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Circulares

Marzo 24 / 2017

Circular Normativa del Área de Gestión Documental sobre programación de transferencias primarias

Número del documento: 2.1.1- 22.
Emitido por: Secretaría General
Dirigido a: Comunidad universitaria

 


PARA:                       VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS Y DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA

DE:                 SECRETARIA GENERAL, ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 

ASUNTO:      PROGRAMACIÓN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
 

FECHA:         24 DE MARZO DE 2017

 
 

La Secretaría General y el Área de Gestión Documental presentan el cronograma de trasferencias primarias para la Institución, recordando que el Archivo Central se encuentra en la nueva sede ubicado en la carrera 9 No. 8 – 51 en el barrio San Camilo.

Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), la transferencia primaria es el “traslado de la documentación que deja de tener utilidad inmediata”. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios (administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal) por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento.  Por este motivo la transferencia primaria se realizará por medio del instrumento o formato único de inventario documental (FUID), donde se plasma la descripción de la cantidad de expedientes a transferir al Archivo Central.  El formato se denomina PA-GA-2.1.1-FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo_0.xls  y se puede descargar del siguiente link: http://www.unicauca.edu.co/prlvmen/subprocesos/gesti%C3%B3n-documental


Beneficios de las transferencias primarias

Recepcionar el archivo de gestión por medio de la transferencia primaria de cada una de las unidades academico administrativas con el ánimo de descongestionar las oficinas, solucionando así la acumulación de los documentos y salvaguardar el acervo documental.

Garantizar el acceso oportuno a la información.

Facilitar y garantizar el control efectivo y ordenado de los documentos
 
Requisitos y lineamientos.  Las transferencias documentales se realizarán de acuerdo con el cronograma establecido, cumpliendo los siguientes requisitos:
 
El jefe de la dependencia y el responsable del archivo en cada unidad académico administrativa deben remitir al Archivo Central los documentos que han cumplido su ciclo de retención en el Archivo de Gestión.  Los diferentes tipos documentales deben encontrarse seleccionados y clasificados de acuerdo con las series y subserie que le corresponde, según lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
 
El personal encargado del archivo de gestión, debe retirar el material metálico o corrosivo como: clips, ganchos de cosedora, entre otros, procurando no ocasionar deterioro de tipo físico a los documentos.
 
La depuración de los documentos es una actividad que debe ser supervisada por el jefe de la unidad académico administrativa; quien autoriza dicho procedimiento. Se deben excluir documentos en borrador, catálogos, boletines, instructivos, periódicos, revistas, formatos en blanco, hojas en blanco, copias, carteles, invitaciones y otros asuntos que no pertenezcan a la serie documental y no hagan parte de la evidencias de un proceso.
 
Cada uno de los legajos y expedientes a trasferir deben contener el índice o inventario individual (sin excepción alguna).
 
Los documentos deben estar ordenados cronológicamente, respetando el principio de orden original.
 
Los documentos anteriormente ordenados deben ser foliados utilizando lápiz de mina negra, se inicia a partir de uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
 
Las unidades de conservación de los documentos a transferir deben ser legajos de dos alas, los cuales deben estar identificados con sus respectivos rótulos y no sobrepasar los 200 folios, garantizando la adecuada protección de los documentos.
 
Los Decanos y Secretarias (o) Generales deben verificar que se realice la transferencia primaria del archivo de gestión de la Decanatura, Secretarías Generales, Departamentos y de cada una de las Coordinaciones de los programas académicos.
 
Las unidades de conservación (legajos y cajas de archivo) deben estar debidamente identificados con el rótulo institucional y en el momento de ubicar los legajos en la caja de archivo se debe conservar el orden estricto del formato único de inventario documental (FUID), que debe estar alineado con la TRD, ver imagen:

 


 

Es responsabilidad del jefe de la oficina y de los decanos avalar con su firma la transferencia que realizará el responsable del archivo de gestión y constatar que sea entregado el acervo documental en el nuevo edificio del Archivo Central en la fecha estipulada en el cronograma.
 
En concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar de carácter obligatorio copia digital de los documentos electrónicos a su cargo y las copia de seguridad de los equipos de cómputo de la dependencia académico administrativa, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.
 
El calendario de transferencia vigencia 2017, es el siguiente:

 

Código

Dependencia

Fecha de Transferencia   

2.

