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Circulares

Agosto 19 / 2020

Circular Informativa sobre trámites ante la División de Gestión Financiera

Emitido por: División Gestión Financiera
Dirigido a: Comunidad universitaria



FECHA: POPAYÁN, 19 DE AGOSTO  DE 2020.

DE: DIVISION GESTION FINANCIERA

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES FINANCIEROS, EN EL MARCO DE LA ACTUAL EMERGENCIA SANITARIA.
 
La División de Gestión Financiera atendiendo las medidas preventivas frente la amenaza del CORONAVIRUS COVID-19, en concordancia con el estado de emergencia económica, social y ecológica decretado a nivel nacional informa a la comunidad universitaria y público en general, que se adoptarán los siguientes procedimientos con el propósito de brindar una adecuada atención y prestación de servicios, en temas relacionados con la gestión financiera de la institución.
 
1.  Documentos para pago de contratistas y proveedores

 La documentación para pago de contratistas y proveedores se deberán enviar exclusivamente al correo institucional financiera@unicauca.edu.co con copia a jojeda@unicauca.edu.co, indicando en el asunto: Pagos y la dependencia. Se aclara que los supervisores deberán revisar y avalar los documentos para el pago de cada uno de los contratistas a su cargo y posteriormente enviarlos al correo institucional personal del Jefe de su Dependencia quien consolidará y remitirá desde su correo personal institucional la totalidad de las solicitudes de pago.
 
Se aclara que la recepción anticipada obedece a la intención de avanzar en la revisión documental, buscando el menor traumatismo en la oportunidad del pago, para lo cual se programan las siguientes fechas:

 

PERIODO A PAGAR

FECHAS

Agosto

Del 19 al 24 de agosto de 2020

Septiembre

Del 21 al 25 de septiembre de 2020

Octubre

Del 19 al 23 de octubre de 2020

Noviembre

Del 18 al 24 de noviembre de 2020

Diciembre

Del 9 al 14 de diciembre de 2020

 
Se solicita que por cada pago de contratista y proveedores se envié un solo archivo en PDF que contenga todos los documentos, lo cual facilita las tareas de revisión y pago, se debe remitir la información de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en los pagos.

Las solicitudes de pago a contratistas deberán ser enviadas en horario institucional habitual (lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 pm y viernes de 8:00 am a 4:00 pm).Los documentos se aportarán de conformidad con lo dispuesto en el formato denominado PA-GA-5.2-OD-5 “lista de chequeo para trámite de pago contrato de prestación de servicio y mandato”.
 
Otros trámites de la División de Gestión Financiera
 
1. Legalización de Avances:

El proceso de legalización de avances se atenderá en la División de Gestión Financiera, solicitando la revisión de documentos, los cuales serán atendidos de manera virtual a través del correoelectrónico yeimicarito@unicauca.edu.co

Ante cualquier inquietud relacionada con la legalización de avances, la División de Gestión Financiera de la Universidad del Cauca, habilita la línea telefónica 310-4071231 que será atendida en jornada continua de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 2:00 pm.). 

2. Reintegros de Avances

Para efectuar reintegros de avances no girados por la tesorería, se deberán enviar exclusivamente las solicitudes al correo institucional    fmartinez@unicauca.edu.co  con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, indicando en el asunto: reintegro y el nombre del funcionario y adjuntado copia escaneada de la resolución y sus respectivos soportes. 

3. Paz y Salvos estudiantiles 

Para Paz y Salvos estudiantiles, se deberá solicitar la factura, indicando nombre completo y número de documento de identidad, al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada y Formato PM-FO-4-FOR-33 – “solicitud de paz y salvo universitario”, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co, con copia a wbenavides@unicauca.edu.co
 
4. Paz y Salvos Convocatorias Públicas

Para Paz y Salvos de convocatorias públicas, se deberá solicitar la factura, indicando el NIT o número de documento de identidad y adjuntando copia escaneada del mismo, al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, solicitud y anexos, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co, con copia a wbenavides@unicauca.edu.co

5. Registro Terceros y actualización

Para Registro y actualización de terceros en Finanzas Plus, se deberá enviar la solicitud al correo institucional dlgaviria@unicauca.edu.co, con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, anexando para personas naturales copia escaneada legible del documento de identidad y para personas jurídicas copia escaneada legible del Registro Único Tributario. 

6. Certificaciones de pago

Para Certificaciones de pago a estudiantes, contratistas y proveedores, se deberá solicitar la factura de pago al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, nombre completo, numero de documento de identidad, periodo solicitado, especificar la solicitud y si aplica anexos, al correo angelicatc95@unicauca.edu.co, con copia a financiera@unicauca.edu.co

7. Certificados de Ingresos y Retenciones funcionarios, contratistas y proveedores

Para Certificados ingresos y retenciones de funcionarios, contratistas y proveedores, se deberán enviar desde el correo personal o de la entidad, indicando el nombre o razón social, NIT, tipo de impuesto y periodo solicitado, al correo institucional vidalvidal@unicauca.edu.co, con copia a financiera@unicauca.edu.co

8. Información de pagos

Para Información de cuentas por pagar, pagos y tramites de la Tesorería, se deberá solicitar al correo institucional dfinanpagos@unicauca.edu.co, indicando nombre completo, numero de documento de identidad y numero de contrato o asunto.

9. Liquidación de Estampilla Universidad del Cauca

Para Liquidación de Estampilla Universidad de Cauca, se deberá solicitar la factura de pago adjuntando la copia del contrato o actas parciales, al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, si la consignación se hace por transferencia electrónica enviar copia del pago y contrato a 
fmartinez@unicauca.edu.co

10. Solicitudes de reintegros o cruce de cuentas

Deberá diligenciarse el formato PA-GA-5.2-FOR-3 “solicitud de reintegro o cruce de cuentas” con sus respectivos soportes, y remitirlo al correo institucional  viceadm@unicauca.edu.co, indicando en el asunto “SOLICITUD REINTEGRO Y/O CRUCE DE CUENTAS”. Se solicita comedidamente enviar la documentación de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en el trámite. Estas solicitudes serán direccionadas a los a los gestores correspondientes para su respectivo trámite.
 
Universitariamente,
 
Original firmado
JOSE REYMIR OJEDA OJEDA
Profesional Especializado
División Gestión Financiera

 

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