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Lineamientos para tratamiento de datos personales

RESOLUCIÓN RECTORAL No. 0650 de 2026
27 MAYO 2026

Por la cual se establecen los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales de la Universidad del Cauca El Rector de la Universidad del Cauca en uso de sus facultades legales y estatutarias, especialmente las conferidas en los numerales 1 y 4 del Artículo 23 del Acuerdo Superior 105 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el derecho al habeas data, disponiendo que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas”.

Que el Legislativo a través de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”; desarrolló este derecho e incorporó los lineamientos, procedimientos, deberes, roles y la tipología de datos que son objeto de protección constitucional, disponiendo, además, las condiciones en las cuales se deben recolectar los datos personales que posteriormente serán vinculados con la administración de una base de datos.

Que mediante el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2017”, se establecieron las disposiciones generales para la protección de datos personales, las categorías, derechos y condiciones de legalidad para su tratamiento.Adicionalmente se fijaron los procedimientos a seguir, las responsabilidades y los encargados del tratamiento de los datos.

Que la Universidad ha desarrollado mecanismos en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, el cual consagra que “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas y lineamientos para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.”

Que mediante el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”, se estableció y reglamentó lo relativo al Registro Nacional de Bases de Datos, determinado que los responsables del tratamiento de la información personal deben inscribir sus bases de datos en dicho Registro.

Que mediante la Ley 1712 de 2014, se crea la Ley de Transparencia y del Derecho deAcceso a la Información Pública Nacional, regulando los procedimientos para el ejercio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Que mediante el Decreto 1074 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, se reglamenta la Responsabilidad Demostrada frente al tratamiento datos personales en cuanto a que los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

Que a la Universidad del Cauca le son aplicables y exigibles las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y Decreto 1074 de 2015.

Que es imperativo velar porque los datos personales obtenidos por la Universidad del Cauca cumplan con los fines para los cuales se recopilaron de acuerdo a los criterios para la recolección, uso, tratamiento, procesamiento, transferencia, transmisión y rectificación de datos personales, y puedan ser utilizados para gestión de las diferentes actividades que la Alma Mater desarrolle en cumplimiento de su visión, misión y objetivos

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. OBJETO. Adoptar los lineamientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de la Universidad del Cauca, los cuales constituyen los lineamientos base para la recolección, uso y tratamiento de los datos personales por parte de esta, así como el ejercicio de los derechos de su titular.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente lineamiento será aplicable a todas las personas con las que la Universidad del Cauca establezca relación o actividad académica, profesional, comercial, laboral, y todas aquellas relacionadas con el desarrollo de sus fines o en desarrollo de funciones propias; sean estas permanentes u ocasionales, en las que se pueda suministrar datos personales a la Universidad como encargada o responsable del tratamiento de datos, dentro o fuera del territorio Nacional, y que sean registrados en archivos o cualquier base de datos institucional.

Este lineamiento es de estricto cumplimiento para todos los encargados del tratamiento de las bases de datos e implica estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

ARTÍCULO 3. IMPLEMENTACIÓN. La implementación y socialización de los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales de la Universidad del Cauca estará a cargo de la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, quien impartirá las directrices pertinentes con el fin de que los encargados del tratamiento de los datos personales en la Universidad cumplan con los presentes lineamientos.

ARTÍCULO 4 ALCANCE. La Universidad del Cauca, en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos, establece su compromiso ineludible con el respeto y la protección de los datos personales de todas las personas naturales vinculadas a su actividad institucional —incluyendo aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, administrativos, contratistas, proveedores y usuarios de sus plataformas digitales—, garantizando el ejercicio de los derechos de sus titulares. Este lineamiento describe los mecanismos por los cuales la Universidad recopila, almacena, usa, comparte y protege dicha información, adoptando conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias. El alcance del presente lineamiento se extiende a los datos personales de personas naturales registrados en los programas, aplicativos y archivos gestionados por la Universidad del Cauca, asegurando el cumplimiento de los deberes de seguridad y confidencialidad en el marco de su misión y visión institucional