RECTORÍA

19/04/2017

2.1

Secretaría General(Consejo Superior, Consejo Académico, Comité de Conciliación)

19/04/2017

2.1.1

Área de Gestión Documental

19/04/2017

2.2

Centro de Gestión de la Calidad

20/04/2017

2.3

Centro de Gestión de las Comunicaciones

20/04/2017

2.4

Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional

20/04/2017

2.5

Oficina Jurídica

20/04/2017

2.6

Oficina de Control Interno

21/04/2017

2.7

Oficina de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales

21/04/2017

4

Vicerrectoría Académica

21/04/2017

4.1

Centro de Regionalización

24/04/2017

4.1.1

Centro de Educación Continua

24/04/2017

4.2

División de Admisiones Registro y Control Académico (DARCA)

24/04/2017

4.3

División de Gestión de Medios y Recursos Bibliográficos

24/04/2017

4.4

División de Posgrados

24/04/2017

4.5

Área de Egresados

24/04/2017

4.6

Centro de Formación en Idiomas

24/04/2017

4.7

Centro de Educación Continua, Abierta y Virtual - CECAV

24/04/2017

5

Vicerrectoría Administrativa

25/04/2017

5.1

División de Gestión del Talento Humano

25/04/2017

5.1.4

Área de Salud Ocupacional

25/04/2017

5.2

División de Gestión Financiera

25/04/2017

5.3

División de Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones

25/04/2017

5.4

División Administrativa y de Servicios

26/04/2017

5.4.1

 Área de Mantenimiento

26/04/2017

5.4.2

 Área de Planta Física

26/04/2017

5.4.3

Área de Mercadeo y Producción.

26/04/2017

5.4.4

Área de Seguridad, Control y Movilidad

26/04/2017

5.4.5

Área de Adquisiciones e Inventarios

26/04/2017

5.5

Área de Contratación

25/04/2017

5.6

Área de Proyectos Especiales

25/04/2017

6.1

Vicerrectoría de Investigaciones(Archivo Satélite)

27/04/2017

6.2

La División de Gestión de la Investigación

27/04/2017

6.3

La División de Innovación, Emprendimiento y Articulación con el Entorno

27/04/2017

6.4

El Área de Desarrollo Editorial

27/04/2017

6.5

El Centro Internacional para la Investigación del Agua y el Oxigeno

27/04/2017

6.6

El Centro de Innovación y Apropiación Social de la Caficultura

27/04/2017

Código

Dependencia

Fecha de Transferencia   

6.7

El Centro Internacional de Secuenciación Genómica y Bioingeniería

27/04/2017

7

Vicerrectoría de Cultura y Bienestar

28/04/2017

7.2

División de Gestión de la Cultura

28/04/2017

7.3

División de Gestión de la Recreación y el Deporte

27/04/2017

7.4

La División de Gestión de Salud Integral y Desarrollo Humano

27/04/2017

8.1

Facultad de Derecho

 

8.1.1

Consejo de Facultad

02/05/2017

8.1.2

Decanatura

02/05/2017

8.1.3

Secretaría General

02/05/2017

8.1.5

Departamento de Derecho Privado

02/05/2017

8.1.6

Departamento de Derecho Público

02/05/2017

8.1.7

Departamento de Derecho Penal

02/05/2017

8.1.8

Departamento de Derecho Laboral

02/05/2017

8.1.9

Departamento de Derecho Procesal

02/05/2017

8.1.10

Departamento de Estudios Filosóficos y Sociales

02/05/2017

8.1.11

Departamento de Ciencias Políticas

02/05/2017

8.1.12

Departamento de Comunicación Social

02/05/2017

8.1.13

Centro de Consultoría Jurídica

02/05/2017

8.1.14

Centro de Conciliación

02/05/2017

8.1.15

Centro de Investigaciones Socio-Jurídicas

02/05/2017

8.1.16

Coordinación Programa de Derecho

02/05/2017

8.1.17

Coordinación Programa Ciencia Política

02/05/2017

8.1.18

Coordinación Programa de Comunicación Social

02/05/2017

8.2

Facultad de Ciencias de la Salud

 

