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Resoluciones

Abril 3 / 2020

Resolución Rectoral N° 0246 de 2020 (Por medio del cual se establece el trámite transitorio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones durante la Emergencia Económica, Social y Ecológica por el Coronavirus Covid – 19)

Número del documento: R - 0246
Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria, Ciudadanía en general



Por medio del cual se establece el trámite transitorio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones durante la Emergencia Económica, Social y Ecológica por el Coronavirus Covid-19.
 
El Rector de la Universidad del Cauca, en uso de sus facultades legales, conferidas por el Acuerdo 0105 de 1993 o Estatuto General y, 
 

CONSIDERANDO:

 
El Gobierno Nacional expidió la Ley 1437 de 2011 modificada por la Ley 1755 de 2015 por medio de la cual se regula el trámite del Derecho de Petición, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, referente a la protección de datos personales, y el Estatuto Anticorrupción decretado por el Congreso de la República Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
 
El Presidente de la República mediante Decreto 417 de 2020 declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en razón de la pandemia del Coronavirus COVID-19 que se vive en el territorio nacional.
 
La Universidad del Cauca mediante Resolución Rectoral 247 de 2020 suspende todas las actividades administrativas dentro de los espacios físicos de la Universidad del Cauca, para aislamiento preventivo, a partir de las 8:00 a.m. del día lunes 13 de abril hasta el día lunes 29 de junio de 2020, en razón de la pandemia del Coronavirus COVID-19.
 
El Gobierno Nacional expidió el Decreto Legislativo 491 de 2020 mediante el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas.
 
Los términos establecidos por la Ley Estatutaria 1755 de 2015 para resolver los derechos de petición se deben flexibilizar acorde con las circunstancias que actualmente atraviesa el país. 
El deber que como servidores públicos nos asiste frente al derecho fundamental de petición, de garantizar su efectivo ejercicio y cumplimiento, en procura de establecer mecanismos que garanticen el goce efectivo del derecho de petición, poniendo a disposición de las personas, las herramientas tecnológicas necesarias para que eleven ante la institución sus peticiones.
 
Se hace necesario ajustar la normatividad institucional a las nuevas disposiciones y prácticas administrativas frente al trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones, acorde con la emergencia Económica, Social y Ecológica, declarada a raíz del reciente brote del virus COVID-19.
 
En mérito de lo expuesto,
 

RESUELVE

 
ARTÍCULO PRIMERO: Establecer el trámite transitorio de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones al interior de la Universidad del Cauca, durante la emergencia económica, social y ecológica declarada a raíz de la propagación del virus COVID-19.
 
ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones:
 
1. Derecho de Petición: Es toda solicitud que se presente ante las autoridades de la Universidad del Cauca, lo que implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.

El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de un abogado.
 
1.1 Derecho de Petición de Información: Es solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones, funciones, obligaciones de la Universidad del Cauca y sus distintas dependencias.
 
1.2 Derecho de Petición de Documentación: Es el requerimiento orientado a obtener copias o fotocopias de documentos que reposen en la Entidad. Los costos de la expedición de fotocopias estarán a cargo del solicitante, de acuerdo con las tarifas fijadas para el efecto por la Universidad del Cauca.
 
1.3 Consulta de información personal (Ley 1581 de 2012, Artículo 14): Los titulares o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Universidad del Cauca.
 
Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley.
 
Las solicitudes respecto a documentos debidamente publicados, se resolverán indicando el link de la respectiva página Web.
 
1.4 Derecho de Petición de Consulta: Es la solicitud relacionada con los temas de la Universidad y dentro del marco de su competencia, cuya respuesta es un concepto, de no obligatorio cumplimiento o ejecución.
 
2. Queja: Es la manifestación de insatisfacción respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad en desarrollo de sus funciones o de un hecho en particular.

3. Reclamo: Es la manifestación de insatisfacción sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad.

4. Felicitación: Es la manifestación de satisfacción o agradecimientos por los servicios ofrecidos por la Entidad o de algún funcionario de la misma.
 
5.  Sugerencia. Es una recomendación o propuesta que formula un usuario.  
 
6. Denuncias de Corrupción: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional.
 
PARÁGRAFO: Cumpliendo con el Artículo 76 del Estatuto Anticorrupción decretado por el Congreso de la República (Ley 1474 del 12 de julio de 2011), la Universidad del Cauca abre este espacio para que la ciudadanía pueda reportar quejas o denuncias relacionadas con actos de corrupción.
 