ARTÍCULO 5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La UNIVERSIDAD DEL CAUCA, identificada con Nit 891500319-2, es un ente Universitario autónomo, vinculado al Ministerio de Educación Nacional, con autonomía y régimen especial, definida como una Universidad Pública del orden Nacional, vigilada por el Ministerio de Educación Nacional, creada por Decreto del 24 de abril de 1827 dictado por el Presidente de la República General Francisco de Paula Santander, en desarrollo de la Ley del 18 de mayo de 1826 e instalada el 11 de noviembre de 1827. Su nacionalización fue ratificada por la Ley 65 de 1964 y su decreto reglamentario 1979 de 1965.

DIRECCIÓN: Calle 5 44 – 70 — Edificio Santo Domingo — Barrio Centro, sector histórico, Popayán — Cauca
CORREO ELECTRÓNICO: rectoriaQunicauca.edu.co

ARTÍCULO 6. MARCO NORMATIVO APLICABLE

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013.
Decreto Único 1074 de 2015.
Decreto 090 de 2018
Sentencias de la Corte Constitucional: C-1011 de 2008, y C-748 del 2011
Circular 003 de 2018, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Guías y cartillas emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 7. DEFINICIONES De conformidad con la legislación vigente sobre la protección de datos personales, y para una mayor comprensión de este lineamiento se establecen las siguientes definiciones, las cuales deberán ser aplicadas bajo criterios de interpretación que garanticen su implementación sistemática e integral conforme a los principios y postulados que rigen los derechos fundamentales relacionados con el derecho de hábeas data y protección de datos personales.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o mediante documento fisico, electrónico o en cualquier otro formato, conocido o por conocer, generado por el responsable del Tratamiento de Datos Personales y dirigida a quien se le va a realizar dicho tratamiento, en la cual se le informa acerca de la existencia de las,políticas y lineamientos que le serán aplicables y la forma de acceder a las mismas, así como las finalidades que se pretende dar a los datos personales.

3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales y/o de procesos institucionales, bien sea en medio fisico o en medio electrónico que sea objeto de tratamiento.

4. Confidencialidad: Característica que posee cualquier información no divulgada de una persona natural o jurídica que no está dentro del ámbito de la naturaleza pública.

5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

6. Dato público: Es el dato calificado como tal según la ley y la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la legislación colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

7. Dato público: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial

8. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

9. Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

10. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.

11. Habeas data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, incluir, actualizar, rectificar o corregir y excluir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

12. Líder de tratamiento de datos: Dependencia que asume al interior de la Universidad, la actividad de articular los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y gestión del procedimiento de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares para el ejercicio de los Derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas o disposiciones que la modifiquen, complementen o reemplacen

13. Delegado del tratamiento de datos: Persona encargada dentro de la entidad, que pertenece a la dependencia líder de Tratamiento de Datos Personales, que tiene como fin velar por la implementación efectiva de los lineamientos, políticas y procedimientos adoptados para cumplir las normas de Tratamiento de Datos Personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la entidad, bajo la orientación y lineamientos del Líder de Tratamiento de Datos Personales.

14. Responsable del tratamiento: La Universidad del Cauca es responsable del tratamiento de los datos cuando por sí misma o en asocio con otras compañías, instituciones o entidades decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales de los Titulares.

15. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento

16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

17. Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

18. Transmisión: Consiste en la comunicación de Datos Personales (dentro o fuera del territorio colombiano) a un Encargado del Tratamiento, con el objetivo de que este realice un procesamiento de los datos exclusivamente por cuenta del Responsable (la Universidad del Cauca).

19. Tercero: Persona natural o jurídica que interactúa con la Universidad para el ejercicio de actividades o funciones propias de una relación contractual o en el marco de un convenio de cooperación o por actividades adelantadas por entes de vigilancia, control y/o certificación.

