Solicitudes de Avances 1. La dependencia solicitante diligencia y envía a la Vicerrectoría Administrativa, formato PA-GA-5-FOR-23 Solicitud de autorización de avance o gasto y se debe anexar los respectivos soportes según la necesidad. 2. Vicerrectoría Administrativa recibe la solicitud y revisa que se encuentre bien tramitada. En caso de que no esté tramitada correctamente, se devuelve a la dependencia solicitante. La solicitud solo se puede autorizar si no hay contrato vigente que atienda esa necesidad, (por ejemplo, hospedaje, alimentación, refrigerios, transporte). Viáticos: Se revisa el sueldo de cada funcionario, se liquida lo que corresponde a viáticos y se anexa la invitación del evento. Compras: Se puede tramitar de acuerdo con la justificación que presenten, en donde se explique que es un gasto urgente y se debe anexar cotizaciones y justificación. Si no es de carácter urgente, se envía la solicitud al área comercial para que tramite como compra. 3. Se entrega solicitud al Vicerrector Administrativo para su autorización. 4. Se expide el respectivo acto administrativo mediante resolución. 5. Por último, se remite solicitud a la División de Gestión Financiera para continuar con el trámite.

La Vicerrectoría Administrativa, se permite darle a conocer el procedimiento a seguir para realizar la Solicitud de Reintegro o Cruce de Cuentas: 1. Diligenciar formato de reintegro o cruce de cuentas PA-GA-5.2-FOR-3 (adjunto el formato) con la información que se detalla a continuación: Tipo de solicitud: marcar con una X en el campo Devolución Dirigido a: Jorge Adrián Muñoz Velasco Cargo: Vicerrector Administrativo Nombre del solicitante, Documento de identidad, dirección, Teléfono fijo, Celular, correo electrónico: se deberá diligenciar con la información personal del estudiante solicitante. Información de la cuenta bancaria: Únicamente si el estudiante solicitante es el titular de la cuenta , de lo contrario no deberá registrar ninguna información en los siguientes campos. Número de la cuenta bancaria Nombre entidad bancaria solicitante Nombre a quien pertenece la cuenta bancaria (aplica Daviplata, Bancolombia ahorros a la mano, Nequi y demás cuentas bancarias. Se exceptúa las cuentas de cooperativas). Justificación: La razón por la cual se debe hacer la devolución. Nombre banco donde realizó el depósito: Se debe indicar la entidad bancaria, en la cual se efectuó la consignación del concepto por el cual solicita la devolución. Firmar en espacio del solicitante. En el espacio Firma del Jefe de Dependencia, debe firmar el decano de la facultad donde Usted estudia. 2. Adjuntar los siguientes documentos: Copia de la cédula de ciudadanía. Recibo de pago. Comprobante de transacción PSE o recibo de pago. Certificación Bancaria MUY IMPORTANTE: Radicar la documentación en Ventanilla Única – calle 5 #4-70, claustro Santo Domingo.

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Vicerrectoría Administrativa

Misión

La Vicerrectoría Administrativa propende por una responsable y transparente administración de los recursos humanos, económicos, logísticos y tecnológicos, que soportan y facilitan las actividades de docencia, investigación y de proyección social.

Visión

La Vicerrectoría Administrativa se consolidará como un Sistema Administrativo dinámico y de proyección, mediante una gestión participativa de un elevado nivel de desarrollo humano, que conduzca a su modernización y permita lograr un alto grado de eficiencia administrativa.

Historia

1948

1981

1985

1996

1998

2009

Bajo el Acuerdo 1745 de 1978, se creó el cargo de Vicerrector de la Universidad del Cauca, quien fuese elegido por el Consejo Directivo y escogido en forma rotatoria del personal de decanos de las facultades superiores. El Vicerrector debía reemplazar al Rector titular en faltas absolutas, temporales o accidentales.

El Acuerdo 03 de 1981 denomina a las áreas administrativas como Vice-Rectoría o Dirección Administrativa, División, Sección o Grupo. El Vice-Rector o Director Administrativo integra el Consejo Académico como órgano asesor del Rector y ejercerá las funciones que él le delegue, siendo jerárquicamente superior que los decanos de las facultades.

