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Secretaría General
Área de Gestión Documental
Comité de Archivo
El Comité de Archivo de la Universidad del Cauca es un órgano asesor y técnico encargado de velar por la correcta gestión documental en la institución, en cumplimiento de la normativa archivística vigente, especialmente lo establecido por el Archivo General de la Nación.
Entre sus principales funciones:
- Asesoría en política archivística.
- Aprobación de instrumentos archivísticos.
- Seguimiento y control de la gestión documental.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Gestión Documental
El Área de Gestión Documental se encuentra adscrita a la Secretaría General de la Universidad del Cauca, brinda asistencia técnica en la elaboración, ejecución y control del Programa de Gestión Documental conservando el principio de procedencia, orden original y disposición final de los archivos de la Institución.
Cumple con los siguientes procesos y responsabilidades, fundamentales para garantizar una administración eficiente y segura de los documentos públicos institucionales.
Recepción y Radicación de Comunicaciones:
Recepciona y radica las comunicaciones que ingresan a través de la Ventanilla Única. Registra, radica y realiza la distribución de las comunicaciones a las diferentes dependencias de la institución a través de los mensajeros asignados a cada una de las rutas establecidas por el Área.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Gestión de envíos nacionales e internacionales:
Recibe y envía documentos tanto a nivel nacional como internacional, asegurando su trazabilidad y cumplimiento normativo, mediante empresa de mensajería certificada.
Para la cotización del envío, escribir al correo electrónico archivo@unicauca.edu.co informando la dirección a la cual se debe despachar y el número de los folios de los documentos a enviar.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Capacitación a la comunidad administrativa y docente que cumple funciones administrativas:
Fortalece las competencias de la comunidad administrativa y del personal docente que desempeña funciones administrativas, en cuanto al manejo adecuado de los documentos institucionales, el cumplimiento de la normativa archivística y la correcta implementación de los instrumentos de gestión documental.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Programación de transferencias documentales:
Programa y coordina las transferencias documentales primarias conforme a los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental (TRD) para cada unidad académico administrativa, para cada vigencia se expide resolución rectoral que establece el cronograma de visitas.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Custodia del Archivo Central:
Garantiza la custodia y conservación de los documentos del archivo de gestión transferido de acuerdo a los tiempos establecidos en la tabla de retención documental – TRD, asegurando su integridad durante el tiempo de permanencia establecido.
Recepciona las trasferencias documentales primarias de las dependencias académico administrativas.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Búsqueda, escaneo y envío de documentos:
Atiende solicitudes de información mediante la localización, digitalización (escaneo) y envío de documentos a las áreas requeridas, conforme a protocolos internos y lineamientos de acceso a la información.
Correo: archivo@unicauca.edu.co
Normatividad Interna
Acuerdo Superior 074 de 2020 Adopción Política de Gestión Documental
Resolución Rectoral 253 de 2020 Lineamientos en materia de gestión documental, en concordancia con el estado de emergencia en todo el territorio nacional como consecuencia de la pandemia generada por el covid-19
Resolución Rectoral 515 de 2020 Procedimiento para la reconstrucción de la información generada durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria
Resolución Rectoral 0192 de 2022 – Por la cual adopta el PINAR
Resolución R-1299 de 2024. Por la cual modifica la Resolución Rectoral R-224 del 11 de mayo de 2004 que crea el Comité de Archivos de la Universidad del Cauca.
Resolución R – 1398 de 2023. Por medio de la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Universidad del Cauca.
Registro de convalidación de TVD y TRD
Normatividad AGN y Nacional
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Ley 527 de 1999 – Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales
Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional
Decreto 1080 de 2015 del Sector Cultura
Decreto 491 de 2020 – Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas
Decreto 1287 de 2020 – Por la cual reglamenta el decreto legislativo 491 del 28 de marzo de 2020 en lo relacionado con la seguridad de documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria
Circular AGN 01 de 2020 -Establece lineamientos para la gestión de expedientes y comunicaciones oficiales
Acuerdo AGN 001 del 2024
Instrumentos Archivísticos
Cuadro de clasificación Documental-CCD
Tablas de Retención Documental – TRD
PA-GA-2.1.1-OD-2 Programa de Gestión Documental-PGD UNICAUCA 2024 V1
PA-GA-2.2.1-PL-1 Plan Institucional de Archivo PINAR Universidad del Cauca V1
Procesos y Procedimientos
Organización de Documentos
Transferencia de Documentos
PE-GE-2.1- IN-1Instructivo para Radicación de Comunicaciones en el Sistema SAIA V1
PE-GE-2.1.1-IN-1 Instructivo para Planeación y Producción de Documentos V1
PE-GE-2.1.1- IN 2 Instructivo Administración y Organización de archivos V1
PE-GE-2.1.1- IN-3 Instructivo Organización Series Complejas V1
PA-GA-2.1.1-PR-12 Valoración, Disposición y Preservación de los Documentos_0
PA-GA-2.1.1-PR-5 Préstamo de documentos_0
PA-GA-2.1.1-PR-8 Archivo Satelite_0
Formatos
Testigo Control Cruzado
Índice o Inventario Individual para Legajos
Transferencias Primarias y Secundarias
Acta de Eliminación de Documentos
PA-GA-2.1.1-FOR-8 Autorización para Envíos Nacionales e Internacionales V1
PA-GA-2.1.1-FOR-4 Seguimiento Gestión Documental V2
PA-GA-2.1.1-MN-1 Manual Gestion Documental no controlada
PA-GA-2.1.1-FOR-10 Hoja de Control Series Complejas V1
PA-GA-2.1.1-FOR-6 Control de Préstamo de Documentos
PA-GA-2.1.1-FOR-1 Entrega de correspondencia
PA-GA-2.1.1-FOR-3 Relación de documentos
Informe de archivo
Informe Archivo 2020
Informe Archivo 2021
Actas de eliminación documental
Cronograma de transferencias documentales 2026
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