ARTÍCULO 8. PRINCIPIOS. Además de los principios consagrados en la Ley 1581 de 2012 y sin perjuicio de otros propios de la administración de datos, la Universidad del Cauca aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, mismos que constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

A. PRINCIPIO DE LEGALIDAD: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

B. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la Universidad del Cauca, estarán disciplinados y atenderán como propósito legítimo, específico y explícito el autorizado por el titular y el o los permitidos por la ley, para lo cual se informará al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

C. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

D. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal del que sea titular.

F. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

G. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la Universidad del Cauca será objeto de protección a través de la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, para lo cual se atenderá a lo dispuesto en los lineamientos de Seguridad Informática y de la Información de la Universidad del Cauca.

H. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bancos o Bases de Datos de la Universidad del Cauca y que no tengan la naturaleza de públicos están a obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

ARTÍCULO 9. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS SUMINISTRADOS. Los datos personales de aspirantes, estudiantes, egresados, profesores, trabajadores, empleados, ex-empleados, pensionados, beneficiarios, proveedores o contratistas, o de cualquier persona con la cual la Universidad tenga establecida o establezca una relación permanente u ocasional, obtenidos por la Universidad del Cauca, serán incluidos en los bancos o bases de datos institucionales, y su tratamiento se realizará conforme a la normatividad vigente que regule la materia y con su condición de Institución de Educación Superior y para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la Universidad, entre ellas docencia, investigación, interacción social y extensión.

Además de lo anterior, y en todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para los siguientes fines:

1. Gestión de Ofertas, Servicios y Promoción de Información Institucional

La Universidad del Cauca llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales con el fin de promover y difundir programas educativos, facilitar procesos académicos e institucionales, y apoyar diversas actividades, como:

1.1 Investigaciones realizadas por la Universidad o terceros (investigadores o profesores)

1.2 Actividades científicas y de bienestar universitario.

1.3 Prácticas profesionales, financiación, acceso a la biblioteca, becas y ayudas económicas.

1.4 Relaciones internacionales y movilidad internacional.

1.5 Participación en eventos, concursos, congresos y seminarios.

1.6 Relacionamiento con egresados y graduados.

1.7 Difusión de información a través de los medios de comunicación oficiales de la Universidad.

1.8 Temas publicitarios, comerciales, investigativos, estadísticos y de mercadeo.

Todo lo descrito anteriormente se realizará en el marco de los objetivos, así como de la labor de promoción de la Universidad entre diferentes públicos de interés.

2. Gestión Administrativa y Financiera

La Universidad del Cauca realizará Tratamiento de Datos Personales para el envío de información de procesos de selección y/o oportunidades de empleos, convocatorias, procesos de contratación; afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral: implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; gestión de proveedores y contratistas bajo el cumplimiento normativo; ejecución de convenios con terceros para el otorgamiento de beneficios; pago de nómina, bienestar organizacional; afilación a cajas de compensación familiar; fondo de empleados; ofrecimiento de programas educativos; becas y ayudas económicas; participación en eventos o concursos, actividades académicas e investigativas y de extensión, congresos y/o seminarios; información de gestión médica y salud; difusión de información a través de los medios de comunicación de la Universidad; temas publicitarios, comerciales, investigativos, estadísticos, de mercadeo; y en general, para todas las actividades que se enmarquen dentro del objeto social de la universidad y su promoción.

3. Gestión de Actividades de Investigación y de Extensión

En las actividades y prácticas que realicen los investigadores de La Universidad o un tercero, ya sea en calidad de investigador o profesor que apoye la Universidad del Cauca, así como las relacionadas con el servicio de extensión, innovación y propiedad intelectual, se deberán seguir las reglas establecidas en el presente lineamiento para el Tratamiento de Datos Personales, así como los procedimientos internos establecidos en el Manual interno de lineamientos, políticas y procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. Su finalidad es el fomento, el desarrollo y la consolidación de la investigación y la extensión de la Universidad del Cauca, a través de planes, programas y proyectos con criterios de integración, equidad, excelencia y calidad que respondan a diversas tendencias internacionales, a necesidades e intereses nacionales, regionales y locales, así como a la respectiva academia de la comunidad universitaria de las diferentes sedes. Los datos personales tratados tienen como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en forma dinámica y coordinada, del conocimiento científico, tecnológico, artístico y cultural que se produce en la Universidad, en interacción con el entorno económico, político, cultural y social del país.