Por medio del Acuerdo 09 de 1985, se establece la estructura orgánica de la Vice-Rectoría Administrativa de la siguiente manera:

División de Personal

División Financiera

División de presupuesto y Contabilidad
Sección de Pagaduría y Tesorería

División de Servicios Administrativos

Sección de Servicios Generales
Sección de Adquisiciones
División de Almacén e Inventarios

División de Sistemas

División de Bienestar Universitario

El Acuerdo 033 de 1996, designa las funciones de la Vicerrectoría Administrativa

Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las diferentes dependencias y velar por que sus componentes obtengan la capacitación y bienestar requeridos.
Contribuir a la formulación de políticas administrativas, de bienestar y financieras de la Universidad y velar por su cumplimiento.
Coordinar y promover la adopción de métodos y sistemas que hagan más eficiente la gestión administrativa.
Realizar el control necesario para la óptima utilización de los recursos de la Universidad.
Proyectar los cambios que se hagan indispensables en la administración presupuestal y contable de la Institución, de acuerdo con los parámetros fijados por la Ley.
Presentar el anteproyecto de presupuesto de la Universidad.

Promover los medios adecuados para que los servicios administrativos se presenten a todas las dependencias de la Universidad en forma eficiente y oportuna.
Promover el debido recaudo y manejo de los dineros de la Universidad.
Formular estrategias y alternativas encaminadas al logro de recursos financieros para la Institución, en coordinación con la Oficina de Planeación.
Presentar los informes periódicos y especiales que le sean solicitados por el Rector.
Realizar los trámites necesarios para la adquisición de bienes y servicios que requiere la Institución.
Las demás que le sean asignadas de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes.

Por medio del Acuerdo 091 de 1998, se modifica la estructura orgánica de la Vicerrectoría Administrativa, así:

División de Recursos Humanos
División Financiera
División TIC

Por otro lado, se adicionan las siguientes funciones:

Atender las actividades relacionadas con la adquisición, y suministro de elementos, materiales y equipos para las dependencias de la Universidad, de conformidad con el plan general de compras.
Llevar y mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y velar por la conservación de los planos de cada inmueble.
Llevar los registros contables y mantener actualizada la información de las existencias y movimientos de los bienes muebles y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo.

Llevar el registro de los proveedores de bienes y servicios que requiera la institución y catálogos de sus precios.
Proponer la baja de elementos no necesarios para la Universidad.
Velar por el mantenimiento de instalaciones y equipos de la Universidad.
Las demás que le sean asignadas de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes.

A través Acuerdo 053 de 2009, se reglamenta el procedimiento de Jurisdicción Coactiva en la Universidad del Cauca, tocando los temas de etapas de cobro coactivo y clasificación de la cartera.

Principios

Posibilitar el Desarrollo del Saber

Facilitar el crecimiento y diversidad de expresiones académicas y de conocimiento dentro de la comunidad universitaria.

Apertura a las Dinámicas del Desarrollo

Fomentar la interacción con el entorno, especialmente con el departamento del Cauca y el país en general. La Vicerrectoría busca contribuir al progreso regional y nacional.

Asumir el Carácter Público

Reconocer y cumplir con la función social de la Universidad del Cauca como institución pública. Esto implica responsabilidad y transparencia en todas las acciones.

Articular Autonomía, Participación y Responsabilidad

Garantizar que las decisiones se tomen de manera responsable y en beneficio de la comunidad académica. La autonomía universitaria se combina con la participación activa de todos los actores.

Propiciar la Interacción Cultural

Facilitar la conexión entre el proyecto cultural de la Universidad del Cauca y los proyectos de vida de los estudiantes. Esto enriquece la experiencia universitaria y promueve la formación integral.

Objetivos

Gestión Eficiente de Recursos

Dirigir, coordinar y apoyar las diferentes actividades que requieren el manejo de recursos humanos, económicos, tecnológicos e infraestructura. Esto se hace con el propósito de lograr la función social institucional y garantizar el desarrollo y ejecución de las actividades universitarias.

