicha contraseña y mantenerla bajo total confidencialidad y, a su vez, será responsable incondicional por las acciones que acurran bajo su contraseña y/o cuenta de correo. Las contraseñas, como estándar mínimo de seguridad, deberán tener una extensión mínima de 8 caracteres y deben utilizar letras mayúsculas y minúsculas, caracteres numéricos y especiales, de no cumplir con el requerimiento el sistema no le permitirá cambiar la contraseña por seguridad.
 
Parágrafo. El usuario deberá cambiar periódicamente su contraseña sin divulgarla a ninguna persona o institución.
 
ARTÍCULO 42. CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO PARA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA. A los estudiantes nuevos que ingresen a cualquiera de los programas académicos que ofrece la Institución, la cuenta de correo electrónico institucional se le creará de manera automática en el momento que realice su inscripción y tanto el usuario como la contraseña se le entregarán impresos en el recibo de matrícula financiera. El cambio de contraseña será responsabilidad única del usuario de la cuenta quien por seguridad deberá hacerlo en el menor tiempo posible.
 
ARTÍCULO 43. NORMAS GENERALES PARA LE CREACIÓN DE UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL. Como normas generales para la creación de una cuenta de correo electrónico institucional quien solicite el servicio estará obligado a:
 
- Entregar la información personal completa, veraz y actualizada requerida por Contacto55 para realizar el trámite.
 
- Para todos los tipos de cuenta de correo electrónico (individual, grupo y lista), cuando se realice algún cambio (dirección, teléfono, hoja de vida, etc.), la persona encargada de la cuenta deberá informarlo a Contacto55 con el fin de mantener la información de las cuentas actualizada, bajo su total responsabilidad.
 
- Si el usuario no cumple con lo anterior, la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación podrá suspender o cancelar la cuenta negando el servicio a la misma persona durante el tiempo estimado por la Institución.
 
ARTÍCULO 44. POSIBILIDADES DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO. El servicio de correo electrónico que presta la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la Universidad del Cauca, se limita única y exclusivamente a la transmisión y recepción de mensajes de texto y de archivos adjuntos y al almacenamiento temporal de los mensajes recibidos por lo que cada usuario es responsable de guardar copias personales de la información que crea conveniente y que esté incluida en éstos, de esta manera, la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación queda exonerada por la pérdida o no disponibilidad de datos y por los daños y perjuicios causados a terceros.
 
El servicio de correo electrónico institucional se podrá manejar a través de diferentes clientes de correo (web mail institucional, outlook, thunderbird, Windows mail) restringiendo el acceso a clientes que funcionen con accesos directos al servidor (pine que funciona con servidor SSH). Los servicios con accesos directos a los servidores se les permitirán únicamente a los funcionarios de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la Universidad del Cauca con acceso a la administración de los servicios.
 
ARTÍCULO 45. USO DE LA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL. El uso de la cuenta de correo electrónico institucional será principalmente para actividades que involucren a la Institución en ellas (académicas y/o administrativas) por parte de la comunidad universitaria por lo que el usuario deberá evitar fundamentalmente:
 
- Anunciar o enviar mensajes de contenido ofensivo, calumnioso, invasor del derecho a la intimidad o discriminatorios en cualquiera de sus formas de presentación posible.
 
- Causar daños a menores de edad.
 
- Utilizar una identidad falsa de otra persona de la comunidad universitaria.
 
- Falsificar o manipular los símbolos institucionales para desviar el origen del contenido transmitido.

- Enviar o recibir información que no esté autorizada por las debidas fuentes.
 
- Anunciar o enviar anuncios promocionales, correos spam [1] y/o cadenas.
 
- Circular material con contenido que pueda destruir o limitar el normal funcionamiento de los equipos de la Institución.
 
- Infringir intencionalmente parámetros legales o constitucionales.
 
- Intimidar a cualquier otro usuario del correo electrónico institucional.
 
- Recoger y almacenar datos personales de otros usuarios del servicio.

- Impedir el normal uso y funcionamiento del servicio a los usuarios.
 
- Utilizar el servicio con fines fraudulentos.
 
El desacato a cualquiera de las anteriores disposiciones podrá generar la suspensión del servicio al usuario involucrado, las respectivas sanciones institucionales y las respectivas sanciones legales a las que haya lugar y la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación se reserva el derecho a su entera discreción de poner a disposición de las Directivas Universitarias y autoridades competentes el material necesario, en la medida de lo posible, para determinar si se ha infringido de alguna manera el presente reglamento o cualquier Ley por parte de algún usuario.
 