4. Gestión de Tratamiento de Datos Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

4.1 El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

4.2 EI Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

4.3 EI Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin animo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

4.4 El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4.5 El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En los anteriores eventos es posible el Tratamiento de los Datos Personales, siempre y cuando se cumplan las siguientes obligaciones:

4.6 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

4.7 Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que sean objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

4.8 El suministro de datos personales sensibles no puede condicionar ninguna actividad.

5. Gestión de Tratamiento de Datos de Menores de Edad

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública de conformidad con la normatividad vigente, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

5.1 Que la finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes;

5.2 Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes

5.3 De acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, se debe tener en cuenta la opinión del niño, niña o adolescente

5.4 Que se cumpla con los principios previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales o las normas vigentes que regulen la materia

5.5 Que, cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgue la autorización respetando la opinión del menor de edad.

6. Gestión de Datos de Historias Clínicas

La Universidad del Cauca recolecta información de sus afiliados a su Unidad de Salud y de terceros no vinculados a la Universidad, cuando son utilizados los servicios de salud brindados por ella. Las finalidades de la recolección de datos personales de esta base de datos son: Resolver las necesidades de orientación, información, educación y atención básica de las necesidades en salud de los usuarios garantizando sus derechos y guiándolos en el cumplimiento de sus deberes.

7. Gestión de Riesgos y Emergencias, Urgencias Médicas o Sanitarias

Para realizar una adecuada gestión de riesgos que permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de las personas, es necesario obtener y utilizar en tiempo real información que permita su análisis.

De igual manera, se requiere la recolección y uso de datos en caso de urgencia médica o sanitaria, entendiendo que todos los datos sobre la salud de las personas son información sensible y su tratamiento requiere mayores medidas de seguridad restricción de circulación, acceso y uso,

8. Gestión de Plataformas Web, Aplicaciones y Sistemas Tecnológicos

El Tratamiento de los Datos Personales suministrados a través de herramientas tecnológicas, de inteligencia artíicial, electrónicas, páginas web, sistemas de información, aplicaciones web, plataformas y sistemas tecnológicos, software. Entre otros, se regirá bajo el cumplimiento de la normativa nacional y universitaria aplicable según el presente lineamiento, y su finalidad se desarrollará de acuerdo al objeto y legitimación que se indiquen en cada uno de los formularios de recolección de datos personales de las herramientas mencionadas.

Cuando se ingrese a los sitios web o se utilice un servicio online de la Universidad de Cauca, se recopilará la información necesaria para brindar acceso, para el funcionamiento del sitio web y para cumplir con los requisitos legales y de seguridad que son necesarios para el funcionamiento del sitio web, o su registro en el mismo, como: número de identificación, email, nombres completos, contraseñas, las direcciones IP y los ajustes del navegador, entre otros. Durante la visita a las plataformas y aplicaciones tecnológicas, también se recopilará información acerca de las actividades realizadas en las mismas, para personalizar la experiencia en el sitio web, como, por ejemplo, registrar preferencias y ajustes, y recopilar estadísticas, que permiten a la Universidad mejorar y seguir desarrollando los sitios web, productos y servicios.

Los sitios web de la Universidad podrán usar cookies, que son necesarias para su correcto funcionamiento, así como procesar información de interés cuando los visitan. Estas cookies pueden usarse también para el seguimiento de eventos y para la comercialización de productos. Los datos recogidos con estas etiquetas se usarán conforme al presente lineamiento y las normativas de privacidad de las redes sociales. El Sitio Web puede contener enlaces a otras páginas web.