Apertura a la Comunidad

Abrir la universidad a las dinámicas del desarrollo del departamento del Cauca y del país. Esto implica fomentar la interacción con la comunidad y contribuir al progreso regional y nacional.

Autonomía y Responsabilidad

Articular la autonomía, la participación y la responsabilidad en todas las acciones universitarias. La Vicerrectoría debe asegurar que las decisiones se tomen de manera responsable y en beneficio de la comunidad académica.

Promoción del Proyecto Cultural

Propiciar la interacción entre el proyecto cultural de la Universidad del Cauca y los proyectos de vida de los universitarios. Esto incluye fomentar la formación integral de los estudiantes y su participación activa en la vida cultural y académica.

Radicación de Correspondencia

Tipos de documentos que se recepcionan

Solicitudes que se reciben en la Vicerrectoría Administrativa con Ventanilla Única

Solicitudes de CDP para: Membresías, pago honorarios a profesores invitados y administrativos, apoyos económicos a estudiantes, cuotas partes, auxilios económicos sindicales, monitores, compras.

Otras solicitudes: Reintegros, vacaciones, permisos.

Solicitudes que se reciben directamente en La Vicerrectoría Administrativa

Solicitudes de CDP para: Suministros, obras, interventorías, consultorías, contratos de aprendizaje, contratos de prestación de servicios, judicaturas.

Otras solicitudes: Avances, tiquetes, pagos de monitorias.

Avances

Solicitudes de Avances

1. La dependencia solicitante diligencia y envía a la Vicerrectoría Administrativa, formato PA-GA-5-FOR-23 Solicitud de autorización de avance o gasto y se debe anexar los respectivos soportes según la necesidad.

2. Vicerrectoría Administrativa recibe la solicitud y revisa que se encuentre bien tramitada. En caso de que no esté tramitada correctamente, se devuelve a la dependencia solicitante. La solicitud solo se puede autorizar si no hay contrato vigente que atienda esa necesidad, (por ejemplo, hospedaje, alimentación, refrigerios, transporte).

Viáticos: Se revisa el sueldo de cada funcionario, se liquida lo que corresponde a viáticos y se anexa la invitación del evento.
Compras: Se puede tramitar de acuerdo con la justificación que presenten, en donde se explique que es un gasto urgente y se debe anexar cotizaciones y justificación. Si no es de carácter urgente, se envía la solicitud al área comercial para que tramite como compra.

3. Se entrega solicitud al Vicerrector Administrativo para su autorización.

4. Se expide el respectivo acto administrativo mediante resolución.

5. Por último, se remite solicitud a la División de Gestión Financiera para continuar con el trámite.

Reintegros

La Vicerrectoría Administrativa, se permite darle a conocer el procedimiento a seguir para realizar la Solicitud de Reintegro o Cruce de Cuentas:

1. Diligenciar formato de reintegro o cruce de cuentas PA-GA-5.2-FOR-3 (adjunto el formato) con la información que se detalla a continuación:

Tipo de solicitud: marcar con una X en el campo Devolución
Dirigido a: Jorge Adrián Muñoz Velasco
Cargo: Vicerrector Administrativo
Nombre del solicitante, Documento de identidad, dirección, Teléfono fijo, Celular, correo electrónico: se deberá diligenciar con la información personal del estudiante solicitante.
Información de la cuenta bancaria: Únicamente si el estudiante solicitante es el titular de la cuenta, de lo contrario no deberá registrar ninguna información en los siguientes campos.
Número de la cuenta bancaria
Nombre entidad bancaria solicitante
Nombre a quien pertenece la cuenta bancaria (aplica Daviplata, Bancolombia ahorros a la mano, Nequi y demás cuentas bancarias. Se exceptúa las cuentas de cooperativas).
Justificación: La razón por la cual se debe hacer la devolución.
Nombre banco donde realizó el depósito: Se debe indicar la entidad bancaria, en la cual se efectuó la consignación del concepto por el cual solicita la devolución.
Firmar en espacio del solicitante.
En el espacio Firma del Jefe de Dependencia, debe firmar el decano de la facultad donde Usted estudia.