Link:   http://www.unicauca.edu.co/versionP/informacion-y-ayudas/quejas-anticorrupcion
 
Email: anticorrupcion@unicauca.edu.co
 
El correo de recepción de quejas o denuncias sobre actos de corrupción al interior de la institución se revisará diariamente, para su trámite oportuno.
 
ARTÍCULO TERCERO: Formulación de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones durante el estado de Emergencia económica, social y ecológica por el Coronavirus COVID 19.
 
Toda persona podrá presentar sus solicitudes ante la Universidad del Cauca a través de los siguientes medios electrónicos:
 
1. La Universidad del Cauca establece como cuentas electrónicas institucionales para la formulación de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, las siguientes:
 

2. Denuncias por actos de corrupción:  
 

 
3. Por medio del portal web: En la página oficial de la Universidad del Cauca www.unicauca.edu.co en el banner “PQRSF”, se encuentra el link: http://www.unicauca.edu.co/versionP/informacion-y-ayudas/quejas-y-reclamos “Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones” establecido de igual forma para la formulación de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones.
 
En el evento de que una Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia o Felicitación se envíe directamente al correo institucional de algún funcionario, éste lo deberá remitir inmediatamente al correo quejasreclamos@unicauca.edu.co para seguir el procedimiento, registrarlo en el sistema P.Q.R.S.F y trasladarlo al funcionario competente.
 
En todo caso los términos empezarán a contar a partir de la fecha siguiente del recibido de la solicitud en el correo electrónico de quejasreclamos@unicauca.edu.co.
 
Las respuestas dadas a los solicitantes por medio electrónico se enviarán con copia al correo electrónico quejasreclamos@unicauca.edu.co para ser descargadas en el Sistema de P.Q.R.S.F.
 
A solicitud del peticionario se expedirá constancia de la presentación de la solicitud.
 
PARÁGRAFO PRIMERO: Es deber del peticionario registrar en su petición la cuenta de correo electrónico a la cual desea que se envíe la respuesta a su petición.
 
PARÁGRAFO SEGUNDO: Durante el período que se mantengan las medidas preventivas contra la propagación del virus COVID-19, las respuestas a los derechos de petición se enviarán solamente a través del correo electrónico aportado por el peticionario.
 
PARAGRAFO TERCERO:Durante el período que se mantengan las medidas de aislamiento preventivo en la Universidad del Cauca, se suspenderá la apertura y recepción de solicitudes por medio de los buzones de sugerencias ubicados en las instalaciones de la Universidad del Cauca, conforme a la Resolución Rectoral 247 del 2020, que suspende las actividades administrativas en la planta física de la Institución hasta el 29 de junio de 2020.  
 
ARTÍCULO CUARTO: Trámite de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones: La Secretaría General se encargará de tramitar y direccionar las P.Q.R.S.F. que se presenten a través de los diferentes medios electrónicos habilitados por la Universidad del Cauca para tal fin. Los redireccionamientos de las peticiones, se enviaran al correo electrónico del Jefe de la Oficina y al correo oficial de la dependencia encargada de tramitar la solicitud.
 
Una vez presentada una queja o reclamo se procederá a dar traslado al funcionario competente, correspondiendo al Jefe de la dependencia el conocimiento del asunto, quien indagará sobre los motivos de la queja o reclamo e implementará los correctivos que sean necesarios. Igualmente dará respuesta al interesado mediante la dirección de correo electrónico aportado por el peticionario, enviando copia de la misma a la Secretaría General mediante el correo quejasreclamos@unicauca.edu.co,  para su seguimiento.
 
Si en concepto del Funcionario competente la queja amerita que se estudie la posibilidad de iniciar investigación disciplinaria, éste dará traslado de la misma al Grupo de Control Interno Disciplinario de la Universidad del Cauca y se deberá enviar copia a la Secretaría General de dicha remisión, en donde posteriormente se elaborará la correspondiente Nota de Secretaría en la cual se dejará constancia  de que la queja se descarga del sistema de P.Q.R.S.F por encontrarse bajo la competencia de otra instancia Universitaria.
 
Dado el caso en que concurra una queja y un derecho de petición, la remisión que se realice al Grupo de Control Interno Disciplinario agotará el trámite de la queja frente a la presunta irregularidad, pero no eximirá de la obligación de responder los asuntos que queden pendientes.
 
ARTÍCULO QUINTO: Obligatoriedad de dar respuesta: Todo funcionario que por competencia le sea remitida una petición, queja, reclamo o sugerencia estará en obligación de responder en forma directa al solicitante, a la dirección de correo electrónico, con copia a la Secretaría General de la Universidad del Cauca.
 