La Universidad implementará un sistema de gestión de consentimientos (Banner de Cookies) que permita a los usuarios aceptar, configurar o rechazar el uso de cookies no esenciales. El tratamiento de datos a ravés de herramientas de Inteligencia Artificial se Imitará a las finalidades informadas en el aviso de privacidad de cada aplicativo, garantizando siempre la opción de optar por no participar (opt-out) cuando sea técnicamente viable.

9. Gestión de Datos Biométricos – Imágenes y Video

La información recolectada como datos biométricos, imágenes fotográficas o videos, capturadas en nuestros eventos, cursos, talleres, seminarios, sistemas de video vigilancia y demás actividades para el desarrollo de los fines de la Universidad, se utilizarán o podrán ser tratadas para fines de seguridad de los bienes y personas, convivencia de las personas, promoción, mercadeo, soporte o constancia de las labores y actividades desarrolladas con previo consentimiento y como insumos para nutrir procesos de divulgación y posicionamiento institucional. Las imágenes serán tratadas de manera adecuada, pertinente y no excesiva, en relación con el ámbito, y las finalidades determinadas, legítimas y explicits, que hayan justificado su tratamiento y durante el tiempo necesario y de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

ARTÍCULO 10 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del tiular, la cual, deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior con el fin de llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales y autorización del tratamiento para datos sensibles,

La Universidad del Cauca se reserva el derecho de capturar fotografías y videos (imagen fija y en movimiento) en sus espacios universitarios durante eventos, actividades académicas, clases y/o en el desarrollo de situaciones habituales, como el traslado y los recorridos entre los distintos espacios. Esta autorización aplica a todos los miembros de la comunidad universitaria, incluidos estudiantes, docentes, personal administrativo, contratistas y visitantes.

Al participar en estas actividades o estar presentes en los espacios universitarios, las personas otorgan su consentimiento para el uso de su imagen y datos personales con fines de promoción y divulgación institucional. Esto incluye, pero no se limita a

1. Promoción de programas de pregrado, posgrado y educación contínua

2. Transmisión de la misión y valores institucionales.

3. Labor de posicionamiento de la marca de la Universidad entre diferentes grupos de interés, mediante su publicación en canales digitales y en nuestra página web institucional.

Parágrafo único: Los estudiantes, al aceptar su matrícula, y los contratistas y personal administrativo, al firmar sus vinculaciones, autorizan el tratamiento de datos personales en lo que respecta de manera específica a la captura de imagen fia y en movimiento, conforme a los presentes Iineamientos para el Tratamiento de Datos Personales. La Universidad garantiza que el uso de esta información se realizará de manera responsable y conforme a la normativa vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 11. MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Intemet, Sitios Web. en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual, se pueda concluir de manera inequivoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la Universidad del Cauca y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Artículo 12. LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN NO SERÁ NECESARIA EN LOS SIGUIENTES CASOS:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadisticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Artículo 13. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

La Universidad del Cauca implementará los mecanismos y acciones pertinentes dirigidas a mantener el registro o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.

Artículo 14. AVISO DE PRIVACIDAD.

EI AVISO DE PRIVACIDAD es la comunicación verbal, escrita o electrónica que es puesta a disposición del Titular para darle a conocer la información, existencia y las formas de acceder a los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables. La Universidad del Cauca al momento de recolectar o capturar los datos personales, implementará el aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en los articulos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3. del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

El aviso de privacidad, como minimo, deberá contener la siguiente información:

Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos.
Los Derechos que tiene el titular de la información.
Los mecanismos y canales de atención dispuestos por el responsable de los datos para que el titular conozca los lineamientos y acceda a sus Derechos Constitucionales.
En caso de que la organización o el responsable recolecte datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.; debe explicarle al titular de los datos el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción de elegir si responde o brinda estos datos.

Para la difusión del aviso de privacidad y de los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnologia, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.