8.2.1

Consejo de Facultad

03/05/2017

8.2.2

Decanatura

03/05/2017

8.2.3

Secretaría General

03/05/2017

8.2.5

Departamento de Morfología 

03/05/2017

8.2.6

Departamento de Ciencias Fisiológicas

03/05/2017

8.2.7

Departamento de Patología

03/05/2017

8.2.8

Departamento de Medicina Interna

03/05/2017

8.2.9

Departamento de Ciencias Quirúrgicas

03/05/2017

8.2.10

Departamento de Pediatría

03/05/2017

8.2.11

Departamento de Ginecología y Obstetricia

03/05/2017

8.2.12

Departamento de Medicina Social y Salud Familiar

03/05/2017

8.2.13

Departamento de Enfermería

03/05/2017

8.2.14

Departamento de Anestesiología

03/05/2017

8.2.15

Departamento de Fonoaudiología

03/05/2017

8.2.16

Departamento de Fisioterapia

03/05/2017

8.2.18

Centro Universitario en Salud “Alfonso López”

03/05/2017

8.2.19

Coordinación Programa de Medicina

03/05/2017

8.2.20

Coordinación Programa Enfermería

03/05/2017

8.2.21

Coordinación Programa Fonoaudiología

03/05/2017

8.2.22

Coordinación Programa Fisioterapia

03/05/2017

Código

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.2.23

Laboratorio Clínico Unificado

03/05/2017

8.3

Facultad de Ingeniería Civil

 

8.3.1

Consejo de Facultad

05/05/2017

8.3.2

Decanatura

05/05/2017

8.3.3

Secretaría General

05/05/2017

8.3.5

Departamento de Ciencias Básicas e Ingeniería Civil

05/05/2017

8.3.6

Departamento de Geotecnia

05/05/2017

8.3.7

Departamento de Construcción

05/05/2017

8.3.8

Departamento de Vías y Transporte

05/05/2017

8.3.9

Departamento de Hidráulica

05/05/2017

8.3.10

Departamento de Estructuras

05/05/2017

8.3.11

Departamento de Ingeniería Ambiental y Sanitaria

05/05/2017

8.3.12

Escuela Tecnológica en Ingeniería Civil

05/05/2017

8.3.13

Coordinación Programa de Ingeniería Civil

05/05/2017

8.3.14

Coordinación Ingeniería Ambiental

05/05/2017

8.4

Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones

 

8.4.1

Consejo de Facultad

05/05/2017

8.4.2

Decanatura

05/05/2017

8.4.3

Secretaría General

05/05/2017

8.4.5

Departamento de Telemática

05/05/2017

8.4.6

Departamento de Electrónica, Instrumentación y Control

05/05/2017

8.4.7

Departamento de Telecomunicaciones

05/05/2017

8.4.8

Departamento de Sistemas

05/05/2017

8.4.9

Coordinación Programa Ingeniería Automática Industrial

05/05/2017

8.4.10

Coordinación Programa Ingeniería de sistemas

05/05/2017

8.4.11

Coordinación Programa Ingeniería Electrónica

05/05/2017

8.4.12

Coordinación Tecnología en Telemática

05/05/2017

8.4.13

Coordinación del programa de Maestría en Electrónica y Telecomunicaciones

05/05/2017

8.4.14

Coordinación del Doctorado en Ciencias de la Electrónica

05/05/2017

8.5

Facultad de Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación

 

8.5.1

Consejo de Facultad

08/05/2017

8.5.2

Decanatura

08/05/2017

8.5.3

Secretaría General

08/05/2017

8.5.5

Departamento de Biología

08/05/2017

8.5.6

Departamento de Física

08/05/2017

8.5.7

Departamento de Matemáticas

08/05/2017

8.5.8

Departamento de Química

08/05/2017

8.5.9

Departamento de Educación y Pedagogía

08/05/2017

8.5.10

Departamento de Educación Física, Recreación y Deporte

08/05/2017

8.5.11

Coordinación Programa de Química

08/05/2017

8.5.12

Coordinación Programa de Ingeniería Física

08/05/2017

8.5.13

Coordinación Programa de Biología

08/05/2017

8.5.14

Coordinación Programa Educación Física

08/05/2017

8.5.15

Coordinación Programa de Matemáticas

08/05/2017

Código

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.5.16

Coordinación Programa de Licenciatura en Matemáticas

08/05/2017

8.5.17

Coordinación Especialización en entrenamiento deportivo

08/05/2017

8.5.18

Coordinación Programa de Pedagogía

08/05/2017

8.5.19

Coordinación Maestría en Ciencias Matemáticas

08/05/2017

8.5.20

Coordinación Maestría en Educación

08/05/2017

8.6

Facultad de Artes

 