En caso de que les sean remitidas felicitaciones, éstas le serán enviadas al jefe de la respectiva dependencia con copia al funcionario objeto de la felicitación, para su conocimiento y socialización, sin que sea necesario brindar respuesta.
 
ARTÍCULO SEXTO: Falta de Competencia: Si el destinatario de una Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia, determina la falta de competencia para resolver de fondo una o más de las solicitudes, éste deberá re-direccionarla dentro de los 5 días siguientes a su recepción al funcionario u organismo competente, y enviar una copia al peticionario y a Secretaría General de la Universidad del Cauca, informando sobre la situación.
 
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicación del desistimiento: En los casos donde sea necesario que el peticionario aporte documentos o realice algún pago, se le dará un término máximo de un (1) mes. Vencido el término, sin la presentación del requerimiento se deberá comunicar al peticionario mediante oficio el origen del desistimiento tácito, y enviar copia a Secretaría General para ser descargada del sistema de P.Q.R.S.F. y extinguir la responsabilidad de otorgar respuesta de fondo.
 
ARTÍCULO OCTAVO: Términos de Respuesta a Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias:

Para todos los efectos, los términos para dar respuesta a las Peticiones, Quejas Reclamos y Sugerencias se contarán a partir del día hábil siguiente al del recibido de la solicitud en el correo electrónico quejasreclamos@unicauca.edu.co.
 
Conforme a lo establecido en el Decreto Legislativo 491 de 2020 y salvo norma especial, toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
 
Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
 

  1. I. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción, siempre y cuando sea posible realizar la entrega de los documentos solicitados por el peticionario.

 

  1. II. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción.

 
Las peticiones, quejas reclamos y sugerencias deberán ser resueltas en los términos legales, de manera oportuna, en forma clara y precisa, en concordancia con lo solicitado y abarcando sustancialmente el objeto que le dio origen.
 
PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando las peticiones se encuentren incompletas, se deberá informar al peticionario dentro de los 10 días siguientes a la presentación electrónica de la misma, el trámite o información necesaria para dar respuesta de fondo y se dará un término de un (1) mes con el fin de que el peticionario realice la gestión a su cargo.
 
Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.
 
PARÁGRAFO SEGUNDO: Las peticiones relacionadas con el acceso al sistema de salud, la gestión del riesgo en salud, la articulación de los servicios para acceso efectivo, la garantía de la calidad en la prestación de los servicios de salud, la representación del afiliado ante el prestador y los demás actores, y la inadecuada prestación del servicio de salud que afecte la oportunidad, continuidad o integralidad, presentados directamente por los usuarios ante la Unidad de Salud o ante la Superintendencia de salud, trasladados al vigilado, se deben resolver de fondo en un término máximo de cinco (5) días a partir de la fecha de radicación, a menos que se trate de asuntos y poblaciones que cuenten con términos específicos, casos en los cuales se aplicarán los términos dispuestos en la normatividad vigente. Lo anterior en concordancia con la Circular Externa 008 del 04 de septiembre de 2018 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.
 
PARÁGRAFO TERCERO: En los casos en los que sea necesario brindar una respuesta en menor tiempo posible, se le asignará el término legal correspondiente, con la anotación “Urgente y Prioritario” con el fin de que se le proporcione un trámite preferente
 
PARÁGRAFO CUARTO: Las copias de las respuestas y actuaciones realizadas, relacionadas con las Peticiones, Quejas Reclamos o Sugerencias deberán ser remitidas a la Secretaría General de la Universidad del Cauca, a través del correo electrónico quejasreclamos@unicauca.edu.co
 
ARTÍCULO NOVENO: Prorroga del término de respuesta: Cuando no sea posible resolver la petición en los términos inicialmente establecidos, debido a diversas circunstancias o gestiones necesarias, se deberá elaborar un oficio dirigido al peticionario con copia a Secretaría General en donde se motive la prórroga, la cual podrá ser máximo por otro término igual al inicialmente previsto.
 
ARTÍCULO DECIMO: Una vez la Secretaría General reciba la Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia, Felicitación, la re-direccionará al funcionario competente para que la tramite y otorgue respuesta de fondo al usuario y la registrará en el sistema de P.Q.R.S.F para el seguimiento correspondiente
 
ARTÍCULO UNDÉCIMO: En todo lo no regulado por esta Resolución se aplicará lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011 en concordancia con Ley 1755 de 2015 y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.
 
ARTÍCULO DUODÉCIMO: La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición y se aplicará transitoriamente durante el tiempo que se mantengan las medidas de aislamiento, en torno a la emergencia económica, social y ecológica por el coronavirus COVID-19.
 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 
Se expide en Popayán, a los tres (03) días del mes de abril de 2020.
 
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector

 

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