Artículo 15. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

La Universidad del Cauca garantiza al titular de los datos personales los siguientes Derechos:

Conocer, incluir, actualizar, rectificar o corregir, excluir o solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Universidad en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Universidad del Cauca, en su condición de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento de datos personales.
A recibir información por parte de la Universidad del Cauca, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente aplicables al tratamiento de datos personales, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante la Universidad del Cauca en su calidad de Responsable del Tratamiento.
Modificar o revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales o en virtud de su solicitud libre y voluntaria. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la Universidad del Cauca.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento a través de los canales dispuestos por la Universidad para tal propósito.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Artículo 16. LOS DERECHOS ANTES RELACIONADOS, PODRÁN EJERCERSE POR:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición la Universidad del Cauca.
Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de dicha condición.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Artículo 17. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Universidad del Cauca le corresponderá en calidad de Responsable y Encargada del Tratamiento de Datos Personales, cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de, las disposiciones previstas en la Ley:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en el formato en la que fue registrada.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los Derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Respetar y conservar la información, bajo las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular, necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Velar porque la información que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible y que se trate de datos cuyo tratamiento esté previamente autorizados de conformidad con la Ley y los presentes lineamientos.
Realizar oportunamente la actualización de la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos que estén previamente autorizados.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Artículo 18. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN.

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

A los titulares, sus causahabientes, o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.

Artículo 19. RESPONSABLE DE LOS LINEAMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y LÍDER DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES.

La División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC de la Universidad del Cauca en articulación con las dependencias institucionales, serán responsables del seguimiento y articulación de los lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y liderará la gestión del procedimiento de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares para el ejercicio de los Derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y las Circulares Externas expedidas y demás normas o disposiciones que las modifiquen, complementen o reemplacen.

La División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC de la Universidad del Cauca, para el Tratamiento de Datos Personales, será quien vele por la implementación efectiva de los lineamientos y procedimientos adoptados para cumplir las normas de Tratamiento de Datos Personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión dentro de la Entidad, bajo la orientación y lineamientos de esa dependencia. De igual manera, recepcionará, radicará y hará el reparto de las consultas, reclamos y solicitudes presentadas por los Titulares de la información para el ejercicio de sus derechos a las áreas o dependencias funcionales encargadas del Tratamiento de los Datos Personales para que se resuelvan las mismas.

El Titular puede en cualquier momento solicitar a la Universidad del Cauca el acceso a los datos personales que tenga registrados, asi como solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos y en general ejercer sus derechos, mediante la presentación de peticiones, consultas y reclamos sustentando en debida forma esta; para lo que la Universidad del Cauca habilitará los siguientes medios de recepción:

Oficina de correspondencia: Ventanilla Única, Universidad del Cauca
Dirección: Calle 5 #4-70 | Popayán, Cauca.
Correo electrónico: quejasreclamos@unicauca.edu.co

Artículo 20. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente lineamiento y en las normas que regulen su actividad:

Garantizar al titular la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del presente manual o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula por la normatividad vigente.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en esta materia.

Artículo 21. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.

La Universidad del Cauca garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin limite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos de acuerdo a la solicitud del titular mediante el medio decretado por la universidad en cumplimiento del presente lineamiento.

Artículo 22. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

El titular de los datos, causahabientes o su representante y/o apoderado, puede en cualquier momento solicitar a la Universidad del Cauca el acceso a los datos personales que tenga registrados, así como solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos y en general ejercer sus derechos, mediante la presentación de consultas y reclamos bajo el siguiente procedimiento.

PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD.

La solicitud debe presentarse en cualquiera de nuestros canales de atención: Por medio escrito a la Universidad del Cauca, ubicada en Calle 5 #470 | Popayán, Cauca o por medio electrónico a través de email: quejasreclamos@unicauca.edu.co

Para la atención de la petición, queja o reclamo se debe solicitar la siguiente información:

REQUISITOS DE LA SOLICITUD.