2. Adjuntar los siguientes documentos:

Copia de la cédula de ciudadanía.
Recibo de pago.
Comprobante de transacción PSE o recibo de pago.
Certificación Bancaria

MUY IMPORTANTE: Radicar la documentación en Ventanilla Única – calle 5 #4-70, claustro Santo Domingo.

Tiquetes

Solicitudes de Tiquetes

1. La Vicerrectoría Administrativa solicita a cada dependencia el presupuesto que van a necesitar para tiquetes, para poder abrir licitación.

2. Cada dependencia revisa su presupuesto de viáticos y solicita el valor que necesita para tiquetes en el año. La vicerrectoría Administrativa recopila todas las solicitudes de las diferentes dependencias y elabora una única solicitud de CDP a financiera.

3. Cuando llega CDP se abre la convocatoria para licitación pública de tiquetes.

4. La dependencia solicitante diligencia y envía a la Vicerrectoría Administrativa formato PA-GA-5-FOR-44 Solicitud de Tiquetes debidamente firmada por el Decano o Jefe de cada dependencia, se debe anexar el soporte de la invitación al evento.

5. La Vicerrectoría Administrativa recibe la solicitud y revisa si la dependencia tiene presupuesto para tiquetes. Si la dependencia tiene presupuesto, se radica internamente y se entrega al Vicerrector Administrativo para su autorización. En caso de que no se tenga presupuesto se devuelve a la dependencia, quien podrá solicitar CDP para hacer Otro SÍ al contrato.

6. Se entrega fotocopia de la solicitud al funcionario de la agencia de viajes.

7. El funcionario de la agencia de viajes hace la reserva, poniéndose de acuerdo con el pasajero y deberá enviar a la Vicerrectoría Administrativa el valor de lo que cueste el tiquete.

8. Vicerrectoría Administrativa hace revisión del presupuesto con el valor real del tiquete y se autoriza la emisión. En caso de que no se alcance el rubro se le notifica a la dependencia solicitante, para que gestione con Rectoría u otras dependencias el presupuesto faltante.

9. La agencia de viajes envía facturas con las cuales se procede a realizar actas parciales de pago con certificado de pago, informe y acta de recibo a satisfacción.

10. Hacer conciliación con agencia para que no se queden facturas sin pago.

Funciones de la Vicerrectoría Administrativa

Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las diferentes dependencias y velar por que sus componentes obtengan la capacitación y bienestar requeridos.
Coordinar, promover la adopción de métodos y sistemas que hagan más eficiente la gestión administrativa.
Proyectar los cambios que se hagan indispensables en la administración presupuestal y contable de la institución, de acuerdo con los parámetros fijados por la Ley.
Promover los medios adecuados para que los servicios administrativos se presten a todas las dependencias de la Universidad del Cauca en forma eficiente y oportuna.
Formular estrategias y alternativas encaminadas al logro de recursos financieros para la institución, en coordinación con la Oficina de Planeación.
Realizar los trámites necesarios para la adquisición de bienes y servicios que requiere la institución.
Llevar y mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y velar por la conservación de los planos de cada inmueble.
Velar por el mantenimiento de instalaciones y equipos de la Universidad del Cauca

Contribuir a la formulación de políticas administrativas, de bienestar y financieras de la Universidad y velar por su cumplimento.
Realizar el control necesario para la óptima utilización de los recursos de la Universidad del Cauca.
Presentar el anteproyecto del presupuesto de la Universidad del Cauca.
Promover el debido recaudo y manejo de los dineros de la Universidad del Cauca.
Presentar los informes periódicos y especiales que le sean solicitados por el Rector.
Atender las actividades relacionadas con la adquisición y suministro de elementos materiales y equipos para las dependencias de la Universidad del Cauca, de conformidad con el plan general de compras.
Proponer la baja de elementos no necesarios para la Universidad del Cauca.

“Somos una institución que se transforma con su gente, con las nuevas tecnologías y la modernización de sus procesos administrativos. Nos transformamos camino al Bicentenario“.