8.6.1

Consejo de Facultad

08/05/2017

8.6.2

Decanatura

08/05/2017

8.6.3

Secretaría General 

08/05/2017

8.6.5

Departamento de Música

08/05/2017

8.6.6

Departamento de Diseño 

08/05/2017

8.6.7

Departamento de Artes Plásticas

08/05/2017

8.6.8

Conservatorio 

08/05/2017

8.6.9

Centro de Altos Estudios Musicales

08/05/2017

8.6.10

Coordinación Diseño Grafico

08/05/2017

8.6.11

Coordinación Programa de Artes

08/05/2017

8.6.12

Coordinación Programa Música Instrumental

08/05/2017

8.6.13

Coordinación Programa Licenciatura en Música

08/05/2017

8.6.14

Coordinación Programa Dirección de Banda

08/05/2017

8.7

Facultad de Ciencias Humanas y Sociales

 

8.7.1

Consejo de Facultad

08/05/2017

8.7.2

Decanatura

08/05/2017

8.7.3

Secretaría General

08/05/2017

8.7.5

Departamento de Español y Literatura

08/05/2017

8.7.6

Departamento de Lingüística

08/05/2017

8.7.7

Departamento de Lenguas

08/05/2017

8.7.8

Departamento de Antropología

08/05/2017

8.7.9

Departamento de Filosofía

08/05/2017

8.7.10

Departamento de Geografía

08/05/2017

8.7.11

Departamento de Historia

08/05/2017

8.7.12

Departamento de Estudios Interculturales

08/05/2017

8.7.13

Centro de Estudios Históricos "José María Arboleda Llorente"

08/05/2017

8.7.14

Coordinación Programa de Lenguas Modernas

08/05/2017

8.7.15

Coordinación Programa de Español y Literatura

08/05/2017

8.7.16

Coordinación Programa de Geografía

08/05/2017

8.7.17

Coordinación Programa de Antropología

08/05/2017

8.7.18

Coordinación Programa de Licenciatura en Etnoeducación

08/05/2017

8.7.19

Coordinación Programa de Historia

08/05/2017

8.7.20

Coordinación Programa de Filosofía

08/05/2017

8.7.21

Coordinación Componente de Formación Integral, Social y Humana

08/05/2017

8.8

Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas

 

8.8.1

Consejo de Facultad Decanatura

09/05/2017

8.8.2

Decanatura

09/05/2017

8.8.3

Secretaría General

09/05/2017

Código

Dependencia

Fecha de Transferencia   

8.8.5

Departamento de Ciencias Contables

09/05/2017

8.8.6

Departamento de Ciencias Administrativas

09/05/2017

8.8.7

Departamento de Ciencias Económicas

09/05/2017

8.8.8

Centro de Estudios Contables, Económicos y Administrativos

09/05/2017

8.8.9

Escuela de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas

09/05/2017

8.8.10

Coordinación de Contaduría

09/05/2017

8.8.11

Coordinación Administración

09/05/2017

8.8.12

Coordinación Turismo

09/05/2017

8.8.13

Coordinación de Economía

09/05/2017

8.8.14

Departamento de Ciencias del Turismo

09/05/2017

8.9

Facultad de Ciencias Agropecuarias

 

8.9.1

Consejo de Facultad

09/05/2017

8.9.2

Decanatura

09/05/2017

8.9.3

Secretaría General

09/05/2017

8.9.5

Departamento de Ciencias Agropecuarias

09/05/2017

8.9.6

Departamento de Agroindustria

09/05/2017

8.9.7

Coordinación Programa Ingeniería Forestal

09/05/2017

8.9.8

Coordinación Programa Ingeniería Agroindustrial

09/05/2017

8.9.9

Coordinación Programa Tecnología en Agroindustria

09/05/2017

8.9.10

Coordinación Programa en Ingeniería Agropecuaria

09/05/2017

10

Unidad de Salud

10/05/2017

 

Nota: Las dependencias Universitarias que administran archivos satelitales contaran con la presencia de un funcionario del Área de Gestión Documental para evidenciar la efectividad de  la Trasferencia Documental.
 
Si las transferencias presentan inconsistencias, éstas se devolverán a la unidad academico administrativa correspondiente, para que se realicen los ajustes a las mismas.
 
El Área de Gestión Documental está presta a resolver las inquietudes que se presenten al respecto.
 
 

 
Vo Bo.
 
 
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General
 
LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHI
Área de Gestión Documental                  

 

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