La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:

Nombres y apellidos del titular.
Número de identificación del titular.
Datos de localización del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, reclamo o revocatoria.
Documentos que considere soportan su consulta, reclamo o revocatoria.
Medio por el cual desea recibir respuesta.
Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
Firma del peticionario.

Se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones:

Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud
Si se trata de un causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud.
En caso de que el Titular o sus causahabientes actúen mediante representación o apoderado, deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud.
Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor (Registro civil de nacimiento). Sin este soporte, la Universidad se abstendrá de tramitar la solicitud en aras de proteger el interés superior del menor.

Articulo 23. GESTIÓN DE LA SOLICITUD.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los Derechos previamente mencionados se gestionarán de la siguiente manera:

1. Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la Universidad del Cauca garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) dias hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) dias hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

2. Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento. En todo caso, el reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) dias hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud resulta incompleta o no es clara, se requerirá al interesado y/o Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación para que subsane o aclare las falencias; una vez aclarada la solicitud, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite"; Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

3. Rectificación y actualización de datos:

La Universidad del Cauca tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

3.1 En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

3.2 La Universidad del Cauca, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

3.3 La Universidad del Cauca, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

4. Supresión de datos:

En el caso de solicitud de supresión o eliminación de las bases de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud, dicho motivo podrá ser la simple voluntad del titular; y una vez recibida la solicitud y verificada la información, se contará con el término de diez (15) dias hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de la(s) base(s) de datos de la Universidad del Cauca.

Finalizada la eliminación, se le informará al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación.

De igual forma, se informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos de la Universidad del Cauca, por ejemplo, por temas académicos, administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante, inhabilitará la información solicitada.

Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones o por notificación judicial se reactivará el dato para cumplir con los términos de ley. Si la Universidad del Cauca no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado de este a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, si el nuevo responsable es identificable se informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Universidad del Cauca, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Parágrafo único: Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Universidad del Cauca. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Tratándose de contenido audiovisual (fotos, videos o voz) publicado en canales digitales institucionales o redes sociales, el Titular o su representante podrán solicitar su retiro inmediato. La Universidad procederá a la desindexación o eliminación del contenido en un término no mayor a cinco (10) dias hábiles tras la validación de la solicitud, informando al Titular sobre las limitaciones de control una vez que el contenido ha sido compartido por terceros ajenos a la institución.

Artículo 24. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la Universidad del Cauca deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

Revocatoria total: puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Universidad del Cauca deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
Revocatoria parcial: puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Artículo 25. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Universidad del Cauca se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde a lo normado en el Articulo 2.2.2.25.3.7. del Decreto 1074 de 2015-Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para el Tratamiento de Datos Personales. No obstante, lo anterior, la Universidad del Cauca en su proceso de mejora continua establecerá controles que permitan, en la medida de lo posible, conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizados.

La División de TIC en articulación del Centro de Gestión de las Comunicaciones y la Oficina Jurídica realizará auditorias técnicas y revisiones de cumplimiento del presente lineamiento con una periodicidad mínima anual. Estos controles evaluarán la efectividad de las medidas de cifrado, los registros de acceso y la integridad de las bases de datos, generando informes de mejora continua para mitigar riesgos de seguridad.

Artículo 26. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

La Universidad del Cauca en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión y, en consideración de sus vinculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativo, podrá efectuar transferencia y/o transmisión de datos personales de los titulares a terceros con quienes tenga relación contractual, de convenio u operativa que le permita efectuar el debido cumplimiento de sus funciones legales, para lo cual adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales cumplan con los presentes lineamientos para el Tratamiento de los Datos Personales y las obligaciones establecidas en la Ley.

Para Transferencia de Datos Personales se observará lo previsto en el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan.

Para Transmisión de Datos Personales se establecerá cláusulas contractuales o se celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

Alcances del tratamiento.
Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo sus lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Parágrafo único: Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la Universidad del Valle no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad con el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015-Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Artículo 27. CATEGORIZACIÓN DE DATOS. DATOS INDISPENSABLES.