Además, el usuario deberá tener el conocimiento de los siguientes ítems para el correcto uso y funcionamiento de la cuenta de correo electrónico institucional:
 
- El servicio de correo electrónico cuenta con una cuota de almacenamiento  de 400 Mb repartida en 200 Mb para correos y 200 Mb para archivos, por lo que cada usuario debe cuidar no sobrepasar este tope para lo cual se establecerán tiempos que una vez superados se proceda a informarle con el fin de mantener la capacidad establecida y la capacidad para enviar y recibir archivos adjuntos será de 5 Mb. De superar el límite en cualquiera de ambas partes, el usuario dejará de recibir mensajes y para restablecer la normalidad en el flujo de éstos deberá liberar espacio.
 
- La capacidad de almacenamiento se podrá aumentar previa solicitud hecha al área de Contacto55 en la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación, en la que se argumente la razón para ampliarla.
 
- Cada usuario contará con una carpeta denominada “Posible Spam” en la que se ubicarán los correos de entrada clasificados como tal manteniéndolos en ella por 15 días tiempo en cual serán automáticamente eliminados de los servidores.
 
- Aunque la cuenta de correo electrónico es de carácter indefinido, la no utilización por un periodo de seis meses permitirá suspenderla y si el tiempo alcanza el año, ésta será eliminada definitivamente de los servidores. Para la recuperación de la misma el usuario deberá hacer la solicitud en la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación área de Contacto55.
 
- El correo electrónico institucional debe ser usado con fines personales y educativos que no atenten contra el libre y normal desempeño de las actividades educativasy ningún usuario podrá utilizarlo para difundir información que atente contra la honra y el buen nombre de cualquier persona o institución y todo contenido de este tipo recibido o enviado a través de este medio de comunicación institucional será responsabilidad de la persona registrada en dicha cuenta.
 
- El usuario deberá establecer una contraseña con las características de seguridad mínimas que aseguren la integridad de la información mencionadas anteriormente.
 
- Se dará por entendido que todo usuario que acceda al servicio de correo electrónico institucional conoce y acepta los "Términos y políticas para la publicación en Internet del sitio web universitario www.unicauca.edu.co". Para ello se enviará un correo masivo a cada usuario del servicio de correo electrónico de la Universidad del Cauca en el que se adjunte el presente documento así como el vínculo en el que se encuentran alojados los "Términos y políticas para la publicación en Internet del sitio web universitario www.unicauca.edu.co".
 
ARTÍCULO 46. CORREO MASIVO.
El correo masivo es un mensaje enviado por correo electrónico a todos los usuarios que tengan cuenta de correo institucional.
 
Está prohibido el envío de correos masivos que no cuenten con la debida autorización de la oficina de Rectoría de la Universidad del Cauca, cuando se cumpla con el debido permiso el contenido de los mensajes serán revisados por los Coordinadores de las Áreas de Contenidos Web y de Servicios Internet de la División de Tecnologías de la Información y la Comunicación. Se corregirá la redacción y se analizarán las posibilidades técnicas de enviar el mensaje para hacer efectiva la solicitud.
 
Los correos masivos únicamente tendrán contenido en texto plano y nunca se permitirán archivos adjuntos en éstos debido a los conflictos funcionales que se pueden generar por el volumen que causan este tipo de mensajes.
 
Cuando la solicitud haya sido atendida se le notificará al solicitante vía correo electrónico.
 
Únicamente se enviarán por correo masivo:
 
- Circulares generadas por las diferentes dependencias y unidades académicas de Unicauca que sean de vital importancia para los procesos administrativos y académicos de la Institución. La Circular debe contener la siguiente información: De, para, asunto, fecha, firma del responsable, cargo de dicha persona en Unicauca y número de extensión telefónica.
 

- Notificaciones de productividad académica de los docentes expedidas por la Vicerrectoría Académica.
 

- Enlaces para la realización de encuestas a través de Internet. La encuesta debe estar desarrollada en una aplicación web y no en documentos de PDF o WORD.
 

- Información sobre cursos ofrecidos por las dependencias o unidades académicas de Unicauca y que estén dirigidos a los integrantes de la comunidad universitaria.
 

- Información sobre campañas institucionales.
 

No se enviará vía correo electrónico masivo información correspondiente a:
 

- Noticias.
 

- Eventos.
 

- Convocatorias.
 

- Resoluciones.
 

- Acuerdos.
 

- Campañas electorales para los cargos de representación en Unicauca.
 

- Publicidad de ningún tipo con fines comerciales y/o políticos.
 
ARTÍCULO 47. ELIMINACIÓN DE LA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL. La cuenta de correo institucional dejará de funcionar cuando el responsable de ésta deje de pertenecer a la comunidad universitaria, por el incumplimiento de cualquiera de las normas anteriormente mencionadas, previo estudio para conocer la gravedad de la falta y la decisión final de eliminar una cuenta de correo la tomará el Jefe de la
División de Tecnologías de la Información y la Comunicación cuando se trate de desacato a las normas o por solicitud expresa del usuario de la cuenta cuando sea por motivos personales.


 


[1] Se llama spam a los mensajes no solicitados, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos mensajes se denomina spamming.

 

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