La Universidad cataloga los siguientes datos personales como indispensables para la prestación del servicio de educación y servicios complementarios.

1. El registro estudiantil y los datos familiares.

Los datos generales sobre el estudiante y su familia que la Universidad debe recolectar (nombre y apellidos; número de documento de identificación; dirección de residencia, afiliación a salud, nombres, apellidos y dirección de padres o acudientes).
Los registros académicos y la hoja de vida académica y disciplinar del alumno a que la Universidad debe recolectar y tratar por mandato de la ley (notas parciales y totales por semestre y asignatura, actas de procesos disciplinarios, fechas de ingreso a la Universidad).
Los datos personales sensibles sobre el alumno y su familia que la Universidad debe recolectar y tratar por mandato de la ley (grupo sanguíneo, discapacidades).

2. Los datos para los servicios de apoyo.

Los datos sensibles que requiere la Universidad para poder ofrecer al estudiante una ayuda rápida y eficaz en caso de emergencia y los requeridos por la ley para el establecimiento de las historias clinicas (enfermedades crónicas, medicamentos necesarios, protocolos de atención, número de teléfono de contacto de emergencia de la familia.
Los datos personales sensibles que surgen en relación con los servicios que presta la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, así como la información contenida en los formatos correspondientes.
Los datos personales que requiere la Universidad para poder ofrecer y desarrollar actividades extracurriculares, eventos culturales y deportivos.

3. Los datos contractuales y contables.

Los datos contables que requiere la Universidad para realizar las liquidaciones de matricula (las informaciones de identificación personal, estrato, ingresos).
Los datos personales contables y financieros de las familias, causados por sus obligaciones contractuales con la Universidad (pagos de matricula).

4. Los datos de personal y de nómina.

Los datos personales generales que requiere la Universidad de sus empleados y los datos que se generen a raiz de la vinculación laboral, tales como las asignaciones salariales, las evaluaciones de desempeño, los resultados de pruebas de aptitud.
Los datos personales que requiere la Universidad para llevar el registro contable de nómina de sus empleados.
Los datos personales sensibles relacionados con la salud ocupacional y los conflictos laborales.
Los datos personales sensibles relacionados con las labores de los comités de Convivencia Laboral y de Salud Ocupacional, entre otros.

5. Los datos de proveedores y contratistas.

Los datos personales generales que requiere la Universidad para realizar contratos con terceros y la realización de tareas tercerizadas (los contratos mismos, las informaciones de identificación personal requeridos para el contrato, en caso dado las particularidades del servicio contratado).

6. Los datos de personas con fines de investigación y extensión.

Los datos personales que requiere la Universidad para realizar proyectos de investigación y de extensión, relacionados con las personas naturales que son objeto del desarrollo del proyecto.

Artículo 28. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS PERSONALES.

La Universidad del Cauca informa que da cumplimiento al Decreto 090 del 18 de enero de 2018 en su "Artículo 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los responsables del tratamiento que reúnan las siguientes caracteristicas: "...b) Personas juridicas de naturaleza pública", asi como en lo establecido en su "Articulo 2.2.2.26.3.1. Plazo de inscripción, literal "c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio." Y en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015-Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

El Registro Nacional de Base de Datos -RNBD-, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; el cual, será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Artículo 29. VIGENCIA.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Artículo 30. COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN.

Comuniquese la presente Resolución a toda la comunidad universitaria a través del portal web institucional de la Universidad del Cauca, con el fin de garantizar su conocimiento, divulgación y aplicación en los procesos relacionados con el tratamiento de datos personales.

COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Popayán, a los 27 días del mes de mayo de 2026.

DEIBAR RENÉ HURTADO HERRERA
Rector

Proyección y revisión: Juan Pablo Pino Lopez - Profesional Especializado División de la Información y las Comunicaciones.
Aprobó: Pablo Zambrano Simmonds - Jefe Oficina Asesora Jurídica